Sử dụng phần mềm quản lý tránh thất thoát cho nhà hàng là giải pháp quản lý thông minh giúp gia tăng doanh số hiệu quả.

Kinh doanh quản lý nhà hàng không phải công việc đơn giản bởi có nhiều nghiệp vụ như nguyên liệu, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng. Đối với nhiều bạn chưa có kinh nghiệm, cần tham khảo những công cụ, ứng dụng để quản lý hiệu quả hơn sẽ hạn chế thất thoát, gia tăng doanh số hiệu quả ngay trong tháng đầu. Cùng tìm hiểu phần mềm quản lý tránh thất thoát nhà hàng chuyên nghiệp và dễ dùng nhất hiện nay.

I. Tình trạng thất thoát thường gặp ở nhà hàng

Kinh doanh nhà hàng (buffet, đặc sản, hải sản…) không thể tránh khỏi tình trạng thất thoạt kho nghuyên vật liệu, tiền bạc do sự thiếu chính xác trong khi kiểm kho, tính tiền và quản lý doanh thu. Điều này không chỉ gây ảnh hưởng đến hoạt động của nhà hàng, quán ăn mà còn khiến chủ nhà hàng gặp khó khăn trong việc quản lý.

Nếu không được phát hiện và xử lý kịp thời, tình trạng này sẽ tác động xấu đến hoạt động kinh doanh của nhà hàng. Các ngyên nhân chính dẫn đến thất thoát tại nhà hàng, quán ăn:

• Số lượng nhân viên lớn, không kiểm soát được hết các công việc
• Lượng khách hàng lớn ngồi full bàn và gọi món liên tục
• Khách hàng xếp hàng chờ thanh toán, nhân viên tính toán chậm và gửi tiền có sai sót
• Hàng hóa nguyên vật liệu ra vào không kiểm soát, cân đo đong đếm
• …

>> Giải pháp được nhiều chủ nhà hàng, quán ăn áp dụng là sử dụng phần mềm quản lý tránh thất thoát cho nhà hàng. Trong đó PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÀ HÀNG MISA CUKCUK phát hành bởi Công ty Cổ phần MISA hỗ trợ tối đa các hoạt động kinh doanh vận hành bán hàng cũng như hạn chế tối đa thất thoát.

II. Phần mềm quản lý tránh thất thoát cho nhà hàng MISA CukCuk chuyên nghiệp và dễ dùng

2.1. Quản lý kho nguyên vật liệu nhà hàng

Quản lý bếp và nguyên vật liệu nhà hàng cũng là một trong những khâu khó khăn với nhiều ông chủ. Không hiếm trường hợp cuối tháng khi tổng kết phát hiện nguyên vật liệu bị hao hụt do bị cắt giảm thành phần món ăn nhưng không được phát hiện kịp thời.

Đây là lý do cho thấy việc quản lý bếp cũng là nghiệp vụ quan trọng cần được quan tâm. Để tránh trường hợp trên, nhà hàng cần có người quản lý chung việc thống kê và báo cáo các loại nguyên vật liệu càng chi tiết càng tốt.

Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý, chủ nhà hàng cần thường xuyên kiểm tra kho và nhà bếp để kiểm soát tình hình. Trước khi nhập nguyên vật liệu cũng cần lưu ý:

• Khi nhận hàng cần kiểm tra số lượng có đúng với phiếu giao hàng hay không
• Thường xuyên kiểm tra số lượng hàng hóa nguyên vật liệu trong bếp khi giao ca và đầu các ca mới
• Kiểm tra thường xuyên để biết nguyên liệu nào sắp hết hạn và những nguyên liệu nào cần bổ sung để đảm bảo các món ăn luôn tươi ngon. Tham khảo Quy trình quản lý kho nhà hàng chuyên nghiệp nhất 

Sử dụng phần mềm quản lý nguyên vật liệu nhà hàng, quán ăn MISA CukCuk kiểm soát đầu vào, đầu ra, tồn kho để kịp thời điều chỉnh nguyên vật liệu, cụ thể:

• MISA CukCuk hỗ trợ khai báo doanh mục kho

Khách hàng chọn mục Tổng quan nhấp chọn thư mục Kho, nhấn chọn nút Thêm, thực hiện khai báo các trường thông tin chung: mã kho, tên kho, địa chỉ (khu vực đặt kho).

• Quản lý nhập tồn kho đầu kỳ

Chủ quán có thể lựa chọn khai báo tồn kho nguyên vật liệu theo 2 cách: trực tiếp khai báo trên phần mềm các loại nguyên vật liệu tồn kho, hoặc nhập dữ liệu vào phần mềm bằng cách xuất file mình đang quản lý trên excel vào phần mềm

• Quản lý xuất kho 
• Theo dõi tình hình xuất – nhập – tồn kho

2.2. Quản lý đội ngũ nhân viên nhà hàng

Nhân viên bồi bàn và tạp vụ là lực lượng tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, được ví như bộ mặt của nhà hàng. Tùy thuộc vào quy mô cũng như tính chất của nhà hàng mà người quản lý sẽ quyết định mỗi ca có bao nhiêu nhân viên. Việc quản lý nhân sự đòi hỏi người quản lý phải biết cách phân chia công việc cho từng cá nhân, lương chi trả ra sao, luôn động viên và khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên.

Phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk giúp quản lý nhà hàng khai báo thông tin nhân viên lên phần mềm để dễ dàng quản lý, phân quyền cho nhân viên sử dụng phần mềm.

Đồng thời, tổng hợp được dữ liệu lên báo cáo Doanh thu theo nhân viên từ đó dễ dàng phân tích, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên thu ngân và nhân viên phục vụ.

Ngoài ra, người quản lý phải luôn sát sao, bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp với khách hàng, kỹ năng phục vụ và cách ứng xử trong các tình huống phát sinh để giúp nhân viên chuyên nghiệp hơn.

Quản lý nhà hàng cũng là người trực tiếp chịu trách nhiệm với các vấn đề nảy sinh trong khi phục vụ khách hàng, đứng ra nhận lỗi khi nhân viên làm sai vì vậy việc đào tạo và hướng dẫn nhân viên làm việc chuyên nghiệp là rất cần thiết. 

2.3. Quản lý thu chi nhà hàng

Một trong những cách quản lý nhà hàng hiệu quả là việc quản lý thu chi rõ ràng. Để làm ra các món ăn ngon phục vụ khách hàng, các khoản chi phí cần bỏ ra là con số lớn, nếu nhà hàng không có cách quản lý tài chính tốt sẽ rất dễ rơi vào tình trạng thâm hụt. Đặc biệt với những nhà hàng có lượng khách lớn, nhân viên bận rộn việc tính toán khi thu ngân có thể xảy ra nhầm lẫn.

Để việc theo dõi thu chi thuận lợi nên có các phần mềm quản lý nhà hàng với chức năng thống kê và tính toán tự động theo từng khoảng thời gian. Thường xuyên có các bản báo cáo hoạt động sử dụng tiền như mua nguyên vật liệu, sửa chữa trang thiết bị… cần ứng tiền trước sau đó dựa vào hóa đơn để nhập vào phần mềm. Các khoản thu cuối ngày cũng tương tự, cần được đưa dữ liệu vào phần mềm tính toán chính xác.

MISA CukCuk cung cấp hơn 40 báo cáo tổng quan, chi tiết tình hình kinh doanh dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, ví dụ như Hoạt động kinh doanh trong ngày; Doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo mặt hàng…

Phần mềm cũng có app quản lý trên điện thoại rất tiện lợi, bạn dễ dàng quản lý tình hình kinh doanh, hóa đơn xuất trong ngày từ xa mọi lúc mọi nơi.

Tích hợp được trên nhiều thiết bị: máy POS để bàn, máy POS mini, két tiền, máy in hóa đơn… nên bạn có thể tận dụng những thiết bị sẵn có, tiết kiệm chi phí đầu tư. Bán hàng chuyên nghiệp, quản lý chính xác hơn với MISA CukCuk.

Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý tránh thất thoát cho nhà hàng MISA CukCuk:

2.4. Quản lý khách hàng nhà hàng

Khách hàng là người mang lại doanh thu cho nhà hàng vì thế cũng cần được quản lý chặt chẽ. Mỗi ngày nhà hàng tiếp đón số lượng khách nhiều hay ít trong đó đều có khách hàng cũ và khách hàng mới. Để quản lý khách hàng hiệu quả, người quản lý cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng khi tới ăn tại nhà hàng, từ yêu cầu về chất lượng món ăn đến chất lượng dịch vụ. Chỉ khi khách hàng hài lòng mới quay lại nhà hàng cũng như giới thiệu người thân, bạn bè đến với nhà hàng.

Cần theo dõi những phản hồi của khách hàng về chất lượng món ăn, nắm bắt khẩu vị và những yêu cầu ngày một cao hơn của khách hàng. Để tăng tính chuyên nghiệp cũng như giữ chân khách hàng có thể tạo danh sách các khách hàng VIP thường xuyên để có những đãi ngộ phù hợp như chiết khấu vào ngày sinh nhật, báo khách hàng khi nhà hàng có chương trình khuyến mãi lớn…

III. Những sai lầm cần tránh trong cách quản lý nhà hàng 

Bên cạnh việc sử dụng phần mềm quản lý tránh thất thoát nhà hàng, để đảm bảo 100% kinh doanh thuận lơi, bạn cần tránh những sai lầm sau: 

3.1. Không đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm nhà hàng 

Khác với nhiều hình thức kinh doanh khác, các cơ sở kinh doanh ăn uống như nhà hàng đều cần có giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm mới có thể hoạt động. Để có được chứng nhận này, nhà hàng phải đảm bảo cơ sở vật chất, chất lượng nguyên liệu và sức khỏe nhân viên. Việc đáp ứng yêu cầu này cũng cho thấy cách quản lý nhà hàng hiệu quả do đây là yếu tố quan trọng giúp xây dựng nền tảng vững chắc để nhà hàng hoạt động.

Đặc biệt cần lựa chọn nhà cung cấp nguyên liệu uy tín để đảm bảo thực phẩm đầu vào luôn tươi ngon, đáp ứng yêu cần về an toàn thực phẩm. Cách quản lý nhà hàng hiệu quả cụ thể là quản lý vệ sinh an toàn thực phẩm cho thấy, trước khi nhập nguyên liệu cần có nhân viên quản lý chất lượng nguyên liệu kiểm tra để đảm bảo nguồn nguyên liệu nhập vào nhà hàng là những thực phẩm tốt nhất.

Sau khi kiểm tra chất lượng, thực phẩm cần được bảo quản đúng cách để duy trì thời gian sử dụng mà vẫn đảm bảo nguyên liệu tươi ngon chế biến món ăn cho thực khách. Có thể thấy quản lý khâu đầu vào nguyên liệu vô cùng quan trọng, quyết định việc nhà hàng có làm ra những món ăn ngon làm hài lòng thực khách hay không.  

3.2. Thiếu sự đoàn kết trong nội bộ nhân viên

Việc thiếu đoàn kết trong nội bộ nhân viên sẽ khiến các khâu làm việc không được ăn khớp, dẫn đến chất lượng phục vụ khách hàng bị đi xuống. Nhân viên không đoàn kết có thể xuất phát từ các cá nhân hoặc do cách quản lý của người quản lý vì vậy người quản lý phải thường xuyên theo dõi, khích lệ và nắm bắt tâm tư nguyện vọng của nhân viên.

3.3. Không có sự đổi mới trong cách làm việc

Nếu cách quản lý nhà hàng không có sự đổi mới, vận hành theo cách thức cũ không phù hợp với tình hình phát triển chung dần dần sẽ khiến vị trí sụt giảm so với các đối thủ khác. Không đổi mới cách làm việc cũng khiến nhà hàng mất nhiều chi phí phát sinh do không biết cách áp dụng những đổi mới trong hoạt động kinh doanh như các nhà hàng khác.

3.4. Không nắm bắt nhu cầu của khách hàng

Nhu cầu của khách hàng luôn ngày càng tăng cao do sự phát triển của xã hội. Khách hàng hiện nay đến nhà hàng không chỉ có nhu cầu thưởng thức các món ăn ngon mà còn là để tận hưởng chất lượng dịch vụ.

Do đó, nếu không nắm bắt được nhu cầu khách hàng, nhà hàng sẽ không thu hút được khách hàng cũ quay lại, và khách hàng mới cũng không tìm đến. Đây là một trong những sai lầm trong cách quản lý cần được xử lý nhanh chóng , nếu không muốn tình hình kinh doanh bị đình trệ.

VI. Tạm kết

Sử dụng phần mềm quản lý tránh thất thoát cho nhà hàng sẽ giảm thất thoát, hỗ trợ gia tăng doanh số trong công việc kinh doanh F&B nhà hàng, quán ăn của bạn. MISA Cukcuk sẽ tiếp tục gửi đến bạn đọc những kinh nghiệm và chia sẻ trong quá trình kinh doanh nhà hàng, quán café tại Blog MISA, đừng bỏ lỡ nhé!