Có rất nhiều bạn mới khởi nghiệp kinh doanh F&B băn khoăn về việc đầu tư thiết bị tính tiền, phần mềm tính tiền nhà hàng, quán ăn, quán cafe có thực sự cần thiết không? Đầu tư phần mềm và thiết bị bán hàng có tốn kém không?

Để giải đáp vướng mắc nói trên, trong bài viết này, MISA CukCuk sẽ chia sẻ toàn bộ những thông tin chủ quán cần biết khi tìm hiểu về phần mềm tính tiền nhà hàng, quán ăn, quán cafe… cho mô hình kinh doanh của mình. 

I. Phần mềm tính tiền nhà hàng, quán cafe là gì?

Phần mềm tính tiền nhà hàng, quán cafe là công cụ hỗ trợ hoạt động bán hàng như gọi món, tính tiền, in hoá đơn… nhằm giúp cho việc bán hàng của chủ quán cũng như nhân viên trở nên đơn giản, nhanh chóng và chính xác hơn. Công cụ này có thể thay thế cách bán hàng thủ công, ghi chép trên giấy, cộng tay giá món, khắc phục những hạn chế còn tồn tại của  thức bán hàng cũ này.   

II. Vì sao nhà hàng, quán cafe nên sử dụng phần mềm tính tiền càng sớm càng tốt?

2.1. Giảm thiểu đáng kể tình trạng thất thoát 

Không còn những tình huống dở khóc, dở cười khi phải ghi nhanh, ẩu, bếp/bar không dịch được chữ, nhầm món, thiếu món hay khách hàng nghi ngờ nhân viên tính tiền sai, hoá đơn dập xóa… 

Với phần mềm tính tiền, thông tin hóa đơn nhà hàng được lưu lại, liệt kê rõ ràng từ số lượng đơn giá cũng như những khoản chiết khấu thêm trong hóa đơn, khách có thể yên tâm thay vì dùng máy tính cộng thủ công như trước, điều này không còn làm người tính cảm thấy gặp nhiều khó khăn trong khi thanh toán hóa đơn cho khách như trước đây nữa.

Để hạn chế gian lận, thất thoát trong nhà hàng, quán cafe, chủ quán có thể thực hiện phân quyền cho từng vị tí công việc, quản lý để thực hiện các nghiệp vụ sửa, hủy hóa đơn. Thay vì việc tự sửa tạm tính, đưa khách thanh toán thì hiện giờ mọi hành động đều cần có sự xác nhận của quản lý bán hàng. Chủ quán cũng hoàn toàn có thể đối chiếu lịch sử bán hàng với lịch sử sửa đổi của hoá đơn để hạn chế triệt để gian lận. 

2.2. Phục vụ giờ cao điểm – chuyện nhỏ 

Vào những khung giờ đông khách nhất của nhà hàng, quán cafe, chuyện hoá đơn chồng chéo, khối lượng lớn, vẫn tính toán thủ công, chưa kể câu chuyện “tiền thiếu, tiền thừa”, phục vụ chậm, nhầm, thiếu để khách phải chờ khiến không ít chủ quán đau đầu.

Đó cũng là một trong những nguyên nhân vì sao chủ quán nên áp dụng phần mềm tính tiền nhà hàng, quán cafe càng sớm càng tốt. 

Hãy hình dung, trước đây, để có thể gọi món cần mất từ 5 – 10 phút để ghi chép, nhắc lại thực đơn rồi cầm đơn xuống bộ phận chế biến. Có trường hợp, thực khách báo hủy món, đổi món lại mất thời gian, công sức lặp lại quãng đường trên.

Tuy nhiên với phần mềm tính tiền nhà hàng, quán cafe, chỉ với 2 phút thao tác trên phần mềm, các bạn phục vụ đã có thể gửi đơn chế biến, cũng như thực hiện ghi chú về món ăn của thực khách chi tiết mà không sợ bỏ sót hay nhầm lẫn. 

2.3. Báo cáo doanh thu, thống kê số liệu rõ ràng và minh bạch

So với việc cộng sổ từng hóa đơn để khớp tiền thực thu, việc kiểm đếm khi có sự hỗ trợ của phần mềm cũng được diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều.

Hệ thống ghi nhận toàn bộ hoạt động phát sinh trong quá trình bán hàng của cửa hàng, quán cafe từ việc gọi món, tính tiền, chỉnh sửa hóa đơn đến việc áp dụng thêm các chương trình khuyến mãi cho thực khách. Sự chi tiết nói trên còn được thể hiện thông qua việc, chủ quán hoàn toàn có thể biết được doanh thu theo ca, theo nhân viên, theo mặt hàng mà không cần mất quá nhiều thời gian. 

Một số trường hợp khách hàng thực hiện thanh toán hoặc ghi nợ với nhà hàng, nhân viên bàn giao ca quên không ghi chú lại dẫn đến việc sai lệch doanh thu.. gần như không xảy ra khi nhà hàng biết sử dụng phần mềm tính tiền một cách hiệu quả. 

2.4. Nâng cao năng suất làm việc của nhân viên

Nếu sử dụng phương pháp quản lý truyền thông như ghi chép sổ sách, nhập excel sẽ mất nhiều thời gian. Vào giờ cao điểm nhân viên sẽ phải phục vụ lượng khách hàng lớn sẽ không tránh khỏi những sai sót, nhầm lẫn.

Sử dụng phần mềm tính tiền nhà hàng MISA CukCuk, nhân viên sẽ dễ dàng tư vấn, nhận order nâng cao hiệu suất làm việc một cách tốt hơn.

2.5.  Lưu trữ thông tin khách hàng

Hiện tại trên thị trường, một số đơn vị phần mềm tính tiền nhà hàng, quán cafe đã tích hợp vào hệ thống của mình chức năng quản lý bán hàng và lưu trữ thông tin khách hàng để phục vụ mục đích chăm sóc thực khách và marketing nhà hàng hiệu quả hơn. 

Rõ ràng, khách sẽ cảm thấy hài lòng hơn nếu chủ quán có những cách thức chăm sóc cụ thể, đúng thời điểm, việc chi tiêu trong một lần ghé thăm quán sẽ nhiều hơn.

Đồng thời những vị khách này dần sẽ trở thành những vị khách trung thành, càng nhiều khách hàng trung thành, nhà hàng, quán cafe của bạn càng có thể duy trì đường dài. 

Chúng ta có thể tiếp cận thực khách ngay tại khâu thanh toán với những việc như tích điểm, phát hành thẻ thành viên,  voucher ưu đãi. Với những ghé thăm tiếp đó, khách chỉ cần đọc thông tin, phần mềm tính tiền có thể tự động gợi ý các chương trình khuyến mãi được áp dụng, giúp việc tư vấn nhanh chóng ghi điểm ở khâu thanh toán

III. 4 tiêu chí chủ quán cần cân nhắc kỹ khi lựa chọn phần mềm tính tiền

3.1. Những yêu cầu cơ bản của một phần mềm tính tiền

a. Hỗ trợ tối đa hoạt động bán hàng của cửa hàng: 

• Nếu chủ quán kinh doanh mô hình quán cafe:

Đặc điểm của khâu bán hàng với mô hình này là bên cạnh các đồ uống đã có từ trước, khách hàng thường sẽ có các sở thích phục vụ riêng như việc định lượng, đường đá, topping… Xu hướng hiện nay, các mô hình kinh doanh cafe thường vận hành theo luồng gọi món tại quầy -> thanh toán -> phục vụ.

Lúc này phần mềm tính tiền quán cafe sẽ hỗ trợ nhân viên order kiêm thu ngân thực hiện thanh toán, in hóa đơn cho khách đồng thời gửi phiếu pha chế cho quầy bar. Một số mô hình sử dụng việc in tem nhãn lên ly, cốc để thuận tiện trong việc pha chế. 

• Nếu chủ quán kinh doanh mô hình nhà hàng

Đặc điểm của mô hình này thường là khách gọi món tại bàn -> chế biến -> thanh toán. Tuy nhiên với mô hình nhà hàng, thường khách hàng sẽ có nhu cầu gọi thêm món, thêm đồ uống, đổi món, hủy món hoặc các lưu ý về thành phần món ăn theo sở thích riêng. 

Phần mềm tính tiền nhà hàng cần đảm bảo thực đơn hiển thị đầy đủ số lượng món. Nhân viên dễ dàng tích chọn, ghi chú thành phần món, kiểm lại order và nhanh chóng chuyển xuống bộ phận chế biến.

Bên cạnh đó, việc sửa đổi, hủy món cần đồng bộ, thống nhất trên phần mềm. Nhân viên không cần tốn thời giờ, công sức di chuyển nhiều lần giữa các bộ phận để có thể cập nhật được tình trạng đơn, tình trạng chế biến hay báo thanh toán.

Về hóa đơn có thể cài đặt chi tiết thông tin về nhà hàng, thời gian phục vụ, tên, số lượng món đơn giá và thành tiền, để khách có thể theo dõi thông tin tường mình. Trường hợp nhà hàng có tính thuế GTGT, cũng cần trình bày cụ thể trong hóa đơn. 

Phần mềm tính tiền nhà hàng cần đảm bảo thực đơn hiển thị đầy đủ số lượng món. Nhân viên dễ dàng tích chọn, ghi chú thành phần món, kiểm lại order và nhanh chóng chuyển xuống bộ phận chế biến.

b. Đáp ứng nhiều hình thức thanh toán 

Việc sử dụng các loại hình thanh toán ngoài tiền mặt như ví điện tử, thẻ ATM, thẻ tín dụng đã và đang được thực khách ưa chuộng bởi sự tiện lợi mà các hình thức thanh toán này mang lại.

Bởi vậy phần mềm tính tiền quán cafe nhà hàng, cửa hàng… có thể liên kết với các đơn vị thanh toán nói trên, sẽ hỗ trợ nhà hàng tối ưu trải nghiệm của thực khách dùng bữa. 

c. Có thể áp dụng các chương trình ưu đãi

Với phần mềm tính tiền ở phần này là làm thế nào có thể hỗ trợ thu ngân áp dụng ưu đãi nhanh chóng nhất cho thực khách thông qua các chương trình khuyến mãi được tích hợp sẵn, đảm bảo việc chiết khấu cho khách chính xác, đúng quyền lợi và ưu đãi mà họ được hưởng.

Tuy nhiên, nếu thực sự chủ cửa hàng chưa có ý định tập trung vào marketing hay chăm sóc khách hàng thì tính năng này có thể cân nhắc là một trong những yếu tố điểm cộng cho hệ thống tính tiền nào đáp ứng được.

d. Nhận đơn hàng từ nhiều nguồn đối tác giao hàng, mô hình tự giao 

Trải qua những lần đối mặt với bệnh dịch, việc chuyển đổi kinh doanh bán hàng online trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Nếu nhà hàng, quán cafe của bạn chưa có phần mềm tính tiền, hoặc phần mềm tính tiền chưa thể đáp ứng được việc kết nối với các đơn vị giao hàng thì đây quả thực là vấn đề chủ quán nên xem xét.

Việc tận dụng kênh bán hàng của mình như thế nào để hiệu quả. Phân biệt rõ nguồn doanh thu từ các kênh bán hàng online, nếu trước kia, các nghiệp vụ đó được thực hiện hoàn toàn thủ công thì với phần mềm tính tiền hiện tại, chủ quán nên lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm có thể hỗ trợ mình trong việc kết nối với các đơn vị giao hàng này. 

3.2. Phần mềm dễ dàng thao tác với mọi người dùng 

Hãy chắc chắn rằng, khi lựa chọn phần mềm tính tiền nhà hàng, quán cafe, dù ở vị trí nào cũng đều hoàn toàn sử dụng thành tạo. Bởi vậy, chủ quán nên lựa chọn những phần mềm dễ dàng sử dụng. Điều này vô cùng quan trọng. Tại sao?

Việc biến động về nhân sự trong một nhà hàng, quán ăn là điều khó tránh khỏi. Kịch bản đào tạo người mới, đặc biệt là với những vị trí bán hàng, thu ngân. Làm thế nào để họ có thể bắt nhịp với công việc và thành thạo sử dụng trên phần mềm mà không cần mất quá nhiều thời gian làm quen. 

Trong trường hợp phần mềm tính tiền quá cồng kềnh, phức tạp, nhân viên lại không được hướng dẫn và đào tạo cơ bản, phải chăng chủ quán nên lựa chọn công cụ hỗ trợ nào phù hợp, tiết kiệm thời gian, ghi nhận đơn của khách đồng thời dễ hiểu để nhân viên có thể nắm bắt nhanh.   

3.3. Không nên chọn phần mềm quản lý tính tiền “miễn phí” 

Nắm bắt được tâm lý của nhiều chủ quán còn e ngại trong việc đầu tư ngân sách cho các công cụ tính tiền dùng trong nhà hàng, quán ăn của mình, không ít nhà cung cấp đưa ra những lời chào mời hấp dẫn về một phần mềm tính tiền vạn năng, sử dụng trọn đời với giá hấp dẫn, thậm chí là miễn phí. Về phía chủ quán, không quá khó khăn để có thể sử dụng một phần mềm không mất tiền, nếu không phù hợp chủ quán vẫn có thể thay thế. 

Tuy nhiên, vẫn tồn tại những tình huống nhiều chủ quản trả phí cho những phần mềm “miễn phí”.

Thường các đơn vị cung cấp sẽ mở khóa các tính năng cơ bản ban đầu và để khách hàng sử dụng, đến khi quán vận hành quen dần với phần mềm, cần những nghiệp vụ sâu hơn về doanh thu, chi phí, kho quỹ thì những tính năng cơ bản này cũng mặc định được khóa lại.

Vậy là bên cạnh việc tính tiền với phần mềm, chủ quán vẫn phải, quản lý song song với sổ sách thông thường. 

Một điểm nữa là nguy cơ rủi ro đến khi tải các phần mềm tính tiền nhà hàng, quán cafe MIỄN PHÍ, chính là việc virus ghé thăm. Mức độ nhẹ thì làm giảm hiệu suất vận hành của thiết bị, ảnh hưởng nặng hơn là treo, lag, mất dữ liệu bán hàng. Bởi vậy, hãy cân nhắc thật kỹ trước khi lựa chọn phần mềm nào áp dụng cho quán của mình

3.4. Lựa chọn phần mềm hoạt động ổn định, kết nối với nhiều thiết bị bán hàng 

Chủ quán có thể đánh giá một phần mềm có hoạt động ổn định hay không thông qua

• Số lượng thiết bị cùng vận hành: với những mô hình lớn, rộng, nhiều người cùng gọi món, chuyển bếp bar cùng lúc, dẫn đến nghẽn hệ thống hoặc phần mềm bị bỏ sót đơn…việc đảm bảo khi hệ thống cùng lúc có nhiều thiết bị kết nối với hệ thống là vô cùng quan trọng
• Cách thức phần mềm vận hành khi có số lượng đơn lớn, liên tục: kiểm tra việc kết nối với các thiết bị nhận đơn như máy POS, điện thoại, máy tính bảng, máy in tại bếp trong trường hợp đông khách, đơn cần xử lý nhiều, có xuất hiện tình treo hệ thống, hoặc thiết bị chậm, máy in không hoạt động hay không
• Trong trường hợp, hệ thống bị ngắt kết nối Internet, dữ liệu có được đồng bộ hóa lại sau khi có internet trở lại hay nhân viên cần phải thực hiện thao tác thủ công trên phần mềm lại từ đầu để ghi nhận order…

IV. Review phần mềm tính tiền nhà hàng chuyên nghiệp nhất: MISA CukCuk hỗ trợ bán hàng NHANH – CHUẨN – TIỆN 

4.1. Uy tín làm nên thương hiệu 

• Được nhiều chủ nhà hàng, quán ăn, cafe tại Việt Nam và nhiều nước trên thế giới tin dùng

Với kinh nghiệm triển khai cho hơn 45.000 mô hình F&B tại hơn 25 quốc gia trên thế giới, trong đó có Mỹ, Đức, Canada, Nhật Bản, Singapore… MISA CukCuk đã và đang cải tiến, phát triển, tích hợp thêm các công nghệ mới để hỗ trợ cho công việc kinh doanh của chủ quán được tường minh, khoa học, thuận lợi hơn với mức giá chỉ chưa đến 10.000đ/ngày

Hiệu quả luôn là tiêu chí hàng đầu để MISA CukCuk áp dụng vào trong từng cải tiến về nghiệp vụ, hiểu điều khách hàng cần và hiện thực hóa những nhu cầu ấy thông qua các câu lệnh của phần mềm. Điều đó phải kể đến các tính năng bổ sung đã và đang gây được sức ảnh hưởng trên thị trường như 

• Xây dựng website đặt hàng online

Thực khách có thể gọi món, giao hàng thuận tiện hơn. Với giao diện bắt mắt, thu hút, công việc chủ quán cần làm chỉ là vài thao tác tích chọn thực đơn và đồng bộ lên hệ thống. Chỉ chưa đầy 5 phút, chủ quán đã sở hữu trong tay một website bán hàng online vô cùng chuyên nghiệp 

• Đối tác chiến lược của nhiều đơn vị giao hàng như GrabFood, AhaMove

MISA CukCuk là đơn vị đầu tiên trên thị trường kết nối và triển khai thành công cho khách hàng đã và đang sử dụng phần mềm quản lý tính tiền của MISA có nhu cầu đồng bộ hệ thống.

Nếu trước kia, nhân viên cần dùng 2 ứng dụng độc lập để có thể thực hiện việc xác nhận đơn và tiến hành chế biến thì hiện tại chỉ cần làm duy nhất trên ứng dụng bán hàng của MISA CukCuk. 

MISA cũng hỗ trợ chủ quán đăng ký tạo gian hàng trên GrabFood với thời gian xét duyệt ưu tiên cùng mức phí áp dụng giảm từ 25% xuống còn 20% cho các đơn hàng. 

4.2. Phần mềm tính tiền nhà hàng sử dụng được mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị 

Phần mềm tính tiền nhà hàng, quán cafe MISA CukCuk được thiết kế với giao diện thuận tiện, dễ dàng thao tác, phù hợp cho mọi loại hình kinh doanh F&B cũng như chi tiết tính năng đến từng vị trí nhân viên từ lễ tân, phục vụ, thu ngân, bếp/bar, quản lý bán hàng. Hình ảnh, giá tiền rõ ràng, nhân viên chỉ mất từ 5 – 10 phút để có thể làm quen và sử dụng thành thạo phần mềm. 

Nếu chủ quán còn băn khoăn về chi phí đầu tư thiết bị phần cứng thì với MISA CukCuk câu chuyện lại đơn giản hơn rất nhiều. MISA CukCuk có thể chạy tốt trên mọi nền tảng, thiết bị từ điện thoại, máy tính bảng, máy POS cho đến laptop, máy tính bàn. Chủ quán đã có sẵn  thiết bị trên có thể tận dụng được luôn thay vì tốn chi phí đầu tư sắm thiết bị mới.

Đăng ký dùng thử phần mềm tính tiền MISA CukCuk quản lý cực tiện trên mobi:

4.3. Phần mềm tính tiền hoạt động ổn định ngay cả khi mất kết nối Internet

Trong trường hợp nhà hàng, quán cafe, các cửa hàng đang hoạt động nhưng bị ngắt kết nối mạng, toàn bộ hoạt động vẫn được diễn ra một cách bình thường. Nhân viên vẫn có thể thực hiện gọi món, chuyển bếp chế biến và tính tiền cho khách như thông thường.

Dữ liệu sẽ được khôi phục lại khi phần mềm kết nối internet trở lại. Chủ quán có thể yên tâm về thông tin cũng như lịch sử đơn hàng của mình trong quá trình đồng bộ không bị thất lạc hoặc có rủi ro mất. 

4.4. Phần mềm tính tiền nhà hàng hỗ trợ thanh toán nhiều hình thức 

MISA CukCuk đã kết nối với MOMO, VNPAY, ViettelPay cũng như đáp ứng hình thức thanh toán qua thẻ ATM, thẻ tín dụng VISA, Master… nhằm hỗ trợ tối đa để khách hàng có những trải nghiệm tốt nhất khi thực hiện thanh toán tại nhà hàng, quán cafe.  

4.5. Phần mềm quản lý tính tiền nhà hàng tích hợp phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử, chăm sóc khách hàng

• Kết nối phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử

Phần mềm tính tiền nhà hàng, quán cafe MISA CukCuk còn có khả năng kết nối trích xuất dữ liệu sang phần mềm kế toán SME.NET, phần mềm quản trị doanh nghiệp MISA AMIS, phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice. Hỗ trợ tối đa việc nhập chứng từ, báo cáo doanh thu, chi phí thủ công 

• Chăm sóc khách hàng thông qua hệ thống phần mềm MISA LOMAS 

Là một trong những tính năng phát triển thêm của MISA CukCuk, phần mềm quản lý bán hàng và chăm sóc khách hàng MISA LOMAS có thể hỗ trợ chủ quán. 

• Lưu trữ thông tin thực khách thông quan hệ thống quản lý khách hàng, phát hành thẻ thành viên điện tử
• Gửi tin nhắn khuyến mãi tới đúng người, vào đúng thời điểm (sinh nhật, các khách hàng thân thiết, các dịp lễ tết…)
• Đánh giá được hiệu quả các chương trình khuyến mãi thông qua báo cáo số lượng khuyến mãi, voucher đã sử dụng
• Báo cáo món nào được gọi nhiều nhất, món nào ít được quan tâm, điều chỉnh các ưu đãi cho phù hợp với thị hiếu chung
• Tự động tích điểm, nâng hạng thẻ cho khách hàng đủ điều kiện, khách hàng quay lại bao nhiêu lần, thời gian giữa các lần…

Với công cụ quản lý và chăm sóc khách hàng này, chủ quán có thể triển khai những chiến dịch marketing dành riêng cho từng nhóm khách, với sở thích, hành vi, thói quen tiêu dùng cụ thể nhằm đạt được hiệu quả cao khi có số liệu dẫn chứng cũng như dự báo xu hướng kinh doanh. 

4.6. Đội ngũ chuyên viên hỗ trợ 24/7 

Với hơn 100 tổng đài viên, 7 kênh hỗ trợ sẵn sàng tư vấn và giải đáp toàn bộ vướng mắc trong quá trình triển khai và sử dụng phần mềm MISA CukCuk. Bên cạnh đó, MISA còn xây dựng kênh hướng dẫn giải đáp bằng video trực quan để chủ quán có thể nắm bắt và theo dõi trực quan. Khiến cho những nghiệp vụ, vướng mắc được tháo gỡ nhanh chóng. 

Nếu trong quá trình dùng thử hoặc sử dụng phần mềm MISA CukCuk, bạn cần hỗ trợ có thể liên lạc với MISA qua những kênh sau:

• Tra cứu tài liệu hướng dẫn sử dụng Online
• Khóa học phần mềm Online
• Cộng đồng hỗ trợ miễn phí qua Facebook
• Diễn đàn hỗ trợ MISA
• Tổng đài tư vấn hỗ trợ 024 999 838 66
• Hotline 0904 885 833

Đăng ký dùng thử 15 ngày phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn, quán cafe MISA CukCuk:

V. Tạm kết

Hy vọng những chia sẻ trên đây của MISA CukCuk có thể giúp chủ cửa hàng hình dung rõ hơn về tác dụng của phần mềm tính tiền nhà hàng, quán cafe cũng như có những tiêu chí lựa chọn phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh của mình.

MISA CukCuk cũng mong rằng có thể đồng hành cùng anh chị thiết kế lại hệ thống vận hành của mình một cách khoa học, hiệu quả, tối ưu nhất. Khách hàng quan tâm phần mềm có thể đăng ký ngay tại đây hoặc liên hệ với MISA CukCuk qua hotline: 0904.885.833. MISA sẽ tư vấn và hỗ trợ anh chị nhanh chóng nhất.

>> Quản lý nhà hàng quán ăn tổng thể hiệu quả với phần mềm quản lý nhà hàng CukCuk tiện lợi chuyên nghiệp