Nếu bạn đang ấp ủ hoặc mới bắt đầu thực hiện ước mở khởi nghiệp nhà hàng, quán ăn của riêng mình thì chắc chắn không thể tránh khỏi những bỡ ngỡ lúc đầu. Nhà hàng mới đi vào hoạt động sẽ khó tránh khỏi một số sự cố như tính tiền nhầm cho khách, giao nhầm món, hương vị món ăn chưa ổn định… Tuy nhiên, vạn sự khởi đầu nan, muốn mở nhà hàng năm đầu thành công đừng bỏ lỡ những bí quyết sau. 

1. Về chi phí phát sinh khi trước và trong khi cửa hàng hoạt động

1.2. Khó khăn thường gặp phải

Trong những năm đầu tiên hoạt động, chi phí để bạn quản lý cửa hàng sẽ cao hơn nhiều so với thời gian khi cửa hàng đã bắt đầu ổn định. Nhiều chủ cửa hàng đã mắc sai lầm lớn khi không chuẩn bị số vốn đủ, để làm quỹ dự phòng khi lần đầu mở nhà hàng. Hoặc một số lại đổ vốn quá lớn mà chưa nghiên cứu kỹ bài toán doanh thu – lợi nhuận. 

Chúng ta phải hiểu được rằng, tất cả các hoạt động kinh doanh trong ngành F&B đều có thể xảy ra phát sinh ngoài ý muốn. Bạn sẽ không thể kiểm soát được hết những chi phí phát sinh trong quá trình vận hành của nhà hàng. 

Khách hàng có lúc nhiều, lúc ít và điều này thì bạn không thể nào biết trước được. Một ví dụ điển hình như nhà hàng của bạn có sức chứa khoảng 200 khách và bạn đã chuẩn bị hơn 300 bộ dao nĩa, để đủ cho nhà hàng có thể dự trù trong tính huống khẩn cấp. Nhưng sau đó một thời gian, khi kiểm kê lại, bạn lại thấy thiếu hơn 20 bộ, khách hàng hoặc nhân viên đã vô tình làm mất hoặc làm hư hỏng trong quá trình sử dụng. Khoảng 6 tháng sau, chắc chắn số dao nĩa bị mất sẽ tăng lên gấp 2 gấp 3 lần, đó chính là những phát sinh xảy đến mà bạn hoàn toàn không thể kiểm soát nổi.

Một ví dụ khác như lượng thức ăn mà nhà hàng bạn làm ra trong ngày hôm đó là khoảng 100 xuất. Nhưng khách hàng đột nhiên đông bất thường, không đủ lượng thức ăn để phục vụ cho khách thì buộc bạn phải đưa ra phương hướng giải quyết phù hợp để không mất khách.

Ngoài ra, nhiều nhà hàng sẽ gặp thua lỗ trong những năm đầu mở nhà hàng, nếu không dự trữ đủ số tiền phù hợp, chắc chắn bạn sẽ không thể nào vượt qua những giai đoạn khó khăn ban đầu đó. 

Trong những năm dịch vừa qua 2019 – 2021, nhất là những tháng dịch đầu tiên bùng phát, nhiều nhà hàng vừa khai trương được mấy tháng, vừa mới bắt đầu dần thích nghi với thị trường. Dịch bùng phát, nhà nước khoanh vùng dịch và những ban hành cấm mở cửa phục vụ bán hàng ăn uống tại chỗ.

Lúc này, các nhà hàng buộc phải đóng cửa hoặc phải bán mang về, lượng tiêu thụ hàng ăn uống bị giảm, doanh số thua lỗ. Khi đó, nhà hàng vẫn phải mất chi phí thuê mặt bằng, chi phí thực phẩm tăng do giao thông không thuận lợi.

Chủ nhà hàng lúc này đã phải linh động bắt kịp những xu hướng kinh doanh nhà hàng trong thời đại công nghệ số: bán hàng online, app đặt đồ ăn, ship hàng tận nơi cho khách để gia tăng bán hàng. Điều đáng buồn hơn nhiều chủ nhà hàng đã không thể trụ được mà phải đóng cửa chịu lỗ vì không có khoản dự trù rủi ro phát sinh. 

Xem thêm: 
>> Cẩm nang bán hàng trên ứng dụng Grab – Now – Baemin cho người mới bắt đầu 
>> Cách bán hàng ăn trên app khiến khách hàng ai nấy đểu ưng 

1.2. Cách giải quyết

Mọi tình huống đều có khả năng xảy ra, để tránh những tình huống không như ý, bạn nên chuẩn bị một quỹ dự phòng phù hợp và vừa đủ trong khoảng 3 – 4 tháng vận hành mà không tính đến số tiền lãi thu được. Số tiền này sẽ dùng vào việc xử lý những chi phí phát sinh trong quá trình cửa hàng vận hành như phí sửa chữa, phí mua thêm máy móc cần thiết, phí để chạy marketing, quảng cáo cho nhà hàng và phí dùng để dự trù cho những tình huống xấu xảy ra. 

2. Tổng kết tình hình kinh doanh 

2.1. Khó khăn thường gặp phải

Bạn nên chuẩn bị một tinh thần rằng đối với những nhà hàng mới kinh doanh chắc chắn không thể hồi vốn ngay trong giai đoạn đầu này. Đây là điều cực kì bình thường và ai cũng đều gặp phải. Thời gian để nhà hàng có thể hồi vốn và sinh lời sau khoảng 2-3 năm đi vào hoạt động. 

Kinh doanh ngành F&B luôn cần một cái đầu tỉnh táo và sự kiên nhẫn. Doanh thu của nhà hàng chắc chắn sẽ luôn có biến động. Điều đó không có nghĩa là bạn gặp thất bại trong kinh doanh mà chỉ đơn thuần là sự lên hay xuống dốc mà thôi.

Cần thường xuyên kiểm tra báo cáo doanh thu, lợi nhuận, kho nguyên vật liệu, quỹ tiền… Nếu mọi thứ vẫn đang trong tầm kiểm soát thì chứng tỏ nhà hàng vẫn đang vận động trong một quỹ đạo chung. Do đó, đứng trước những vấn đề liên quan đến tài chính cần bĩnh tĩnh để xử lý. 

Nhưng nếu như nhà hàng của bạn gặp sự chênh lệch giữa doanh thu và số tiền vốn bỏ ra, thì bạn nên cẩn trọng và xem xét một cách hợp lý nhé. Việc doanh thu và vốn chênh lệch sau khi tổng kết có thể xuất phát từ khâu nhập nguyên liệu, tính toán giá thành sai, sự thất thoát, gian lận từ nhân viên hoặc khách hàng.

Chủ nhà hàng cần theo dõi, quan sát từng khâu và chặt chẽ hơn trong việc xem báo cáo, kiểm tra bill, kho NVL. Bạn cần đảm bảo làm chủ mọi vấn đề hoạt động trong nhà hàng đang được chính bạn kiểm soát. 

2.2. Cách giải quyết

Kinh doanh là một quá trình lâu dài, nó đòi hỏi sự tích lũy và phát triển theo từng năm từng tháng. Chủ nhà hàng cần suy nghĩ một cách lâu dài cho tương lai.

Nếu doanh thu của bạn đang có sự dao động lên xuống phụ thuộc vào đặc điểm khu vực hoặc dựa vào thời tiết, bạn hãy lên kế hoạch đẩy mạnh doanh thu cho những tháng tiếp theo có dự trù khách ít. Một bản kế hoạch chạy chương trình quảng cáo sẽ giúp ích nhà hàng bạn kích thích nhu cầu khách hàng. Ngoài ra, bạn có thể đăng ký gian hàng trên các ứng dụng giao hàng trực tuyến hoặc các đơn vị đối tác để gia tăng đơn hàng và phát triển thương hiệu.

Ví dụ, nhà hàng bạn nằm trong điểm du lịch biển rất đông khách trong những tháng hè cao điểm. Những mùa còn lại thì chủ yếu là người dân bản địa hoặc không có khách. Lúc này, bạn cần có chiến dịch quảng cáo nhiều ưu đãi kết hợp liên hệ những đơn vị tổ chức du lịch, những khách hàng cũ để kích cầu đẩy mạnh doanh thu. Những chi phí cho ưu đãi, chiết khấu lợi nhuận sẽ nằm trong khoản chi phí marketing dự trù, nhưng so đi bù lại thì doanh thu của bạn vẫn sẽ ổn định đều.

Khi nhà hàng kinh doanh tốt nhưng doanh thu và vốn vẫn có sự chênh lệch lớn về chiều hướng lỗ thì nên kiểm tra lại ngay bảng dự chi cụ thể và chi tiết, đặc biệt đừng bao giờ quên những chi phí phát sinh ngoài. Đôi khi những chi phí sửa chữa từ những thiết bị và máy móc bạn phục vụ cho nhà hàng, bạn đã quên không cho vào chi phí phát sinh của nhà hàng làm ảnh hưởng đến doanh thu.

Sự chênh lệch cũng có thể phát sinh từ khâu nhập nguyên liệu. Nếu bạn là người nhập nguyên liệu thì bạn cần sát sao hơn tổng kết vào cuối ngày. Nhưng nếu bạn có nhân viên nhập nguyên liệu bạn cần đảm bảo sự kiểm soát chặt chẽ hơn. Việc nguyên liệu tăng, đội lên giá từng dịch vụ nhà hàng cung cấp, bạn cũng cần có sự tính toán điều chỉnh giá.

Việc quản lý các đơn hàng hàng ngày trong quán cũng cần kiểm soát tốt hơn, đôi khi bạn quên vài đơn không nhập vào doanh thu là lại sẽ thấy lỗ. Việc tổng kết tình hình kinh doanh là điều khó khăn, phức tạp cần được quản lý tốt. Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong tổng kết thu chi bạn có thể thuê nhân viên kế toán. Nhưng để kiểm soát tốt mọi hoạt động bạn cần dùng phần mềm chuyên quản lý để giúp bạn sẽ tiết kiệm chi phí rất nhiều.

Việc kiểm kê doanh thu – lợi nhuận bằng excel, sổ sách có thể bị nhầm lẫn sai sót. Thay vào đó, ứng dụng phần mềm sẽ giúp quản lý vận hành khoa học và chính xác hơn. Phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn MISA CukCuk được phát hành bởi Công ty cổ phần MISA đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý bán hàng F&B được nhiều chủ quán, nhà đầu tư sử dụng.

• Với tính năng bán hàng tiện ích, MISA CukCuk cho phép bạn quản lý các hóa đơn và phân tách thành các hóa đơn order – bếp – thu ngân. Nhờ thế bạn có thể kiểm soát được lượng món ăn và các hóa đơn thanh toán hàng ngày.
• Phần mềm còn tích hợp thanh toán mọi thiết bị bằng nhiều hình thức khác nhau: tiền mặt, thẻ, ví điện tử… Tất cả doanh thu sẽ được tổng kết trong ngày nhanh chóng.
• Ngoài ra, phần mềm còn có tính năng quản lý kho giúp chủ nhà hàng biết được hàng nhập – tồn kho để hạn chế thất thoát và kiểm soát chi phí giá vốn.
• Quản lý các ca làm việc của nhân viên, phân quyền nhân viên theo vị trí để kiểm soát những sai sót dẫn đến thất thoát không mong muốn.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng và cài đặt được trên nhiều thiết bị (PC, tablet, mobi…), hệ điều hành (Android, iOS) nên quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi rất tiện lợi.

Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk miễn phí 15 ngày:

3. Tiến hành training nhân viên nhà hàng, quán ăn, quán cafe

Nhân viên của nhà hàng đóng một vai trò vô cùng lớn trong sự phát triển chung của nhà hàng. Vì thế trong khoảng thời gian từ 2-3 tháng đầu, khi mở nhà hàng năm đầu đội ngũ nhân viên cần phải được xác định là sẽ hoạt động hết 200% công suất. 

Lượng khách sẽ có lúc quá tải nên bạn cần chú ý những thời gian cao điểm phải sắp xếp đông nhân viên hơn một chút để việc phục vụ diễn ra dễ dàng, suôn sẻ hơn. Đôi khi nhà hàng sẽ vắng không có khách, nên việc chú ý và sắp xếp hợp lý là điều cực kỳ quan trọng. 

Ngoài số lương nhân viên ra bạn cũng nên đặc biệt chú ý vào dịch vụ chăm sóc khách hàng. Chủ quán nên đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp: từ cách phục vụ, cách ứng xử, cách xử lý vấn đề với khách hàng…

Đặc biệt việc xây dựng những quy trình và kịch bản giao tiếp với khách hàng của mình là điều cực kỳ quan trọng. Bạn phải đảm bảo nhân viên hạn chế những mâu thuẫn phát sinh với khách hàng. Việc đào tạo nhân viên từ đầu sẽ đưa họ vào nếp và khiến cho nhà hàng của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. 

Một yếu tố mà các chủ nhà hàng đặc biệt chú ý đó là chế độ tiền lương và đãi ngộ với nhân viên. Đây là 1 trong nhiều động lực giúp nhân viên làm việc hiệu quả và có trách nhiệm hơn. Ngoài ra, việc thống nhất ngay từ đầu này sẽ hạn chế những mâu thuẫn, tranh chấp xảy ra giữa chủ nhà hàng và nhân viên phục vụ. 

4. Hãy thật sáng tạo và có tâm

4.1 Khó khăn thường gặp phải

Thị trường F&B là một thị trường vô cùng khốc liệt, vì thế bạn phải có hướng đi phù hợp cho nhà hàng của mình. Nhiều nhà hàng vì quá dập khuôn và đi theo lối mòn mã dễ phạm phải những sai lầm không đáng có. Việc sáng tạo trong phong cách và hướng đi sẽ giúp cho nhà hàng của bạn có thể đi được đường dài. Bạn phải biết thế mạnh của mình là gì để phát huy nó vào phát triển nhà hàng. 

Hơn thế nữa một nhà hàng dành được trái tim của khách hàng là một nhà hàng phải có tâm. Cái tâm ở đây chính là xuất phát từ trái tim, muốn dành cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời nhất, luôn đặt khách hàng lên hàng đầu chứ không phải là đặt lợi nhuận lên hàng đầu.

4.2 Cách giải quyết

Thực sự mà nói, trong những năm đầu tiên mở nhà hàng bạn nên thống nhất một phong cách cụ thể, không nên thay đổi phong cách liên tục. Bạn hãy chú ý tập trung vào hương vị món ăn và chú trọng tới cảm nhận của khách hàng. Luôn coi khách hàng là thượng đế của mình vì suy cho cùng cái mà bạn đang thực hiện cũng chỉ là đang phục vụ cho họ.

5. Tạm kết 

Mở nhà hàng năm đầu sẽ phải đối mặt với nhiều vấn đề trong bài toàn quản lý – vận hành. MISA CukCuk hy vọng thông qua bài viết này bạn có thể rút ra cho mình những kinh nghiệm cần thiết để mở nhà hàng năm đầu thật thành công nhé. MISA chúc bạn luôn mạnh khỏe và thành công với những lựa chọn của mình.  

Đăng ký nhận tin từ MISA CukCuk để không bỏ lỡ những kiến thức kinh doanh, tin thị trường ngành F&B bổ ích!