Để hoạt động bán hàng như gọi món, tính tiền, in đơn được diễn ra nhanh chóng, thuận tiện, việc sử dụng các thiết bị quản lý quán cafe là vô cùng cần thiết. Tuy nhiên, mỗi loại hình kinh doanh, mô hình khác nhau lại có những nhu cầu cũng như ngân sách đầu khác nhau. Vậy làm thế nào để xác định được đâu là loại thiết bị quản lý quán cafe mà anh chị đang có nhu cầu? Trong nội dung bài viết dưới đây, MISA CukCuk sẽ liệt kê chi tiết các tính năng cần thiết cũng như khoảng giá của các thiết bị để anh chị tiện theo dõi.

1. Tại sao cần đầu tư thiết bị quản lý quán cafe? 

1.1. Thực trạng hiện tại 

a. Cách quản lý “cũ” vẫn hiệu quả 

Cách quản lý cũ ở đây bao gồm việc ghi chép order bằng giấy, gọi món thủ công, cuối ngày cộng sổ để kiểm đếm doanh thu, tính toán lại chi phí. Một số anh chị sử dụng excel để thống kê các khoản thu chi của quán, cũng có 1 số khác nhập đơn vào excel để tính tổng doanh thu. Những cách quản lý trên hoàn toàn không sai, thậm chí quán vẫn có thể hoạt động bình thường.

Tuy nhiên, cách quản lý con số có phần “bị động” cũng mang lại không ít phiền phức cho anh chị nếu khách hàng đông dần lên, khối lượng công việc từ sổ sách đến nhập nguyên vật liệu trở nên quá tải. Số lượng file không chỉ là một mà là mỗi lúc một file, nhiều người cùng quản lý…

Khi vận hành một thời gian, các lỗ hổng trong vận hành bắt đầu xuất hiện, nhân viên có những biểu hiện gian lận, bỏ túi phần tiền chênh lệch với cách quản lý thủ công thì thực sự để phát hiện sai sót và khắc phục tương đối khó khăn.

b. Để ngân sách đầu tư cho các thiết bị khác

Việc tập trung đầu tư ngân sách cho các thiết bị máy móc pha cafe là hoàn toàn chính đáng khi chúng ta đầu tư cho sản phẩm để tạo dấu ấn trong lòng thực khách. Tuy nhiên, song song với chất lượng món ăn thì chất lượng dịch vụ đi kèm cũng thực sự cần được chú trọng.

Để có một quy trình phục vụ hoàn hảo cần có sự phối hợp của các bộ phận, đặc biệt là sự tinh gọn, nhanh chóng để đáp ứng kịp thời nhu cầu của thực khách. Không chỉ phục vụ trong hoạt động bán hàng, các thiết bị quản lý quán cafe còn hỗ trợ chủ quán kiểm soát các hoạt động quản lý phía sau, đảm bảo đưa ra các quyết định quản trị kịp thời, nhanh chóng.

1.2. Thay đổi từ khi có thiết bị quản lý quán cafe 

Tác động của các thiết bị quản lý quán cafe nằm trong từng khâu từ:

• Bán hàng: cải thiện năng suất phục vụ của nhân viên, hạn chế tình trạng sai món, làm thiếu, làm chậm, để khách phải chờ đợi. Tất cả đều được trao đổi thông qua thao tác trên thiết bị. Thậm chí, việc phân quyền trên từng thiết bị cũng giúp cho quản lý dễ dàng nắm bắt được việc hoạt động của quán đang diễn ra như thế nào. Các hoạt động điều chỉnh hóa đơn, thu tiền đều thao tác trên thiết bị.
• Quản lý: các file excel hay các giấy tờ nhập hàng hiện tại chủ quán có thể theo dõi trên chính điện thoại của mình một cách tiện lợi, tức thì. Từ đó, các quyết định điều chỉnh cũng được đưa ra nhanh chóng, phù hợp hơn.

Tải MIỄN PHÍ ebook 10 bước để mở quán cafe với 200 triệu

2. Trọn bộ 6 thiết bị quán cafe cần có để quản lý hiệu quả hơn

2.1. Máy tính tiền và thanh toán tiền

Máy tính tiền là thiết bị cơ bản cần có nhất trong những máy móc trong quán cafe. Máy tính tiền với chức năng là ghi chú lại đơn hàng, tổng hợp số liệu cho sẵn và sẽ đưa ra con số thanh toán chính xác nhất cho khách hàng. Cho phép các chủ quán cafe thanh toán nhanh nhất, chính xác nhất.

So sánh với cách thanh toán tiền truyền thống và sử dụng máy tính tiền thì quả thực máy tính tiền có ưu thế vượt trội hơn hẳn. Hạn chế tối đa những sự cố không mong muốn xảy ra, đặc biệt với những đơn hàng lớn, thì điều này lại có ý nghĩa quan trọng hơn cả.

Hơn thế nữa, các mô hình quán cafe ở Việt Nam thường khá đa dạng, với vô vàn những loại thức uống, đồ ăn với những size, trọng lượng và ưu đãi khác nhau. Với bộ não của con người thì quả thực sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc xử lý điều này, đặc biệt là với nhân viên mới. Vì thế các chủ quán nên sắm cho quán của mình một máy tính tiền, để có thể tiện lợi hơn trong quá trình quản lý.    

Với chức năng ghi nhận đơn hàng, tổng hợp và thanh toán, việc sử dụng máy tính tiền là vô cùng cần thiết. Đặc thù của mô hình quán cafe là thực đơn có rất nhiều đồ uống, với kích thước, định lượng, cũng như các chương trình ưu đãi khác nhau, việc sai sót nhầm lẫn sẽ được giảm thiểu tối đa khi quán cafe của bạn sử dụng các thiết bị, máy tính tiền hỗ trợ.

Hiện tại trên thị trường có rất nhiều loại máy tính tiền có giá dao động từ 5 triệu – 15 triệu tùy thuộc vào chức năng và nhu cầu sử dụng của chủ quán. Máy có thể 1 hoặc 2 màn hình (1 màn hình cho thu ngân, 1 màn hình để khách nhìn được đơn hàng của mình). Anh chị chủ quán có thể đầu tư cho quán mình màn hình POS cảm ứng hoặc sử dụng click chuột đều thuận tiện.

Một cách để tiết kiệm cho anh chị chủ quán mình có thể tận dụng máy tính để bàn hoặc laptop cài đặt thêm phần mềm tính tiền mà vẫn có thể in ấn, ghi nhận đơn và thanh toán cho khách hàng như bình thường.

Xem thêm: Top 5 máy tính tiền mini pos giá rẻ tốt nhất

2.2. Máy in hóa đơn/ máy in bill

Máy in hóa đơn là một loại máy gắn liền với bộ công cụ tính tiền. Việc sử dụng những loại máy in hóa đơn, sẽ giúp cho cửa hàng có thể kiểm soát được số lượng đơn hàng ngày của mình. Ngoài ra, nó còn có thể dễ dàng đối chiếu với khách hàng, trong những trường hợp nhầm lẫn.

Hiện nay, trên thị trường cũng có rất nhiều loại máy in hóa đơn khác nhau, với số tiền dao động từ khoảng 1-5 triệu đồng. Thông thường, máy in hóa đơn sẽ được bán kèm theo với máy tính tiền. Một mẹo nhỏ là bạn hoàn toàn có thể mua một loại máy mang hai chức năng này, để giảm bớt chi phí cho cửa hàng khi cần thiết.

Sau khi khách hàng xác nhận thanh toán, hóa đơn sẽ được in làm 2 liên, 1 liên đưa khách hàng, 1 liên chuyển đến bộ phận chế biến. Tiêu chí để lựa chọn máy in là việc đảm bảo hoạt động ổn định, in màu rõ nét, tốc độ in cũng như chế độ bảo hành của máy in.

Bên cạnh đó phụ thuộc vào nhu cầu, chủ quán hoàn toàn có thể lựa chọn, giá máy in từ 500 nghìn – 2.5 triệu đồng theo khổ giấy, công nghệ in và chế độ cắt giấy…

2.3. Máy in tem

Đối với những quán cafe, đặc biệt là những quán cafe bán cả các loại trà, trà sữa,… thì máy in tem là cực kì cần thiết. Máy in tem sẽ giúp cho khách hàng phân biệt được đồ uống, mà mình đã order một cách dễ dàng. Bạn cũng sẽ không mất quá nhiều thời gian, để note lại món đồ uống cho khách. Thậm chí, việc sử dụng máy in tem lên đồ uống cho khách, còn làm cho ly đồ uống trở nên sang chảnh và mang nét riêng của cửa hàng bạn hơn.

Hiện nay các quán đều đang sử dụng máy in bằng nhiệt hoặc in qua bluetooth. Máy in tem cũng có phương thức hoạt động giống như máy in hóa đơn. Chúng được sử dụng và liên kết trực tiếp với máy order, máy thanh toán tiền, để in tem gắn lên đồ uống cho khách hàng. Giá thành của các thiết bị này giao động từ 1 triệu – 2 triệu đồng.

Tuy nhiên, mỗi loại máy sẽ có loại mực và hoạt động khác nhau, nên bạn hãy cân nhắc thật kỹ trước khi mua. Hãy lựa chọn những loại máy in tem thật phù hợp với kinh phí, cũng như phong cách của quán cafe của bạn.  

Nếu anh chị chủ quán muốn dán tem nhãn lên ly cốc để dễ dàng chế biến hoặc để khách hàng nhận biết, anh chị có thể lựa chọn các loại máy in tem nhãn để phục vụ cho mô hình của mình đặc biệt là với những mô hình kinh doanh trà sữa, các đồ uống mang đi…

Phần lớn các quán hiện nay đang sử dụng các loại máy in nhiệt, máy in bluetooth… Giống với máy in hóa đơn, máy in tem nhãn được kết nối với máy tính tiền để thực hiện bước kết tiếp của quy trình chế biến đồ uống. Bạn cũng cần lưu ý về cách hoạt động, sử dụng ổn định, độ sắc nét của giấy, cung khả năng in ấn tốc độ xử lý của máy ra sao.

2.4. Thiết bị nhận order cầm tay 

Thiết bị order cũng là một trong những thiết bị phải có trong những trang thiết bị quán cafe. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng chính chiếc điện thoại thông minh của riêng cửa hàng hoặc của nhân viên trong cửa hàng, để gọi món cho khách.

Việc sử dụng thiết bị order có ưu điểm vượt trội hơn so với thiết bị order truyền thống, ở chỗ là có thể ghi chú lại một cách nhanh chóng và chính xác đồ uống mà khách lựa chọn. Sau đó, kho order đồ uống cho khách xong nó sẽ tích hợp lên máy tính tiền luôn, rất tiện cho việc quản lý và thanh toán đơn.

Các loại thiết bị này có giá tiền từ 2 triệu đồng trở lên, màn hình cảm ứng nhạy, tốc độ xử lý nhanh, mượt mà, ít khi xảy ra trục trặc và hư hỏng.

2.5. Các app quản lý trên điện thoại

Khi chủ quán cafe đi vắng thì việc có app quản lý để kiểm soát quán của mình là điều cực kỳ cần thiết. Sử dụng app quản lý bán hàng cài đặt trên máy tính, máy điện thoại để theo dõi từ xa hoạt động của quán mình. Kiph thời theo dõi, kiểm soát, xử lý phát sinh sai sót dễ dàng. 

Một trong những app quản lý trên điện thoại mà chủ quán có thể tham khảo là app quản lý bán hàng MISA CukCuk từ xa. Với app này chủ quán có thể dễ dàng theo dõi doanh thu – lợi nhuận theo từng ngày, từng món.

Ứng dụng này giúp quản lý tối đa việc gian lận thông qua việc xem báo cáo lịch sử thao tác trên thiết bị, cũng như các hoạt động bán hàng. Khi hóa đơn thanh toán thành công sẽ có thông báo về tài khoản quản lý, kịp thời phát hiện sự chênh lệch giữa tạm tính và hóa đơn thanh toán. 

Ngoài ra, các chủ quán có thể thấy được thông tin chi tiết của khách hàng, cũng như lịch sử mua hàng thường xuyên của khách hàng. Từ đó, chủ nhà hàng có thể đưa ra chính sách tích điểm online cho khách, làm tăng nhu cầu quay lại thường xuyên sử dụng dịch vụ của khách. 

Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý tính tiền MISA CukCuk tại đây:

2.6. Máy chấm công quán cafe

Số lượng nhân viên quán cafe thường dao động khoảng 10 – 15 người, đối với quán quy mô và diện tích lớn thì có thể nhiều hơn. Thường nhân viên cũng sẽ làm theo ca để đảm bảo hiệu suất làm việc. Do đó việc sử dụng máy chấm công giúp bạn quản lý giờ làm việc của nhân viên, tính lương – thưởng hoặc phạt phù hợp.

Có nhiều loại máy chấm công nhân viên như bằng vân tay, khuôn mặt hoặc thẻ từ. Kinh nghiệm của nhiều anh chị chủ quán cafe nên sử dụng máy chấm công vân tay vì giá thành rẻ, thuận tiện cho nhân viên mà vẫn đảm bảo khả năng bảo mật cao.

3. Tạm kết

Những thiết bị quản lý quán cafe sẽ giúp cho bạn quản lý có hiệu quả quán của mình hơn. Đặc biệt, với những quán cafe lớn và có quy mô rộng thì điều này lại càng trở nên cần thiết. Với sự cạnh tranh vô cùng khốc liệt của thị trường hiện nay, các chủ quán cafe cần có những chiến lược đầu tư phát triển thật hợp lý. MISA CukCuk chúc bạn có được những cách quản lý để phát triển quán một cách bền vững, hiệu quả!