Để vận hành quản lý quán ăn nhỏ thành công đòi hỏi anh/chị chủ quán cần có kinh nghiệm kinh doanh, khả năng quản lý tài chính và các công cụ hỗ trợ. Có nhiều giải pháp quản lý quán ăn nhỏ phổ biến hiện nay như sổ sách, excel hoặc sử dụng phần mềm quản lý quán ăn. Trong bài viết này, MISA CukCuk sẽ phân tích những ưu – nhược điểm của từng giải pháp giúp anh/chị lựa chọn được công cụ quản lý phù hợp với mô hình, nhu cầu và ngân sách của mình.

I. Quản lý quán ăn nhỏ cần lưu ý đến những vấn đề gì? 

1.1. Chuẩn bị vốn và quản lý tài chính, dòng tiền quán ăn nhỏ

Đây là yếu tố quan trọng trong quản lý quán ăn nhỏ, anh/chị cần xác định mình có bao nhiêu vốn và chi phí bỏ ra khoảng bao nhiêu. Theo kinh nghiệm của nhiều chủ quán, mở quán ăn nhỏ sẽ cần khoảng 100 – 300 triệu. Trong đó sẽ có những khoản chi phí cố định như: thuê măt bằng, chi phí nguyên vật liệu, chi phí công cụ dụng cụ, thiết bị nhà bếp…

Nhiều quán ăn nhỏ mở ra khoảng 2-3 tháng phải đóng cửa, thanh lý mặt bằng bởi không biết cách quản lý vốn, dòng tiền đúng cách rơi vào tình trạng lãi giả lỗ thật.

1.2. Quản lý doanh thu – lợi nhuận quán ăn nhỏ

Quản lý doanh thu, lợi nhuận quán ăn nhỏ rất quan trọng trong việc duy trì và phát triển kinh doanh. Nắm rõ hôm nay bán được bao nhiêu, sau khi trừ các chi phí thì lợi nhuận được bao nhiêu giúp anh/chị loại bỏ và giảm thiểu tối đa các loại chi phí lãng phí.

Thông qua việc thống kế doanh thu theo ngày, tháng… anh/chị cũng có cái nhìn tổng quát để đưa ra đánh giá chính xác về tình hình và hiệu quả kinh doanh.

1.3. Quản lý phiếu order hoặc hóa đơn bán hàng

Phiếu order, phiếu tính tiền là một tờ giấy ghi thông tin gọi món/ mua hàng của khách, số tiền mà khách đã chi trả. Thông qua đó, anh/chị sẽ nắm được cơ bản những món đang bán chạy, tiền vào trong ngày để quản lý.

Vì là quán ăn mô hình nhỏ, nhu cầu quản lý cơ bản và không nhiều nghiệp vụ phức tạp liên quan đến kho nguyên vật liệu, mua hàng, công nợ, chăm sóc khách hàng… nên anh/chị chỉ cần lưu ý những hoạt động bán hàng – quản lý trên.

*Lưu ý: Để chọn được giải pháp quản lý quán nhỏ nhỏ phù hợp, anh chị cần có quy trình vận hành chuyên nghiệp. Mời anh/chị tham khảo quy trình vận hành phổ biến của quán ăn dưới đây:

II. Những giải pháp quản lý quán ăn nhỏ phổ biến hiện nay 

2.1. Giải pháp quản lý quán ăn nhỏ truyền thống

Đối với mô hình kinh doanh quán ăn nhỏ, số lượng khách hàng không quá đông và ít nhân viên phục vụ thì việc ghi chép sổ sách hoặc excel là giải pháp khá phù hợp.

Thứ nhất, tiết kiệm chi phí vì anh/chị sẽ không cần đầu tư quá nhiều vào các giải pháp công nghệ, thiết bị tính tiền in hóa đơn hiện đại. Nếu khởi nghiệp với số vốn nhỏ thì đây là cách quản lý phổ biến và mang lại hiệu quả nhất định.

Đối với quán ăn nhỏ nhu cầu quản lý không nhiều chủ yếu là tính tiền nhanh cho khách hàng ví dụ như quán ăn dạng xe đẩy, vỉa hè, take away… thì quản lý thủ công sẽ giúp mọi thứ đơn giản hơn, không tốn chi phí cho máy móc quản lý.

Thứ hai, nếu đầu tư máy móc thiết bị đòi hỏi phải bảo trì hàng tháng, hàng năm ảnh hưởng một phần trong quỹ nhỏ của quán. Những thiết bị này cũng dễ xảy ra hư hỏng và một khi máy móc hư hỏng, bắt buộc phải sửa hoặc mua luôn sản phẩm mới. Đối với những thiết bị đắt tiền thì lại càng cần lưu ý hơn cả. Và nếu quán ăn sử dụng phương pháp quản lý thủ công thì không cần băn khoăn vấn đề này.

Thứ ba, quản lý nhà hàng bằng phương pháp thủ công có nhiều ưu điểm:

• Ghi chép sổ sách: Tương đối tiện lợi và linh hoạt, dễ mang theo hoặc thêm/bớt nội dung ghi chép theo nhu cầu. Chủ động ghi chép dữ liệu và tự mình nắm chắc về các số lượng được ghi trong sổ. Giải pháp quản lý này phù hợp với những mô hình kinh doanh quán ăn siêu nhỏ, chỉ cần quản lý tổng hợp.

• Excel: Là giải pháp quản lý quán ăn nhỏ miễn phí, dễ dàng tạo mới hoặc thêm mới các file quản lý tùy theo nhu cầu sử dụng. Nhờ hệ thống công thức, cách khai báo dữ liệu đầy đủ, anh/chị có thể tạo các bảng thống kê, báo cáo, phân tích từ các số liệu đã có mà không tốn thời gian. Giải pháp quản lý này phù hợp với những mô hình quán ăn nhỏ và vừa, ít dữ liệu và không có nhiều nhân sự tham gia.

Như vậy, giải pháp quản lý quán ăn thủ công (sổ sách, excel) cũng có nhiều bất cập nếu phải xử lý dữ liệu lớn hoặc nếu anh/chị là người không giỏi về excel hoặc quán bận rộn. Để khắc phục những hạn chế đó và quản lý bán hàng chuyên nghiệp hơn thì sử dụng phần mềm quản lý quán ăn nhỏ hỗ trợ quản lý, bán hàng tự động.

Tải mẫu excel quản lý thu chi cho quán ăn TẠI ĐÂY: 

2.2. Giải pháp quản lý quán ăn nhỏ bằng phần mềm 

Phần mềm quán ăn là ứng dụng quản lý quản lý bán hàng tính tiền được cài đặt trên nhiều thiết bị như máy tính, máy POS, điện thoại… hỗ trợ anh/chị quản lý thực đơn, order, tính tiền, inbill và quản lý doanh thu – lợi nhuận nhanh chóng hơn.

Hiện nay trên thị trường có nhiều nhà cung cấp phần mềm khác nhau, trong đó phần mềm quản lý quán ăn nhỏ MISA CukCuk, được phát hành bởi Công ty Cổ phần MISA, đáp ứng đầy đủ những tính năng cơ bản phù hợp với quy mô kinh doanh quán nhỏ. Và nếu trường hợp anh/chị định hướng phát triển thương hiệu quy mô chuỗi thì MISA CukCuk hoàn toàn đáp ứng với những tính năng chuyên sâu.: quản lý kho quỹ, báo cáo thuế, xuất hóa đơn điện tử…

Đối với mô hình quán nhỏ, MISA CukCuk hỗ trợ:

• Bán hàng, thu ngân, tính tiền, in bill nhanh chóng. Thay vì phải ghi chép thủ công sau mỗi giao dịch hoặc cuối ngày ngồi nhập dữ liệu excel mất nhiều thời gian và dễ bji nhẫm lần thì phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu. Anh/chị có thể xem báo cáo doanh thu theo món ăn, theo thời gian hoặc theo ca làm của nhân viên.

• Tối ưu hoạt động bán hàng online khi MISA CukCuk hỗ trợ kết nối với Grab, liên kết với đơn vị vận chuyển AhaMove và có tính năng tạo website đặt hàng online CukCuk Web tiện lợi giúp quán ăn tăng thêm doanh số.

• Quản lý thực đơn, theo dõi danh sách các món đã chế biển xong kịp thời phục vụ và gia tăng trải nghiệm của khách hàng.

MISA CukCuk có giao diện thân thiện, thao tác đơn giản và tích hợp được trên nhiều thiết bị. Anh/chị có thể tận dụng những thiết bị bán hàng sẵn có để cài đặt MISA MISA CukCuk để nhận order, tính tiền quán ăn nhanh chóng.

Lựa chọn được giải pháp quản lý quán ăn nhỏ phù hợp với quy mô, nhu cầu quản lý sẽ giúp anh/chị kinh doanh hiệu quả, chuyên nghiệp và hạn chế thất thoát. Khi mới kinh doanh có thể dùng các giải pháp truyền thống nhưng để phát triển lâu dài, sử dụng phần mềm quản lý quán ăn vẫn là phương án hợp lý nhất. Chúc anh/chị kinh doanh thành công!