Không ít những trường hợp quán mới khai trương, chủ quán có thể kiêm quản lý, thủ quỹ, thu ngân, kế toán, kiểm kho đôi khi kiêm cả nhân viên phục vụ.

Điều hiển nhiên việc “tự tay làm hết” sẽ khiến bạn cảm thấy an tâm nhất nhưng tình trạng đó chỉ có thể duy trì trong 1 – 2 tháng đầu nhưng không thể kéo dài nếu bạn muốn quán của mình trở nên đông khách hơn.

Bởi vậy, thay vì việc dồn quá nhiều công việc để có thể xử lý cùng lúc, bạn có nhiều cách để làm giảm thiểu những vấn đề thất thoát. Vậy thất thoát nằm ở đâu và xử lý chúng như thế nào?

1. Vấn đề nguyên vật liệu

Yên tâm hơn trong chuyện quản lý nguyên vật liệu, cần xác định: lập bảng định lượng công thức pha chế, đào tạo nhân viên pha chế đúng, đủ, chuẩn, sai số không đáng kể, kiểm soát điều đó.

a. Lập bảng định lượng

Thành phần công thức của riêng từng món một cách rõ ràng. Điều này có thể khiến bạn mất thời gian đầu để hoàn thiện định lượng nhưng về sau việc kiểm soát thất thoát sẽ trở nên đơn giản hơn.

Thay vì việc “hào phóng” để nhân viên của mình có thể mặc định pha chế theo ý muốn mà không có sự kiểm soát.

b. Đào tạo nhân viên

Đây là công việc đòi hỏi chính những người quản lý quán cafe sát sao trong công việc, để nhân viên thành thói quen, khi pha chế đúng định lượng cần thiết.

Bạn có thể hình thành những yêu cầu bắt buộc đối với bộ phận này và có những chế độ hợp lý để nhân viên hoàn cảm thấy yêu thích công việc pha chế của mình còn quán của bạn không mất thời gian để đào tạo lại nhân viên từ đầu.

c. Kiểm soát việc định lượng

Mặc định bạn không thể kiểm soát hàng ngày hay nhập sổ, hoặc đo kiểm nguyên liệu hàng ngày nhưng thực hiện định lượng, đào tạo nhân viên còn việc làm hay không lại là câu chuyện nhân sự và tính tự giác.

Hàng chục lý do thất thoát được giải trình, chung quy lại vì không có nguồn đối chiếu và kiểm soát chính xác.

Kiểm tra nhiều, tốn thời gian, công sức không kiểm tra thì không phát hiện ra sai sót để kịp thời điều chỉnh. Việc sử dụng phần mềm tính tiền nhà hàng, tích hợp với hệ thống kho quỹ, tự động trừ nguyên vật liệu trong nhà hàng ngay khi phát sinh hoạt động bán ra, điều này dễ dàng hơn, cũng như kịp thời xử lý thiếu hụt nếu có kho quỹ thất thoát nhiều

d. Quản lý cafe từ xa tại sao không?

Hãy hình dung công việc quản lý quán cafe của bạn sẽ nhàn hơn rất nhiều nếu có một công cụ hỗ trợ bạn tự động trừ phần nguyên liệu đã cấu thành nên món vào kho quỹ nguyên liệu. Đơn giản hơn, khi khách hàng yêu cầu một chai nước, lập tức trong kho sẽ có một chai nước được trừ đi.

Sau đó, công việc của bạn chỉ cần triển khai trên phần mềm tính tiền nhà hàng. Công việc đối chiếu lượng bán ra so với những nguyên liệu thực tế có chênh lệch nhiều không. Bạn hoàn toàn có thể quản lý quán cafe của mình từ xa, thay vì trực tiếp có mặt tại cửa hàng để theo dõi.

Với CUKCUK.VN vấn đề kho quỹ, hàng tồn chỉ là chuyện nhỏ, dù ở bất kỳ nơi đâu, tất cả thông tin được cập nhật tức thời, thông báo hạn dùng, định lượng và dự báo nhập hàng cho tháng tiếp theo. Với phần mềm tiền nhà hàng từ xa, vấn đề về nguyên vật liệu đã được giải quyết xong.

2. Vấn đề tiền bạc

a. Đào tạo nhân viên

Đây thường là những nhân viên có xu hướng thời vụ, không cố định. Bởi vậy sự thay đổi nhân sự thường xuyên là điều không tránh khỏi. Đôi khi đào tạo nhân viên mới bạn thường không yên tâm khi giao cho họ quản lý tiền.

Đặc biệt là những hôm cao điểm, khách hàng đông, thường hay lúng túng, nhớ nhớ, quên quên.

Để tránh tình trạng trên, bạn có thể ký hợp đồng kỳ hạn 3 – 6 tháng. Xây dựng yêu cầu về quyền lợi, trách nhiệm và thời gian nghỉ việc. Việc đào tạo cũng cần được quan tâm kỹ lưỡng, đào tạo sử dụng máy móc, thiết bị thành thạo.

Quan trọng là những quy định chung khi thanh toán cho khách hàng. Bố trí nhân viên hợp lý vào các khung giờ, phục vụ theo chu trình thống nhất.

b. Kiểm soát việc gian lận

Khi chủ quán vắng mặt, không chỉ riêng thu ngân, nhân viên order cũng có thể gian lận.  Bỏ túi hóa đơn của khách, thậm chí nhận tiền thừa của khách hàng. Làm thế nào để giám sát triệt để tình trạng gian lận trên?

• Lắp đặt hệ thống camera an ninh, khu vực thu ngân, order
• Thông báo với khách hàng việc nhận hóa đơn và quyền lợi khi nhận hóa đơn
• Đối với quán áp dụng thanh toán sau, yêu cầu nhân viên in hai liên hóa đơn. Đến khi nào nhân viên đưa đủ tiền thanh toán của khách mới hủy hóa đơn.
• Áp dụng phần mềm tính tiền quán cafe trong quản lý, bạn có thể phân quyền cho nhân viên, đối với nhân viên phục vụ chỉ được quyền chọn món, xóa món trước khi in tạm tính.

Đối với những trường hợp muốn hủy món, phải trực tiếp có cấp quản lý. Thay vì thao tác thủ công, ghi tay, hiện tại cập nhật toàn bộ thông tin trên hệ thống. Việc đơn đúng, sai ra sao, thiếu, nhầm ở khâu nào đều được lưu lại.