Việc nhận được phản hồi nhanh từ chủ nhà hàng,quán ăn là cách để ghi điểm với khách hàng. Đặt trường hợp khi chủ page không online, thì việc cài đặt tin nhắn trả lời tự động trên Facebook là điều cần thiết giúp “giữ chân” khách hàng và tiết kiệm thời gian. Trong bài viết này sẽ chỉ ra rõ cách để thiết lập tin nhắn phản hồi tự động, giới thiệu những mẫu trả lời tự động và phần mềm hỗ trợ chức năng này.

1. Tin nhắn trả lời tự động là gì? Điều kiện để cài đặt câu trả lời tự động

1.1. Khái niệm về tin nhắn trả lời tự động

Tin nhắn trả lời tự động chính là những tin nhắn được xây dựng kịch bản sẵn cho tin nhắn để trả lời tự động thay cho chủ quán ăn/ nhân viên trực fanpage khi không online hay bận việc chưa kịp trả lời khách. Điều này nhằm giúp các chủ quán ăn, nhà hàng không để khách phải đợi lâu tạo sự chuyên nghiệp chu đáo. 

1.2. Lợi ích khi cài đặt tin nhắn tự động trả lời

• Không để khách phải chờ đợi: Việc kinh doanh nhà hàng thường rất bận rộn và không thể liên tục online. Nhưng thời đại 4.0 nhu cầu đặt hàng online thì cũng rất tiềm năng không thể bỏ qua. Chính vì thế một trang Facebook nhà hàng hoặc cá nhân chủ nhà hàng thiết lập tự động sẽ giúp chủ nhà hàng tiếp khách trả lời những thắc mắc về nhà hàng như cách đặt món, menu món ăn, địa chỉ nhà hàng…
• Gắn kết nhà hàng với khách hàng: Vì không phải đợi lâu sẽ khiến khách cảm nhận được mình được quan tâm, các thắc mắc được trả lời nhanh chóng giúp thiện cảm với nhà hàng tăng cao.

• Tiết kiệm và giảm tải công việc cho nhân lực: Không phải mất quá nhiều nhân sự trực page liên tục. Tin nhắn thiết lập trả lời tự động sẽ thay chủ nhà hàng trực và luôn luôn trả lời khi khách hàng có nhu cầu tìm đến.
• Tăng doanh thu cho nhà hàng: Với tin nhắn thiết lập trả lời tự động tiếp cận khách hàng nhanh chóng, cung cấp thông tin của nhà hàng kịp thời sẽ thúc đẩy việc đặt bàn ăn, đặt món giao hàng nhanh hơn. Từ đó doanh thu của nhà hàng sẽ được cải thiện hơn.

1.3. Đối tượng chính sử dụng tin nhắn trả lời tự động 

Người trực tiếp thiết lập các tin nhắn trả lời tự động có thể là chủ quán, chủ nhà hàng hoặc cũng có thể là những nhân viên quản lý page. Những người thường xuyên thực hiện hoạt động trao đổi thông tin với khách hàng thông qua trang tin tức của nhà hàng. 

1.4. Khi nào nhà hàng nên cài đặt tin nhắn trả lời tự động

Trong quá trình trao đổi với khách hàng trên fanpage để ghi nhận hoạt động đặt bàn, đặt món, việc nhân sự không có mặt kịp thời hoặc không ghi nhận đúng thông tin của khách sẽ khiến cho nhà hàng mất điểm khi phục vụ. Bởi vậy, anh chị có thể thiết lập phần cài đặt tin nhắn trả lời cần được thực hiện ngay khi anh chị xây dựng fanpage nhà hàng. Để mỗi khách hàng khi trao đổi bất kỳ thông tin gì với nhà hàng từ chất lượng dịch vụ, việc đặt bàn thậm chí việc tìm kiếm thông tin đồ thất lạc đều nhận được phản hồi. Đó là phép lịch sự tối thiểu trong ngành dịch vụ với chính khách hàng của mình.

2. Cài đặt câu trả lời tự động trong vài tích tắc

2.1. Cài đặt quản lý tin nhắn trang Facebook

• Bước 1: Chủ quán đăng nhập vào Fanpage đang quản lý rồi vào mục “CÀI ĐẶT” ở giao diện bên trên
• Bước 2: Khi được chuyển sang giao diện mới nhấn chọn “NHẮN TIN”. Nhìn bên phải có 3 mục nhưng trước hết chủ quán hãy điều chỉnh tại “Trong khi trò chuyện trên Messenger”.

• Bước 3: Trong phần “Trong khi trò chuyện trên Messenger” có thêm 2 tùy chọn khác nhau, ở từng mục đó nhấn vào phần “THIẾT LẬP”
• Bước 4: Giao diện sẽ hiện ra danh sách các phần cần chỉnh, chủ quán nhà hàng chọn phần “Câu hỏi thường gặp” sẽ hiển thị kết quả những danh sách câu hỏi mà khách hàng sẽ hỏi Page.

Khi đó ấn vào hình cái bút để tùy chỉnh thiết lập sẵn câu hỏi. Nếu không còn muốn thiết lập câu hỏi đó chỉ cần ấn vào biểu tượng thùng rác ở phía góc dưới để xóa. Sau đó ấn lưu thay đổi ở bên dưới là XONG.

2.2. Cách tạo tin nhắn tự động

• Bước 1: Bắt đầu sang mục “Lúc bắt đầu trò chuyện trên Messenger” sau đó chủ quán thiết lập lời chào đầu tiên khi mà có khách hàng nhắn tin đến và chuyển về chế độ “Bật”. Khi đó Facebook sẽ hiển thị tin nhắn soạn sẵn chủ quán ấn nút “Thay đổi”
• Bước 2: Chủ quán tiến hành thay đổi lời chào và ấn lưu. Thường chủ quán nên chọn Họ tên người nhận 

• Bước 3: Quay về mục “Trong khi trò chuyện trên Messenger” vào phần “Tin nhắn vắng mặt” để cài đặt phản hồi lại thắc mắc của khách hàng khi chủ quán không online.
• Bước 4: Lúc này trang Facebook có thể đặt được chế độ vắng mặt, hoặc lên lịch vắng mặt mỗi ngày và hiển thị tin nhắn vắng mặt.
• Bước 5: Phần thêm thời gian là phần khi chủ quán muốn điều chỉnh lịch hoạt động của trang Facebook, thời gian vắng mặt để trả lời tự động khi có khách nhắn tới mà muốn thêm khoảng thời gian khác.
• Bước 6: Ở bước này chủ quán điều chỉnh lại tin nhắn một lần nữa và được xem trước ở phần giao diện ở bên cạnh. Khi đã ưng với cài đặt hãy ấn lưu để lưu lại phần đã thiết lập.
• Bước 7: Đối với việc chủ quán vẫn online được nhưng bận chưa kịp trả lời khách thì sẽ thiết lập ở phần tùy chọn “Tin nhắn trả lời nhanh”.

Lưu ý khi trang Facebook đang ở chế độ vắng mặt như trên lịch thì dù chủ quán có đang bật chế độ tin nhắn trả lời nhanh, lúc khách hàng nhắn đến vẫn chỉ nhận tin nhắn vắng mặt. Tương tự với cách thiết lập tin nhắn vắng mặt chủ quán chỉ cần ấn nút chỉnh sửa rồi chỉnh sửa nội dung sau đó ấn lưu là hoàn thành việc thiết lập.

3. Các mẫu tin nhắn trả lời tự động

3.1. Mẫu tin nhắn tự động trả lời khách hàng để xác nhận vấn đề

Mẫu câu khách hỏi: Địa chỉ nhà hàng, quán ăn ở đâu ạ?

Trả lời: Chào bạn, nhà hàng của mình có cơ sở tại… (Chủ quán nên ghi rõ các cơ sở của shop mình kèm theo SĐT từng cơ sở để khách có thể liên hệ đặt chỗ, đặt món).

3.2. Mẫu tin nhắn tự động trả lời khách hàng khiếu nại

Khách phản hồi khiếu nại: Tôi đến ăn tại nhà hàng ngày hôm qua và có trải nghiệm không tốt. Mẫu: Kính chào quý khách, nhà hàng rất lấy làm tiếc và gửi lời xin lỗi đến quý khách về trải nghiệm không tốt về nhà hàng của chúng tôi. Chúng tôi xin lắng nghe những ý kiến đóng góp đến từ quý khách để có thể giải quyết và rút kinh nghiệm. Không biết quý khách đang có gì chưa hài lòng về nhà hàng ạ?

Khách khiếu nại: Tôi gặp vấn đề về thái độ phục vụ khi lên đồ chậm Mẫu: Một lần nữa nhà hàng xin gửi tới quý khách lời xin lỗi. Về trải nghiệm không tốt mà quý khách phản hồi lại phía nhà hàng đã tiếp nhận và xử lý. Nhà hàng xin phép gửi tặng quý khách ưu đãi giảm giá 10% vào lần tới khi quý khách quay lại thay cho sự cảm ơn vì đã khiếu nại. Nhà hàng rất mong được tiếp tục phục vụ quý khách vào những lần tới. Xin chân thành cảm ơn!

3.3. Mẫu tin nhắn tự động trả lời khách hàng để khách chốt đơn

Mẫu 1: Hỏi về món ăn, đồ uống? Trả lời: Chào quý khách, giá của món ăn/đồ uống bên mình có giá xxx, hiện tại món ăn/đồ uống bên quán đang có chương trình khuyến mãi…

Mẫu 2: Nguyên liệu, món ăn có gì đặc biệt? Chất lượng nguyên vật liệu có được đảm bảo không? Trả lời: Chào quý khách, với nguyên liệu tươi ngon, được nhập trực tiếp từ những nơi có nguồn gốc xuất xứ đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm sẽ đem lại cảm giác tươi mát, ngọt thơm trong từng miếng cắn đem lại cho quý khách một cảm giác ngon lành. (Hãy nêu lên những đặc điểm, nguồn gốc,cách chế biến nhằm cho khách hàng cảm giác thèm ăn và muốn đặt món ngay để thưởng thức)

 

Mẫu 3: Đặt hàng có được miễn ship không? Trả lời: Chào quý khách, nếu hóa đơn trên 500k trong nội thành thành phố… sẽ được miễn ship ạ. (Anh chị thiết lập câu trả lời theo chính sách của quán).

Mẫu 4: Tôi muốn đặt bàn trước có được không? Trả lời: Chào quý khách, nếu quý khách có nhu cầu đặt bàn vui lòng để lại thông tin đoàn bao nhiêu người, thời gian đến, các món ăn, số điện thoại để bên mình tiện hỗ trợ. Đối với đoàn đông người trên 5 người vui lòng chuyển khoản đặt cọc trước 50% theo stk….(Chủ quán nên đưa ra cách đặt bàn để khách có thể dễ dàng đặt bàn)

Mẫu 5: Tôi muốn đặt món ăn Trả lời: Xin chào quý khách, rất vui được phục vụ quý khách. Khách muốn đặt món ship vui lòng viết theo cú pháp món ăn _ số lượng _ thời gian giao _ địa chỉ _ số điện thoại. Món ăn sẽ được làm trong 10 – 20 phút vì thế quý khách vui lòng chờ. Xin cảm ơn!

3.4. Mẫu tin nhắn vắng mặt

Mẫu: Xin kính chào quý khách, hiện tại nhà hàng đang không có mặt nếu quý khách muốn gọi món, đặt chỗ xin vui lòng liên hệ theo số sau… Rất xin lỗi vì sự bất tiện này chúng tôi sẽ liên lạc lại với bạn sau! Rất vui khi được phục vụ bạn!

4. Top 6 phần mềm tự động trả lời tin nhắn

4.1. FPlus Scheduler – Phần mềm quảng cáo trên Facebook

Đây là công cụ giúp chủ nhà hàng bán các món ăn trên Facebook cá nhân chủ nhà hàng.

• Dễ sử dụng với chủ quán ăn, nhà hàng
• Ngoài tin nhắn được trả lời tự động còn có like bài viết, comment, kết bạn… tự động
• Lập lịch đăng bài

4.2. Chatfuel

Đây là công cụ giúp người dùng xây dựng tin nhắn để trả lời tự động miễn phí phổ biến toàn thế giới

• Thư viện mẫu cho phép chủ quán tham khảo các mẫu đa dạng áp dụng vào chatbot của mình
• Dễ kết nối với các mạng xã hội khác trên thế giới
• Hỗ trợ 50 ngôn ngữ phổ biến thế giới

4.3. Messnow

Messnow là website được chọn vào chương trình khởi nghiệp toàn cầu từ Facebook

• Giao diện toàn bộ là tiếng VIỆT giúp chủ nhà hàng tại Việt Nam sử dụng dễ dàng.
• Kho mẫu chuyên nghiệp, được cài đặt sẵn
• Hỗ trợ hướng dẫn cài đặt chi tiết nhất
• Có tích hợp với zalo để có thể tạo chatbot trên zalo

4.4. Harafunnel

Được cung cấp bởi Haravan giúp các chủ nhà hàng tương tác được 24/7 với khách hàng 

• Giúp tạo kịch bản và chăm sóc nhiều khách hàng 
• Hỗ trợ hiển thị tiếng Việt cho chủ quán
• Đội ngũ nhân viên hỗ trợ liên tục tận tình cho các chủ quán

4.5. Auto Reply For Messenger

Đây là phần mềm thay chủ quán trả lời tin nhắn Messenger tự động theo như quy tắc chủ quán thiết lập

• 24 chủ đề đa dạng khác nhau, chủ quán có thể đặt nó theo ý muốn
• Hỗ trợ được nhiều Facebook Messenger Như Facebook Messenger, Facebook Messenger Lite, vv…
• Trả lời với khoảng thời gian cụ thể

4.6. Meta Business Suite dùng cho máy tính

Với Meta Business Suite tin trả lời tự động chủ quán có thể quản lý tin nhắn của nhà hàng, quán ăn trên cả Facebook và Instagram

• Tiết kiệm thời gian khi Meta có thể quản lý chung cả Facebook và Instagram
• Luôn cập nhật thông tin
• Theo dõi và đưa ra dữ liệu tình hình kinh doanh của nhà hàng

5. Lời kết

Hiện nay, đối với các chủ nhà hàng quán ăn nay đã có rất nhiều công cụ hỗ trợ để tiện cho việc bán hàng hay chăm sóc khách hàng, với trả lời tin nhắn tự động cũng là một công cụ hữu ích giúp các chủ nhà hàng, quán ăn gia tăng doanh thu, kinh doanh hiệu quả.