Ứng dụng công nghệ trong hoạt động kinh doanh ngành F&B nói chung và các mô hình kinh doanh cafe nói riêng không còn quá xa lạ. Đặc biệt là việc đưa phần mềm quản lý vào trong khâu bán hàng, vận hành để nâng cao trải nghiệm của thực khách cũng như giúp bộ máy tinh gọn, quản lý khoa học, hiệu quả hơn. Trên thị trường hiện tại có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm với những tính năng và các mức giá khác nhau, làm thế nào để có thể lựa chọn được phần mềm quản lý quán cafe phù hợp?

MISA CukCuk đã thực hiện khảo sát và lựa chọn ra được TOP 7 phần mềm quản lý quán cafe – bán cafe được nhiều chủ quán tin dùng nhất. Trong đó, MISA CukCuk sẽ nêu ra những điểm nổi bật, quy mô phù hợp của các phần mềm này và giá thành để bạn lựa chọn được phần mêm quản lý quán cafe tốt nhất.

1. Hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý quán cafe?

Phần mềm quản lý quán cafe là một ứng dụng hỗ trợ chủ quán, quản lý tối ưu quy trình vận hành của mô hình kinh doanh đồ uống trong tất cả hoạt động phục vụ khách hàng, quản lý nguyên vật liệu, nhà cung cấp, thực hiện chiến dịch marketing cũng như báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận… sử dụng được trên nhiều thiết bị. 

Phần mềm tính tiền quán cafe tích hợp trên các thiết bị phần cứng như máy pos mini, máy in hóa đơn, két tiền… nhằm rút gọn quy trình phục vụ, hạn chế gian lận, tiết kiệm được thời gian quản lý, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng và mang lại doanh thu tốt hơn cho quán. Cụ thể:

• Với hoạt động bán hàng: phần mềm hỗ trợ gọi đồ uống, cá nhân hóa theo sở thích (định lượng đường đá, thêm topping), tính tiền, in hóa đơn, tem nhãn, giao hàng
• Với hoạt động quản lý: cập nhật doanh thu theo ca, theo mặt hàng, nhân viên – quản lý kho, nguyên vật liệu – quản lý, chăm sóc khách hàng.

2. Các loại phần mềm quản lý quán cafe phổ biến hiện nay

Có rất nhiều tiêu chí để chia nhóm các loại phần mềm trên thị trường hiện nay như:

• Tiêu chí về công nghệ: về nền tảng công nghệ sử dụng, ưu nhược điểm của các phần mềm áp dụng công nghệ này
• Tiêu chí về chi phí đầu tư: về ngân sách chủ quán cần bỏ ra và ưu nhược điểm của từng loại phần mềm tương ứng

Trong nội dung bài viết, MISA CukCuk tập trung vào nhóm tiêu chí về chi phí của các phần mềm đảm bảo đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao trên thị trường để bạn dễ dàng theo dõi:

	Phần mềm miễn phí	Phần mềm trả phí
Ưu điểm	Miễn phí  Chủ động sử dụng, không cần đăng ký tài khoản hoặc phải ký hợp đồng với nhà cung cấp nào cả Phù hợp với quán quy mô nhỏ	Tính năng đa dạng và có định hướng phát triển theo nhu cầu của khách hàng Hỗ trợ khách hàng tốt Đảm bảo an toàn dữ liệu và bảo mật thông tin Dễ dàng tích hợp với các thiết bị hoặc giải pháp phần mềm khác
Nhược điểm	Hạn chế tính năng Hỗ trợ kém  Không đảm bảo bảo mật thông tin	Tốn một khoản ngân sách đầu tư

Với mô hình kinh doanh vừa, nhỏ, chưa có quá nhiều nhân sự tham gia vào khâu bán hàng, quản lý hoặc chủ quán vẫn đang mong muốn tự mình quản lý, đồng thời ngân sách đầu tư chưa thực sự dư thì việc áp dụng các phần mềm quản lý quán cafe miễn phí hoàn toàn khả thi.

Trong trường hợp, quán cafe của bạn cần mở rộng quy mô hoặc có thêm nhân sự tiếp nhận bán hàng theo các ca, việc thao tác trên phần mềm quản lý quán cafe miễn phí có thể tồn tại những lỗ hổng quản lý. Nhân viên lợi dụng điều này để sửa xóa hóa đơn và bỏ túi phần chênh lệch, gây thất thoát cho quán.

Đó cũng là điểm tương đối bất lợi với các phần mềm quản lý miễn phí. Bạn hoàn toàn có thể cân nhắc các đơn vị cung cấp phần mềm có đầy đủ chức năng nhưng có chi phí và giá thành tương đối phải chăng.

Đăng ký nhận tư vấn 1:1 lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng quán cafe tốt nhất tại đây: 

3. Ứng dụng phần mềm quản lý quán cafe vào từng mô hình quán cafe cụ thể

Mô hình	Đặc điểm
	Mô hình Counter Khách hàng đặt món, thanh toán tại quầy, nhận thẻ rung, và chờ đồ uống sẵn sàng. Sau đó đến khu nhận đồ trả thẻ rung và nhận về đồ uống (thường đựng trong cốc nhựa hay cốc giấy). Thương hiệu nổi tiếng nhất áp dụng mô hình Counter: Highlands Coffee. => Thiết lập máy POS tại quầy thu ngân, đặt cạnh quầy pha chế. Khách hàng đến gọi món, nhận thẻ rung
	Mô hình Phục Vụ Nhanh (Quick Service)  Mô hình này khá tương đồng với Counter. Điểm khác biệt là không có thẻ rung. Khách hàng đặt món, thanh toán tại quầy, sau đó nhận số bàn chờ. Nhân viên phục vụ mang đồ uống đến cho khách, thu lại số chờ. Trong quá trình khách sử dụng đồ uống, nhân viên phục vụ có thể tiếp nước và hỗ trợ khách các thông tin cơ bản như: cung cấp pass wifi, chỉ đường WC.. Thương hiệu nổi tiếng nhất áp dụng mô hình Phục Vụ Nhanh này: The Coffee House. => Thiết lập máy POS tại quầy thu ngân, khách hàng cầm theo thẻ bàn. Nhân viên pha chế xong phục vụ cho khách hàng theo đúng thẻ chờ
	Mô hình Phục Vụ Tại Bàn (Full Service)  Trong mô hình này, khách hàng đặt món, thưởng thức đồ uống xong rồi gọi người thanh toán. Đây là mô hình chú trọng sự giao tiếp và tư vấn của nhân viên phục vụ với khách hàng. Thường được sử dụng trong các mô hình F&B lịch sự, trang trọng, giá thành đắt. Tuy nhiên do đặc thù sở thích phục vụ của từng vùng miền (khách hàng không thích thanh toán trước), một số quy mô cửa hàng đại trà cũng áp dụng mô hình này. => Thu ngân có thể sử dụng điện thoại, máy tính bảnh để gọi món có thể thao tác chọn món và nhấn chuyển bar pha chế được luôn
	Mô hình biến thể của Phục Vụ Tại Bàn Không phải mô hình Full Service nào, khách hàng cũng thưởng thức xong rồi mới thanh toán. Một số mô hình Phục Vụ Tại Bàn đông khách, yêu cầu khách thanh toán ngay sau khi nhân viên phục vụ bàn giao đồ uống cho khách hàng. Điều này giúp làm giảm rủi ro quên không yêu cầu khách thanh toán khi đông khách. Thương hiệu nổi tiếng nhất áp dụng mô hình này chính là Kafa Coffe. => Ưu tiên sử dụng các thiết bị gọi món, tính tiền in bill trên cùng một thiết bị để khách hàng có thể nhận phiếu tính tiền và thanh toán tại chỗ ngồi của mình

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý quán cafe dễ dùng, thao tác đơn giản và PHÙ HỢP VỚI MỌI MÔ HÌNH, tìm hiểu ngay phần phềm quản lý quán cafe MISA CukCuk:

4. Các yếu tố bổ trợ khi chọn lựa phần mềm quản lý, bán hàng quán cafe 

Khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng cho quán cafe, bạn nên xem xét một số tiêu chí để đảm bảo rằng phần mềm sẽ phù hợp với nhu cầu cụ thể. Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng nên xem xét: 

4.1. Dịch vụ hỗ trợ khách hàng

Cần lựa chọn nhà cung cấp phần mềm quán cà phê có dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, luôn sẵn sàng giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng khi cần. Ngoài ra, có sẵn tài liệu hướng dẫn và hỗ trợ online để giúp bạn làm quen với phần mềm.  

4.2. Tích hợp và kết nối

• Đa dạng hình thức thanh toán: kết nối các cổng thanh toán như ví điện tử, thẻ ATM, thẻ VISA…
• Kết nối các đối tác giao hàng như GrabFood hoặc đơn vị vận chuyển AhaMove. 
• Các phần mềm hỗ trợ như liên thông dữ liệu với phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử

4.3. Giao diện và trải nghiệm người dùng

Phần mềm nên có giao diện thân thiện, tích hợp được trên nhiều thiết bị và dễ sử dụng để nhân viên có thể thao tác một cách nhanh chóng. Có ứng dụng quản lý trên điện thoại di động để bạn tiện quản lý từ xa.  

4.4. Bảo mật và độ tin cậy

Đảm bảo rằng phần mềm có các biện pháp bảo mật dữ liệu đáng tin cậy để bảo vệ thông tin khách hàng và doanh nghiệp của bạn. Một số tiêu chuẩn an ninh thông tin như ISO 27000, CSA STAR. 

4.5. Chi phí

Như MISA CukCuk đã phân tích ở phần 1.2, bạn xác định gói giá phần mềm và xem xét liệu nó có phù hợp với ngân sách của mình không. Phần lớn phần mềm quản lý cafe trả phí hiện nay trên thị trường đều có bản dùng thử với đầy đủ tính năng. Bạn nên đăng ký dùng thử trải nghiệm trước khi đưa ra quyết định mua phần mềm. 

4.6. Tham khảo đánh giá từ người dùng khác

Nên tìm hiểu về đánh giá và phản hồi từ người dùng khác về phần mềm mà bạn đang xem xét. Trên Facebook có nhiều cộng đồng chủ quán F&B để học hỏi, trao đổi kinh nghiệm như Hội chủ quán cafe, nhà hàng, quán ăn hoặc Group Zalo Chia sẻ kinh nghiệm F&B. 

*Lưu ý: Mỗi quán cafe có mô hình kinh doanh với những nhu cầu quản lý và ngân sách khác nhau. Do đó, tiêu chí lựa chọn phần mềm cần linh hoạt dựa trên yêu cầu cụ thể của bạn. 

5. Review Top 7 phần mềm quản lý quán cà phê được nhiều chủ quán tin tưởng sử dụng nhất

5.1. Phần mềm quản lý quán cafe MISA CukCuk 

Phần mềm quản lý quán cà phê MISA CukCuk được phát triển bởi Công ty cổ phần MISA đảm bảo xử lý tất cả các nghiệp vụ phổ biến mà chủ quán cà phê cần có. Không chỉ có vậy, MISA CukCuk còn đáp ứng các nghiệp vụ nâng cao xuất hiện ở các mô hình kinh doanh cafe có quy mô lớn và quy trình vận hành phức tạp.

Dưới đây là các nghiệp vụ nâng cao có tại MISA CukCuk:

• Tự động lập sổ sách, ghi chép & báo cáo doanh thu bán hàng theo thời gian, theo mặt hàng, theo khu vực… Bạn có thể xem báo cáo bất kỳ lúc nào ở bất cứ nơi đâu, giúp tiết kiệm thời gian, tránh được những sai sót, nhầm lẫn nhất định. 

• Quản lý tồn kho, định lượng nguyên vật liệu hạn chế thất thoát
• Quản lý chặt chẽ mọi giao dịch thu chi tiền mặt, tiền gửi, giúp chủ quán cafe luôn chủ động nguồn tài chính cho hoạt động kinh doanh
• Hệ thống báo cáo chi tiết từ tổng số khách, doanh thu ước tính, lãi lỗ, số lượng bàn trống, số lượng bàn đã có khách ngồi
• Kết nối với phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền
• Đồng bộ các chương trình marketing chăm sóc khách hàng quán cafe

Tạo tài khoản dùng thử miễn phí phần mềm quản lý quán cafe tự động hóa quy trình bán hàng, hạn chế gian lận và thất thoát.

TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUÁN CAFE MISA CUKCUK:  

5.2. Phần mềm Loyverse POS  

Phần mềm quản lý quán cafe Loyverse POS là một sản phẩm của Công ty Loyverse có trụ trở tại Hoa Kỳ. Theo nhà cung cấp, phần mềm này được sử dụng và phổ biến trên 170 quốc gia trên toàn thế giới, trong đó có Việt Nam. 

Loyverse POS là một ứng dụng điểm bán hàng và quản lý được thiết kế để hỗ trợ các quán cafe nhỏ và vừa trong việc quản lý tính tiền, quản lý kho NVL, chăm sóc khách hàng. Phần mềm có giao diện dễ sử dụng và tích hợp nhiều tính năng quan trọng như:  

• Bán hàng thông minh trên điện thoại hoặc tablet
• Kết nối với nhiều thiết bị ngoại vi như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, két đựng tiền,…
• Quản lý nhiều chi nhánh trong chuỗi cafe chỉ với một tài khoản đăng nhập
• Theo dõi lượng hàng tồn kho theo thời gian thực, nhận thông báo khi lượng hàng tồn kho thấp
• Phân quyền quản lý nhân viên theo vị trí 

Tuy nhiên, Loyverse POS được phát triển bởi nhà cung cấp nước ngoài nên không hỗ trợ phương thức thanh toán thông qua các ví điện tử phổ biến tại Việt Nam như MoMo, VNPay, ZaloPay,…  

>Dùng thử MIỄN PHÍ MISA CukCuk để so sánh các tính năng với Loyverse POS<

5.3. Phần mềm quản lý iPOS

Phần mềm quản lý cafe iPOS được phát triển bởi iPOS.vn – đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ chuyên biệt cho ngành F&B. 

iPOS là giải pháp đáp ứng được mọi nhu cầu quản lý từ cửa hàng cafe nhỏ, vỉa hè cho đến chuỗi lớn nhiều chi nhánh trên phương diện bán hàng và quản lý, nâng cao hiệu quả kinh doanh và trải nghiệm khách hàng. 

Về giải pháp, iPOS cung cấp phần mềm quản lý bán hàng là POS PC (phần mềm dạng on-premises cài đặt trên window, mua 1 lần và dùng trọn đời) và FABi (phần mềm dạng cloud cài đặt trên nền tảng android và trả phí theo tháng). 

Một số tính năng nổi bật của iPOS: 

• Ghi nhận order nhanh chóng, chính xác theo thời gian thực 
• Hỗ trợ đa dạng hình thức thanh toán như: Tiền mặt, thẻ ngân hàng, thanh toán QR VNPAY, ví điện tử Momo, ZaloPay,…  
• Tích hợp với giải pháp Menu điện tử iPOS O2O để khách hàng quét mã QR Code tại bàn 
• Hệ thống báo cáo chi tiết 

5.4. Phần mềm quản lý Coffee Lightspeed

Phần mềm quản lý Lightspeed là giải pháp điểm bán hàng (POS)  dựa trên nền tảng đám mây phù hợp với mọi quy mô quán cafe từ nhỏ, vừa, lớn đến chuỗi.

Với nền tảng POS và Payment, Lightspeed giúp bạn quản lý quán cà phê từ mọi nơi. Cho dù bạn có một địa điểm hay chuỗi nhiều địa điểm thì điều cần thiết là một hệ thống để vận hành tất cả.  

Những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý quán cafe Lightspeed: 

• Tính tiền, in hóa đơn nhanh chóng
• Tăng cường giữ chân khách hàng bằng chương trình chăm sóc khách hàng thân thiết 
• Truy cập một loạt các tích hợp và các tiện ích bổ sung để tối đa hóa thu nhập kinh doanh dễ dàng 
• Hệ thống báo cáo tồn kho nguyên vật liệu và báo cáo kinh doanh chi tiết cho quán cafe
• Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý bán hàng cho chuỗi cafe 

5.5. Phần mềm quản lý Sapo FnB

Sapo FnB là phần mềm được phát hành bởi Công ty cổ phần công nghệ Sapo, thiết kế phù hợp với quy mô quán cafe từ nhỏ, vừa, lớn đến chuỗi. Phần mềm cài đặt được tên nhiều thiết bị như PC, thiết bị di động, máy tính bảng, máy POS bán hàng,…

Một số tính năng nổi bật của Sapo FnB: 

• Thông tin order được đồng bộ nhanh chóng trên các thiết bị của quán 
• Tính tiền, in hóa đơn chuyên nghiệp 
• Hỗ trợ kết nối và quản lý đơn hàng trên GrabFood 
• Định lượng nguyên vật liệu pha chế và tự động trừ tồn kho khi đồ uống hoàn thành

5.6. Phần mềm Toast Software 

Toast POS là phần mềm quản lý tính tiền quán cà phê được phát hành bởi công ty Toast, Inc. (Mỹ) ra mắt thị trường vào năm 2013. Trụ sở chính tại Boston và có hơn 1400 văn phòng tại Hoa Kỳ, Dublin, Ireland. Toast POS hỗ trợ cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên quán cà phê (ghi, nhận order, thanh toán, in bill…) và trải nghiệm của khách hàng. 

Tuy nhiên, phần mềm quản lý doanh thu này chỉ khả dụng cho các doanh nghiệp, nhà hàng, quán ăn ở Mỹ.

Nếu bạn muốn dùng thử phần mềm quản lý quán cafe Make in Việt Nam đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý bán hàng, phục vụ đúng thói quen tiêu dùng của người Việt và đặc biệt kết nối với phần mềm kế toán, xuất hóa đơn điện tử thì TRẢI NGHIỆM NGAY MISA CUKCUK. 

5.7. Phần mềm DanTriSoft

Được thành lập từ năm 2015, DanTriSoft trải qua nhiều năm phát triển, đến nay đã trở thành giải pháp quản lý vĩnh viễn được nhiều quán cà phê đăng ký và sử dụng.

DanTriSoft với đầy đủ các tính năng quản lý cho quán cafe như order tính tiền, in bill thanh toán, báo cáo doanh thu, quản lý kho hàng nhập – xuất – tồn – tính định lượng/định mức hàng hóa, quản lý tiền thu chi hàng ngày, quản lý thông tin khách hàng thẻ VIP tích điểm, báo cáo lãi lỗ kinh doanh…