1.3. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng

Dựa trên những tính năng, nghiệp vụ cơ bản của phần mềm nhà hàng và theo nhu cầu từ người quản lý, người trực tiếp sử dụng phần mềm thì cần chú ý đến những tiêu chí sau:

Giao diện thân thiện, dễ dùng

Một phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng sẽ là điểm cộng đầu tiên trong việc tìm hiểu, nghiên cứu lựa chọn phần mềm. Vì vậy, phần mềm tính tiền quản lý nhà hàng cần được thiết kế sao cho các thao tác đơn giản, dễ dùng. Các nghiệp vụ, tính năng cần được sắp xếp logic, phù hợp với quy trình bán hàng và quản lý.

Một phần mềm có sự linh hoạt, có thể dễ dàng theo dõi tình hình hoạt động và dễ dàng điều chỉnh để phù  hợp hơn với quy trình vận hành của nhà hàng.

Tính tương thích và sử dụng được trên nhiều thiết bị khác nhau

Ngày nay, việc có thể sử dụng các thiết bị điện tử để theo dõi, quản lý và bán hàng là lựa chọn rất khó để bỏ qua khi lựa chọn phần mềm. Một phần mềm quản lý có thể tương thích và chạy trên các thiết bị và hệ điều hành khác nhau mà không bị ảnh hưởng đến hiển thị, hiệu suất luôn là điểm cộng thứ hai trong việc lựa chọn.

Phần mềm đáp ứng tiêu chí này giúp nhân viên dễ dàng sử dụng điện thoại/máy tính để order, đặt bàn và gửi bill order đến các bộ phận liên quan nhanh chóng mà không cần di chuyển nhiều. Chủ nhà hàng, quản lý sẽ dễ dàng hơn trong việc theo dõi tình hình hoạt động, báo cáo thu chi của cửa hàng mọi lúc mọi nơi, mọi thiết bị mà không bắt buộc phải đến tận nhà hàng.

Đặc biệt, phần mềm có thể cài đặt được trên nhiều thiết bị (PC,tablet, mobi, POS mini…) và hệ điều hành (IOS, Android) tận dụng được những thiết bị sẵn có, tiết kiệm chi phí đầu tư. 

Hệ thống quản lý đầy đủ và toàn diện

Lựa chọn phần mềm tính tiền quản lý nhà hàng cần đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ: quản lý, bán hàng và chăm sóc khách hàng. Hệ thống báo cáo càng trực quan, càng chi tiết càng giúp anh/chị giám sát chính xác tình hình kinh doanh nhà hàng. 

Dưới đây là những báo cáo cơ bản mà 1 phần mềm nhà hàng cần có: 

• Báo cáo tổng quan tình hình kinh doanh 
• Báo cáo lãi lỗ (doanh thu, chi phí, lợi nhuận)
• Báo cáo tổng hợp xuất – nhập – tồn kho nhà hàng
• Báo cáo công nợ 
• Báo cáo quỹ tiền nhà hàng

Xem thêm: 5 loại báo cáo kinh doanh nhà hàng gia tăng doanh thu

Sẵn sàng hỗ trợ khi khi cần

Hỗ trợ trước, trong và sau khi bán hàng cũng là điều cần phải quan tâm khi lựa chọn phần mềm nhà hàng. Bởi trong quá trình sử dụng phần mềm việc xảy ra các sự cố phát sinh bất ngờ là điều không thể tránh cần liên hệ với đơn vị cung cấp phần mềm để xử lý thắc mắc và các lỗi phát sinh. 

II. Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng tốt nhất hiện nay

2.1. Toast Software – Phần mềm cho nhà hàng

Toast POS là phần mềm quản lý doanh thu nhà hàng, quán bar, quán cà phê – được phát hành bởi công ty Toast, Inc. (Mỹ) ra mắt thị trường vào năm 2013. Trụ sở chính tại Boston và có hơn 1400 văn phòng tại Hoa Kỳ, Dublin, Ireland. Toast POS hỗ trợ cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên (ghi, nhận order, thanh toán, in bill…) và trải nghiệm của khách hàng. 

Phần mềm Toast POS có một số tính năng nổi bật như tùy chỉnh giá món trong thực đơn và hoạt động ổn định ngay cả không kết nối mạng. Chủ quán có thể tách hóa đơn khi tính tiền, in bill cho khách hàng. Tuy nhiên, phần mềm quản lý doanh thu này chỉ khả dụng cho các doanh nghiệp, nhà hàng, quán ăn ở Mỹ. 

2.2. Phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk

Phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk được phát triển bởi Công ty Cổ phần MISA – đơn vị với 30 năm kinh nghiệm sản xuất và thi công phần mềm Make in Viet Nam. Được thiết kế dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại, MISA CukCuk đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ vận hành bán hàng nhà hàng quy mô nhỏ, vừa, lớn hoặc chuỗi nhà hàng.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý tính tiền nhà hàng MISA CukCuk:

• Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ bán hàng từ ghi order, đặt bàn đặt chỗ đến thực hiện thanh toán, xuất hóa đơn điện tử ngay trên thiết bị.
• Quản lý thực đơn linh hoạt dễ dàng thiết lập nguyên vật liệu, giá bán theo giờ/theo mùa.
• Quản lý kho nguyên vật liệu chặt chẽ rõ ràng, dễ dàng nắm bắt tình hình nguyên vật liệu thiết và tồn dư tại kho.
• Thu thập thông tin, phân loại và quản lý khách hàng để tạo các chương trình khuyến mãi, ưu đãi phù hợp với từng nhóm.
• Chủ động theo dõi công nợ, thu chi của nhà hàng hạn chế thất thoát. 
• Quản lý và phân quyền nhân viên theo vị trí, quản lý hoạt động thu mua NVL, doanh thu và báo cáo thống kê chi tiết.
• Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ riêng biệt cho từng vị trí nhân viên trong quán, từ quản lý, nhân viên phục vụ, bếp, thu ngân… Mỗi vị trí sẽ có app quản lý hoặc bán hàng để tối ưu công việc, nâng cao hiệu quả kinh doanh và tránh thất thoát.
• Quản lý chuỗi nhà hàng đơn giản hơn với các tính năng có thể tùy chỉnh cho từng nhà hàng hoặc áp dụng toàn chuỗi.
• Kết nối với hệ sinh thái MISA: hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán tiện lợi cho những nhà hàng đăng ký doanh nghiệp. Đây cũng chính là ưu thế của MISA CukCuk so với một số phần mềm trên thị trường khi hỗ trợ báo cáo thuế và xuất hóa đơn điện tử, giúp cho việc quản lý tài chính và kế toán của nhà hàng trở nên đơn giản hơn.
• Tích hợp được trên nhiều thiết bị giúp người dùng dễ dàng quản lý hoạt động kinh doanh nhà hàng mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi không có mặt tại nhà hàng. 

2.3. Phần mềm iPOS

iPOS được phát triển bởi Công ty Cổ phần công nghệ iPOS – đơn vị sản xuất và kinh doanh các giải pháp phần mềm, phần cứng trong lĩnh vực quản lý nhà hàng. iPOS hỗ trợ quản lý, điều hành và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh nhà hàng. 

IPOS có những tính năng nổi bật như: 

• Quản lý kho hiệu quả không sợ sai sót, thiếu hụt nguyên liệu
• Chủ nhà hàng dễ dàng quản lý nhà hàng từ xa qua các thiết bị điện tử
• Giải pháp bán hàng iPOS hỗ trợ khách hàng order nhanh trên tablet
• Quản lý đơn hàng từ GrabFood, hệ thống báo cáo tổng quan và chi tiết

2.4. Phần mềm Lightspeed Restaurant 

Phần mềm quản lý Lightspeed Restaurant là giải pháp điểm bán hàng (POS)  dựa trên nền tảng đám mây phù hợp với mọi quy mô nhà hàng, từ nhỏ, vừa, lớn đến chuỗi. Tính đến thời điểm hiện tại, Lightspeed phục vụ hơn 12.000 địa điểm nhà hàng trên khắp nước Úc và New Zealand.

Với nền tảng POS và Payment, anh/chị dễ dàng điều hành kinh doanh ở bất cứ đầu, tiết kiệm hàng giờ cho các công việc hàng ngày như đối chiếu hàng tồn kho cuối ngày, thanh toán nhanh chóng hơn, tăng doanh số bán hàng nhờ tích hợp sẵn các ứng dụng giao – đặt hàng. 

Một số tính năng nổi bật của Lightspeed Restaurant: 

• Đặt hàng và thanh toán nhanh, tách hóa đơn, tự động tính phụ phí, quản lý các tab đang mở, quản lý bàn 
• Quản lý kho nguyên vật liệu dễ dàng, theo dõi giá vốn bán hàng, quản lý công thức nấu ăn
• Bán hàng theo thời gian thực, quản lý tất cả các vị trí nhân sự trên một hệ thống 

2.5. Phần mềm quản lý POS365

Pos365 là sản phẩm nổi bật của công ty cổ phần phần mềm 365 (365 Software JSC), được biết đến trên thị trường là phần mềm hỗ trợ quản lý bán hàng trên nền tảng điện toán đám mây. 

Phần mềm POS365 có một số tính năng nổi bật như: 

• Giao diện màn hình dễ nhìn, hiển thị cả hình ảnh và tên món.
• Giao diện hiển thị danh sách bàn đang sử dụng, bàn trống.
• Hỗ trợ thu ngân tính tiền nhanh chóng.
• Quản lý kho nhà hàng giúp tránh thất thoát nguyên vật liệu.
• Quản lý thu chi, công nợ nhà hàng
• Các báo cáo, hóa đơn, thu chi hàng hàng

III. Những điều cần biết về phần mềm quản lý nhà hàng

3.1. Phần mềm quản lý nhà hàng có những loại nào?

Ngày nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm nhà hàng từ các đơn vị cung cấp phần mềm khác nhau, nhưng cơ bản có thể phân loại phần mềm quản lý tính tiền nhà hàng như sau. 

Phân loại theo công nghệ

Phân loại theo chi phí

Phần mềm nhà hàng thường được phân chia thành phần mềm miễn phí và phần mềm trả phí. Trong đó, hầu hết các phần mềm quản lý tính tiền nhà hàng miễn phí thường dưới dạng dùng thử hoặc chỉ đáp ứng một số nghiệp vụ cơ bản, không có tính ổn định trong quá trình sử dụng, các tính năng ít khi được cập nhật hoặc không cập nhật tính năng mới, dễ phát sinh vấn đề trong quá trình sử dụng.

Ngược lại, thì các phần mềm quản lý tính tiền nhà hàng trả phí sẽ linh động hơn trong quá trình sử dụng, các tính năng được mở rộng và update thường xuyên, đội ngũ hỗ trợ liên tục đảm bảo tính ổn định, bảo mật dữ liệu cho người dùng. Ngoài ra phần mềm trả phí thường có thể sử dụng trên mọi thiết bị, mọi nền tảng khác nhau giúp quản lý nhà hàng dễ dàng và hiệu quả hơn. 

Ngoài ra, còn có thể phân loại các phần mềm quản lý tính tiền nhà hàng theo nguồn gốc xuất xứ như phần mềm trong nước và phần mềm quốc tế. 

Lựa chọn phần mềm quản lý tính tiền nhà hàng chuyên nghiệp với chi phí hợp lý, phù hợp với mô hình kinh doanh sẽ giúp vận hành nhà hàng hiệu quả hơn.

3.2. Nên dùng phần mềm miễn phí hay trả phí?

Phần mềm nhà hàng miễn phí là sự lựa chọn của nhiều anh/chị chủ nhà hàng mới kinh doanh muốn tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, giải pháp này cũng tồn tại nhiều rủi ro nên anh/chị cần cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn.

Lựa chọn phần mềm quản lý tính tiền nhà hàng chuyên nghiệp với chi phí hợp lý, phù hợp với mô hình kinh doanh cùng đội ngũ chuyên viên nhiệt tình sẽ giúp vận hành nhà hàng hiệu quả hơn.

MISA CukCuk là phần mềm quản lý nhà hàng dựa trên nền tảng điện toán đám mây, dữ liệu được lưu trữ trên Cloud đảm bảo tính bảo mật thông tin. Về chi phí, MISA CukCuk áp dụng cách tính phí thuê bao (trả tiền theo tháng) để đảm bảo khách hàng luôn được hỗ trợ tốt nhất thì mới gia hạn và sử dụng lâu dài.

Nếu nhà hàng của anh/chị mới đi vào hoạt động, có thể đăng ký tạo tài khoản trải nghiệm miễn phí MISA CukCuk full tính năng tại đây:

3.3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm nhà hàng

Việc sử dụng phần mềm vào quản lý kinh doanh nhà hàng mang lại nhiều lợi ích cho người quản lý, chủ quán nhà hàng nói chung và nhân viên, khách hàng nói riêng, cụ thể:  

IV. Cài đặt phần mềm quản lý bán hàng trên những thiết bị nào? 

Phần mềm nhà hàng sẽ được cài đặt trên những thiết bị phần cứng hỗ trợ quản lý – bán hàng nhanh chóng, chuyên nghiệp hơn. Tùy theo mô hình kinh doanh và nhu cầu quản lý, anh/chị chủ nhà hàng có thể lựa chọn những thiết bị bán hàng phù hợp. 

Tham khảo một số thiết bị cần có cho nhà hàng dưới đây:

• Máy tính PC hoặc laptop: Có thể là máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay hệ điều hành Windows, macOS. Phần mềm quản lý tính tiền nhà hàng thường có những phiên bản riêng cho từng hệ điều hành
• Máy tính bảng tablet: Tính di động cao nên thường được sử dụng để thay thế máy tính cố định
• Máy POS bán hàng tích hợp các loại thiết bị bán hàng như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, thiết bị ghi nhận order, máy tính tiền quán trà sữa, cafe,…
• Máy POS mini cầm tay, tiện di chuyển cho nhân viên nhận order, in phiếu tạm tính cho khách hàng
• Màn hình hiển thị khu vực bếp
• Máy in hóa đơn hay máy in bill chuyên nghiệp. Không cần ghi hóa đơn giấy, hạn chế gian lận
• Ngăn đựng tiền hay khay đựng tiền đựng tiền mua sản phẩm của khách hàng. Khay đựng tiền hỗ trợ phân loại các loại tiền, giảm sai sót khi nhận hoặc trả tiền thừa cho nhân viên

Phần mềm quản lý nhà hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Lựa chọn được phần mềm quản lý tính tiền nhà hàng phù hợp sẽ giúp nhà hàng hoạt động hiệu quả, tăng cường trải nghiệm khách hàng và gia tăng doanh số. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp anh/chị lựa chọn được phần mềm quản lý nhà hàng tốt nhất. Chúc anh/chị kinh doanh thành công!