Kỹ năng và công việc chuyên môn mà quản lý nhà hàng cần phải có

Những năm gần đây, khi ngành F&B Việt Nam khởi sắc với sự tham gia và vươn lên lớn mạnh của hàng loạt ông lớn trên thị trường. Vị trí quản lý nhà hàng được đào tạo trở nên khan hiếm. Những người chủ nhà hàng thường không nắm rõ phạm vi công việc của người quản lý vì thế lẫn lộn vai trò của một vị trí quản lý với một nhân viên nhà hàng thông thường.

Chính vì lý do này, nhân sự quản lý nhà hàng làm tốt thường không được tưởng thưởng xứng đáng dễ dẫn đến nghỉ việc trong khi nhân sự quản lý nhà hàng làm không tốt thì người sử dụng lao động lại không có biện pháp thay đổi, cải thiện tình hình. Trong bài viết này, Blog CukCuk sẽ giải thích chi tiết về vị trí quản lý cửa hàng, các kỹ năng cần có, phạm vi công việc, cơ hội phát triển và bí quyết để người làm chủ và nhân sự quản lý hiểu nhau hơn, đồng hành cùng nhau lâu dài hơn.

quản lý nhà hàng

1. Quản lý nhà hàng là gì?

Quản lý nhà hàng là tổ hợp các hoạt động quản trị bao gồm lên kế hoạch, tổ chức, giám sát và lãnh đạo mọi nhân sự và các hoạt động vận hành trong một nhà hàng. Quản lý nhà hàng là một vị trí đại diện cho người chủ nhà hàng, giải quyết toàn bộ các hạng mục công việc để vận hành nhà hàng.

 

định nghĩa về quản lý nhà hàng

Tuỳ từng quy mô nhà hàng, vị trí quản lý nhà hàng sẽ có phạm vi công việc, kỹ năng và quyền lợi khác nhau. Để có thể tối ưu vai trò quản lý, hạn chế mâu thuẫn thường có trong công việc. Người chủ nhà hàng và nhân sự nhà hàng cần đề ra các quy trình làm việc chuẩn của từng quy mô nhà hàng, khung năng lực của vị trí quản lý đồng thời cách thức đánh giá năng lực nhân sự quản lý nhà hàng một cách hiệu quả.

2. Bản mô tả công việc của vị trí quản lý nhà hàng

Trước tiên để có thể hỗ trợ người quản lý nhà hàng làm tốt công việc của mình, người chủ nhà hàng cần đề ra một bản mô tả công việc. Thông tin này giúp người quản lý nhà hàng trước khi bắt tay vào nhiệm vụ, hiểu hơn về công việc của mình trong một môi trường cụ thể.

bảng mô tả công việc quản lý nhà hàng

Bản mô tả công việc mẫu

Các công việc chính

1. Quản lý vận hành

  • Nắm vững & hướng dẫn quy trình vận hành và nội quy công ty, đảm bảo thực hiện đúng quy trình làm việc tại cửa hàng;
  • Chịu trách nhiệm điều hành cửa hàng, sắp xếp ca làm việc;
  • Tiếp nhận và triển khai các thông tin từ chủ nhà hàng về nội quy nhà hàng, các chính sách ban hành và các chương trình khuyến mãi để quảng bá hình ảnh nhà hàng và tiếp cận tốt với khách hàng tiềm năng của nhà hàng;
  • Giải quyết mọi vấn đề phát sinh tại cửa hàng. Đảm bảo các tiêu chuẩn về dịch vụ, mang đến cho khách hàng trải nghiệm chất lượng phục vụ tương xứng, đúng với quy trình vận hành.

2. Quản lý doanh thu và chi phí

  • Kiểm soát chất lượng đồ ăn/đồ uống phục vụ khách hàng, đảm bảo tính đồng nhất về chất lượng thông qua việc kiểm soát chế biến, kiểm soát quy cách phục vụ.
  • Kiểm soát và theo dõi nguyên vật liệu, trang thiết bị phục vụ tại cửa hàng đảm bảo luôn đủ, không dư thừa, hạn chế tối đa chi phí huỷ nguyên liệu và trang thiết bị phục vụ trong hoạt động vận hành.
  • Chịu trách nhiệm với doanh thu và kiểm soát chi phí của nhà hàng, tạo ra và duy trì sự phát triển lợi nhuận cho nhà hàng. Bám sát các mục tiêu kinh doanh mà nhà hàng đề ra.
  • Thực hiện các báo cáo định kỳ về tình hình kinh doanh của nhà hàng hoặc theo yêu cầu của chủ nhà hàng

3. Quản lý nhân sự

  • Quản lý toàn bộ nhân sự nhà hàng, xây dựng môi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp cho nhân viên mọi vị trí
  • Chịu trách nhiệm hướng dẫn, đào tạo cho nhân viên nhà hàng (các vị trí) về nghiệp vụ chuyên môn;
  • Lắng nghe, quan tâm và hỗ trợ những khó khăn hay thắc mắc của nhân viên hoặc có trách nhiệm báo cáo, đề xuất chủ nhà hàng trong trường hợp các vấn đề của nhân sự nằm ngoài pham vi giải quyết của vị trí quản lý nhà hàng.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

  • Có kinh nghiệm trên 6 tháng ở vị trí Quản lý cửa hàng trong ngành cà phê hoặc nhà hàng, hoặc trên 1 năm kinh nghiệm ở vị trí giám sát hoặc trưởng ca nhà hàng.
  • Có kỹ năng điều hành, quản lý dẫn dắt tốt đội ngũ từ 10 – 20 nhân sự.
  • Có kỹ năng tin học văn phòng.
  • Có kỹ năng làm & đọc báo cáo.
  • Có kỹ năng giao tiếp, thuyết trình.
  • Có khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm dưới cường độ và áp lực cao.

3. Khung năng lực vị trí quản lý nhà hàng

Bản mô tả công việc là một bản khái quát nhiệm vụ của một vị trí quản lý nhân sự nhà hàng. Từ bản mô tả công việc này, người chủ nhà hàng cần phải xây dựng được khung năng lực cho vị trí quản lý nhà hàng.

Khung năng lực được định nghĩa là bảng mô tả tổ hợp các kiến thức, kỹ năng, thái độ và đặc điểm mà một cá nhân cần có để hoàn thành tốt công việc.

 

khung năng lực quản lý nhà hàng

Xây dựng khung năng lực giúp chủ nhà hàng chỉ dẫn một cách chi tiết cho vị trí quản lý cửa hàng để đảm bảo khi nhận việc quản lý cửa hàng biết chi tiết công việc cần triển khai là gì.

Trong trường hợp chủ nhà hàng chưa có nhiều kinh nghiệm trong ngành F&B và khó có thể xây dựng một bản khung năng lực hoàn chỉnh. Chủ nhà hàng có thể yêu cầu quản lý cửa hàng thực hiện công việc này, từ đó đưa ra góp ý để chỉnh sửa và hoàn thiện.

Tìm hiểu thêm về khung năng lực cho mô hình nhà hàng tại đây

3.1 Lợi ích của khung năng lực

Khung năng lực được coi là một cuốn sách hướng dẫn cho tất cả các vị trí từ nhân viên cấp thấp nhất cho đến nhân viên quản lý nắm được nhiệm vụ của mình. Vì thế khung năng lực mang lại các lợi ích:

Đối với hệ thống

Xây dựng hệ thống khung năng lực cho các vị trí trong nhà hàng sẽ giúp từng nhân sự nắm vững được nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của bản thân.
Ngoài ra hệ thống khung lực sẽ giúp mô hình F&B nhanh chóng tìm kiếm nhân sự phù hợp, đào tạo đầy đủ và kiểm tra nhân sự trước khi giao các nhiệm vụ mới hoặc thăng cấp.
Bảng khung năng lực chi tiết sẽ giúp nhân sự hạn chế thấp nhất việc chồng chéo nhiệm vụ. Giúp tối ưu năng lực làm việc của toàn bộ nhà hàng.

Đối với nhân viên

Đối với nhân viên, khung năng lực sẽ giúp toàn thể nhân sự nhìn thấy lộ trình thăng tiến, các kỹ năng cần phải tích luỹ để có thể phát triển bản thân.

3.2 Phân công nhiệm vụ công việc các vị trí quản lý nhà hàng

Trong một nhà hàng, có thể có từ một đến nhiều vị trí quản lý. Ở các quy mô nhà hàng lớn, thường có một vị trí nhà hàng trưởng và các vị trí quản lý ca làm. Vì thế điều quan trọng nhất chính là phân công rõ ràng nhiệm vụ của từng vị trí quản lý để tránh chồng chéo, không rõ ràng nhiệm vụ và quyền hạn của từng nhân sự.

Phân công công việc vận hành của quản lý nhà hàng

Khung năng lực Cửa hàng phó Cửa hàng trưởng
Quản lý nhân sự
Bố trí sắp xếp lịch làm việc
Chấm công – tính lương
Đánh giá kết quả làm việc nhân sự
Giám sát nhân viên tuân thủ nội quy
Khích lệ, tạo động lực
Đảm bảo quyền lợi nhân sự
Tiếp nhận phản ánh nhân sự
Đề xuất tuyển dụng
Phỏng vấn, tiếp nhận & báo cáo
Đào tạo nghiệp vụ
Khen thưởng, kỷ luật
Xử lý thôi việc
Quản lý chất lượng phục vụ
Giám sát hoạt động vận hành
Đảm bảo quy trình chế biến, phục vụ
Đảm bảo vệ sinh, an toàn, thực phẩm
Đề xuất cải tiến quy trình
Tổng kết báo cáo ca
Tổng kết báo cáo tháng
Quản lý cơ sở vật chất
Kiểm soát khấu hao toàn bộ nhà hàng
Kiểm kê, báo cáo đồ dùng từng ca
Ký duyệt mua bổ sung thiết bị
Ký duyệt điều chuyển nguyên vật liệu
Đề xuất mua hàng theo tồn kho
Giải trình tình trạng khấu hao
Lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa

phân công công việc vận hành của quản lý nhà hàng

Phân công công việc báo cáo của quản lý nhà hàng

Khung năng lực Cửa hàng phó Cửa hàng trưởng
Báo cáo doanh số
Báo cáo doanh số ca
Báo cáo doanh số tháng
Báo cáo chi phí nguyên vật liệu ca
Báo cáo chi phí nguyên vật liệu tháng
Báo cáo chi phí lương/thưởng
Báo cáo lợi nhuận tháng
Đề xuất tối ưu chi phí vận hành
Xây dựng kế hoạch hành động tháng

Phân công công việc triển khai Marketing của quản lý nhà hàng

Khung năng lực Cửa hàng phó Cửa hàng trưởng
Triển khai chương trình Marketing
Báo cáo hiệu quả Marketing trong ca
Báo cáo hiệu quả Marketing tháng
Phối hợp xây dựng chiến lược Marketing
Đề xuất cải tiến hoạt động Marketing

Phân công quyền hạn giải quyết sự cố, khiếu nại của quản lý nhà hàng

Khung năng lực Cửa hàng phó Cửa hàng trưởng
Trực tiếp đại diện, giải quyết khiếu nại khách hàng trong ca làm việc
Báo cáo cửa hàng trưởng trong trường hợp khẩn cấp không giải quyết được
Theo dõi, đánh giá & báo cáo tình trạng hài lòng khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ của khách hàng
Xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng hội viên

3.3 Mẫu khung năng lực vị trí quản lý nhà hàng

Để xây dựng khung năng lực cho vị trí quản lý nhà hàng, chủ nhà hàng cần thực hiện theo các bước:

  • Bước 1: Liệt kê các hạng mục công việc trong mô tả
  • Bước 2: Viết định nghĩa về công việc
  • Bước 3: Xây dựng quy trình, hướng dẫn từng bước để hoàn thành công việc
  • Bước 4: Hoàn thiện, bổ sung vào bản mô tả công việc các nội dung còn thiếu
  • Bước 5: Tiếp tục định nghĩa và xây dựng quy trình cho các nội dung công việc còn thiếu

mô tả công việc quản lý nhà hàng

Mô tả công việc Định nghĩa
Lập kế hoạch hành động tháng/năm/quý Từ kế hoạch doanh số, đề xuất kế hoạch hành động theo giai đoạn để đảm bảo kế hoạch đề ra.
Lập kế hoạch hành động tháng sau Từ tình hình doanh số tháng trước, đề xuất kế hoạch hành động để nâng cao năng suất cho các tháng sau.
Quản lý công ca Kiểm tra định mức giờ công theo đề xuất của cửa hàng phó (trưởng ca), phân bổ nhân viên theo định biên chi phí nhân sự cửa hàng.
Kiểm soát khấu hao phần đầu tư thô Kiểm soát mức độ xuống cấp của các phần đầu tư thô trong cửa hàng: tình trạng thấm, dột, hỏng hóc(nếu có) v.v…
Kiểm tra hệ thống dữ liệu Kiểm soát đảm bảo hệ thống dữ liệu: phần mềm bán hàng, Internet hoạt động ổn định
Báo cáo tình hình kinh doanh Báo cáo tình hình kinh doanh cho các cấp quản lý cao hơn (chủ nhà hàng, quản lý vùng, giám đốc vận hành v.v…)
Báo cáo mức độ hiệu quả từ hoạt động Marketing Báo cáo tiến độ triển khai các chương trình Marketing: doanh số mang về từ hoạt động Marketing, các hành động mà Marketing đo lường được (số lượng khách hàng mới, số lượng mua combo, số lượng khách hàng khảo sát v.v…)
Đề xuất tuyển dụng Gửi đề xuất tuyển dụng cho các cấp quản lý cao hơn
Phỏng vấn ứng viên và báo cáo kết quả Trực tiếp phỏng vấn ứng viên và gửi báo cáo kết quả cho các cấp quản lý cao hơn
Quản lý hoạt động đào tạo Đảm bảo nhân sự cửa hàng được đào tạo đúng và đủ theo lộ trình. Chịu trách nhiệm về KPI đào tạo
Duy trì động lực và tinh thần làm việc nhân sự nhà hàng Xây dựng các chương trình team building, đảm bảo động lực và tinh thần làm việc cho nhân sự cấp dưới luôn ở mức cao nhất. Tránh biến động nhân sự, nghỉ việc hàng loạt.

Xây dựng quy trình triển khai cho từng hạng mục mô tả công việc

Lấy ví dụ về hoạt động quản lý công ca được định nghĩa là “Kiểm tra định mức giờ công theo đề xuất của cửa hàng phó (trưởng ca), phân bổ nhân viên theo định biên chi phí nhân sự cửa hàng.”

Như vậy chúng ta có thể hiểu được rằng vị trí quản lý nhà hàng trưởng không phải là người đề xuất số lượng giờ công trong từng ca làm việc hay thực hiện công việc thu thập thông tin và báo cáo về số lượng giờ công của nhân sự. Nhiệm vụ của quản lý nhà hàng chính là kiểm tra số lượng giờ công trong từng ca xem có biến động so với mức trung bình hoặc tăng cao hơn so với định biên chi phí nhân sự hay không.

xây dựng quy trình triển khai nhà hàng

Vì thế khung năng lực cho hạng mục quản lý công ca sẽ bao gồm:

Quản lý công ca (vị trí quản lý cửa hàng)
  • Phê duyệt số lượng nhân sự từng ca: quản lý nhà hàng có nhiệm vụ phê duyệt số lượng nhân sự từng ca từ đề xuất của trưởng ca. Căn cứ theo khung thời gian đông khách và vắng khách của nhà hàng và năng suất làm việc của từng ca.
  • Kiểm tra hoạt động thực tế của nhân sự trong ca: quản lý nhà hàng có nhiệm vụ kiểm tra ngẫu nhiên thái độ và năng suất thực tế của nhân viên trong ca làm. Đánh giá xem vị trí trưởng ca đã tối ưu nhiệm vụ của từng nhân sự hay chưa.
  • Thu thập báo cáo về chi phí lương thưởng từng ca: hàng tháng, quản lý nhà hàng thu thập báo cáo về doanh thu từng ca, chi phí lương thưởng từng ca. Từ đó đánh giá ca làm việc hiệu quả và gia tăng năng suất làm việc cho các ca làm việc chưa hiệu quả.
  • Đề xuất thay đổi ngưỡng định biên chi phí lương/thưởng từng ca: quản lý nhà hàng có nhiệm vụ báo cáo hiệu quả hoạt động theo giai đoạn quý và năm cho các cấp quản lý cao hơn. Từ đó đề xuất thay đổi ngưỡng định biên chi phí lương/thưởng cho phép trong từng ca làm việc.

4. Những kỹ năng một nhân sự quản lý nhà hàng cần phải có

4.1 Khả năng kiểm soát và quản lý áp lực

Tính chất công việc của một Quản lý nhà hàng làm bao hàm tất cả các hoạt động, từ bếp, khu pha chế đến bàn ăn của khách hàng bên cạnh đó là đề ra các chiến lược kinh doanh nhằm định hướng chiến dịch, hoạt động theo mục tiêu. Để khách hàng luôn hài lòng trong mọi khâu phục vụ, khổi lượng đè lên vai người quản lý vô cùng lớn, do đó áp lực công việc là không tránh khỏi.

phần mềm quản lý quán cafe
Luôn căn chỉnh được căng thẳng công việc, mang lại cho khách hàng sự thoải mái khi được phục vụ

Kiểm soát được căng thẳng trước những áp lực có ý nghĩa hết sức quan trọng giúp công việc Quản lý nhà hàng thuận lợi và dễ dàng hơn. Người quản lý cần có một tinh thần thoải mái, một sức khỏe tốt để cống hiến cho công việc, làm hài lòng khách hàng. Khi bạn có tinh thần tốt bạn sẽ luôn tìm ra cách giải quyết công việc một cách khôn ngoan và hiệu quả nhất.

4.2 Kỹ năng giao tiếp

Trong bất cứ công việc nào giao tiếp luôn là kỹ năng quản lý quan trọng, tạo bước thành công lớn, với công việc của một người Quản lý nhà hàng đây là một kỹ năng cực kỳ quan trọng và càng ngày phải nâng cao. Bởi lẽ trong quá trình làm việc giao tiếp với nhân viên để truyền đạt công việc khuyến khích tinh thần làm việc là điêu không thể thiếu. Ngoài ra quản lý nhà hàng còn giao tiếp với khách hàng, giải quyết những khiếu nại do đó cần có khả năng thuyết phục và làm hài lòng khách hàng.

phần mềm quản lý nhà hàng
Một bầu không khí vui vẻ luôn mang lại năng suất làm việc cao

>>> Nhận trọn bộ tài liệu quản lý nhà hàng đầy đủ nhất TẠI ĐÂY <<<

4.3 Kỹ năng quản lý, tổ chức và lãnh đạo

Đây là những kỹ năng cốt lõi nhất cần có ở một người Quản lý nhà hàng, vì công việc chính của bạn là điều phối và sắp xếp các bộ phận để công việc diễn ra trôi chảy và hiệu năng nhất.

Một người quản lý giỏi là người sẽ tận dụng tối đa nguồn lực của nhân viên để tạo ra những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất. Họ sẽ nắm được thế mạnh của từng bộ phận, từng người để có thể giao đúng người đúng việc nhằm nâng cao năng suất công việc, giúp nhà hàng phát triển hơn.

kỹ năng giao tiếp là vô cùng quan trọng đối với vị trí quản lý nhà hàng

Ngoài những kỹ năng quản lý kể trên thì việc nhạy cảm, tinh tế và lắng nghe, không ngừng học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn cũng là những công việc cần phải chú trọng để định hướng phát triển nghề nghiệp trở thành một nhà Quản lý nhà hàng chuyên nghiệp. Dù có chuyện gì xảy ra người quản lý vẫn luôn phải giữ bình tĩnh và lắng nghe mọi việc. Sau đó bằng kỹ năng và kiến thức của mình sẽ đưa ra phương án xử lý khôn ngoan nhằm đảm bảo lợi ích cho nhà hàng và hài lòng tất cả các bên.

Để làm được như vậy thì bạn cần phải có sự trải nghiệm và tiếp xúc trực tiếp với các tình huống tương tự, từ đó sẽ hình thành nên các kỹ năng giúp bạn xử lý tình huống một cách khôn khéo.

Tổng kết

Để có thể vận hành nhà hàng hiệu quả, mỗi cá nhân cần phải nắm vững được nhiệm vụ cụ thể của mình. Vị trí quản lý cửa hàng cũng không nằm ngoài ngoại lệ đó. Chính vì thế, việc xây dựng bộ khung năng lực và kỹ năng trong quá trình làm việc của các nhân sự quản lý cửa hàng là vô cùng quan trọng. Hi vọng rằng, thông qua bài viết này, các bạn chủ nhà hàng có thể xây dựng bộ khung nhân sự nhà hàng tốt hơn, qua đó giúp cho hoạt động vận hành nhà hàng của mình trơn tru và hiệu quả hơn.

Chúc các bạn kinh doanh F&B thành công

Nhận tin mới

Xem thêm bài viết:

4.4/5 - (17 bình chọn)
Chia sẻ bài viết hữu ích này