Mở một nhà hàng đã là thử thách, để nhân rộng thành chuỗi nhiều cơ sở lại là bài toán khó hơn gấp bội. Không ít nhà hàng thành công ở cơ sở đầu tiên nhưng phải chật vật khi mở rộng.
Mong muốn mang đến bài học thực tế nhất cho quý độc giả, chúng tôi tìm đến khách hàng của MISA CukCuk, người đã thành công xây dựng chuỗi nhà hàng mang tên “Quán Nhỏ” để thực hiện Tạp chí Chuyện nghề F&B số 02 với chủ đề: “Từ 1 đến 10 cơ sở – Bí quyết duy trì và mở rộng chuỗi nhà hàng nhậu hàng đầu Hà Nội”.
Tạp chí này ghi lại hành trình của Quản Nhỏ – một thương hiệu nhà hàng đi từ 1 cơ sở nhỏ bé đến chuỗi 10 cơ sở vững mạnh. Qua từng cột mốc, Quản Nhỏ đã gặp không ít thử thách: từ chuẩn hóa vận hành, kiểm soát chất lượng, đến bài toán nhân sự và tối ưu chi phí. Hy vọng bạn sẽ tìm thấy bản thân trong câu chuyện này và có được những bài học quý báu cho bản thân.
Quán Nhỏ – Chuỗi nhà hàng nhậu hàng đầu Hà thành
Quán Nhỏ là chuỗi nhà hàng phục vụ theo mô hình nhậu xuyên đêm. Nếu là “dân chơi” Hà Nội thì có lẽ bạn cũng từng đến Quán Nhỏ một lần, hoặc ít nhất là cũng nghe đến tên của nhà hàng này rồi. Bước vào cơ sở 31 Láng Hạ, chúng tôi cảm nhận được ngay bầu không khí bên trong quán hoàn toàn tách biệt với thế giới bên ngoài, một bầu không khí rất Hồng Kông, rất “chơi” của riêng Quán Nhỏ.
Ngay khi ngỏ ý phỏng vấn chia sẻ kinh nghiệm, chúng tôi nhận được ngay cái gật đầu của anh Đinh Quang Hải – chủ sở hữu thương hiệu Quán Nhỏ chỉ trong một ngày. Dù buổi gặp gỡ không dài, nhưng chúng tôi được anh chia sẻ rất nhiều bài học đáng giá trên hành trình kinh doanh nhà hàng.
MISA CukCuk – giải pháp công nghệ chuyên sâu cho mô hình chuỗi nhà hàng
Ra mắt từ năm 2017, MISA CukCuk là giải pháp quản trị nhà hàng, chuỗi F&B do Công ty Cổ phần MISA phát triển. MISA CukCuk được thiết kế để đáp ứng những nghiệp vụ chuyên nghiệp dành riêng cho ngành F&B. Với hệ thống mạnh mẽ, MISA CukCuk đáp ứng tốt cho những quy mô hình nhà hàng, chuỗi F&B quy mô lớn.
Chuyện nghề F&B là Tạp chí chuyên môn do Viện Đổi mới Doanh nghiệp MISA (MIBI) biên soạn. Ấn phẩm cung cấp nguồn kiến thức chuyên sâu, góc nhìn từ chuyên gia, những bài học thành công dành riêng cho người làm ngành F&B, nhằm xây dựng cộng đồng làm F&B cùng phát triển.
I. Những điều cần lưu ý khi mở nhà hàng
Đi làm với “tinh thần doanh chủ” ngay từ khi mới vào ngành
“Tinh thần doanh chủ” là ngay cả khi là nhân viên, bạn luôn làm việc với tư duy của một người chủ: sẵn sàng hỗ trợ đồng đội để mở rộng hiểu biết, chủ động đón nhận thử thách khó khăn để phát triển năng lực, và luôn tập trung vào mục tiêu lớn.
Có lẽ giống nhiều người khởi nghiệp mở nhà hàng, đội ngũ đi cùng anh Hải từ những ngày đầu đều là những “người có nghề” cả. Anh Hải có kinh nghiệm quản lý nhà hàng, chị Trang có kinh nghiệm kế toán và 3 người đầu bếp đã có kinh nghiệm làm việc nhiều năm. Khởi nghiệp ở ngành F&B này mà yếu nghề thì khó thành công được.
Ngay từ ngày còn làm quản lý ở những nhà hàng trước, anh luôn tâm niệm làm việc với tư duy như chủ quán. Anh luôn nỗ lực làm những thứ tốt cho quán nhất chứ không vụ lợi cá nhân. Vậy nên khi bắt đầu với Quán Nhỏ, anh Hải không gặp nhiều bỡ ngỡ.
Điều kiện cần là đồ ăn ngon. Điều kiện đủ là concept khác biệt
Cơ sở đầu tiên của Quán Nhỏ đúng là nhỏ thật. Anh Hải vẫn duy trì công việc ban ngày là chính, chỉ có thể quản lý quán vào buổi tối. Nhờ đội ngũ đồng sáng lập có 3 đầu bếp nhiều kinh nghiệm, anh luôn tự tin về chất lượng sản phẩm của mình. Quán cũng may mắn được khách hàng yêu thương, không chỉ vì chất lượng đồ ăn mà nhờ phong cách khác hẳn các nhà hàng khác. Concept nhậu đường phố với phong cách Hồng Kông rất hot với giới trẻ, không khí sôi động, nhân viên trẻ trung, thân thiện, khách hàng tới đây không chỉ để ăn mà còn để giải trí.
Xem thêm: Những ý tưởng kinh doanh ngành F&B
Có thể thấy công thức khởi đầu thành công nhà hàng đầu tiên của anh Hải là niềm đam mê, tìm được concept nhà hàng có chất riêng và có được đúng đội ngũ đồng hành giỏi nghề và sẵn sàng đồng hành. Trong phần tiếp theo, cùng team MISA CukCuk tìm hiểu thời điểm thích hợp và những yếu tố quan trọng khi nhà hàng mở thêm cơ sở mới nhé.
II. Những yếu tố quan trọng khi bắt đầu mở rộng quy mô
Mặt bằng là yếu tố sống còn quyết định sự thành công của một cơ sở mới
Anh Hải luôn khẳng định với team MISA CukCuk việc mở rộng Quán Nhỏ tới như một cái duyên và nhờ rất nhiều sự may mắn có khách hàng ủng hộ. Cơ sở đầu tiên ở trong ngõ giúp anh rút ra được nhiều kinh nghiệm trong việc lựa chọn mặt bằng tiếp theo.
Địa chỉ ban đầu nằm sâu trong ngõ của khu tập thể Giảng Võ, khu tập thể có nhiều cụ là cán bộ hưu trí. Ban ngày không thuận tiện kinh doanh bởi những gian hàng chợ cóc làm hẹp lối đi. Ban đêm mà gây ồn ào quá khuya thì ảnh hưởng khu vực xung quanh. Với đặc trưng là nhà hàng nhậu xuyên đêm, thì có khách hàng hô hào, nói lớn, uống say là khó tránh. Nhà hàng không thể yêu cầu khách đang vui phải nói bé lại, nhưng cũng không thể suốt ngày đi xin lỗi hàng xóm được.
Mặt bằng không chỉ cần “đẹp” mà phải đủ cả pháp lý
Có những thời điểm 2 năm không thể tìm được mặt bằng tốt. Lúc gặp khu đất đẹp thì vướng quy hoạch nên không làm được. Lúc gặp chủ đất chưa có kinh nghiệm cho thuê mặt bằng làm quán ăn, họ cũng không nắm rõ các quy định pháp lý, nên bản thân anh cũng gặp nhiều khó khăn.
Việc đất đai không thể nói trước điều gì, nhưng với riêng anh, khi đã có kinh nghiệm lựa chọn mặt bằng rồi, anh đúc kết được những tiêu chí: đầy đủ pháp lý, nguồn gốc đất đai rõ ràng, đảm bảo phòng cháy chữa cháy để không gặp rắc rối trong việc kinh doanh sau này. Đến thời điểm hiện tại, anh Hải chủ trương không chạy theo cuộc đua mở quán mà làm vừa sức mình thôi. Tốc độ mở mới mỗi năm 2-3 quán là vừa.
MISA CukCuk cho rằng yếu tố mặt bằng đóng vai trò quan trọng quyết định thành công của nhà hàng. Mặt bằng không chỉ cần phù hợp với mô hình kinh doanh, nhóm khách hàng mục tiêu mà phải đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Nếu bạn chưa biết chọn mặt bằng thế nào là phù hợp thì thử ngay công cụ chấm điểm mặt bằng do MISA CukCuk xây dựng này nhé!
Xem ngay: Công cụ chấm điểm mặt bằng miễn phí
Khoảng thời gian mới có 2-3 nhà hàng đầu tiên, việc quản lý Quán Nhỏ chưa phải vấn đề quá khó khăn. 3 đầu bếp chính vẫn có thể chia nhau đứng tại từng nhà hàng để nấu ăn, anh Hải vẫn chủ động di chuyển qua lại giữa các cơ sở để quản lý được. Số liệu chưa có nhiều, chưa quá phức tạp và anh hoàn toàn tin tưởng đồng đội của mình nên anh chủ động quản lý qua sổ sách, excel là đã rất tốt rồi.
Bài toán lúc này là giữ chân nhân sự nòng cốt, 5 người đã đi cùng nhau từ đầu, rất lành nghề và đã trao cho nhau rất nhiều sự tin tưởng. Anh Hải cũng khẳng định nhờ bảo toàn được đội ngũ này mà Quán Nhỏ mới có thể tiến xa như bây giờ.
III. Chuẩn hóa quy trình để bứt phá hàng loạt cơ sở mới
Những khó khăn và biến chuyển rõ ràng nhất, định hình mô hình quản lý chuỗi nhà hàng nhậu của anh Hải là khi các cơ sở thứ 4, thứ 5 xuất hiện. Đội ngũ sáng lập không đủ để chia ra đứng tại từng cơ sở, bản thân anh Hải cũng không thể suốt ngày di chuyển qua lại từng điểm bán rải rác trong thành phố. Anh nhận ra mình không còn kiểm soát nhà hàng được chỉ bằng con người nữa. Anh Hải và đội ngũ sáng lập buộc phải nghĩ cách tổ chức lại bộ máy nhân sự, quy trình vận hành kho – bếp và các phương pháp kiểm soát bằng công nghệ như MISA CukCuk.
Có lẽ tố chất vô cùng cần thiết của một người chủ quán là sự tiên phong và khả năng lắng nghe, học hỏi. Anh Hải chủ động học tập các mô hình kinh doanh khác, đặc biệt là các mô hình lớn, do nước ngoài đầu tư, những mô hình chuyên nghiệp như Golden Gate, Gold Sun, KFC, QSR, Chảo Đỏ,… Đồng thời anh luôn sâu sát với tình hình hoạt động của nhà hàng để lắng nghe phản hồi của khách hàng. Sau khi học hỏi nhiều bên và điều chỉnh dần, mô hình quản lý mới này tiếp tục được duy trì và hoàn thiện cho tới khi nhà hàng có tới gần 10 cơ sở như hiện nay.
1. Làm thế nào để tối ưu bộ máy vận hành quy mô chuỗi nhà hàng?
Khi nhận thấy nhu cầu phát triển thương hiệu mạnh mẽ, anh Hải đã lắng nghe lời khuyên, góp ý của mọi người để xây dựng một khối văn phòng riêng. Hiện tại, khối văn phòng này có hơn 40 nhân sự với nhiều bộ phận khác nhau, bao gồm cả bếp tổng, kho tổng, kế toán, marketing, nhân sự,… tập trung tại một nơi.
Dù việc xây dựng khối văn phòng sẽ tốn thêm chi phí như thêm một nhà hàng nữa, mà lại không mang lại lợi nhuận, nhưng anh Hải biết đây là việc không thể không làm. Vì một người lo bằng kho người làm mà.
Từ khi có khối văn phòng, việc vận hành trơn tru, hiệu quả hơn, tinh giản được nhiều vấn đề, giảm các công việc thủ công. Đối với riêng anh là người chủ quán, khi đỡ phải kiểm soát những công việc lặt vặt, thì mới có thể yên tâm tìm hướng phát triển mới cho chuỗi nhà hàng.
Giảm tải các đầu việc thủ công để quy trình làm việc tối ưu, tiết kiệm chi phí nhân sự
Nếu làm theo cách thủ công, mỗi lần làm sổ sách, kế toán phải trích xuất, nhập dữ liệu thủ công từ phần mềm quản lý bán hàng, rồi tính toán bằng các công cụ khác. Chỉ cần làm nhầm 1 con số thôi mà phải nhập liệu lại nhiều lần nên rất phiền phức và mất thời gian. Bên cạnh đó là các loại hóa đơn mà không biết cách xuất và kê khai đúng, sẽ khiến việc giải trình với cơ quan thuế gặp khó khăn.
Quán Nhỏ đã sử dụng phần mềm kế toán MISA và phần mềm xuất hóa đơn điện tử meInvoice trong hệ sinh thái MISA. Nhờ đó, chị Trang – kế toán trưởng của nhà hàng không bị phát sinh nhiều công việc, số lượng nhân sự kế toán không nở ra theo cấp số cộng theo số cơ sở, tiết kiệm chi phí nhân sự. Đây là điểm mạnh của MISA CukCuk, cũng là lợi thế giúp MISA CukCuk có thể đồng hành cùng nhiều nhà hàng trong thời gian dài.
TRẢI NGHIỆM TÍNH NĂNG LIÊN KẾT PHẦN MỀM KẾ TOÁN – HÓA ĐƠN NGAY
2. Làm sao để đảm bảo chất lượng thực phẩm khi nhà hàng có đa dạng nguyên liệu?
Vấn đề anh Hải luôn canh cánh trong lòng khi có nhiều cơ sở chính là vệ sinh an toàn thực phẩm. Đồ ăn không ngon có thể do không hợp khẩu vị, nhưng riêng vấn đề an toàn thì không thể có sai sót, bởi sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới sức khỏe khách hàng.
Không thiếu trường hợp nhà hàng rất tự tin làm sạch sẽ từ khâu nhập, sơ chế, chế biến ra món, nhưng anh được khách phản hồi là đồ ăn chưa được tươi ngon. Anh Hải chia sẻ rằng anh may mắn có tệp khách hàng trẻ, luôn góp ý thẳng thắn cho nhà hàng để anh biết và sửa đổi.
Cái khó nhất của Quán Nhỏ so với các nhà hàng đặc sản khác là nhà hàng phục vụ đa dạng món ăn, từ thịt lợn, gà, bò, tới hải sản, rau củ,… Mỗi loại nguyên liệu lại có một cách bảo quản, một hạn sử dụng khác nhau chứ không thể quản lý giống nhau được. Chính vì vậy, nhà hàng gặp áp lực lớn về việc quản lý nguyên vật liệu.
Kiểm soát danh mục nguyên vật liệu kèm hạn sử dụng trên phần mềm
Nếu chỉ làm thủ công với sổ sách, excel và sức người như cũ thì khối lượng công việc là vô cùng lớn. Vậy nên từ năm 2019, Quán Nhỏ đã sử dụng nghiệp vụ quản lý kho chuyên sâu của MISA CukCuk. Hệ thống này giúp chuỗi nhà hàng:
- Quản lý danh mục nguyên vật liệu trong kho, chia theo loại, mục rõ ràng, để dễ dàng kiểm tồn, tính toán chi phí.
- Hạn chế nguyên vật liệu hết hạn nhờ tính năng cảnh báo hạn sử dụng.
- Chọn nhà cung cấp chất lượng, giá tốt nhờ hệ thống quản lý nhà cung cấp.
- Dễ dàng kiểm tra, lưu trữ chứng từ nhờ hệ thống xuất/nhập kho thông minh.
3. Làm thế nào để chất lượng đồ ăn tất cả nhà hàng đều tươi ngon giống nhau?
Có hai việc trên thế giới này không phải phải cứ áp dụng công thức là ra. Một là làm toán, hai là nấu ăn. Kể cả cùng có công thức giống nhau nhưng tay người làm khác nhau là đồ ăn sẽ ra hương vị khác biệt. Khi có nhiều nhà hàng hơn nghĩa là 3 đầu bếp trong đội ngũ sáng lập ban đầu là không đủ để trực tiếp đứng bếp tại từng cơ sở và kiểm soát hương vị nổi nữa rồi. Nhà hàng phải tuyến mới nhân sự bếp. Nhưng chỉ trong thời gian ngắn, các đồ đệ khó lòng làm ngon như một sư phụ nhiều năm kinh nghiệm, khiến chất lượng món ăn các cơ sở không đồng đều.
Xây dựng mô hình bếp tổng – bếp điểm bán
Sau khi tham khảo những mô hình từ các chuỗi lớn khác, đặc biệt là các chuỗi F&B nước ngoài đã có quy trình hoàn thiện, anh Hải bắt đầu chuyển mô hình bếp ở từng điểm bán sang mô hình một bếp tổng – một kho tổng. Tất cả các loại nguyên vật liệu được nhập vào kho tổng, đồ ăn được sơ chế, chế biến tại bếp tổng.
Các đầu bếp lành nghề nhất cũng tập trung ngay tại bếp tổng, phụ trách những công đoạn quyết định đến chất lượng món ăn như tẩm ướp gia vị, chuẩn bị nguyên liệu, rồi đóng thành từng suất, hút chân không theo đúng định lượng đã được quy định trước. Các suất này sẽ được chuyển về bếp từng điểm bán, gồm đầy đủ nguyên liệu chính là rau, thịt kèm sốt,… Khi có khách gọi món, đầu bếp tại điểm bán chỉ cần dùng set nguyên liệu và nấu theo đúng quy trình là ra món. Món ăn từ khi nhập kho tới bàn ăn đi theo quy trình như sau:
Việc xây dựng quy trình vận hành rõ ràng giữa các bộ phận trong nhà hàng, đặc biệt là tại kho – bếp tổng và kho – bếp điểm bán không chỉ giúp Quán Nhỏ đảm bảo chất lượng nguyên liệu đầu vào, đồng bộ hương vị của đồ ăn trên toàn chuỗi nhà hàng, mà còn giúp chủ nhà hàng dễ dàng kiểm soát thu chi và giảm công sức đào tạo các đầu bếp tại điểm bán.
