Trong bối cảnh kinh doanh F&B cạnh tranh khốc liệt, việc tối ưu hóa quy trình thanh toán là yếu tố then chốt để nâng cao trải nghiệm khách hàng và hiệu suất kinh doanh. Hơn 80% nhà hàng, quán ăn hiện nay đã chuyển sang sử dụng máy in bill để thay thế cho việc ghi hóa đơn bằng tay. Dưới đây là tổng hợp bí quyết giúp bạn chọn mua được máy in hóa đơn bán hàng phù hợp với mô hình kinh doanh của mình.
1. Phân loại máy in bill máy in hóa đơn
Máy in bill (máy in hóa đơn) là thiết bị chuyên dụng để in các thông tin giao dịch, hóa đơn hoặc biên lai sau khi khách hàng thực hiện mua sắm ăn uống. Máy in bill được kết nối trực tiếp với phần mềm quản lý bán hàng để in hóa đơn giúp hoàn tất quá trình giao dịch.
Máy in hóa đơn thường đi kèm với một số phụ kiện như: dây cắm nguồn để cung cấp điện năng cho máy hoạt động, jack USB kết nối máy in với máy tính/máy POS bán hàng, đĩa driver cài đặt (một số máy không cần cài driver), jack cắm kết nối máy in với các thiết bị khác, 1 cuộn giấy in để test máy,…
Lợi ích khi sử dụng máy in hóa đơn:
-
- Giảm sai sót, tạo sự minh bạch: Khi cài đặt phần mềm tính tiền nhà hàng trên máy in hóa đơn, phần mềm sẽ tự động tính tiền. Nhân viên không cần tính toán thủ công mất nhiều thời gian và có thể nhầm lẫn.
- Hạn chế gian lận: Việc đối soát hóa đơn sẽ hạn chế được tình trạng gian lận
- Thể hiện sự chuyên nghiệp, tạo lòng tin cho khách hàng thay vì phải viết tay hóa đơn giấy
- Quảng cáo địa chỉ, hình ảnh nhà hàng: Trên bill, bạn có thể thiết lập những thông tin như tên nhà hàng, địa chỉ, hotline…
- Tiết kiệm thời gian, tăng năng suất lao động của nhân viên thay với các hình thức tính tiền, viết tay hóa đơn truyền thống
1.1. Dựa trên công nghệ in
Có 4 loại máy in hóa đơn phổ biến
| Loại máy | Máy in kim | Máy in nhiệt | Máy in phun mực | Máy in laser |
| Tính năng | Là dòng máy in xuất hiện đầu tiên, chi phí rẻ nhất. Nguyên lý hoạt động dựa trên lực cơ tác động lên các ribblon để tạo ký tự khi in, thường được in với hai màu đen và đỏ | Hoạt động dựa trên nguyên lý in nhiệt nên không cần mực in, chỉ cần sử dụng giấy in nhiệt chuyên dụng | Nguyên lý hoạt động dựa trên đầu mực phun lên giấy | Nguyên lý sử dụng tia laser chiếu lên các trống mực tạo ra dòng ký tự với tĩnh điện được hút lên bề mặt giấy để tạo ra chữ in, ký tự hóa đơn |
| Ưu điểm | Có thể in được trên nhiều loại giấy, độ bền cao, giá mực không quá đắt | Tốc độ in nhanh, chi phí đầu tư tầm trung phù hợp với ngân sách của nhiều nhà hàng, quán ăn | Chất lượng in cao nhất, hóa đơn in sắc nét, không có hiện tượng lem mực hoặc mờ chữ | Chất lượng in đẹp, bền màu |
| Nhược điểm | Tốc độ in chậm, phát ra tiếng ồn và hiện nay ít được sử dụng tại nhà hàng, quán ăn…. | Giá thành cao, tốc độ in chậm. Không phù hợp sử dụng tại những địa điểm cần in nhanh như nhà hàng, quán ăn, quán cafe… | Tốc độ in chậm và tốn kém chi phí |
1.2. Dựa trên phương thức kết nối
Các loại máy in dựa trên hình thức kết nối
| Máy in hóa đơn Bluetooth không dây | Máy in hóa đơn USB | Máy in hóa đơn cổng LAN | Máy in hóa đơn Wifi |
| Kết nối thông qua bluetooth, không cần kết nối dây nên có tính di động. Bạn có thể in hóa đơn mọi lúc mọi nơi | Máy in hóa đơn sử dụng dây USB để kết nối với máy tính/máy POS bán hàng để in hóa đơn trực tiếp. Máy này thường được đặt cố định tại quầy thu ngân | Máy in sử dụng dây kết nối, 1 đầu cắm vào máy in và 1 đầu cắm vào cổng LAN của modem wifi.
Điều kiện sử dụng, các thiết bị kết nối máy in như máy tính/máy POS bán hàng phải sử dụng chung một mạng internet với modem kết nối máy in hóa đơn |
Máy in hóa đơn lấy IP thông qua wifi phát từ modem. Chỉ cần điện thoại/máy tính/máy POS kết nối chung wifi với máy in là có thể in hóa đơn bình thường. |
1.3. Dựa trên mục đích sử dụng
- Máy in bill quán cafe, nhà hàng: Sử dụng để in hóa đơn thanh toán cho khách hàng tại quầy thu ngân.
- Máy in hóa đơn bán hàng online: Sử dụng in hóa đơn và phiếu giao hàng cho các đơn hàng trực tuyế.
Lựa chọn máy in phù hợp với nhu cầu sử dụng, quy mô và loại hình kinh doanh giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Đối với hàng quán (F&B), máy in bill giúp tăng tốc độ giao dịch, in hóa đơn nhanh chóng và giảm thời gian chờ đợi của khách hàng, đặc biệt trong thời gian cao điểm lễ Tết. Nhân viên không cần nhập liệu tính toán thủ công, máy in bill cài đặt phần mềm quản lý bán hàng sẽ xử lý và đông bộ dữ liệu với hệ thống quản lý.
Bạn dễ dàng theo dõi và quản lý các giap dịch bán hàng, kiểm soát doanh thu và hạn chế gian lận. Từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn.
2. Những tiêu chí chọn mua máy in bill máy in hóa đơn
Khi chọn mua máy in bill máy in hóa đơn cho mô hình kinh doanh F&B, bạn cần chú ý một số tiêu chí sau:
Quy mô kinh doanh và nhu cầu sử dụng
Nếu quán có quy mô nhỏ, số lượng bàn ít thì chỉ cần một máy in hóa đơn tại quầy thu ngân là đủ. Với hàng quán có quy mô lớn, nhiều tầng hoặc nhiều khu vực phục vụ nên đầu tư máy in hóa đơn di động hoặc máy in kết nối Wife/LAN để thuận tiện cho việc in hóa đơn từ nhiều vị trí khác nhau.
Tốc độ in
Đối với hàng quán có lượng khách đông, đặc biệt vào giờ cao điểm cần chọn máy in có tốc độ in nhanh, khả năng cắt giấy tự động để giảm thời gian chờ đợi của khách hàng. Nếu hàng quán có lượng khách vừa phải có thể chọn máy in với tốc độ in trung bình để tiết kiệm cho phí đầu tư.
Công nghệ in
Như MISA CukCuk vừa đánh giá ở trên, máy in nhiệt sử dụng công nghệ in nhiệt, không cần mực in và chỉ cần giấy in chuyên dụng nên rất phù hợp với mô hình kinh doanh hàng quán.
Khi chọn mua thiết bị máy in hóa đơn, bạn nên tham khảo các thương hiệu uy tín đảm bảo chất lượng, bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật. Cân nhắc giữa giá thành và tính năng để chọn máy in phù hợp với ngân sách và nhu cầu sử dụng của quán.
Thương hiệu và giá các loại máy in
Nên chọn các loại máy in bill từ các nhà cung cấp uy tín để đảm bảo chất lượng, bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật nếu có sự cố xảy ra.
Về giá cả, tùy thuộc vào khả năng tài chính để bạn lựa chọn loại máy phù hợp, tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, không nên chọn các loại máy in bill giá rẻ kém chất lượng. Việc sửa chữa và thay thế thường xuyên cũng khiến bạn bỏ nhiều chi phí.
Nếu không đủ ngân sách mua mới hoặc để tiết kiệm tiền đầu tư, bạn có thể tìm mua các loại máy in cùng dòng thanh lý từ những cửa hàng, quán cafe, nhà hàng sang nhượng. Nên tìm hiểu kỹ và nhờ người có kinh nghiệm đi cùng để xem.
Máy chạy êm không có tiếng ồn
Một số loại máy in đời cũ khi in sẽ phát ra tiếng ồn rất khó chịu. Do đó nên ưu tiên máy công nghệ mới, chạy êm để không làm khó chịu đến khách hàng.
Các loại máy nhỏ gọn tiết kiệm diện tích
Không phải nhà hàng, quán ăn, quán cafe nào cũng có không gian rộng lớn để đặt một máy in bill cỡ lớn. Với những công nghệ hiện tại được sử dụng thì các thiết bị in nhỏ gọn vẫn có thể đáp ứng được tất cả nhu cầu của bạn, đồng thời tiết kiệm diện tích cho cửa hàng.
3. Ứng dụng của máy in bill trong kinh doanh F&B
Máy in bill máy in hóa đơn là thiết bị không thể thiếu trong ngành kinh doanh F&B. Trong giờ cao điểm khi lượng khách đông và yêu cầu xử lý đơn hàng nhanh chóng, nhân viên tính toán thủ công rất dễ bị nhầm lẫn và sai sót, khách hàng phải chờ đợi lâu. Nhờ thông tin rõ ràng trên hóa đơn, nhân viên chỉ cần tính tiền in hóa đơn tăng tốc độ xử lý đơn hàng.
Tại một số mô hình hàng quán, máy in bill còn giúp bộ phận pha chế và bếp bar dễ dàng nắm bắt chi thông order. Thông tin trên hóa đơn bao gồm tên món, số lượng, topping, yêu cầu đặc biệt, mã đơn hàng… rất chi tiết. Điều này giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình pha chế hoặc chế biến, nâng cao hiệu quả phối hợp giữa nhân viene thu ngân và bếp/bar.
Máy in bill sẽ được cài đặt phần mềm quản lý bán hàng (POS) để đồng bộ hóa dữ liệu, tự động in hóa đơn khi khách hàng thanh toán. Nhân viên không cần nhập liệu thủ công trong khi bạn dễ dàng xem được báo cáo doanh thu theo từng ca làm, từng nhân viên hoặc từng thời điểm.
Đối với hàng quán có kinh doanh online trên Food Apps như GrabFood, ShopeeFood.. máy in bill hỗ trợ in hóa đơn, tem dán giao hàng để trả đúng món, đúng khách. Các hoạt động kinh doanh hàng quán online cũng tiện lợi hơn.
Trên hóa đơn bán hàng bạn có thể cài đặt logo, slogan hoặc thông tin liên hệ của quán góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đồng bộ cho hàng quán, từ đó tăng khả năng nhận diện thương hiệu.
Máy in bill không chỉ là công cụ hỗ trợ in hóa đơn mà còn là một phần không thể thiếu trong hệ thống quản lý toàn diện của ngành F&B trong việc nâng cao hiệu suất kinh doanh và tăng trưởng doanh thu.
4. TOP các dòng máy in bill máy in hóa đơn bán chạy trên thị trường
Tham khảo danh sách các dòng máy in bill máy in hóa đơn phổ biến phù hợp với mô hinh kinh doanh nhà hàng, quán cafe, quán trà sữa:
| Máy in hóa đơn EPSON TM-T82III (In nhiệt, khổ tối đa 80mm, USB, RS232)
|
Đặc điểm:
Phù hợp với: Nhà hàng, quán cafe, cửa hàng bán lẻ. Giá tham khảo: ~4.000.000 – 5.000.000 VNĐ. |
| Máy in hóa đơn XPrinter XP-58IIH (khổ 58mm, USB)
|
Đặc điểm:
Phù hợp với: Quán trà sữa, cửa hàng nhỏ. Giá tham khảo: ~1.200.000 – 1.500.000 VNĐ. |
| Máy in Bixolon SRP-E302
|
Đặc điểm:
Phù hợp với: Nhà hàng, quán ăn nhanh, quán cafe lớn. Giá tham khảo: ~4.000.000 – 5.000.000 VNĐ. |
| Máy in hóa đơn Zebra ZD220
|
Đặc điểm:
Phù hợp với: Nhà hàng, khách sạn, hệ thống bán lẻ quy mô trung bình. Giá tham khảo: ~4.500.000 – 5.500.000 VNĐ. |
| Máy in Xprinter XP-350B
|
Đặc điểm:
Phù hợp với: Quán cafe, nhà hàng nhỏ. Giá tham khảo: ~2.000.000 – 2.500.000 VNĐ. |
| Máy in Rongta RP850
|
Đặc điểm:
Phù hợp với: Nhà hàng lớn, khách sạn, chuỗi cửa hàng bán lẻ. Giá tham khảo: ~3.500.000 – 4.500.000 VNĐ. |
| Máy in hóa đơn Xprinter XP-N160II
|
Đặc điểm:
Phù hợp với: Quán cafe, trà sữa, bán hàng online. Giá tham khảo: ~2.500.000 – 3.000.000 VNĐ. |
| Sunmi V2 Pro (Máy POS tích hợp in hóa đơn)
|
Đặc điểm:
Phù hợp với: Kinh doanh online, quán ăn di động, quán trà sữa. Giá tham khảo: ~5.000.000 – 6.000.000 VNĐ. |
| Bixolon SPP-R310 (Máy in bill cầm tay)
|
Đặc điểm:
Phù hợp với: Dịch vụ giao hàng, kinh doanh di động, quán nhỏ. Giá tham khảo: ~5.500.000 – 6.500.000 VNĐ. |
 |
Đặc điểm:
Phù hợp với: Nhà hàng, khách sạn, chuỗi cửa hàng lớn. Giá tham khảo: ~7.000.000 – 8.500.000 VNĐ. |
5. Tạm kết
Máy in bill (máy in hóa đơn) là một công cụ không thể thiếu trong việc quản lý và vận hành các quán cafe, nhà hàng, và quán ăn. Với khả năng in ấn nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí, máy in bill giúp tối ưu hóa quy trình thanh toán, nâng cao trải nghiệm khách hàng và quản lý hiệu quả doanh thu. Việc đầu tư vào máy in bill không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn tạo nên sự chuyên nghi ệp và tin cậy trong mắt khách hàng. Đầu tư vào một máy in bill chất lượng là bước đi đúng đắn để đảm bảo sự phát triển bền vững và thành công của quán
