Tại sao phải xuất hoá đơn điện tử trên máy tính tiền POS?

Theo nghị định Nghị định 70/2025/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC quy định nhà hàng, dịch vụ ăn uống, quán cafe, khách sạn… sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế từ 1/7/2022. Do đó, nhà hàng, quán ăn hoặc các cơ sở dịch vụ ăn uống cần phải xuất hoá đơn điện tử trên máy tính tiền POS. Cùng tìm hiểu chi tiết những nguyên tắc và nội dung chính của hóa đơn điện tử xuất từ máy tính tiền POS qua bài viết sau

1. Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là gì?

Máy tính tiền (POS) kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là thiết bị điện tử đồng bộ hay một hệ thống nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng, khởi tạo hóa đơn điện tử  có dải ký tự mã của cơ quan thuế đảm bảo duy nhất, tra cứu giao dịch, báo cáo giao dịch… và được kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn bằng phương thức điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu.

Điểm khác biệt lớn nhất giữa bill POS thông thường và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền POS là giá trị pháp lý và khả năng kết nối dữ liệu. Bill POS chỉ là chứng từ nội bộ hoặc phiếu thanh toán cho khách, còn hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn theo quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ.

Với quy định sử dụng máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế để cơ quan thuế có thể quản lý và chống thất thu thuế. Các đối tượng kinh doanh nhà hàng, quán ăn, dịch vụ ăn uống sẽ nộp thuế theo doanh thu thực tế tương ứng.

2. Các nội dung chính của hoá đơn điện tử trên thiết bị POS

Hóa đơn điện tử trên thiết bị POS là hóa đơn được khởi tạo từ dữ liệu bán hàng tại điểm bán. Với mô hình F&B, bán lẻ, dịch vụ, siêu thị mini, cửa hàng tạp hóa, nhà thuốc, spa, salon, hóa đơn từ POS giúp biến giao dịch thanh toán hằng ngày thành dữ liệu hóa đơn rõ ràng, dễ tra cứu và thuận tiện khi gửi cơ quan thuế.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là nội dung đáng chú ý với nhóm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, trong đó có ăn uống, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ, dịch vụ vui chơi giải trí, dịch vụ phục vụ cá nhân.

2.1. Nguyên tắc áp dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Khoản 1 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc quy định tại Điều 11 Nghị định thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về h123/2020/NĐ-CP, cụ thể:

1. Phải đảm bảo nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
2. Người nộp thuế khi phát hành HDDT từ MTT thì không bắt buộc có chữ ký số
3. Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

2.2. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử tạo từ thiết bị pos

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm:

• Các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, hộ/cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai:

– Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ; mua bán trực tiếp đến người tiêu dùng

– Hoạt động thương mại thông qua nhiều mô hình kinh doanh như siêu thị, cửa hàng bán lẻ hàng hóa/ dịch vụ, trung tâm thương mại, cửa hàng ăn uống, nhà hàng, khách sạn; dịch vụ vui chơi, giải trí,…

=> Lưu ý: Đối tượng trên được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Hộ kinh doanh, chủ nhà hàng, quán ăn, quán cafe thấy băn khoăn khi cho rằng phải đầu tư một khoản chi phí lớn cho các thiết bị, phần mềm, công nghệ, chi phí kết nối API, bảo trì hệ thống… để đáp ứng xuất hóa đơn máy tính tiền. Tuy nhiên, bộ giải pháp của MISA cung cấp miễn phí hệ thống văn bản – thông tư – nghị định. Cập nhật từ Cơ quan Thuế một cách Nhanh chóng – Đầy đủ – Rõ ràng

3. Các nội dung thay đổi chính hóa đơn điện tử

3.1. Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ thiết bị POS

Tương tự như hóa đơn điện tử thông thường, hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền phải thể hiện đầy đủ các nội dung sau:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán: Theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
• Thông tin người mua bao gồm mã định danh cá nhân, mã số thuế,… (nếu có yêu cầu từ người mua)
• Thông tin hàng hóa xuất bán, dịch vụ:

– Tên sản phẩm, dịch vụ

– Đơn giá

– Số lượng

– Giá thanh toán

– Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng.

• Thời điểm lập hóa đơn
• Mã của cơ quan thuế: Mã của cơ quan thuế được cấp tự động, theo dải ký tự cho từng cơ sở kinh doanh khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền.

Xác thực sinh trắc học khi nộp tờ khai HĐĐT là yêu cầu mới của Cơ quan Thuế nhằm xác minh thông tin người đại diện pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân khi thực hiện thủ tục đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo thông tin cập nhật, từ 15/5/2026, chức năng xác thực sinh trắc học được triển khai đối với thủ tục đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

3.2. Trách nhiệm của người kinh doanh

Khoản 6 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có trách nhiệm như sau:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định.
• Có trách nhiệm sử dụng dải ký tự mã của cơ quan thuế cấp khi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế để đảm bảo liên tục và duy nhất.
• Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã khởi tạo từ máy tính tiền cho cơ quan thuế ngay trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.

Quy trình đăng ký, xuất hoá đơn điện tử trên máy tính tiền POS: 

MISA CukCuk là bộ giải pháp phần mềm và thiết bị dành cho nhà hàng, quán ăn, quán cafe, khách sạn, quán bida, karaoke, chuỗi F&B… Sử dụng MISA CukCuk bạn dễ dàng kết nối đối tác xuất hóa đơn điện tử dịch vụ F&B MISA meInvoice, giúp quán xuất hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống và kết nối dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo quy định của Thông tư 78 và Nghị định 123.

4. Tạm kết

Việc xuất hoá đơn điện tử trên máy thiết bị POS là quy định của Bộ tài chính và Chính phủ. Nếu quán của bạn chưa kết nối với đối tác xuất hóa đơn điện tử hay chưa sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe thì cần kết nối trong thời gian sớm nhất để đáp ứng đúng quy định về hóa đơn, chứng từ. Hy vọng với bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn về những nguyên tắc và yêu cầu xuất hoá đơn điện tử trên máy tính tiền POS.

Đừng quên đăng ký nhận tin từ MISA CukCuk để không bỏ lỡ những kiến thức kinh doanh, tin thị trường ngành F&B bổ ích!