Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền POS chi tiết

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền POS là nội dung rất quan trọng với anh/chị đang kinh doanh nhà hàng, quán ăn, quán cafe, trà sữa, spa, karaoke, bida hoặc các mô hình bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng. Khi quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền ngày càng chặt chẽ, chủ kinh doanh không chỉ cần biết xuất hóa đơn ở đâu, mà còn phải hiểu cách kết nối phần mềm quản lý với phần mềm xuất hóa đơn, cách phát hành hóa đơn đúng thời điểm, cách xử lý sai sót, cách phát hành hàng loạt. Trong nội dung bài viết này, MISA sẽ hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền POS của MISA CukCuk 

1. Giới thiệu về cách thức hoạt động của hệ thống

Hóa đơn điện tử trên máy tính tiền POS là hóa đơn được lập từ dữ liệu bán hàng phát sinh tại điểm bán, ví dụ như quầy thu ngân nhà hàng, quán cafe, cửa hàng bán lẻ hoặc điểm thanh toán dịch vụ. Thay vì thu ngân in bill giấy rồi kế toán nhập lại thủ công sang phần mềm hóa đơn, hệ thống POS tích hợp hóa đơn điện tử cho phép lấy dữ liệu từ đơn hàng đã thanh toán để phát hành hóa đơn nhanh, hạn chế sai sót và hỗ trợ chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.

Với hệ sinh thái MISA, quy trình thường gồm 2 phần mềm phối hợp với nhau:

• MISA CukCuk: phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn, cafe, dùng để order, tính tiền, quản lý bàn, thanh toán, quản lý bán hàng.
• MISA meInvoice: phần mềm hóa đơn điện tử, dùng để đăng ký, phát hành, lưu trữ, tra cứu và xử lý hóa đơn điện tử.

Điểm cốt lõi là: MISA CukCuk ghi nhận giao dịch bán hàng, còn MISA meInvoice xử lý nghiệp vụ hóa đơn điện tử. Khi hai hệ thống được kết nối, thu ngân có thể phát hành hóa đơn ngay từ bill bán hàng trên POS.

1.1. Mô tả hoạt động xuất hóa đơn của một mô hình kinh doanh

Mô tả hoạt động xuất hóa đơn của một mô hình kinh doanh thông thường theo từng bộ phận và cơ quan chức năng tương ứng

• Với thu ngân: thực hiện việc ghi nhận thông tin phát hành hóa đơn GTGT của khách hàng và phát hành trên hệ thống của CukCuk, in và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng để khách hàng kiểm tra
• Với bộ phận kế toán: Kiểm tra hóa đơn điện tử có sai sót không. Trong trường hợp hóa đơn có sai sót, thực hiện ghi nhận lại thông tin sai sót và sử dụng meInvoice để điều chỉnh lại hóa đơn. Trong trường hợp không có sai sót, kế toán sử dụng phần mềm meInvoice để thực hiện đóng gói các hóa đơn điện tử từ máy tính tiền và gửi cơ quan thuế.
• Với cơ quan thuế: thực hiện hoạt động tiếp nhận thông tin và duyệt các hóa đơn

 1.2. Quá trình vận hành của hệ thống

Dựa trên luồng hoạt động kể trên, hệ thống thực hiện xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền POS với 2 bước: kết nối – phát hành

a. Bước kết nối

Chủ quán cần thực hiện kết nối giữa phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk với phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice để lập tờ khai và đăng ký ký hiệu mẫu hóa đơn. Tại bước này, nếu cơ quan thuế không duyệt tờ khai, phần mềm sẽ có cảnh báo và hỗ trợ nhà hàng, quán ăn

Trong bước kết nối, anh/chị cần đặc biệt chú ý: Xác thực sinh trắc học khi nộp tờ khai HĐĐT. Từ 15/5/2026, cơ quan thuế dự kiến triển khai yêu cầu xác thực sinh trắc học khi đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Mục tiêu là xác minh thông tin người đại diện pháp luật, chủ hộ kinh doanh hoặc người đại diện hợp pháp khi gửi tờ khai HĐĐT.

b. Bước phát hành

Khách hàng đến sử dụng dịch vụ của nhà hàng, quán ăn và thực hiện thanh toán hóa đơn

• Đối với trường hợp khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn điện tử, nhà hàng ghi nhận thông tin bao gồm: Tên công ty – Mã số thuế – Địa chỉ. Thực hiện phát hành hóa đơn và gửi trả hóa đơn cho khách hàng theo yêu cầu
• Đối với trường hợp khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn điện tử, nhà hàng thanh toán như thông thường và thực hiện phát hành hóa đơn sau tại danh sách hóa đơn 

>> Quy định về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh dành cho chủ quán <<

2. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền POS

Để xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền POS, anh/chị cần thực hiện theo 2 nhóm thao tác lớn:

1. Kết nối MISA CukCuk với MISA meInvoice
2. Thiết lập và phát hành hóa đơn từ phần mềm bán hàng

2.1. Kết nối phần mềm MISA CukCuk với phần mềm MISA meInvoice

Việc kết nối MISA CukCuk với MISA meInvoice là điều kiện quan trọng để phát hành hóa đơn điện tử ngay từ phần mềm bán hàng. Theo tài liệu hướng dẫn của MISA, nhà hàng cần thực hiện kết nối giữa phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk với phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice để lập tờ khai và đăng ký ký hiệu mẫu hóa đơn.

a. Trường hợp khách hàng chưa kết nối MISA meInvoice

Trong trang quản lý, chọn phân hệ Ứng dụng MISA meInvoice

Bước 1:  Chọn Kết nối MISA meInvoice
Bước 2: Kết nối. Tại màn hình kết nối meInvoice, nhập thông tin để thực hiện kết nối với meInvoice. (Mã số thuế, Tên đăng nhập, mật khẩu là các thông tin người dùng đã khai báo khi mua meInvoice – đồng thời đây cũng là thông tin để có thể đăng nhập vào phần mềm meInvoice) >> Kết nối
Bước 3: Download công cụ MISA KYSO và cài đặt trên máy tính. Nhấn Tiếp tục
Bước 4: Nếu hàng quán đăng ký tờ khai, đăng ký hình thức phát hành HDDT từ máy tính tiền với Cơ quan thuế thì tích chọn Phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền để thực hiện phát hành hóa đơn.
Bước 5: Nhấn Hoàn thành

b. Trường hợp khách hàng đã kết nối MISA meInvoice

Các bước thiết lập áp dụng tương tự trường hợp Khách hàng chưa kết nối MISA meInvoice. Điểm thay đổi ở đây là sau khi kết nối với MISA Invoice và muốn bổ sung hình thức phát hành, tại màn hình Danh sách hóa đơn, nhấn chọn Thiết lập kết nối để phần mềm quay lại

2.2. Phát hành Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên phần mềm MISA CukCuk

Nếu anh/chị đã kết nối MISA CukCuk với MISA meInvoice, cần rà soát lại trước khi phát hành hóa đơn từ máy tính tiền POS.

a. Thiết lập trên phần mềm bán hàng

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trong các trường hợp

• Trường hợp 1: Mô hình chọn Mặc định phát hành hóa đơn điện tử sau khi thu tiền từ máy tính tiền (Áp dụng với những nhà hàng, quán ăn có quy mô nhỏ, hàng quán có ít bộ phận)
• Trường hợp 2: Mô hình KHÔNG chọn Mặc định phát hành hóa đơn điện tử sau khi thu tiền từ máy tính tiền (Áp dụng với mô hình quy mô lớn, hàng quán có nhiều cấp xử lý hoặc thường sử dụng song song nhiều hình thức chiết khấu có mã hoặc không có mã)

Trường hợp 1: Trường hợp này, hệ thống mặc định thu tiền sẽ in hóa đơn có mã cơ quan thuế cho khách hàng.
Bước 1: Tạo order bán hàng Tạo order bán hàng Tại màn hình thu tiền, nhấn Xem chi tiết
Bước 2: Tại màn hình Khách lấy hóa đơn GTGT, nếu khách hàng cung cấp thông tin để phát hành, thu ngân điền thông tin tại đây. Hê thống mặc định tích chọn theo thiết lập. Sau đó, nhấn Cất.
Bước 3: Thu tiền. Chọn hình thức thanh toán và nhấn Đóng hoặc In & Đóng
Bước 4: Sau khi nhấn In và đóng, trên hóa đơn in ra hiển thị dải mã CQT

Trường hợp 2: Hệ thống sẽ KHÔNG phát hành hóa đơn bán hàng
Bước 1: Tạo order bán hàng. Tạo order bán hàng, tại màn hình thu tiền, tích chọn Khách lấy hóa đơn GTGT và nhấn Xem chi tiết
Bước 2: Nhập thông tin xuất hóa đơn điện tử. Tại màn hình Khách lấy hóa đơn, nhập thông tin phát hành và tích chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng và Xuất hóa đơn ngay. Sau đó, nhấn Cất
Bước 3: Thu tiền. Chọn hình thức thanh toán và nhấn Đóng hoặc In & Đóng.
Bước 4: Phát hành hóa đơn. Trong trường hợp hàng quán không xuất hóa đơn ngay, nếu muốn phát hành lại hóa đơn thực hiện như sau:Tại màn hình order, nhấn vào biểu tượng và chọn Danh sách hóa đơn. Chọn khoảng thời gian từ ngày… đến ngày và chọn Tìm trực tuyến trên thanh công cụ. Nhấn vào biểu tượng 3 chấm và chọn Phát hành
Sau khi phát hành xong hóa đơn, với những hóa đơn chưa gửi email tới khách hàng, thu ngân nhấn vào biểu tượng 3 chấm và chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng.
Sau khi phát hành xong hóa đơn, với những hóa đơn chưa gửi email tới khách hàng, thu ngân nhấn vào biểu tượng 3 chấm và chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng.
Khai báo tên và email người nhận và nhấn Gửi. Lưu ý: Có thể Cc hoặc Bcc tới nhiều bộ phận có liên quan. >> Nhấn Đồng ý

3. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền POS trong trường hợp có sai sót

Trong trường hợp khi phát hiện hóa đơn có sai sót, chủ quán/kế toán thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:

4. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền POS trong trường hợp phát hành hàng loạt hóa đơn

Đối với trường hợp này chỉ cho phép nhà hàng phát hành hàng loạt với bộ lọc khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn.

Tại màn hình Xem tất cả hóa đơn trong ngày, nhấn vào biểu tượng và chọn Phát hành

Sau đó lựa chọn Đồng ý

Chủ hộ kinh doanh, nhà hàng, quán ăn, quán cafe e ngại trong việc sử dụng các công nghệ, phần mềm đáp ứng xuất HĐĐT máy tính tiền: Sợ học khó, sợ tốn thời gian, sợ thao tác phức tạp, sợ không được hỗ trợ và đào tạo tận tình… Tuy nhiên, với bộ giải pháp MISA thì hệ thống sẽ hỗ trợ khách hàng đa kênh – hỗ trợ kịp thời 24/7. Đào tạo, giải đáp, hướng dẫn khách hàng sử dụng tốt phần mềm. Đăng ký miễn phí ngay dưới đây

5. Tạm kết

Hy vọng với những chia sẻ trên đây của MISA CukCuk thông qua việc hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền POS đã giúp chủ quán có thể tiếp cận và hình dung rõ hơn khi thao tác trên phần mềm. Việc áp dụng công nghệ trong hoạt động kinh doanh ngày càng trở nên thiết thực hơn, điều đó cũng khiến chính công việc của quản lý, chủ nhà hàng, quán ăn được giảm bớt, hiện đại hóa, giảm thiểu những rủi ro, sai sót có thể xảy ra.