Cách quản lý hạn sử dụng bánh đơn giản và hiệu quả

Quản lý hạn sử dụng bánh là việc theo dõi, sắp xếp và xử lý bánh theo đúng thời gian sử dụng của từng loại, tính từ lúc bánh ra lò cho đến khi bán ra cho khách. Đây là công việc bắt buộc phải làm tốt nếu bạn muốn giảm bớt lượng bánh phải bỏ đi mỗi ngày, đồng thời giữ được chất lượng bánh khi đến tay khách hàng. Bài viết dưới đây, MISA CukCuk sẽ hướng dẫn bạn quy trình quản lý hạn sử dụng bánh cụ thể, dễ áp dụng cho cả tiệm nhỏ lẫn chuỗi cửa hàng nhiều chi nhánh nhé

1. Tầm quan trọng của quản lý hạn sử dụng bánh

Bánh không giống các loại hàng hóa khác. Hàng đóng gói sẵn như mì gói, nước ngọt có hạn sử dụng tính theo tháng, thậm chí theo năm và có ngày sản xuất, hạn dùng in sẵn trên bao bì. Bánh tươi thì khác hẳn: bánh mì chỉ ngon nhất trong ngày, bánh kem để tủ lạnh cũng chỉ dùng được vài ngày, còn bánh có nhân trứng, nhân kem tươi thì càng nhạy cảm hơn.

Một tiệm bánh thường ra lò nhiều mẻ trong ngày: sáng sớm, giữa buổi sáng, đầu giờ chiều và mỗi mẻ lại có thời điểm bắt đầu xuống chất lượng khác nhau. Nếu không theo dõi kỹ, bạn sẽ khó biết mẻ nào cần bán trước, mẻ nào còn có thể để lại bán tiếp

Việc quản lý hạn sử dụng bánh tốt mang lại nhiều lợi ích rõ ràng:

• Giảm lượng bánh phải bỏ đi mỗi ngày: Nhiều tiệm bánh vừa và nhỏ hiện vẫn bỏ đi 15-30% số bánh làm ra mỗi ngày vì không kiểm soát tốt hạn sử dụng. Với một tiệm doanh thu 10 triệu đồng/ngày, chỉ riêng khoản hao hụt này đã có thể lên tới 1,5 – 3 triệu đồng mỗi ngày, tức hàng chục triệu đồng mỗi tháng
• Giữ được chất lượng và hương vị bánh: Bánh bán đúng thời điểm sẽ ngon hơn, giòn hơn hoặc mềm mịn hơn so với bánh để quá lâu
• Đảm bảo an toàn cho khách hàng: Tránh bán ra những chiếc bánh đã có dấu hiệu hỏng, đặc biệt là bánh có nhân dễ lên men
• Giữ uy tín cho tiệm: Khách hàng sẽ quay lại nếu họ luôn nhận được bánh tươi mới, thay vì gặp phải một lần bánh không ngon rồi không quay lại nữa

Lưu ý: Với bánh, sai sót trong quản lý hạn sử dụng thường không có cơ hội sửa chữa – một khi bánh đã hỏng thì chỉ có thể bỏ đi, không thể cứu như một số loại thực phẩm khác

Một điều khác biệt nữa giữa bánh và các loại hàng hóa thông thường là bánh không có mã vạch hay hạn dùng in sẵn từ nhà máy. Muốn theo dõi hạn sử dụng, bạn buộc phải tự ghi lại thời điểm sản xuất và tự tính hạn dùng cho từng mẻ, rồi truyền đạt lại cho nhân viên bán hàng. Nếu quy trình này không được thống nhất, mỗi người sẽ nhớ và làm theo cách khác nhau, dẫn đến tình trạng bánh cũ bị bán lẫn với bánh mới, hoặc ngược lại, bánh còn tốt lại bị bỏ đi quá sớm vì không ai dám chắc bánh còn dùng được hay không

2. Hạn sử dụng của các loại bánh phổ biến 

Mỗi loại bánh có thời gian sử dụng khác nhau, tùy vào thành phần và cách bảo quản. Nhìn chung, bánh càng nhiều kem tươi, trứng, sữa thì càng nhanh hỏng, vì đây là môi trường thuận lợi để vi khuẩn phát triển. Ngược lại, những loại bánh khô, ít độ ẩm như cookie hay bánh quy thường để được lâu hơn nhiều so với bánh kem hay bánh mì mềm. Dưới đây là bảng tham khảo cho các nhóm bánh phổ biến nhất tại các tiệm bánh hiện nay:

Lưu ý: Các mốc thời gian trên chỉ mang tính tham khảo. Hạn sử dụng thực tế còn phụ thuộc vào công thức, nguyên liệu và điều kiện thời tiết tại từng khu vực, nên bạn cần tự theo dõi và điều chỉnh cho phù hợp với sản phẩm của tiệm mình.

3. Quy trình quản lý hạn sử dụng bánh 

3.1 Ghi nhận thông tin từng mẻ bánh

Ngay khi một mẻ bánh ra lò, bạn nên ghi lại các thông tin cơ bản: giờ ra lò, số lượng và hạn sử dụng dự kiến. Việc này không nhất thiết phải dùng công cụ phức tạp, chỉ cần một cuốn sổ tay hoặc một bảng tính đơn giản là đủ, miễn là ghi đều đặn và đúng giờ. Vì mỗi mẻ bánh có thời điểm bắt đầu xuống chất lượng khác nhau, việc ghi nhận ngay từ đầu sẽ giúp bạn biết chính xác mẻ nào cần ưu tiên bán trước mà không phải đoán mò

Với những tiệm bánh chỉ ra 1-2 mẻ mỗi ngày, việc ghi chép này khá đơn giản và ít khi gây nhầm lẫn. Nhưng với những tiệm sản xuất liên tục 3-5 mẻ mỗi ngày vào nhiều khung giờ khác nhau, nếu không có người phụ trách ghi chép cố định, thông tin rất dễ bị bỏ sót, nhất là vào giờ cao điểm khi cả bếp và quầy bán đều bận rộn. Vì vậy, nên phân công rõ một người chịu trách nhiệm ghi nhận ngay sau mỗi mẻ ra lò, thay vì để tất cả mọi người cùng làm nhưng không ai thực sự đảm nhận

3.2 Dán nhãn và phân loại theo từng mẻ

Sau khi ghi nhận thông tin, bạn nên dán nhãn ghi rõ giờ sản xuất lên khay đựng hoặc trực tiếp lên bao bì bánh (nếu có đóng gói). Với những tiệm ra nhiều mẻ trong ngày, có thể quy ước màu nhãn hoặc ký hiệu riêng cho từng khung giờ (ví dụ: mẻ sáng dán nhãn xanh, mẻ chiều dán nhãn vàng) để nhân viên dễ nhận biết bằng mắt mà không cần đọc kỹ từng nhãn.

Cách làm này đặc biệt hữu ích vào giờ cao điểm, khi nhân viên bán hàng không có nhiều thời gian để xem kỹ từng nhãn chữ. Chỉ cần nhìn màu sắc hoặc ký hiệu, họ đã có thể biết ngay mẻ nào cần lấy ra bán trước mà không phải dừng lại kiểm tra. Với các cửa hàng có nhiều nhân viên thay ca, việc thống nhất một quy ước dán nhãn chung cho toàn tiệm cũng giúp tránh tình trạng mỗi ca làm theo một kiểu, gây khó hiểu cho ca sau.

3.3 Sắp xếp trưng bày theo nguyên tắc FIFO (mẻ cũ bán trước, mẻ mới bán sau)

Đây là nguyên tắc đơn giản nhưng rất dễ bị bỏ qua trong lúc bận rộn: bánh làm ra trước phải được xếp ra ngoài hoặc lên trước để bán trước, bánh mới ra lò xếp vào phía sau hoặc bên dưới. Nhiều tiệm gọi đây là nguyên tắc “vào trước – ra trước” (hay còn gọi là FIFO). Nếu không tuân thủ nguyên tắc này, rất dễ xảy ra tình trạng bánh cũ bị để lại phía trong, quá hạn lúc nào không hay, trong khi bánh mới lại được bán ra trước.

3.4 Bảo quản đúng điều kiện nhiệt độ, độ ẩm theo từng loại bánh

Mỗi loại bánh cần điều kiện bảo quản khác nhau để giữ được lâu và ngon nhất. Bánh kem, bánh mousse nên giữ ở khoảng 2 – 8°C, bánh ngọt khô như cookie hay macaron thì cần nơi khô ráo, tránh ẩm để không bị mềm mất độ giòn

Với các tủ trưng bày, nên duy trì độ ẩm trong khoảng 50 – 60% để bánh không bị khô cứng nhưng cũng không bị ẩm ướt sinh vi khuẩn. Ngoài ra, cần tránh để bánh tiếp xúc trực tiếp với ánh nắng mặt trời hoặc để lẫn với các thực phẩm có mùi mạnh, vì bánh rất dễ hút mùi

Nếu tiệm chưa có tủ trưng bày chuyên dụng, bạn vẫn có thể bảo quản tạm bằng tủ lạnh thông thường, nhưng cần lưu ý bọc kín bánh trước khi cho vào tủ để tránh bánh bị khô do gió lạnh, đồng thời không nên xếp quá nhiều bánh chồng lên nhau vì dễ làm biến dạng lớp kem hoặc topping bên trên. Với những chiếc bánh cần trưng bày lâu ngoài quầy, nên kiểm tra nhiệt độ phòng thường xuyên, đặc biệt vào những ngày nắng nóng, vì nhiệt độ tăng cao sẽ khiến bánh xuống chất lượng nhanh hơn nhiều so với bình thường

3.5 Xử lý bánh gần hết hạn và hết hạn

Với bánh gần hết hạn (còn vài giờ hoặc 1 ngày trước khi xuống chất lượng), bạn có thể áp dụng một số cách sau thay vì để đến lúc phải bỏ:

• Giảm giá vào cuối ngày để bán hết trước khi đóng cửa
• Tặng kèm cho khách mua hàng khác, hoặc làm quà tặng nhân viên
• Chế biến lại thành sản phẩm khác, ví dụ bánh mì cũ có thể làm bánh mì chiên giòn hoặc vụn bánh dùng trong chế biến món khác
• Với bánh đã thực sự hết hạn hoặc có dấu hiệu hỏng (mốc, mùi lạ, đổi màu), cần bỏ đi ngay, không nên cố giữ lại để bán vì có thể ảnh hưởng đến sức khỏe khách hàng và uy tín của tiệm

Lưu ý: Nên có quy định rõ ràng về thời điểm nào trong ngày cần rà soát bánh gần hết hạn, thay vì để đến cuối ngày mới kiểm tra một lần, vì lúc đó có thể đã quá muộn để xử lý kịp

Ngoài ra, nhiều tiệm bánh còn áp dụng thêm cách kết hợp bán theo combo: ghép bánh gần hết hạn với một sản phẩm khác đang bán chạy, vừa giúp bán hết bánh cũ nhanh hơn, vừa không làm khách cảm thấy đang mua phải hàng tồn. Cách này thường hiệu quả hơn so với việc chỉ đơn thuần giảm giá, vì khách hàng vẫn cảm nhận được giá trị nhận lại tương xứng với số tiền bỏ ra

4. Kết luận 

Quản lý hạn sử dụng bánh không đòi hỏi quy trình quá phức tạp, nhưng cần được thực hiện đều đặn và nhất quán mỗi ngày: từ việc ghi nhận thông tin từng mẻ, dán nhãn rõ ràng, sắp xếp đúng thứ tự, bảo quản đúng điều kiện, cho đến xử lý kịp thời bánh gần hết hạn. Khi làm tốt những bước này, tiệm bánh của bạn sẽ giảm được đáng kể lượng bánh phải bỏ đi mỗi ngày, đồng thời giữ được chất lượng bánh ổn định để giữ chân khách hàng lâu dài