Soft Opening là gì? Quy trình chuẩn bị và tổ chức Soft Opening nhà hàng, quán cafe

Soft Opening là một hình thức rất phổ biến hiện nay mà bạn có thể dễ dàng bắt gặp với một cửa hàng sắp sửa khai trương. Đây cũng được coi là một hình thức marketing khá hiệu quả, để đem lại trải nghiệm đầu tiên cho khách hàng và nhằm mục đích chạy thử chương trình cho cửa hàng.

Nếu bạn đang có ý định mở một cửa hàng, quán cafe nhưng chưa biết tổ chức “tiền khai trương” như thế nào thì đừng bỏ qua bài viết sau.

I. Soft Opening là gì? Khi nào nên tổ chức Soft Opening?

Soft Opening là ngày chạy thử sản phẩm của cửa hàng, trước khi cửa hàng đi vào ngày hoạt động chính thức. Tương tự như ngày tổng duyệt để đánh giá chất lượng, theo dõi quy trình vận hành của toàn bộ hệ thống từ cơ sở vật chất, thiết bị và nhân sự của quán trước khi đi vào khai trương và hoạt động.

Đây là hoạt động “tiền khai trương” được nhiều quán cafe triển khai và được xem là bước đệm không thể thiếu cho ngày mở cửa chính thức. Nếu buổi chạy thử thành công, nhận được phản hồi tích cực thì buổi khai trương chính thức của nhà hàng sẽ thuận lợi, dễ dàng tiếp cận và gây ấn tượng với khách hàng hơn.

Nhiều người vấn thắc mắc, Grand Opening và Soft Opening giống và khác nhau chỗ nào? Đây đều là hai thuật ngữ dành cho ngày khai trương. Nếu Grand Opening chính là buổi lễ khai trương vào ngày chính thức của nhà hàng hoặc quán cafe. Còn Soft Opening là ngày chạy thử sản phẩm trước ngày khai trương.

Ngày Grand Opening hay Soft Opening đều là cơ hội để nhà hàng, quán ăn, quán cafe gây ấn tượng với khách hàng. Đồng thời rút ra được bài học quý báu thực tế để khi đi vào hoạt động chính thức chuẩn chỉ hơn. Khai trương hay chạy thử đều liên quan đến nhau, sự thành công của buổi khai trương phụ thuộc rất nhiều vào buổi chạy thử của nhà hàng.

Một buổi chạy thử Soft Opening sẽ có đặc trưng:

  • Chủ yếu các thương hiệu ngành dịch vụ ăn uống sẽ có các buổi chạy thử: Soft Opening quán cafe, Soft Opening quán ăn, Soft Opening khách sạn,…
  • Luôn miễn phí và được giảm giá sâu cho toàn bộ sản phẩm trong ngày hoạt động
  • Thường chỉ gửi giấy mời cho một lượng khách hàng nội bộ nhất định
  • Thường diễn ra 1 ngày hoặc một vài ngày nhằm tạo hiệu ứng truyền thông, thu thập feedback sớm,…

Hiện tại, những đặc trưng của Soft Opening có chút thay đổi tùy từng quy mô kinh doanh F&B, nhất là về khách mời. Hiện nay khách mời của buổi chạy thử đã được mở rộng. Không chỉ mời đối tác chiến lược, giới truyền thông, người thân, mà còn mời thêm khách hàng bình thường tuy nhiên số lượng vẫn cần hạn chế tránh việc phục vụ quá thiếu sót gây ấn tượng xấu.

II. Lợi ích của Soft Opening trong kinh doanh nhà hàng, quán cafe, quán ăn

Tổ chức buổi “tiền khai trương” Soft Opening giúp bạn có thêm kinh nghiệm và sẵn sàng cho một buổi khai trương chính thức trơn tru, thành công. Hơn nữa, sự kiện Soft Opening còn mang lại nhiều lợi ích khác cho quán cafe, nhà hàng.

Trong buổi trước ngày khai trương ấy, các nhà hàng, quán cafe sẽ tiếp nhận một lượng khách cụ thể. Để cho họ thử trước những sản phẩm, tổ chức tặng miễn phí đồ ăn, hoặc trải nghiệm những dịch vụ của cửa hàng. Từ những điều đó, để lắng nghe và trò chuyện với khách hàng về những điểm chưa hài lòng, những điểm hạn chế, hoặc cần bổ sung thêm ý kiến, để cửa hàng hoạt động tốt hơn trong ngày mai và trong thời gian xa tới.

Hơn thế nữa, việc tổ chức một buổi Soft Opening, sẽ giúp cho chủ quán định hình được những hoạt động, cũng như nhìn thấy được sự vận hành của quán. Để từ đó đưa ra những giải pháp cho nhà hàng, quán cafe của mình phát triển tốt hơn khi hoạt động chính thức.

Nếu không tổ chức ngày Soft Opening, đến hôm khai trương thật bạn có thể bối rối và không biết xử lý khi khách quá đông, nhân viên chưa quen việc nên phục vụ chậm chễ, thiếu nguyên vật liệu không đáp ứng nhu cầu của khách…

III. Quy trình tổ chức Soft Opening chuyên nghiệp 2022

3.1. Xác định thời gian tổ chức 

Thời gian tổ chức sẽ tùy thuộc vào kế hoạch của nhà hàng, quán ăn, quán cafe là như thế nào. Tuy nhiên thời gian hợp lý và lý tưởng nhất là khoảng 1 – 3 tuần trước khi thời gian khai trương trực tiếp diễn ra.

Không nên tổ chức buổi chạy thử quá sát ngày khai trương, vì lúc đó bạn sẽ không thể xử lý hết được những hạn chế trong buổi chạy thử, để chuẩn bị chỉn chu cho buổi khai trương chính thức.

Sau khoảng thời gian trước ngày khai trương, bạn sẽ có đủ thời gian để khắc phục và sửa chữa những lỗi xảy ra: trong việc phân loại thực đơn, training lại nhân sự, setup lại bối cảnh, cũng như trang trí lại cửa hàng.

Có thể nói, hoạt động chạy thử chính là phát súng đầu tiên và một mồi nhử, vô cùng hoàn hảo để đưa tới một buổi khai trương hoàn thiện và phù hợp với khách hàng nhất.

3.2. Lên danh sách khách mời 

Danh sách khách mời của buổi chạy thử như đã nói ở trên, thì bạn sẽ có 2 sự lựa chọn. Có thể mời ngẫu nhiên khách hàng, nghĩa là những khách hàng này sẽ do bạn mời được từ việc marketing trên mạng xã hội. Hoặc có thể mời bạn bè, người thân, đối tác của mình.

Việc chuẩn bị khách mời là điều khá quan trọng, những khách hàng này sẽ chính là những thực khách đầu tiên, thưởng thức món ăn hoặc đồ uống của nhà hàng bạn. Đó là sẽ những người đưa ra những lời khuyên, lời góp ý, khen và chê thật sự thẳng thắn cho cửa hàng.

Điều chúng ta cần ở khách mời đó chính là những cảm nhận thật của họ. Nếu như mời bạn bè, người thân, thì sẽ có nhiều trường hợp họ dễ dàng bỏ qua những thiếu sót của nhà hàng, từ đó dẫn đến việc không có những lời góp ý nhiều, thì đó là điều thật đáng tiếc đúng không nào?

3.3. Lên kế hoạch giá bán ưu đãi hoặc tặng quà

Hãy nhớ rằng sự kiện chạy thử này tuy rằng chỉ là một hoạt động để bạn thử nghiệm cho nhà hàng, quán cafe của bạn. Tuy nhiên, đây lại chính là bức màn phản chiếu chính xác nhất, những hoạt động cho buổi khai trương của cửa hàng.

Mục đích chủ yếu của buổi chạy thử chính là lắng nghe những ý kiến của khách hàng. Để cửa hàng tiến hành xem lại và sửa chữa nhằm đem đến sự phát triển tốt nhất, cho toàn bộ hệ thống.

Do đó, để có được những ý kiến thật lòng và chính xác nhất, bạn nên chuẩn bị những phần quà cho khách hàng, hoặc thậm chí là miễn phí bữa ăn luôn. Đây cũng chính là một cách rất phố biển mà nhiều nhà hàng áp dụng, để thu hút nhiều khách hàng tham gia buổi chạy thử hơn.

Tham khảo: TOP 15 chương trình khuyến mãi cho quán cafe dễ áp dụng, hiệu quả nhất 

3.4. Chuẩn bị menu trong ngày Soft Opening

Menu của buổi khai trương thử nên được thiết kế riêng với tổng số lượng món ít hơn menu chính thức của quán:

  • Giảm tỷ lệ sự cố khi phục vụ: Nhân viên chưa thành thạo tất cả công thức pha chế phức tạp, chất lượng đồ uống không như ý,…
  • Giảm áp lực cho quy trình vận hành: Thiếu nguyên liệu do sơ suất khi lo liệu cho toàn bộ menu, các bộ phận chưa phối hợp nhịp nhàng,…
  • Tạo hiệu ứng tò mò, mong chờ cho buổi khai trương chính thức: Bạn có thể giới thiệu toàn bộ menu, nhưng thêm note “chỉ có sau khai trương” vào một số món.

Ngược lại, nếu bạn tự tin với khả năng quản lý và trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân sự ngay từ thời điểm Soft Opening, quán cafe cũng có thể phục vụ toàn bộ menu để tạo ấn tượng tốt nhất với khách hàng.

>> Tìm hiểu thêm Bí quyết thiết kế menu đồ uống cho quán cafe 

IV. Những lưu ý khi tổ chức Soft Opening 

Để tổ chức một buổi chạy thử thật sự thành công thì bạn nên có những kế hoạch cụ thể và chi tiết. Ở khung giờ nào thì sẽ diễn ra hoạt động nào,… việc lên kế hoạch như thế này, sẽ giúp cho bạn kiểm soát được tất cả mọi thứ trong ngày diễn ra Soft Opening.

Về phía nhân viên thì bạn nên training cho nhân viên trước cả buổi chạy thử nữa, chứ không nên để đến gần ngày khai trương mới bắt đầu training. Đó là điều khá cấm kỵ mà bạn nên nhớ.

Cuối cùng, trên tinh thần là một buổi thu nhận ý kiến và sửa chữa những hạn chế của cửa hàng, hãy để cho buổi chạy thử diễn ra thoải mái và hợp lý nhất. Luôn đặt khách hàng lên hàng đầu và dành cho họ những sự ưu ái. Thái độ phục vụ sẽ quyết định rất nhiều đến sự phát triển của toàn bộ cửa hàng.

V. Tạm kết

Tổ chức Soft Opening để phát hiện, khắc phục mọi thiếu sót trong khâu vận hành và chất lượng dịch vụ nhà hàng, quán ăn, quán cafe trước khi đi vào hoạt động chính thức. Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn sẽ có những thông tin cơ bản về Soft Opening. Từ đó đưa ra cho cửa hàng của mình những kế hoạch và định hướng rõ ràng hợp lý nhất.

Đăng ký nhận tin từ MISA CukCuk để không bỏ lỡ những kiến thức kinh doanh, tin thị trường ngành F&B bổ ích!

đăng ký nhận tin

5/5 - (1 bình chọn)
Chia sẻ bài viết hữu ích này