Thủ tục đăng ký hoá đơn điện tử trên thiết bị POS tính tiền

thủ tục đăng ký phát hành hoá đơn điện tử

Đăng ký và xuất hóa đơn điện tử trên thiết bị POS tính tiền nhà hàng, quán ăn, quán cafe là một trong những quy định bắt buộc theo Nghị định 123/202/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC đối với doanh nghiệp F&B. Để hỗ trợ anh chị chủ quán, MISA CukCuk sẽ hướng dẫn thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử trên thiết bị POS qua bài viết sau.

I. Lợi ích khi đăng ký hóa đơn điện tử trên thiết bị POS

Theo quy định, đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền POS là các doanh nghiệp, hộ cá thể kinh doanh nộp thuế theo phương pháo kê khai đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế nhưng có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh với số lượng hóa đơn nhiều và liên tục như:

  • Trung tâm thương mại
  • Siêu thị
  • Bán lẻ hàng tiêu dùng
  • Ăn uống
  • Nhà hàng
  • Khách sạn
  • Bán lẻ thuốc tân dược
  • Dịch vụ vui chơi
  • Giải trí
  • Các dịch vụ khác

Đối với ngành kinh doanh F&B (nhà hàng, quán ăn, khách sạn, dịch vụ ăn uống…), để thuận lợi trong việc lập hóa đơn điện tử thì chủ quản lý cần lựa chọn sử dụng máy tính tiền để áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đối với các hoạt động kinh doanh hoặc sử dụng hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã như đang áp dụng.

Việc xuất hoá đơn điện tử trên máy tính tiền POS có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế mang lại rất nhiều lợi ích:

  • Nhà hàng, quán ăn tiết kiệm chi phí về nhân lực, thời gian để xử lý dữ liệu
  • Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế
  • Chủ động trong việc lập hóa đơn, xử lý sai sót ngay đối với từng giao dịch phát sinh trên thiết bị tính tiền của người nộp thuế nếu đã được cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo chuẩn của cơ quan thuế

Do đó, nếu cơ sở kinh doanh nhà hàng, quán ăn, quán cafe của bạn thuộc trong các đối tượng sau thì nên đăng ký xuất hóa đơn điện tử trên máy POS:

1. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh.

2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 10 tỷ/năm trở lên hoặc có trên 10 người đóng BHXH trong 1 năm.

Để sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, người nộp thuế chỉ cần đáp ứng 2 điều kiện, đó là: có kết nối internet ổn định và có máy POS (máy in hóa đơn, tính tiền) hoặc có máy tính; hoặc có phần mềm bán hàng hoặc phần mềm kế toán; hoặc có điện thoại thông minh.

II. Vậy doanh nghiệp F&B cần chuẩn bị gì để đăng ký hóa đơn điện tử trên thiết bị POS? 

* Quy trình đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Quy trình đăng ký hoá đơn điện tử trên thiết bị POS

2.1. Điều kiện để nhà hàng, quán ăn đăng ký hóa đơn điện tử trên thiết bị POS

Để việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp F&B hoặc cơ sở kinh doanh hộ cá thể cần chuẩn bị:

1. Đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số đúng theo quy định pháp luật. Tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, chữ ký số phải còn hiệu lực ký.
2. Có thiết bị để truy cập mạng internet, đường truyền tải đủ khả năng thực hiện các nghiệp vụ như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
3. Xây dựng cơ sở dữ liệu đủ lớn để lưu trữ hóa đơn điện điện tử trong vòng 10 năm theo quy định hoặc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đủ uy tín và có hệ thống lưu trữ trực tuyến quy mô, được chứng nhận về an toàn, bảo mật.
4. Yêu cầu nhân sự tìm hiểu để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp F&B hoặc hộ cá thể kinh doanh khi chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì nên chọn đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để được hỗ trợ kịp thời
5. phần mềm quản lý bán hàng, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

Tuy nhiên, trên thực tế nhiều Cơ quan thuế không yêu cầu cần có các phần mềm trên trước khi đăng ký hóa đơn điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp F&B nên tham khảo ý kiến của chi cục thuế quản lý trước khi chuẩn bị.

2.2. Hồ sơ đăng ký hoá đơn điện tử trên thiết bị POS nhà hàng, quán ăn, quán cafe… 

Sau khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử như sau:

Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm: 
1 Thông báo phát hành hoá đơn điện tử.
2 Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử.
3 Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp).

Lưu ý:

  • Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử và Hoá đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc).
  • Đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token.

Đây là những yêu cầu cơ bản để doanh nghiệp F&B sử dụng hóa đơn điện tử. Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp thực hiện lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu và gửi hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế với sự hỗ trợ từ nhà cung cấp.

2.3. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử trên thiết bị POS cho doanh nghiệp F&B theo Nghị định 123

Bước 1: Lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 và gửi đến cơ quan thuế

Hướng dẫn Đăng ký thông tin sử dụng HĐĐT trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 123:

Bước 1: Truy cập vào Cổng TTĐT Tổng cục Thuế (tại hoadondientu.gdt.gov.vn) và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT bao gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ, thư liên hệ.

Đăng ký hóa đơn điện tử từ máy POS

Bước 2: Tích lựa chọn hình thức hóa đơn có mã hoặc không có mã: Có mã của cơ quan thuế; Không có mã của cơ quan thuế.

Hình thức hóa đơn điện tử

Bước 3: Tích lựa chọn sử dụng HĐĐT có mã phải trả tiền dịch vụ hay không phải trả tiền dịch vụ.

Hình thức gửi dữ liệu hoá đơn điện tử trên thiết bị POS

Bước 4: Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT

Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

Bước 5: Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng:
  • Hóa đơn GTGT
  • Hóa đơn bán hàng
  • Hóa đơn bán tài sản công
  • Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia
  • Các loại hóa đơn khác
  • Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn
Bước 6: Điền các danh sách chứng thư số sử dụng

Danh sách chứng thư số sử dụng

Bước 7: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có)
Bước 8: Điền đầy đủ ngày tháng năm và ký tên người nộp thuế.

Bước 2: Cổng TTĐT Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT cho DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế.

Bước 3: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 cho DN về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT.

Trong đó:

Một là, trường hợp được chấp nhận, DN tiến hành xuất HĐĐT theo Nghị định 123.

Hai là, trường hợp không được chấp nhận, DN thực hiện điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước trên.

Bên cạnh đó, Nghị định 123 còn quy định một số nội dung như, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT, DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123.

Đồng thời, theo Nghị định 123, DN sẽ không phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế nữa.

Nguồn: Theo gdt.gov.vn

III. Phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn, quán cafe MISA CukCuk 

Hiện tại, MISA CukCuk kết nối phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice với những ưu điểm:

  • Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, nghị định 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn (Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC,…) và sẵn sàng đáp ứng Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC.
  • Người bán thực hiện phát hành, quản lý, báo cáo hóa đơn mọi lúc, mọi nơi qua mobile, website, desktop
  • Tự thiết kế mẫu hóa đơn, email gửi hóa đơn điện tử theo nhu cầu
  • Hỗ trợ 100% hồ sơ thông báo phát hành và hướng dẫn sử dụng HĐĐT
  • Ứng dụng công nghệ Blockchain giúp chống giả mạo hóa đơn, gia tăng độ tin cậy cho hóa đơn và doanh nghiệp
  • Lưu trữ tại trung tâm lưu trữ dữ liệu của MISA đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO 27000

Dưới đây là quy trình phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn, quán cafe MISA CukCuk:

Quy trình phát hành hoá đơn điện tử trên thiết bị POS

  • Bước 1: Nhà hàng đăng ký và thông báo phát hành hóa đơn trên MISA meInvoice
  • Bước 2:  Nhà hàng đã thực hiện kết nối phần mềm MISA CukCuk và MISA meInvoice

  • Bước 3: Máy tính sử dụng để phát hành hóa đơn phải cài công cụ MISA Ký Số

  • Bước 4: Thay đổi các thiết lập

  • Bước 5: Phát hành hóa đơn điện tử

  • Bước 6:  Xử lý hóa đơn

>> XEM HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CÀI ĐẶT HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ MISA MEINVOICE TRÊN PHẦN MỀM MISA CUKCUK <<

IV. Tạm kết

MISA CukCuk là một trong những đơn vị tiên phong hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho anh chị chủ quán. Hy vọng với những chia sẻ, bạn đã nắm được những thủ tục đăng lý hóa đơn điện tử trên thiết bị POS để thực hiện đúng quy định của chính phủ.

Đội ngũ chuyên viên của MISA CukCuk luôn sẵn sàng hỗ trợ tận tình cho bạn trong suốt quá trình sử dụng phần mềm tính tiền POS MISA CukCuk:

Đừng quên đăng ký nhận tin từ MISA CukCuk để không bỏ lỡ những kiến thức kinh doanh, tin thị trường ngành F&B bổ ích!

đăng ký nhận tin

Chia sẻ bài viết hữu ích này