Tết Nguyên Đán là dịp “hốt bạc” của ngành F&B. Nhu cầu khách hàng tăng cao, sẵn sàng chi trả mức giá phục vụ những ngày lễ Tết và đặc biệt thị trường không có quá nhiều đối thủ cạnh tranh. Bởi thực tế, không phải 100% quán cafe sẽ mở trong những ngày Tết. Vậy làm cách nào để quản lý và vận hành khi mở quán cafe xuyên Tết? Nếu Tết này quán của bạn vẫn mở, đừng bỏ qua bài viết tổng hợp kinh nghiệm vận hành quán cafe trong dịp Tết sau đây của MISA CukCuk nhé.

I. Kiểm soát hàng hóa, nguyên vật liệu pha chế

Lễ Tết là mùa cao điểm, nhu cầu tiêu thụ sẽ tăng cao hơn. Tuy nhiên không phải đơn vị cung cấp NVL nào cũng sẵn sàng ship hàng ngay cho quán của bạn. Đừng để đến lúc đông khách mới thấy thiếu cái này, cái kia. Do đó trước Tết cần kiểm kho NVL trên phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp để kiểm kê hàng hóa, lên danh sách những thứ cần mua, số lượng cụ thể sẵn sàng cho những ngày Tết.

Những ngày Tết, siêu thị hoặc các chợ trung tâm vẫn hoạt động, bạn vẫn có thể mua được hoa quả tươi hoặc một số nguyên vật liệu pha chế đóng gói. Tuy nhiên vẫn cần có kế hoạch chuẩn bị trước đề phòng tình trạng bị đẩy giá lên cao trong những ngày cận Tết.

Đừng quên xem những báo cáo doanh thu theo món, bạn sẽ biết được những loại đồ uống khách hàng yêu thích, gọi nhiều nhất. Từ đó, dự tính nhập lượng nguyên vật liệu tương ứng, hạn chế tình trạng thiếu nguyên vật liệu pha chế ảnh hưởng đến doanh thu của quán.

II. Kiểm tra công cụ, dụng cụ pha chế

Để không xảy ra trường hợp máy pha cafe bị hỏng, tủ mát bị hư vào mấy ngày Tết ảnh hưởng đến việc kinh doanh, bạn nên kiểm tra máy móc và thiết bị trước Tết. Nếu có vấn đề gì xảy ra thì các đơn vị sửa chữa và bảo hành vẫn đang làm việc

Việc kiểm tra máy móc, thiết bị trước dịp Tết là việc làm vô cùng cần thiết vì thời điểm này các đơn vị sửa chữa và bảo hành thường sẽ nghỉ. Trong trường hợp thiết bị của quán bị hỏng hóc sẽ làm gián đoạn ảnh hưởng lớn đến việc kinh doanh. Chính vì vậy bạn cần đảm bảo đã kiểm tra toàn bộ các máy móc, thiết bị trước Tết để vận hành suôn sẻ, trôi chảy trong thời điểm này.

Ngoài ra nếu quán bạn có sử dụng máy pha cafe, máy xay sinh tố, máy ép trái cây,… với tần suất cao hãy kiểm tra định kỳ và thay thế các loại máy móc đã cũ hoặc hư hỏng trước Tết. Đồng thời bạn cũng nên dặn dò nhân viên sử dụng, vệ sinh, bảo quản các trang thiết bị đúng cách để giảm thiểu tối đa những hư hại không đáng có trong dịp Tết.

III. Sắp xếp ca làm của nhân viên hợp lý và khoa học khi mở quán cafe xuyên Tết

Dịp Tết khách hàng đông hơn đòi hỏi số lượng nhân viên cũng nhiều hơn để phục vụ kịp thời, không để khách chờ đợi lâu. Bên cạnh các bạn nhân viên chính thức đăng ký làm xuyên Tết, bạn có thể tìm thêm những bạn làm part-time theo ca, điều chỉnh phù hợp vào những khung giờ cao điểm trong ngày.

Đồng thời đừng quên các chế độ thưởng khi nhân viên đăng ký làm xuyên Tết. Thông thường, mức lương sẽ tăng từ 2 – 3 lần so với ngày thường. Đây cũng là dịp những bạn ở xa không sắp xếp được lịch về hoặc một số bạn muốn kiếm thêm thu nhập vào những ngày Tết sẽ đăng ký.

Cần trao đổi với đội ngũ nhân viên trước 1-2 tuần Tết để đảm bảo nhân sự đủ như kế hoạch, không ảnh hưởng đến các hoạt động bán hàng.

Sử dụng phần mềm quản lý quán cafe sẽ giúp bạn quản lý nhân viên theo ca làm dễ dàng. Phần mềm cũng sẽ cung cấp doanh thu theo ca làm của nhân viên để bạn đánh giá hiệu quả làm việc của họ.

IV. Ứng dụng công nghệ tiết kiệm thời gian gọi món, xử lý hóa đơn trong những ngày Tết đông khách

Để rút ngắn thời gian order, xử lý đơn hàng, tính tiền và thanh toán, quán của bạn nên đầu tư thiết bị hiện đại sẽ giúp cho bạn tiết kiệm được đáng kể thời gian, hơn thế nữa nó còn khiến cho khách hàng hài lòng nữa ví dụ như máy in phiếu chế biến cho bếp/bar, chuông gọi phục vụ, tablet/pos mini cầm tay tích hợp với phần mềm quản lý quán cafe.

Việc ứng dụng công nghệ để gọi món sẽ giúp tránh sai sót và thông tin được lưu lại, tránh thất lạc hơn cách ghi giấy. Thực khách được phục vụ nhiều, nhanh và chu đáo hơn.

Đăng ký 15 ngày dùng thử phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp:

V. Chuẩn hóa quy trình phục vụ tại quán cafe

Nếu nhân viên phục vụ chỉ đơn thuần chỉ biết thực hiện đúng vai trò của mình mà chưa có sự phối hợp với các bộ phận khác như thu ngân, nhân viên pha chế thì hiệu quả làm việc sẽ giảm, luống cuống khi thấy lượng khách quá đông trong máy ngày Tết. Do đó, cần đào tạo và xây dựng quy trình phục vụ bài bản, đặc biệt đối với những bạn làm part-time.

Nhân viên phục vụ cần thao tác nhanh chóng, thường xuyên lau dọn, cất cốc đĩa dụng cụ khi có bàn khách đứng lên, sẵn sang đón lượt khách mới. Như vậy sẽ tối ưu công suất khách hàng và gia tăng doanh thu hiệu quả hơn.

VI. Thông báo cụ thể về thu phí dịch vụ ngày Tết (nếu có)

Thu phí dịch vụ ngày Tết, nên hay không? Đây có lẽ là câu hỏi của nhiều anh chị chủ quán. Thực tế, những ngày này quán sẽ cần chi trả chi phí nhân sự làm dịp lễ cao hơn gấp 2,3 lần so với ngày thường. Các chi phí nguyên vật liệu cũng tăng cao hơn. Do đó, việc quán cafe, quán ăn phụ thu vào dịp lễ Tết cũng là chuyện bình thường và khách hàng cũng dễ dàng chấp nhận điều đó.

Tuy nhiên, bạn cần có kế hoạch phụ thu ngày Tết hợp lý, thông thường các quán cafe hay nhà hàng, quán ăn hay để khoảng 5 – 10 % / tổng hóa đơn.

Mặt khác, chỉ nên tăng giá vào trong một khoản thời gian mấy ngày Tết ví dụ 30 Tết, ngày mùng 1, mùng 2, mùng 3. Say đó nên đưa giá trở về mức giá bình thường.

Nên thông báo trước cho khách hàng biết trước đó 1 tuần để khách hàng nắm rõ, hạn chế tình trạng mập mờ, khách sẽ thắc mắc không biết tăng giá bao nhiêu % vào dịp Tết.

VII. Quản lý doanh thu – lợi nhuận của quán cafe khi mở xuyên Tết

Một trong những khó khăn khi quán cafe mở xuyên Tết là không có nhiều thời gian để theo dõi doanh số bán hàng một cách cụ thể và chính xác. Có thể dẫn đến một số vấn đề thất thoát như nhân viên thu ngân không trung thực, không in hóa đơn/hủy bill và nhận tiền của khách rồi “đút túi”, quán đông khách nhân viên thu thiếu tiền hoặc quên thu tiền, tự ý thu thêm phí dịch vụ ngày Tết,…

Ngoài việc lắp camera giám sát, cắt cử quản lý hoặc trực tiếp bạn có mặt tại quán thì sử dụng phần mềm quản lý quán cafe sẽ giúp bạn hạn chế được tình trạng gian lận, thất thoát. Đồng thời, kiểm soát và theo dõi các khoản chi phí, doanh thu của cửa hàng hiệu quả.

VIII. Đẩy mạnh các hoạt động bán hàng online và ship tận nơi

Tết là thời điểm nhu cầu sử dụng dịch vụ ăn uống tăng cao. Do đó, không nên bỏ qua cơ hội mở rộng thêm tệp khách hàng, tăng doanh thu nhờ đơn hàng online trên Facebook, các Food Apps hoặc website đặt hàng online.

Có thể xây dựng đội ngũ giao hàng của quán thay vì phụ thuộc vào các dịch vụ giao hàng công nghệ để tránh trường hợp các dịch vụ giao hàng quá tải, khiến quá trình giao hàng chậm trễ, tạo nên trải nghiệm không tốt cho khách hàng.

IX. Lên kế hoạch marketing quán cafe hiệu quả trong dịp Tết

Để thu hút và kích thích nhu cầu cảu khách hàng, đừng quên tổ chức các chương trình khuyến mãi, giảm giá, tặng voucher, tặng quà tri ân, thiệp handmade, lì xì đầu năm,…

Ngoài việc trang trí tại quán, đừng quên trang trí các kênh online như Facebook, Instagram… với concept Tết bắt mắt. Đồng thời, trước kì nghỉ Tết nguyên đán khoảng 1 tháng, hãy cập nhật lịch mở cửa đón khách để khách hàng nắm được nhé.

Tạm kết 

Quán cafe mở xuyên Tết là cơ hội để tăng doanh thu và quảng bá thương hiệu hiệu quả. Hy vọng với những lưu ý về cách vận hành và quản lý khi quán cafe mở xuyên Tết trên sẽ hữu ích cho bạn khi lên kế hoạch kinh doanh quán cafe vào dịp Tết sắp tới.

Đừng quên theo dõi MISA CukCuk để cập nhật thêm nhiều thông tin bổ ích về xu hướng FnB và kinh nghiệm quản lý – vận hành: