Mỗi quán cafe đều cần có nội quy nhân viên rõ ràng để đảm bảo công việc được thực hiện trơn tru, chuyên nghiệp. Trong bài viết này, MISA CukCuk sẽ cung cấp mẫu nội quy nhân viên quán cafe chi tiết, dễ áp dụng, giúp bạn xây dựng đội ngũ vững mạnh và hoạt động quán cafe hiệu quả.
1. Tại sao cần có mẫu nội quy nhân viên quán cafe?
Mẫu nội quy nhân viên quán cafe là bộ quy định được thiết lập để hướng dẫn nhân viên làm việc một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Nội quy này bao gồm các quy tắc về giờ giấc làm việc, trang phục, ứng xử với khách hàng, vệ sinh, an toàn lao động và một số quy định khác.
Mẫu nội quy nhân viên quán cafe giúp đảm bảo mọi hoạt động trong quán diễn ra suôn sẻ. Cụ thể:
- Đảm bảo kỷ luật: Nội quy thiết lập các quy tắc rõ ràng cho nhân viên, từ giờ giấc làm việc, trang phục đến cách ứng xử với khách hàng. Điều này đảm bảo mọi người làm việc đúng quy trình, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Tạo môi trường chuyên nghiệp: Mẫu nội quy nhân viên quán cafe giúp xây dựng môi trường làm việc nghiêm túc, tôn trọng lẫn nhau giữa các nhân viên và giữa nhân viên với khách hàng.
- Giảm thiểu mâu thuẫn: Các quy định rõ ràng về quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ của nhân viên sẽ giúp tránh được tranh cãi không đáng có. Nhân viên sẽ biết được họ cần làm gì, khi nào và như thế nào, từ đó giảm thiểu những bất đồng.
- Tăng năng suất: Khi nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ và yêu cầu công việc, họ sẽ làm việc hiệu quả và phối hợp tốt hơn với các bộ phận khác trong quán.
2. Mẫu nội quy nhân viên quán cafe tiêu chuẩn
2.1. Thời gian làm việc
Nhân viên phải làm việc đúng giờ và theo lịch phân công của quản lý. Trong trường hợp cần nghỉ phép hoặc thay đổi lịch làm, nhân viên cần thông báo trước ít nhất 1 ngày. Dưới đây là bảng thời gian làm việc theo ca làm việc bạn có thể tham khảo:
| Nhân viên | Ca làm việc | Thời gian làm việc |
| Nhân viên toàn thời gian | Ca sáng | 6:30 – 14:30 (tất cả các ngày) |
| Ca chiều | 14:30 – 22:30 (tất cả các ngày) | |
| Nhân viên bán thời gian | Ca 1 | 8:00 – 13:00 (tất cả các ngày) |
| Ca 2 | 13:00 – 17:00 (tất cả các ngày) | |
| Ca 3 | 17:00 – 22:30 (tất cả các ngày) | |
| Nhân viên ca gãy | Ca gãy 1 | 10:00 – 15:00 (theo kế hoạch) |
| Ca gãy 2 | 18:00 – 22:30 (theo kế hoạch) |
Ngày nghỉ
Quán cà phê không có ngày nghỉ cố định mà chỉ có 01 ngày nghỉ trong tuần đã được lên kế hoạch hoặc ngày nghỉ đột xuất theo yêu cầu của quản lý.
Tất cả nhân viên sẽ có một ngày nghỉ không cố định trong tuần, tuỳ theo lịch làm việc được nhân viên đăng ký trước khi quản lý xác nhận ca làm việc. Mọi nhân viên cần có trách nhiệm với lịch làm việc đã đăng ký. Trong trường hợp có việc lịch đột xuất, nhân viên phải tự đề xuất và thoả thuận với nhân viên khác làm thay hoặc đổi ca. Nếu nhân viên không tìm được nhân sự thay thế, bắt buộc phải làm việc đúng theo ca làm mà mình đã đăng ký.
Nghỉ ốm
Nhân viên bị ốm hoặc có công việc đột xuất không thể đi làm đúng ca trực được phân công cần có trách nhiệm báo cho quản lý ba tiếng trước khi vào ca để quản lý sắp xếp nhân sự thay thế. Nhân viên không thông báo hoặc thông báo muộn sẽ bị đánh giá xếp hạng và trừ vào khoản thưởng trong tháng.
Ngày lễ Tết
Quán cà phê không có ngày nghỉ theo lịch nghỉ lễ được ban hành. Các nhân sự đi làm trong ngày nghỉ lễ sẽ được trả 300% mức lương so với ngày làm việc thông thường.
Nghỉ trưa & ăn tối
Trong ca làm việc không có giờ nghỉ trưa và ăn tối, nhân viên chủ động cân đối thời gian ăn trưa và ăn tối trong khung giờ vắng khách.
Nhân viên tuyệt đối không được ăn trưa / ăn tối khi đang phục vụ khách hàng. Luôn giữ tác phong nghiêm chỉnh và trong trạng thái sẵn sàng phục vụ.
Đối với thời gian làm việc nhân viên quán cafe cần đảm bảo những yêu cầu như: đi làm đúng giờ và tuân thủ ca làm việc, báo cáo kịp thời nếu có thay đổi ca hoặc tình huống đột xuất không đi làm việc được.
2.2. Trang phục, hình thức và tác phong làm việc
Đây là những yếu tố quan trọng để tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho nhân viên quán cafe, đồng thời tạo ấn tượng tốt với khách hàng. Dưới đây là quy định tham khảo về trang phục và tác phong làm việc trong mẫu nội quy nhân viên quán cafe:
Trang phục
- Nhân viên phải mặc đồng phục quán (nếu có) trong suốt ca làm việc.
- Trang phục phải sạch sẽ, gọn gàng và phù hợp với công việc.
- Đối với nhân viên phục vụ, bếp và các bộ phận khác, đồng phục cần có logo hoặc màu sắc đặc trưng của quán để dễ nhận diện.
- Giày dép dễ di chuyển, có thể tránh đi giày cao gót không phù hợp với công việc.
Hình thức cá nhân
- Nhân viên cần giữ vệ sinh cá nhân sạch sẽ, tóc gọn gàng, không có mùi cơ thể khó chịu.
- Trang điểm nhẹ nhàng (nếu có) và hạn chế trang sức quá lòe loẹt, tránh làm ảnh hưởng đến công việc.
- Móng tay sạch sẽ, không sơn màu quá nổi bật (đặc biệt đối với nhân viên khu vực bếp).
Tác phong làm việc
- Nhân viên cần có tác phong làm việc chuyên nghiệp, nhanh nhẹn và linh hoạt trong mọi tình huống.
- Lời chào hỏi và cử chỉ cần lịch sự và tôn trọng khách hàng. Đảm bảo giao tiếp với khách thân thiện nhưng không suồng sã.
- Trong giờ làm việc, nhân viên cần tập trung hoàn toàn vào công việc, tránh sử dụng điện thoại cá nhân hay làm việc riêng.
Để hỗ trợ bạn kinh doanh quán cafe hiệu quả, MISA CukCuk gửi tặng 10+ mẫu file Excel chuyên nghiệp cho quán cafe, giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý mọi khía cạnh. Bao gồm:
- File excel dự toán chi phí mở quán cafe
- File excel quản lý thu chi hàng ngày
- File excel quản lý công nợ khách hàng & nhà cung cấp
- File excel quản lý kho
- File excel tính chi phí nhân sự…
2.3. Quy định về vệ sinh an toàn lao động
Vệ sinh an toàn lao động là phần không thể thiếu trong mẫu nội quy nhân viên quán cafe, nhằm bảo vệ sức khỏe và sự an toàn của nhân viên, cũng như duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn cho tất cả mọi người.
Vệ sinh cá nhân
- Nhân viên phải giữ vệ sinh cá nhân sạch sẽ, bao gồm rửa tay thường xuyên, đặc biệt trước khi chế biến thực phẩm và phục vụ khách.
- Tóc phải được buộc gọn gàng hoặc đeo mũ, đặc biệt với nhân viên làm việc trong bếp.
- Móng tay sạch sẽ, không có đồ trang trí dễ bong tróc trong khi làm việc.
Vệ sinh khu vực làm việc
- Các khu vực làm việc phải luôn được giữ sạch sẽ, không có dầu mỡ, thức ăn thừa hay các vật dụng bừa bộn.
- Bàn, ghế, quầy bar và các khu vực phục vụ khách cần được lau dọn sạch sẽ trước và sau mỗi ca làm việc.
- Khu vực bếp phải được vệ sinh định kỳ và luôn đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm.
Trang thiết bị và dụng cụ
- Các thiết bị làm việc, dụng cụ chế biến (dao, thớt, máy pha cà phê…) phải được vệ sinh thường xuyên và bảo quản đúng cách.
- Dụng cụ bếp cần được rửa sạch ngay sau khi sử dụng.
- Các thiết bị điện, gas kiểm tra định kỳ và đảm bảo hoạt động an toàn.
An toàn trong quá trình làm việc
- Không được phép sử dụng thiết bị điện khi tay ướt, đặc biệt trong khu vực bếp và quầy pha chế.
- Cấm hút thuốc trong khu vực bếp và các khu vực có nguy cơ cháy nổ.
Hướng dẫn xử lý sự cố
- Nhân viên cần được đào tạo cách xử lý các tình huống khẩn cấp như cháy nổ, đứt tay, ngộ độc thực phẩm và biết cách sơ cứu cơ bản.
- Các bộ phận có nguy cơ cao như bếp, kho, máy móc phải có biển báo cảnh báo rõ ràng và trang bị đầy đủ dụng cụ y tế cơ bản.
2.4. Quy định về bảo quản tài sản chung
Bảo quản tài sản chung là trách nhiệm của tất cả nhân viên trong quán cafe. Mỗi nhân viên cần sử dụng tài sản, thiết bị của quán một cách cẩn thận và đúng mục đích, tránh làm hỏng hóc, mất mát. Các vật dụng như ly, tách, dao, thớt, máy móc pha chế và các thiết bị khác phải được vệ sinh và lưu trữ đúng cách sau khi sử dụng.
Trong trường hợp để xảy ra các thiệt hại ảnh hưởng tới công việc kinh doanh, nhân viên cần báo cáo ngay cho quản lý. Căn cứ theo thiệt hại và nguyên nhân dẫn đến, quản lý sẽ có kiến nghị xử phạt và đền bù hợp lý. Ngoài ra, quán cafe cần kiểm kê tài sản định kỳ để giảm thiểu thất thoát và đảm bảo mọi thiết bị, dụng cụ luôn sẵn sàng cho công việc.
2.5. Quy định về ứng xử với khách hàng
Lịch sự và tôn trọng khi giao tiếp
- Nhân viên phải luôn sử dụng ngôn từ lịch sự, nhẹ nhàng khi giao tiếp với khách hàng.
- Tránh dùng từ ngữ thô tục, cợt nhả hay thiếu tôn trọng trong mọi tình huống.
- Khi chào hỏi và cảm ơn khách, nhân viên phải thể hiện sự chân thành và lịch sự, ví dụ: “Em chào anh/chị, cảm ơn anh/chị đã đến quán!”
Lắng nghe và đáp ứng yêu cầu của khách
- Nhân viên cần lắng nghe kỹ các yêu cầu và thắc mắc của khách hàng để đáp ứng chính xác khi gọi món, thanh toán.
- Nếu có yêu cầu đặc biệt từ khách (như thay đổi món ăn, chế biến theo cách riêng), nhân viên cần ghi lại và chuyển cho bếp hoặc quản lý.
- Trong trường hợp không thể đáp ứng yêu cầu ngay lập tức, nhân viên cần thông báo rõ ràng và cam kết sẽ giải quyết trong thời gian ngắn nhất.
Giải quyết khiếu nại một cách chuyên nghiệp
- Nếu khách hàng có khiếu nại, nhân viên phải tiếp nhận một cách bình tĩnh và không phản ứng thái quá.
- Lắng nghe đầy đủ nội dung khiếu nại của khách hàng và thể hiện sự thông cảm.
- Nếu cần thiết, nhân viên có thể mời khách gặp quản lý để giải quyết vấn đề, đồng thời cam kết sẽ xử lý vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Nhân viên không được phép tranh cãi với khách hàng, ngay cả khi khách hàng có thái độ khó chịu.
Chuyên nghiệp trong phục vụ
- Mọi hành động phục vụ khách hàng cần được thực hiện nhanh chóng, chính xác, đảm bảo chất lượng món ăn và đồ uống tốt nhất.
- Khi phục vụ, nhân viên cần để ý đến chi tiết nhỏ như sắp xếp bàn ghế gọn gàng, làm sạch khu vực xung quanh để không làm khách khó chịu.
- Nhân viên không làm phiền khách hàng khi họ đang thưởng thức bữa ăn hoặc đang có cuộc trò chuyện riêng.
2.6. Quy định về bảo mật thông tin
Quy định về bảo mật thông tin trong quán cafe là phần quan trọng để bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách hàng và các thông tin nhạy cảm của quán. Dưới đây là các quy định cơ bản về bảo mật thông tin:
- Nhân viên không được tiết lộ thông tin của khách hàng mà không có sự đồng ý của họ.
- Bảo vệ thông tin tài chính như số thẻ tín dụng, giao dịch thanh toán của khách hàng.
- Nghiêm cấm chia sẻ thông tin nội bộ của quán như kế hoạch kinh doanh, số liệu tài chính, công thức pha chế…
- Sử dụng mật khẩu bảo mật cho các hệ thống và thiết bị quán, không chia sẻ mật khẩu với người khác.
- Thông tin khách hàng lưu trữ trong hệ thống phải được bảo vệ, mã hóa và hạn chế quyền truy cập.
- Khi không còn cần thiết, thông tin phải được xóa hoặc hủy bỏ một cách an toàn.
2.7. Cơ chế thưởng – phạt
Cơ chế thưởng – phạt trong quán cafe giúp duy trì kỷ luật lao động, động viên nhân viên làm việc hiệu quả và đảm bảo chất lượng dịch vụ. Dưới đây là các quy định cơ bản:
Cơ chế thưởng
- Thưởng cho nhân viên có thành tích xuất sắc, vượt mục tiêu công việc hoặc được khách hàng khen ngợi.
- Thưởng cuối tháng, thưởng doanh thu, thưởng vào các dịp lễ Tết.
- Các hình thức thưởng có thể là tiền mặt, voucher quà tặng hoặc ngày nghỉ.
>> Tham khảo: Cách tính lương nhân viên quán cafe chuẩn chỉnh, chi tiết
Cơ chế phạt
- Phạt khi nhân viên vi phạm giờ giấc làm việc, thái độ không chuyên nghiệp hoặc không tuân thủ quy trình phục vụ.
- Phạt đối với hành vi gây thiệt hại tài sản chung hoặc gây ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh quán.
- Các hình thức phạt có thể là cảnh cáo, trừ lương, đình chỉ công việc tạm thời hoặc sa thải tùy vào mức độ vi phạm.
3. Tạm kết
Trên đây MISA CukCuk đã chia sẻ mẫu nội quy nhân viên quán cafe tiêu chuẩn, chi tiết. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn xây dựng bộ nội quy phù hợp với quán cafe của mình và nâng cao chất lượng dịch vụ. Chúc bạn kinh doanh thành công!
Nếu bạn cần hỗ trợ trong quá trình vận hành, MISA CukCuk luôn sẵn sàng đồng hành – Phần mềm cung cấp giải pháp quản lý F&B chuyên nghiệp, tối ưu quy trình từ gọi món, thanh toán đến quản lý chi phí nguyên vật liệu, tồn kho chính xác, báo cáo doanh thu tự động mọi lúc mọi nơi!
