Quy định hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống trong ngành kinh doanh F&B

Hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống đang trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các nhà hàng, quán ăn tại Việt Nam từ ngày 01/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Với xu hướng số hóa và minh bạch hóa trong ngành F&B, việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quản lý doanh thu, chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Để giúp anh/chị chủ nhà hàng, quán ăn cách viết/xuất hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống đúng quy định, MISA CukCuk tổng hợp những quy định về hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống trong ngành kinh doanh F&B qua bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống là gì? 

Hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống là hóa đơn được lập dưới dạng dữ liệu điện tử để ghi nhận doanh thu phát sinh từ hoạt động bán đồ ăn, đồ uống và cung cấp dịch vụ ăn uống. Hóa đơn này có thể được lập khi khách dùng bữa tại nhà hàng, mua đồ ăn mang đi, đặt tiệc, đặt suất ăn, đặt đồ uống qua app giao hàng hoặc thanh toán tại quầy và được khởi tạo, lập, xử lý và ký số trên hệ thống máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

Với ngành F&B, hóa đơn điện tử thường ghi nhận các khoản như:

• Tiền món ăn, đồ uống
• Combo, set menu, buffetPhụ thu dịch vụ, nếu có
• Phí phục vụ, nếu thuộc khoản nhà hàng thu
• Phí giao hàng, nếu quán thu và ghi nhận doanh thu
• Chiết khấu, khuyến mãi
• Thuế suất, tiền thuế, nếu thuộc trường hợp phải thể hiện
• Tổng tiền thanh toán

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn này phải tuân thủ các quy định về nội dung, thời điểm lập và kết nối dữ liệu với Tổng cục Thuế. Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy, đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong giao dịch. Tất cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh F&B theo phương pháp kê khai có sử dụng hóa đơn bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống thường bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin về tên, địa chỉ nhà hàng, quán ăn
• Thông tin về khách hàng: Tên, địa chỉ, số điện thoại hoặc thông tin liên lạc khác của khách hàng
• Thông tin về dịch vụ ăn uống: Tên, số lượng, giá cả món ăn hoặc dịch vụ ăn uống và tổng số tiền cần thanh toán
• Thông tin về thuế và chiết khấu (nếu có)
• Thông tin về phương thức thanh toán, chẳng hạn như tiền mặt, thẻ tín dụng hoặc chuyển khoản

Hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống thường được gửi qua email. Người nhận có thể lưu trữ và quản lý trên máy tính hoặc các dịch vụ lưu trữ dữ liệu điện tử, hóa đơn được lập trực tiếp từ phần mềm quản lý, máy POS hoặc hệ thống tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

1.1. Quy định hóa đơn điện tử ngành dịch vụ ăn uống

Quy định hóa đơn điện tử ngành dịch vụ ăn uống hiện xoay quanh các nhóm nội dung chính: đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, nội dung hóa đơn, thời điểm lập hóa đơn, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và dữ liệu gửi cơ quan thuế.

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ 01/6/2025, nhóm doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, trong đó có ăn uống, nhà hàng, khách sạn, thuộc nhóm cần sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế nếu đáp ứng điều kiện theo quy định. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên cũng là nhóm cần đặc biệt lưu ý nghĩa vụ này.

Với ngành ăn uống, anh/chị cần lưu ý 5 điểm chính:

Theo định hướng mới, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có nhiều địa điểm kinh doanh dùng chung mã số thuế cho các cửa hàng nhưng phải ghi rõ mã địa điểm kinh doanh trên hóa đơn. Thực tế triển khai yêu cầu hóa đơn cần thể hiện đầy đủ hơn thông tin địa điểm, gồm:

• Mã địa điểm kinh doanh
• Tên địa điểm kinh doanh
• Địa chỉ địa điểm kinh doanh

Yêu cầu này giúp cơ quan thuế nhận diện doanh thu phát sinh tại từng điểm bán, đồng thời hạn chế sai lệch dữ liệu khi hộ kinh doanh có nhiều quán, nhiều xe bán cố định hoặc nhiều cửa hàng cùng dùng một mã số thuế.

Từ 15/5/2026, Cơ quan Thuế dự kiến triển khai yêu cầu xác thực sinh trắc học đối với thủ tục đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là yêu cầu nhằm xác minh thông tin người đại diện pháp luật, chủ hộ kinh doanh hoặc người đại diện hợp pháp khi gửi tờ khai HĐĐT.

Anh/chị nên chuẩn bị một trong các phương thức sau:

1. Xác thực trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc theo hướng dẫn của bộ phận hỗ trợ.
2. Xác thực sinh trắc học qua eTax Mobile, phù hợp với người đại diện đã có thông tin định danh phù hợp.
3. Xác thực bằng OTP trong trường hợp hệ thống cho phép qua số điện thoại hoặc phương thức điện tử phù hợp.

Một số hướng dẫn cập nhật cho biết người nộp thuế có thể cần thực hiện xác thực trên eTax Mobile sau khi gửi tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

1.2. Phân biệt hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy truyền thống

Trước khi chuyển đổi số, nhiều nhà hàng, quán ăn quen dùng hóa đơn giấy, phiếu tính tiền, bill in từ máy POS hoặc bảng kê kèm hóa đơn. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý và cơ chế quản lý khác biệt rõ ràng so với hóa đơn giấy truyền thống.

2. Tại sao nhà hàng, quán ăn cần sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các nhà hàng, quán ăn tại Việt Nam theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC), có hiệu lực từ 01/6/2025

2.1. Quy định bắt buộc từ 1/7/2022 và Nghị định 70/2025 NĐ-CP

Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC yêu cầu tất cả các doanh nghiệp, hộ kinh doanh trong ngành F&B sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/7/2022. Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/6/2025) bổ sung các quy định cụ thể:

• Đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm, bao gồm nhà hàng, quán ăn, quán cà phê. Việc không sử dụng hóa đơn điện tử có thể bị phạt từ 4-8 triệu VNĐ (hộ kinh doanh) hoặc 20-50 triệu VNĐ (doanh nghiệp).
• Hóa đơn điện tử phải được khởi tạo từ máy tính tiền hoặc phần mềm POS đã đăng ký, truyền dữ liệu trực tiếp đến Tổng cục Thuế.
• Hóa đơn giấy chỉ được sử dụng trong các trường hợp đặc biệt (mất kết nối internet), nhưng phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử trong 2 giờ làm việc.

2.2. Tính minh bạch và tuân thủ pháp luật

Hóa đơn điện tử ghi nhận đầy đủ giao dịch, giúp cơ quan thuế theo dõi doanh thu thực tế, tránh tình trạng khai báo thiếu. Tăng tính công bằng trong ngành F&B, đặc biệt khi cạnh tranh với các quán ăn tự do hoặc không tuân thủ quy định thuế

Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống cơ quan thuế, dễ dàng đối chiếu khi có kiểm tra. Giảm thời gian chuẩn bị hồ sơ, tránh sai sót so với hóa đơn giấy (dễ thất lạc, hư hỏng)

Khách hàng doanh nghiệp thường yêu cầu hóa đơn điện tử để khấu trừ thuế GTGT (10% cho dịch vụ ăn uống tại chỗ). Đáp ứng nhu cầu hóa đơn hợp lệ, tăng khả năng thu hút khách hàng tổ chức, hội nghị, tiệc công ty

2.3. Hỗ trợ kiểm soát chi phí và quản lý doanh thu 

Hóa đơn điện tử tích hợp với máy POS hoặc phần mềm như MISA CukCuk, KiotViet, cho phép theo dõi doanh thu theo ngày, tuần, tháng. Phát hiện sai lệch doanh thu sớm, ví dụ: chênh lệch giữa tiền mặt và hóa đơn.

Hóa đơn điện tử loại bỏ chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy (2-5 triệu VNĐ/năm cho nhà hàng quy mô vừa). Tự động hóa quy trình giúp giảm thời gian xử lý hóa đơn thủ công, tiết kiệm 5-10 giờ nhân sự/tháng.

Phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp báo cáo chi tiết về doanh thu theo món ăn, thời gian, hoặc khu vực. Giúp nhà hàng xác định món ăn bán chạy, tối ưu menu và điều chỉnh chiến lược kinh doanh.

2.4. Dễ dàng lưu trữ – tra cứu – gửi cho khách 

Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên đám mây, đảm bảo an toàn và tuân thủ thời hạn lưu trữ 10 năm theo quy định. Giảm chi phí lưu kho (1-2 triệu VNĐ/năm), dễ dàng tra cứu khi cần đối chiếu

Khách hàng và nhà hàng có thể tra cứu nhanh chóng hóa đơn qua mã QR, email, hoặc hệ thống phần mềm. Tiết kiệm thời gian xử lý yêu cầu hóa đơn từ khách, đặc biệt trong các dịp đông khách như lễ, tết,….

Hóa đơn điện tử có thể gửi qua email, Zalo, hoặc cung cấp mã QR để khách tra cứu. Tăng trải nghiệm khách hàng, đặc biệt với khách hàng Gen Z và dân văn phòng, những người ưa chuộng giao dịch số.

2.5. Tăng cường chuyển đổi số trong ngành F&B

Hóa đơn điện tử kết nối với máy POS, phần mềm quản lý (iPOS, KiotViet, CukCuk) và nền tảng giao hàng như GrabFood, ShopeeFood. Tự động hóa quy trình bán hàng, từ nhận đơn, xuất hóa đơn, đến báo cáo doanh thu, giảm 50% thời gian xử lý so với phương pháp thủ công

Ngành F&B Việt Nam đang chuyển đổi số mạnh mẽ, với 70% nhà hàng tại TP.HCM và Hà Nội sử dụng phần mềm quản lý vào năm 2025. Hóa đơn điện tử giúp nhà hàng bắt kịp xu hướng, cạnh tranh với các chuỗi lớn như Highlands Coffee, The Coffee House.

Hóa đơn điện tử hỗ trợ quản lý đa chi nhánh, đồng bộ dữ liệu doanh thu từ nhiều địa điểm.

3. Quy trình khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền dịch vụ ăn uống kết nối với cơ quan thuế

Với mô hình kinh doanh nhỏ, chủ nhà hàng có thể sử dụng máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế để lập hóa đơn điện tử. Quy trình này bao gồm các bước:

• Đăng ký sử dụng máy tính tiền có kết nối cơ quan thuế
• Khi khách hàng thanh toán, nhập dữ liệu đơn hàng vào máy
• Máy tính tiền tự động khởi tạo hóa đơn điện tử với các thông tin đã nhập
• Hóa đơn được truyền trực tiếp đến cơ quan thuế và gửi cho khách hàng

Nội dung hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống hợp lệ

4. Cách viết hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống chuẩn quy định 

Căn cứ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 về hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hướng dẫn hóa đơn điện tử cần có những nội dung sau:

Trong đó, nội dung quy định tại điểm b,c,d Khoản 1 điều này phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh:

• Xác định được nội dung hoạt động kinh tế phát sinh
• Số tiền thu được
• Xác định được người mua hàng (người nộp tiền hoặc người hưởng thụ dịch vụ…)
• Người bán hàng (hoặc người cung cấp dịch vụ…)
• Tên hàng hóa dịch vụ hoặc nội dung thu tiền

Trong các trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buôc phải thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

* Tham khảo mẫu hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống khai thuế VAT theo phương pháp trực tiếp: 

5. Hướng dẫn phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn MISA CukCuk 

Để hỗ trợ quản lý, kế toán nhà hàng không cần phải đăng nhập vào nhiều phần mềm, nhập lại dữ liệu và nhiều thao tác, MISA CukCuk đã nâng cấp tính năng phát hành hóa đơn điện tử và gửi cho khách hàng ngay trên MISA CukCuk.

5.1. Trường hợp phát hành hóa đơn có mã của cơ quan thuế

Bước 1: Vào Hóa đơn điện tử\Danh sách hóa đơn\Hóa đơn chưa phát hành 

Bước 2: Kế toán tìm hóa đơn cần phát hành

Trên MISA CukCuk, kế toán nhà hàng có thể tìm hóa đơn cần phát hành thông qua những cách sau:

• Chọn lại khoảng thời gian tìm kiếm
• Chọn lại bộ lọc: Khách yêu cầu lấy HĐ và nhấn Lấy dữ liệu 
• Hoặc nhập thông tin tìm kiếm ở các ô Số HĐ; Mã số thuế; Khách hàng/Tên công ty; Địa chỉ; Tên người nhận, Số điện thoại….

Bước 3: Kiểm tra lại hóa đơn trước khi phát hành

Sau khi đã tìm kiếm được hóa đơn bán hàng cần xuất hóa đơn điện tử, kế toán kiểm tra lại thông tin: Mã số thuế, Khách hàng/Tên công ty, Địa chỉ, Tên người nhận, Số điện thoại.

Trường hợp cần gửi email cho nhiều khách hàng cùng một lúc thì nhập các email phân tách nhau bằng dấu chấm phẩy (;), ví dụ như [email protected];[email protected];[email protected];…

Bước 4: Sau đó tích chọn hóa đơn và nhấn Phát hành

Ở bước này, kế toán sẽ chọn mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn để thực hiện phát hành. Sau khi nhấn phát hành thì hóa đơn sẽ được hệ thống phần mềm meInvoice xử lý. Hóa đơn này sẽ hiển thị trên danh sách Hóa đơn đã phát hành ở trạng thái “Đang phát hành”; sau một vài phút hóa đơn sẽ được chuyển sang trạng thái “Đã phát hành”.

5.2. Phát hành hóa đơn không có mã cơ quan thuế 

Thao tác tương tự như trường hợp 1

Lưu ý: Điều kiện để phát hành hóa đơn điện tử trên MISA CukCuk thành công:

• • • Nhà hàng, quán ăn đã thực hiện kết nối phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn MISA CukCuk và phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice
    • Nhà hàng, quán ăn đã đăng ký và thông báo phát hành hóa đơn trên meInvoice
    • Máy tính sử dụng để phát hành hóa đơn phải cài công cụ MISA Ký Số
    • Máy tính phải được cắm USB có chứa chứng thư số (lưu ý Mã số thuế trên chứng thư số phải khớp với mã số thuế đã đăng ký mua meInvoice)
    • Vui lòng sử dụng trình duyệt Chrome hoặc Cốc Cốc để thực hiện phát hành hóa đơn điện tử

6. Giải đáp thắc mắc thường gặp

6.1. Có cần kèm bảng kê ăn uống không?

• Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn dịch vụ ăn uống phải ghi chi tiết từng món ăn/dịch vụ, nhưng không bắt buộc kèm bảng kê nếu thông tin đã đầy đủ trên hóa đơn.
• Trường hợp món ăn/dịch vụ đa dạng, có thể sử dụng bảng kê kèm theo để liệt kê, lưu trữ cùng hóa đơn phục vụ kiểm tra.

6.2. Có cần ghi rõ từng món và thuế suất từng loại không?

• Bắt buộc ghi rõ tên món ăn/dịch vụ (ví dụ: “Cơm chay”, “Trà sữa”).
• Thuế suất VAT (5% hoặc 10%) phải được ghi rõ cho từng món, đặc biệt khi có món áp dụng thuế suất khác nhau.

6.3. Trường hợp không lập hóa đơn ngay sau khi khách dùng bữa thì xử lý như thế nào?

• Nếu không lập hóa đơn ngay, nhà hàng phải tổng hợp doanh thu cuối ngày và lập hóa đơn điện tử tổng hợp, chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.
• Thời điểm lập chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo hoặc theo kỳ đối soát (tối đa 7 ngày).

6.4. Trường hợp bán cho khách cá nhân không lấy hóa đơn

• Nếu khách cá nhân không yêu cầu hóa đơn, nhà hàng vẫn phải lập hóa đơn điện tử tổng hợp cuối ngày, ghi nhận doanh thu.
• Không cần ghi thông tin người mua (tên, mã số thuế) trừ khi khách yêu cầu.

6.5. Hóa đơn điện tử có được khấu trừ thuế không?

• Có, hóa đơn điện tử hợp lệ được dùng để khấu trừ thuế GTGT nếu đáp ứng đầy đủ nội dung theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

7. Tạm kết

Các doanh nghiệp, đơn vị, hộ kinh doanh F&B cần tham khảo và tuân thủ các quy định, hướng dẫn từ các cơ quan quản lý và thuế để đảm bảo tính hợp pháp liên quan đến hóa đơn điện tử. Hy vọng những thông tin trên của MISA CukCuk đã giúp anh/chị hiểu hơn về những quy định hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống.