1. Mở quán cafe cần bao nhiêu vốn?
Chi phí mở quán cafe phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm quy mô quán, vị trí mặt bằng, phong cách thiết kế và chất lượng thiết bị. Dưới đây là chi phí cụ thể cho từng hạng mục, giúp bạn hình dung rõ hơn số vốn cần chuẩn bị.
| Hạng mục | Chi phí dự kiến | Chi tiết |
|---|---|---|
| Chi phí mặt bằng | 10 – 50 triệu/tháng | Thuê tại khu trung tâm: 30 – 50 triệu. Ngoại ô, khu vực nhỏ: 10 – 20 triệu. Đặt cọc 3 – 6 tháng. |
| Chi phí thiết kế, trang trí | 30 – 150 triệu | Sơn tường, bàn ghế, decor theo phong cách quán. |
| Chi phí trang thiết bị | 50 – 200 triệu | Máy pha cafe (30 – 50 triệu), máy xay (5 – 15 triệu), tủ lạnh (10 – 20 triệu), dụng cụ pha chế. |
| Chi phí nguyên liệu | 10 – 30 triệu | Cà phê hạt, sữa, đường, trà, syrup… Lượng nhập tùy quy mô quán và menu ban đầu. |
| Chi phí nhân sự | 15 – 50 triệu/tháng | Lương nhân viên pha chế (6 – 10 triệu/người), phục vụ (5 – 8 triệu/người). |
| Chi phí marketing | 5 – 20 triệu | Quảng bá trên Facebook, Instagram, tờ rơi hoặc chương trình khai trương ưu đãi. |
| Chi phí khác và dự phòng | 10 – 30 triệu | Các khoản phát sinh như điện nước, vật dụng nhỏ, giấy phép kinh doanh… |
- Quán nhỏ hoặc mô hình take-away: dao động từ 100 – 200 triệu
- Quán trung bình (30 – 50m²): khoảng 300 – 500 triệu
- Quán lớn, khu vực trung tâm: có thể từ 500 triệu – 1 tỷ
2. Quy trình mở quán cafe chi tiết
2.1. Nghiên cứu thị trường & khách hàng mục tiêu
- Hiểu rõ xu hướng tiêu dùng (phân khúc cà phê, không gian check-in).
- Xác định khách hàng mục tiêu (Gen Z, dân văn phòng).
- Đánh giá đối thủ cạnh tranh để tạo sự khác biệt.
- Tối ưu mô hình kinh doanh, từ cafe mang đi đến quán phong cách.
Ví dụ, nếu khu vực bạn chọn tập trung nhiều sinh viên, các quán cafe giá rẻ, nhỏ gọn thường phổ biến hơn. Ngoài ra, hãy xác định xem nhóm khách hàng tại đây có nhu cầu gì – họ ưa chuộng không gian truyền thống, hiện đại hay chỉ cần một quán cafe take-away nhanh chóng.
Việc xác định khách hàng mục tiêu rất quan trọng để định hình phong cách quán, menu và giá cả. Tùy vào đối tượng, bạn có thể cân nhắc:
- Giới trẻ: Thích không gian sáng tạo, hiện đại, có góc check-in đẹp và đồ uống theo xu hướng như cold brew, matcha latte.
- Nhân viên văn phòng: Ưa chuộng không gian yên tĩnh để làm việc, menu tập trung vào cafe pha máy và bánh ngọt.
- Người trung niên: Thích sự đơn giản, menu với các món truyền thống như cafe đen, cafe sữa với giá cả hợp lý.
Để hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng, bạn có thể thực hiện khảo sát trực tiếp hoặc qua mạng xã hội. Ví dụ, hỏi những câu như:
- “Bạn thường chi bao nhiêu tiền cho một ly cafe?”
- “Bạn thích quán cafe hiện đại hay truyền thống?”
- “Thời gian bạn thường ghé quán cafe là lúc nào?”
Cuối cùng, hãy đánh giá lợi thế cạnh tranh của bạn. Điều gì sẽ làm quán cafe của bạn khác biệt so với đối thủ? Có thể đó là một menu độc đáo, phong cách thiết kế mới lạ hay chất lượng đồ uống vượt trội. Ví dụ, nếu khu vực bạn chọn toàn quán cafe truyền thống, việc mở một quán theo phong cách Hàn Quốc với các món đồ uống trendy có thể là điểm nhấn thu hút khách hàng.
Để lên kế hoạch dễ dàng hơn, bạn có thể tải miễn phí Mẫu lập kế hoạch kinh doanh quán cafe dưới đây. Nhấn vào ảnh để tải!
2.2. Chọn mô hình kinh doanh và phong cách quán
Hiện nay, mô hình kinh doanh quán cafe phổ biến được chia thành hai loại chính: mô hình cafe truyền thống (tự mở) và mô hình cafe nhượng quyền. Tùy thuộc vào mục tiêu kinh doanh, nguồn vốn và kinh nghiệm quản lý, bạn có thể lựa chọn mô hình phù hợp nhất.
Mô hình cafe truyền thống (tự mở)
Mô hình này phù hợp với những người muốn tự xây dựng quán cafe độc lập từ phong cách, thiết kế đến cách thức vận hành. Một số phong cách quán phổ biến trong mô hình cafe truyền thống gồm:
- Cafe hiện đại: Không gian sáng tạo, trẻ trung, kết hợp nội thất tối giản với màu sắc nổi bật, thu hút giới trẻ yêu thích sự mới lạ.
- Cafe tối giản: Phong cách gọn gàng, tinh tế, phù hợp với khách hàng yêu thích sự nhẹ nhàng và không gian thoáng đãng.
- Cafe thiên nhiên: Sử dụng nhiều cây xanh và vật liệu thân thiện với môi trường, tạo cảm giác thoải mái, gần gũi, thích hợp để thư giãn.
- Cafe kết hợp không gian làm việc: Hướng đến đối tượng nhân viên văn phòng hoặc freelancer, tập trung vào không gian yên tĩnh, wifi mạnh và bàn ghế tiện nghi.
Ưu điểm của mô hình này là bạn toàn quyền sáng tạo và tự do phát triển thương hiệu. Tuy nhiên, việc tự mở quán đòi hỏi bạn phải quản lý tốt từ quy trình vận hành đến xây dựng thương hiệu và thu hút khách hàng.
Mô hình cafe nhượng quyền
Nếu bạn muốn kinh doanh với rủi ro thấp hơn, mô hình nhượng quyền là lựa chọn phù hợp. Khi hợp tác với các thương hiệu nổi tiếng như Highlands Coffee, Trung Nguyên,… bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ toàn diện từ thương hiệu, từ cơ sở vật chất, đào tạo nhân sự, quy trình vận hành đến chiến lược marketing.
Ưu điểm lớn nhất của mô hình này là tận dụng uy tín sẵn có của thương hiệu để thu hút khách hàng, không mất quá nhiều thời gian công sức từ đầu để xây dựng tên tuổi. Tuy nhiên, bạn sẽ cần tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn của thương hiệu và trả phí nhượng quyền cũng như chiết khấu doanh thu định kỳ.
>>> Tham khảo: Bật mí 7 bước mở quán cafe nhượng quyền thành công
Mô hình cafe mang đi
Cafe mang đi (take away) là mô hình kinh doanh cung cấp đồ uống (cà phê, trà sữa, nước ép) và đồ ăn nhẹ với trọng tâm là phục vụ nhanh, khách hàng mua mang đi hoặc đặt qua ứng dụng giao hàng (GrabFood, ShopeeFood). Quán take away thường có không gian nhỏ, tối ưu chi phí và tập trung vào hiệu suất bán hàng.
Ưu điểm của mô hình này đó là có thể tiết kiệm từ 50 – 70% chi phí thuê mặt bằng so với các mô hình khác vì diện tích nhỏ (10-20m²), chỉ cần quầy pha chế và khu vực chờ. Phù hợp với người mới khởi nghiệp khi vốn bỏ ra tương đối thấp, chỉ từ 50 -150 triệu VNĐ. Có thể linh hoạt triển khai tại các khu vực đông dân cư như: khu văn phòng, trường học,… nhằm hướng tới tệp khách hàng Là Gen Z cũng như dân văn phòng.
>>> Tham khảo: 8 bước kinh doanh mô hình xe cafe take away từ A – Z
2.3. Lập kế hoạch kinh doanh
Đây là bước giúp bạn thấy được “hình dáng” của quán trong tương lai và chuẩn bị đầy đủ các yếu tố cần thiết để biến ý tưởng thành hiện thực. Trước tiên, bạn cần xác định rõ định hướng kinh doanh của mình thông qua các câu hỏi như:
- Sức chứa của quán là bao nhiêu?
- Menu đồ uống gồm những món gì? Giá bán dự kiến là bao nhiêu?
- Sau bao lâu thì đi vào hoạt động và tuyển nhân viên?…
Sau đó, bạn cần dự tính doanh thu hàng tháng, điểm hòa vốn và thời gian thu hồi vốn, khả năng chịu thua lỗ trong bao lâu nếu có rủi ro. Ví dụ, nếu tổng chi phí đầu tư là 300 triệu, bạn cần xác định mức doanh thu trung bình 50 triệu/tháng để thu hồi vốn sau 6 tháng.
MISA CukCuk đã xây dựng công cụ tính điểm hòa vốn tự động nhằm đơn giản hoá việc tính toán chỉ số này. Bạn chỉ cần điền các số liệu dự tính của mình, công cụ sẽ tự động tính ra điểm hòa vốn theo ngày/tháng/năm của quán. Dùng miễn phí công cụ TẠI ĐÂY!
Một kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh còn gồm các yếu tố: phân tích đối thủ cạnh tranh, chiến lược marketing, chính sách nhân sự và quản lý tài chính. Những nội dung này sẽ giúp bạn hiểu rõ thị trường và biết cách sử dụng nguồn lực hiệu quả
2.4. Chuẩn bị thủ tục pháp lý
Để mở quán cafe hợp pháp, bạn cần chuẩn bị một số giấy tờ sau:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh: Đây là giấy tờ bắt buộc để quán cafe hoạt động hợp pháp. Bạn có thể đăng ký dưới hình thức hộ kinh doanh cá thể hoặc thành lập doanh nghiệp, tùy theo quy mô và định hướng kinh doanh.
- Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm: Do kinh doanh trong lĩnh vực ăn uống, quán cafe cần đảm bảo các tiêu chuẩn về vệ sinh an toàn thực phẩm. Giấy chứng nhận này được cấp sau khi cơ quan chức năng kiểm tra và xác nhận quán đáp ứng đủ điều kiện vệ sinh.
- Giấy phép phòng cháy chữa cháy: Đối với quán cafe có quy mô lớn hoặc nằm trong khu vực yêu cầu, bạn cần có giấy phép phòng cháy chữa cháy, chứng nhận quán đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn về phòng chống cháy nổ.
- Giấy phép bán lẻ rượu, bia (nếu có): Nếu quán cafe kinh doanh đồ uống có cồn, bạn cần xin giấy phép bán lẻ rượu, bia theo quy định pháp luật.
- Hợp đồng thuê mặt bằng hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất: Để chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm kinh doanh.
Khi mở quán cafe, bạn có thể lựa chọn đăng ký kinh doanh theo mô hình hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp. Xem chi tiết thủ tục xin giấy phép kinh doanh quán cafe.
2.5. Thuê mặt bằng & thiết kế không gian
Thuê mặt bằng
Bạn nên chọn mặt bằng nằm tại các khu vực đông người qua lại như gần trường học, văn phòng, khu dân cư hoặc trung tâm thương mại. Ngoài ra, diện tích cần phù hợp với mô hình quán. Ví dụ, quán take-away chỉ cần khoảng 10 – 20m², trong khi quán cafe ngồi lại cần từ 50m² trở lên để tạo không gian thoải mái cho khách hàng.
Khi thuê mặt bằng, bạn cần chú ý đến chi phí để đảm bảo không vượt quá 20 – 30% tổng vốn đầu tư. Đồng thời, hãy kiểm tra kỹ các điều khoản hợp đồng như thời hạn thuê, chi phí tăng hằng năm và trách nhiệm cải tạo mặt bằng. Sử dụng ngay công cụ chấm điểm mặt bằng dưới đây để có thể lựa chọn địa điểm kinh doanh phù hợp
Thiết kế không gian
Thiết kế sẽ phản ánh phong cách quán và tạo ấn tượng đầu tiên với khách hàng. Một không gian được bố trí gọn gàng, ánh sáng hợp lý và nội thất thoải mái sẽ mang lại trải nghiệm tích cực. Ví dụ, quán cafe hiện đại có thể sử dụng nội thất tối giản với màu sáng, trong khi quán phong cách vintage nên ưu tiên gỗ và ánh sáng vàng ấm cúng.
Ngoài ra, bạn nên bố trí khu vực trưng bày và quầy order sao cho thuận tiện nhất. Đừng quên một góc check-in sống ảo thu hút nếu bạn hướng tới nhóm khách hàng trẻ. Biển hiệu và mặt tiền cũng cần được chú trọng để đảm bảo quán nổi bật, dễ nhận biết.
Một menu quán cafe tốt cần phù hợp với phong cách quán, khách hàng mục tiêu và đảm bảo sự đa dạng để đáp ứng nhiều khẩu vị khác nhau.
Khi xây dựng menu, hãy bắt đầu với các món cơ bản. Đối với quán cafe truyền thống, các món như cafe đen, cafe sữa, bạc xỉu sẽ là lựa chọn quen thuộc. Nếu quán hướng đến đối tượng trẻ, bạn nên bổ sung các món hiện đại như cold brew, matcha latte, trà sữa hoặc đồ uống đá xay.
Menu cần được thiết kế khoa học, phân loại rõ ràng theo từng nhóm. Giá cả cũng cần cân nhắc kỹ lưỡng để phù hợp với khách hàng mục tiêu. Ví dụ, nếu phục vụ giới trẻ, mức giá dao động từ 25.000 – 50.000 đồng là hợp lý, trong khi đối với khách hàng văn phòng, bạn có thể cung cấp các món cao cấp hơn với giá 50.000 – 70.000 đồng.
2.7. Mua sắm trang thiết bị, nguyên liệu
Mua trang thiết bị, công cụ dụng cụ
- Máy pha cafe: Đây là thiết bị quan trọng nhất, đặc biệt với quán chuyên phục vụ cafe pha máy. Máy pha cafe có giá dao động từ 30 – 50 triệu tùy vào thương hiệu và tính năng.
- Máy xay cafe: Đảm bảo cafe luôn tươi mới khi pha chế, giá máy xay dao động từ 5 – 15 triệu.
- Tủ lạnh và tủ bảo quản: Dùng để lưu trữ nguyên liệu như sữa, kem, trái cây… với giá từ 10 – 20 triệu.
- Dụng cụ pha chế: Ly, muỗng, shaker, bình tạo bọt sữa, ấm đun nước…
- Hệ thống POS: Đây là công cụ không thể thiếu trong vận hành quán cafe hiện đại, giúp tối ưu quy trình từ order, thanh toán, quản lý kho đến chăm sóc khách hàng, phân tích báo cáo doanh thu.
Mua sắm nguyên liệu
Nguyên liệu là yếu tố quyết định trực tiếp đến chất lượng đồ uống và trải nghiệm khách hàng. Các nguyên liệu cần có bao gồm:
- Cafe hạt: Chọn loại cafe chất lượng từ các nhà cung cấp uy tín. Nên mua số lượng vừa phải để đảm bảo hạt luôn mới, giá dao động từ 150.000 – 250.000 đồng/kg.
- Trà, syrup và sữa: Đa dạng các loại trà (trà xanh, trà đen) và syrup (vị vani, caramel, socola) để pha chế đồ uống theo menu.
- Trái cây tươi: Dùng cho các món sinh tố, nước ép, nên chọn nhà cung cấp đáng tin cậy để đảm bảo độ tươi ngon.
- Bánh ngọt hoặc đồ ăn nhẹ: Nếu có phục vụ kèm, hãy làm việc với đối tác cung cấp hoặc chuẩn bị số lượng vừa đủ để tránh lãng phí.
2.8. Tuyển dụng và đào tạo nhân sự
Nhân sự là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ và trải nghiệm của khách hàng tại quán. Khi tuyển dụng, bạn cần xác định số lượng và vị trí nhân sự cần thiết như nhân viên pha chế, phục vụ, thu ngân, quản lý. Hãy ưu tiên những ứng viên có thái độ chuyên nghiệp, nhanh nhẹn và thân thiện với khách hàng.
Sau khi tuyển dụng, việc đào tạo nhân sự cần được thực hiện bài bản, bao gồm: kỹ năng pha chế, phục vụ, giao tiếp và xử lý tình huống. Đào tạo nhân sự kỹ lưỡng sẽ giúp quán cafe của bạn vận hành trơn tru, mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
2.9. Lên kế hoạch marketing cho quán
Lên kế hoạch marketing hiệu quả sẽ giúp quán cafe của bạn nhanh chóng tiếp cận khách hàng và xây dựng thương hiệu. Dưới đây là một số chiến lược quan trọng:
- Lên chiến dịch khai trương: Trong ngày khai trương, bạn có thể tổ chức các chương trình như tặng cà phê miễn phí, phát phiếu giảm giá hoặc ưu đãi “Mua 1 tặng 1”. Những chương trình này tạo cơ hội để họ trải nghiệm đồ uống và dịch vụ của quán, từ đó tăng khả năng quay lại.
- Tận dụng mạng xã hội: Các nền tảng như Facebook, Instagram là công cụ đắc lực để quảng bá quán cafe của bạn. Hãy đăng tải hình ảnh đẹp về không gian, menu hấp dẫn và chia sẻ các chương trình khuyến mãi. Việc thường xuyên tương tác với khách hàng qua bình luận, tin nhắn cũng giúp bạn xây dựng mối quan hệ thân thiết và nâng cao nhận diện thương hiệu.
- Thuê dịch vụ quảng cáo chuyên nghiệp: Nếu ngân sách cho phép, bạn có thể chạy quảng cáo trên Google hoặc Facebook Ads để tiếp cận đúng đối tượng khách hàng mục tiêu. Các đơn vị quảng cáo chuyên nghiệp sẽ giúp bạn thiết kế chiến lược truyền thông bài bản và thu hút khách hàng trong thời gian ngắn.
Để hỗ trợ chủ quán cafe lập chiến lược marketing hiệu quả hơn, MISA CukCuk gửi tặng 10+ File excel Mẫu kế hoạch marketing cho quán cafe thay số dùng được ngay. Ấn vào ảnh để tải miễn phí!
2.10. Vận hành quán cafe
Cuối cùng bạn sẽ tự vận hành quán cafe của riêng mình, đảm bảo mọi hoạt động từ phục vụ khách hàng đến quản lý nội bộ diễn ra trơn tru. Để vận hành tốt, bạn cần chú trọng vào các khía cạnh sau:
Quản lý nhân sự: Đảm bảo nhân viên tuân thủ đúng quy trình từ phục vụ, pha chế đến vệ sinh quán. Thường xuyên tổ chức các buổi họp ngắn để giải quyết các vấn đề phát sinh và tạo động lực làm việc cho đội ngũ.
Kiểm soát chất lượng: Duy trì chất lượng đồ uống và dịch vụ là yếu tố quan trọng để giữ chân khách hàng. Thường xuyên kiểm tra nguyên liệu, đảm bảo đúng định mức pha chế và chú ý đến thời gian phục vụ để mang lại trải nghiệm tốt nhất.
Chăm sóc khách hàng: Lắng nghe phản hồi của khách, giải quyết kịp thời các khiếu nại để cải thiện chất lượng. Tổ chức các chương trình tri ân hoặc ưu đãi định kỳ sẽ giúp bạn xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
Ứng dụng công nghệ để quản lý hiệu quả
Trong thời đại ngày nay, việc ứng dụng công nghệ đã và đang trở thành yếu tố không thể thiếu trong kinh doanh. Với lượng khách hàng lớn và các công việc như quản lý nhân viên, theo dõi tồn kho, xử lý đơn hàng, quản lý thủ công rất dễ xảy ra sai sót, làm thất thoát nguyên liệu, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh.
Để giải quyết triệt để những vấn đề trên, chủ quán có thể sử dụng phần mềm quản lý quán cafe, các phần mềm này hỗ trợ chủ quán quản lý cũng như bán hàng cho quán cafe. Một trong những phần mềm quản lý quán cà phê nổi tiếng phải kể tới phần mềm MISA CukCuk. Cụ thể phần mềm giúp:
- Order in bill, thanh toán chính xác: Nhân viên nhận order trực tiếp trên phần mềm và in hóa đơn ngay lập tức, thanh toán nhiều hình thức (tiền mặt, ví điện tử…), mất mạng vẫn in được bill.
- Quản lý tồn kho chặt chẽ: Tự động cập nhật số liệu sau mỗi lần bán hàng, cảnh báo nguyên liệu sắp hết để kịp thời nhập bổ sung.
- Tích hợp giao hàng: Kết nối với các ứng dụng giao hàng như GradFood, Shopeefood, giúp bạn mở rộng kênh bán online và quản lý đơn đồng bộ.
- Báo cáo tự động: Cung cấp báo cáo chi tiết về doanh thu, chi phí, món bán chạy và hiệu quả từng ca làm việc.
3. Tạm kết
Trên đây MISA CukCuk đã chia sẻ quy trình mở quán cafe chi tiết. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn lên kế hoạch kinh doanh chi tiết và vận hành quán cafe hiệu quả, thu hút đông đảo khách hàng. Chúc bạn khởi nghiệp quán cafe thành công. Nếu bạn cần hỗ trợ trong quá trình kinh doanh, MISA CukCuk luôn sẵn sàng đồng hành!
