[Template] Tải miễn phí file excel tính cost đồ uống nhanh chóng và tiện lợi

Việc tính giá cost món ăn, đồ uống là một bước rất quan trọng nhất là đối với những bạn đang kinh doanh quán cafe hay có ý định muốn kinh doanh quán cafe. Biết cách tạo file excel tính cost đồ uống sẽ giúp bạn quản lý tốt hơn về tài chính, lợi nhuận hay làm cách nào để mang đến lợi nhuận cao nhất cho cửa hàng của mình. Nhưng không phải ai cũng biết cách tạo dễ hiểu mà lại mang lại độ chính xác cao. Bài viết này sẽ giúp bạn có thể  tạo ra file excel tính cost đồ uống hợp lý được nhiều người áp dụng cho mô hình kinh doanh của mình. 

1. Giá cost đồ uống là gì? 

Khi kinh doanh ai cũng mong muốn sẽ mang về lợi nhuận cao cho doanh nghiệp, vì vậy mà những người quản lý luôn phải tính toán kỹ lưỡng, cẩn thận trước khi cho ra mắt một sản phẩm đó. Vậy giá cost của đồ uống là gì?

Giá cost đồ uống, hay còn gọi là drink cost, là tổng chi phí trực tiếp để tạo ra một ly đồ uống trước khi bán cho khách. Nói dễ hiểu, đây là số tiền bạn thực sự bỏ ra cho nguyên liệu, định lượng pha chế, topping, đá, ly, ống hút, nắp ly, tem nhãn, túi mang đi và các thành phần trực tiếp cấu thành một sản phẩm.

Ví dụ, một ly trà sữa trân châu có thể gồm:

• Trà: 5g
• Sữa bột hoặc sữa tươi: 30ml
• Đường/siro: 20ml
• Trân châu: 50g
• Đá: 150g
• Ly nhựa/nắp/ống hút: 1 bộ
• Tem nhãn/túi mang đi nếu có

Khi quy đổi từng nguyên liệu về đơn giá sử dụng cho 1 ly, bạn sẽ có giá vốn trực tiếp của ly đó, đây chính là cơ sở để định giá bán

Thông thường, trong ngành đồ uống, nhiều quán đặt mục tiêu tỷ lệ cost nguyên liệu khoảng 25% – 35% giá bán tùy mô hình. Một số món có nguyên liệu rẻ như trà chanh, cafe đen, bạc xỉu có thể có cost thấp hơn; các món dùng trái cây tươi, kem cheese, sữa hạt, topping cao cấp có thể có cost cao hơn. Các hướng dẫn về food cost thường dùng công thức tỷ lệ giá vốn bằng chi phí nguyên liệu chia cho giá bán, từ đó chủ quán biết món nào đang sinh lời tốt và món nào cần điều chỉnh giá hoặc định lượng.

Điểm quan trọng là giá cost đồ uống không phải giá bán. Giá bán còn phải bù thêm:

• Tiền thuê mặt bằng
• Lương nhân viên
• Điện, nước, internet
• Khấu hao máy pha, máy xay, tủ mát
• Chi phí marketing
• Phí app giao hàng
• Hao hụt nguyên liệu
• Thuế, hóa đơn, phần mềm
• Lợi nhuận kỳ vọng

Vì vậy, nếu chỉ lấy “giá nguyên liệu x 2” hoặc “nhìn đối thủ bán bao nhiêu mình bán theo”, bạn rất dễ định giá sai. Một món bán chạy nhưng cost quá cao có thể khiến quán đông khách mà cuối tháng không còn bao nhiêu lợi nhuận. Ngược lại, nếu biết tính cost đúng, bạn sẽ biết món nào nên đẩy mạnh, món nào cần tối ưu công thức, món nào nên đưa vào combo để tăng giá trị hóa đơn.

2. Sử dụng file excel tính cost đồ uống

File Excel tính cost đồ uống là bảng tính giúp bạn nhập thông tin nguyên liệu, định lượng sử dụng, giá mua và tự động tính ra giá vốn cho từng ly đồ uống. Đây là công cụ đơn giản, tiết kiệm và rất phù hợp với quán mới mở, quán nhỏ, xe cafe take-away hoặc chủ quán muốn kiểm soát chi phí trước khi đầu tư phần mềm chuyên sâu.

Một file Excel tính cost đồ uống nên có tối thiểu các sheet sau:

Cách vận hành khá đơn giản. Trước tiên, bạn nhập giá mua nguyên liệu theo đơn vị thực tế.

Ví dụ:

• Trà ô long: 250.000đ/kg
• Sữa đặc: 35.000đ/lon 380g
• Trân châu: 60.000đ/kg
• Ly nhựa 500ml: 650đ/ly
• Nắp ly: 250đ/cái
• Ống hút: 100đ/cái

Sau đó, Excel cần quy đổi về đơn vị nhỏ hơn, ví dụ 1g, 1ml, 1 cái. Nếu trà ô long giá 250.000đ/kg, thì:

Giá 1g trà = 250.000/ 1.000 =250đ

Nếu một ly dùng 8g trà, chi phí trà là:

8 x 250đ = 2.000đ

Excel sẽ cộng toàn bộ chi phí nguyên liệu của một món:

Cost đồ uống = Chi phí nguyên liệu + Chi phí topping + Chi phí bao bì + Hao hụt

Ví dụ một ly trà sữa có:

• Trà: 2.000đ
• Sữa: 3.000đ
• Đường/siro: 1.000đ
• Trân châu: 3.000đ
• Ly, nắp, ống hút: 1.000đ
• Hao hụt 5%: 500đ

Tổng cost:

2.000 + 3.000 + 1.000 + 3.000 + 1.000 + 500 = 10.500đ

Nếu bán ly này 35.000đ, tỷ lệ cost là:

10.500/ 35.000 x 100 = 30%

Đây là tỷ lệ khá an toàn với nhiều mô hình đồ uống. Tuy nhiên, nếu bạn bán qua app giao hàng và bị chiết khấu 20% – 30%, giá bán trên app cần tính lại để không bị lỗ sau khi trừ phí nền tảng.

Một điểm cần lưu ý là Excel chỉ chính xác khi dữ liệu đầu vào chính xác. Nếu nhân viên pha chế rót quá tay, topping cho nhiều hơn định lượng, hoặc giá nguyên liệu tăng mà bạn không cập nhật, file Excel sẽ không phản ánh đúng lãi thật. Vì vậy, bạn nên kết hợp định lượng công thức chuẩn, kiểm kê kho định kỳ và đối chiếu doanh thu theo món để kiểm soát cost tốt hơn.

3. Tải miễn phí file excel tính cost đồ uống

Bạn có thể tự tạo file Excel tính cost đồ uống hoặc tải các mẫu có sẵn để tiết kiệm thời gian. Một mẫu file tốt không chỉ có bảng nhập giá nguyên liệu, mà nên có sẵn công thức tự động để tính giá vốn, tỷ lệ cost, giá bán đề xuất và lợi nhuận gộp cho từng món. Download miễn phí file excel tính cost đồ uống tại đây:

Với quán có menu từ 20 – 100 món, nhiều topping, nhiều size, nhiều chi nhánh hoặc bán qua app, Excel có thể bắt đầu quá tải. Khi đó, bạn nên cân nhắc phần mềm quản lý chuyên biệt để tự động hóa tính cost, quản lý tồn kho và cảnh báo nguyên liệu sắp hết.

>>> Xem thêm: Phần mềm tính cost món ăn cho nhà hàng, quán ăn hiệu quả

4. Các cách tính giá cost đồ uống

Mới chỉ biết cách tạo file excel tính cost đồ uống là chưa đủ mà ta cần hiểu rõ về cách tính giá cost đồ uống để có thể luôn nắm bắt được tình hình kinh doanh để có thể cạnh tranh với các đối thủ. Sau đây sẽ là một số gợi ý cách tính giá cost đồ uống được nhiều người áp dụng:

4.1. Tính giá cost đồ uống dựa trên đối thủ cạnh tranh 

Tính giá cost đồ uống dựa trên đối thủ cạnh tranh là phương pháp định giá bằng cách khảo sát các quán cùng khu vực, cùng tệp khách hàng và cùng phân khúc để xác định mức giá phù hợp. Cách này đặc biệt hữu ích khi bạn mới mở quán, chưa có nhiều dữ liệu bán hàng thực tế hoặc đang kinh doanh ở khu vực cạnh tranh cao như gần trường học, văn phòng, khu dân cư đông đúc.

Tuy nhiên, phương pháp theo đối thủ chỉ nên dùng để tham khảo khung giá thị trường, sau đó bắt buộc phải kiểm tra lại bằng cost nguyên liệu và lợi nhuận mục tiêu.

Cách làm tốt nhất là kết hợp:

• Khảo sát giá đối thủ
• Xác định điểm khác biệt của quán
• Tính cost thực tế
• Kiểm tra tỷ lệ cost mục tiêu
• Chọn giá bán cuối cùng

Như vậy, bạn vừa không bán quá cao so với thị trường, vừa không “tự cắt” lợi nhuận của mình.

4.2. Tính giá cost đồ uống theo chi phí và lợi nhuận 

Tính giá cost đồ uống theo chi phí và lợi nhuận là phương pháp định giá dựa trên toàn bộ chi phí vận hành và mức lợi nhuận mong muốn. Đây là phương pháp thực tế hơn so với chỉ tính nguyên liệu, vì kinh doanh quán cafe không chỉ tốn tiền trà, cà phê, sữa mà còn rất nhiều khoản chi cố định. Tính giá cost đồ uống theo chi phí và lợi nhuận được áp dụng theo công thức sau: 

Giá bán đề xuất = Cost nguyên liệu/ly + Chi phí cố định phân bổ/ly + Lợi nhuận mong muốn/ly

Phương pháp này phù hợp khi bạn muốn kiểm soát điểm hòa vốn, lập kế hoạch doanh thu và xác định số ly cần bán mỗi ngày. Đặc biệt, với quán có chi phí mặt bằng cao, nhân sự đông hoặc đầu tư decor lớn, đây là phương pháp nên dùng trước khi quyết định giá menu.

Lưu ý, không phải món nào cũng cần gánh chi phí cố định như nhau. Các món bán chạy có thể đóng góp nhiều hơn vào lợi nhuận, còn món ít bán có thể giữ lại để đa dạng menu. Vì vậy, bạn nên kết hợp thêm phân tích doanh thu theo món để tối ưu menu.

4.2. Tính giá cost đồ uống theo nguyên liệu 

Tính giá cost đồ uống theo nguyên liệu là phương pháp phổ biến nhất, phù hợp để xây dựng công thức món, kiểm soát giá vốn và nhập dữ liệu vào file Excel tính cost đồ uống. Cách này đi từ từng thành phần nhỏ trong một ly nước, quy đổi theo định lượng thực tế rồi cộng lại thành giá vốn.

Công thức cơ bản:

Cost đồ uống = Tổng (Định lượng nguyên liệu x Đơn giá quy đổi) + Bao bì + Hao hụt

Ví dụ tính cost cho cà phê sữa đá:

Nếu bán ly cà phê này 25.000đ, tỷ lệ cost là:

7.845/ 25.000 x 100 = 31.38%

Đây là mức khá ổn với nhiều mô hình cafe phổ thông. Nếu anh/chị muốn tỷ lệ cost dưới 30%, có thể:

• Tăng giá bán lên 27.000đ
• Giảm hao hụt
• Đàm phán giá nguyên liệu tốt hơn
• Tối ưu định lượng sữa, đá, bao bì
• Bán combo để tăng giá trị hóa đơn

Phương pháp theo nguyên liệu có 3 lợi ích lớn:

Biết chính xác món nào lời, món nào lỗ: Ví dụ trà chanh có cost thấp nhưng bán chạy, có thể là món lợi nhuận tốt. Ngược lại, sinh tố bơ dùng trái cây tươi giá cao, tỷ lệ cost có thể vượt 40%.

Dễ kiểm soát định lượng pha chế: Khi có công thức chuẩn, nhân viên pha chế ít rót quá tay, giảm thất thoát.

Dễ cập nhật khi giá nguyên liệu biến động: Nếu giá sữa tươi, trái cây, cà phê tăng, Excel tự động cập nhật cost các món liên quan, giúp bạn điều chỉnh giá kịp thời.

Tuy nhiên, cách tính theo nguyên liệu cần dữ liệu đầu vào chính xác. Bạn phải cập nhật giá mua thường xuyên, quy đổi đúng đơn vị và tính cả phần hao hụt. Với nguyên liệu dễ hỏng như trái cây, sữa tươi, kem cheese, topping tự nấu, nên cộng tỷ lệ hao hụt thực tế từ 3% – 10% tùy mô hình.

>>> Tham khảo: Hướng dẫn cách tính cost món ăn chính xác cho nhà hàng, quán ăn

5. Tạm kết

Bên trên là bài viết cách tạo File excel tính cost đồ uống MISA CukCuk muốn chia sẻ tới bạn. File excel tính cost đồ uống là một trong những yếu tố quan trọng cho những bạn đang có dự định mở quán cafe. Tuy nhiên quản lý cost nguyên vật liệu bằng excel sẽ khó kiểm soát được chi phí đầu vào, dẫn đến thâm hụt và âm vốn lúc nào không thay.

Do đó, thay vì sử dụng excel để tính toán chi phí đồ uống bạn nên chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê. Phần mềm không chỉ giúp theo dõi chính xác lợi nhuận mà còn cung cấp các báo cáo chi tiết và tự động hóa nhiều quy trình. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.

Công ty Cổ phần MISA đã phát triển phần mềm quản lý quán cafe MISA CukCuk hỗ trợ  KIỂM SOÁT tồn kho, chi phí nguyên liệu. Đăng ký tạo tài khoản dùng thử ngay!