Có nên quản lý nhà hàng thủ công không? Đánh giá ưu – nhược điểm

quản lý vận hành

Việc nắm bắt tình hình kinh doanh giúp anh/chị chủ nhà hàng kịp thời tính toán doanh thu – lợi nhuận trong ngày hoặc lên kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu đáp ứng nhu cầu của thực khách, phát triển thương hiệu. Theo khảo sát của MISA CukCuk, nhiều anh/chị chủ nhà hàng vẫn lựa chọn phương pháp quản lý nhà hàng thủ công qua ghi chép sổ sách, excel. Vậy cách quản lý này có ưu – nhược điểm gì? Có nến áp dụng giải pháp quản lý nhà hàng tự động không? Cùng tìm hiểu chi tiết câu trả lời qua bài viết sau.

I. Quản lý nhà hàng thủ công là gì? Có những phương pháp quản lý nhà hàng thủ công nào? 

Quản lý nhà hàng thủ công là quá trình quản lý, điều hành các hoạt động kinh doanh trong nhà hàng bằng phương pháp thủ công như ghi chép sổ sách, tính nhẩm hoặc excel. Không có sự hỗ trợ của các giải pháp quản lý bán hàng tự động như phần mềm quản lý nhà hàng. Quản lý nhà hàng thủ công phù hợp với những mô hình kinh doanh nhỏ hoặc giai đoạn đầu mới kinh doanh.

Để quản lý nhà hàng thủ công hiệu quả, hạn chế gian lận thất thoát, anh/chị quản lý cần có kỹ năng quản lý, kiểm soát chi phí và tìa chính, quản lý thời gian.

2 phương pháp quản lý nhà hàng thủ công khá truyền thống:

  • Ghi chép sổ sách

Quản lý nhà hàng bằng sổ sách là phương pháp truyền thống nhất, anh/chị sẽ ghi chép lại tất cả hoạt động kinh doanh: mua, bán, nợ, chi tiêu… trên giấy tờ. Và thường cuối ngày sẽ cộng sổ lại để xem doanh thu, lợi nhuận được bao nhiêu.

  • Excel

Là phương pháp quản lý thủ công khá hữu dụng hiện nay. Với hệ thống ô, cột và đòi hỏi anh/chị cần nắm được những công thức phổ biến nhất. Ứng dụng excel có thể đáp ứng được nhiều nhu cầu quản lý của chủ cửa hàng.

Tại sao nói đây là những phương pháp quản lý nhà hàng thủ công? Bởi anh/chị sẽ phải cập nhật dữ liệu và tính toán hàng ngày.

II. Đánh giá ưu – nhược điểm của từng phương pháp quản lý nhà hàng thủ công

2.1. Quản lý nhà hàng bằng sổ sách

Ưu điểm Nhược điểm
 
  • Không tốn chi phí đầu tư, chỉ cần một cuốn sổ và bút
  • Tương đối tiện lợi và linh hoạt, dễ mang theo hoặc thêm/bớt nội dung ghi chép theo nhu cầu
  • Chủ động ghi chép dữ liệu và tự mình nắm chắc về các số lượng được ghi trong sổ
  • Khó khăn trong việc tra cứu thông tin
  • Việc lưu trữ bị hạn chế và ngắt quãng khi phải thay thế sổ ghi chép
  • Tính bảo mật kém và dễ bị mất thông tin trong trường hợp mất sổ
  • Mất nhiều công sức trong việc ghi chép và ghi nhớ số liệu
  • Quản lý, lập báo cáo mất nhiều thời gian, và khó theo dõi các thông tin để đưa ra các đánh giá cho tình hình kinh doanh hiện tại
  • Không linh hoạt, đồng bộ trong việc quản lý
  • Không đảm bảo mọi dữ liệu sẽ được ghi chép kịp thời và chính xác

Quản lý nhà hàng thủ công bằng sổ sách có nhiều hạn chế và phù hợp với những mô hình kinh doanh F&B siêu nhỏ, chỉ cần quản lý tổng hợp

2.2. Quản lý nhà hàng bằng excel

Ưu điểm Nhược điểm
  • Công cụ miễn phí
  • Dễ dàng tạo mới, thêm mới các file quản lý tùy theo nhu cầu sử dụng
  • Hệ thống công thức, cách khai báo dữ liệu đầy đủ
  • Đáp ứng đầy đủ những nhu cầu quản lý cơ bản tại nhà hàng
  • Dễ dàng tạo các bảng thống kê, báo cáo, phân tích từ các số liệu đã có mà không tốn thời gian
  • Cần đầu tư một số thiết bị như PC/laptop
  • Biết sử dụng excel, bao gồm các hàm tính toán cơ bản
  • Chức năng phân quyền chưa được thể hiện rõ ràng: Hoặc có quyền chỉ xem hoặc có quyền chỉnh sửa, thêm. Do đó, anh/chị sẽ một mình kiểm soát hết các file hoặc phân quyền chỉnh sửa cho nhân viên nhưng rất dễ bị sửa, xóa thông tin
  • Tính bảo mật kém, dễ bị chỉnh sửa, tải về mà anh/chị không truy được nguồn gốc
  • Không có tính liên kết với một bên đối tác thứ ba để xử lý các giao dịch thức thời như dịch vụ giao đồ ăn, vận chuyển…

Quản lý nhà hàng bằng excel đáp ứng được hầu hết nhu cầu quản lý vận hành nhà hàng. Tuy nhiên tính linh hoạt không cao nên chỉ phù hợp với nhà hàng quy mô nhỏ, ít nhân viên và lượng khách không nhiều.

Nếu nhà hàng của anh/chị có quy mô lớn, nhiều chi nhánh thì sử dụng excel với dữ liệu lớn sẽ mất thời gian thu thập dữ liệu, tính bảo mật không cao.

Như vậy, quản lý nhà hàng thủ công (sổ sách, excel) có nhiều điều bất cập đặc biệt đối với những mô hình kinh doanh vừa và lớn, chuỗi với lượng khách hàng lớn. Để khắc phục những hạn chế đó, quản lý bán hàng chuyên nghiệp hơn thì anh/chị nên lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng tự động hóa mọi dữ liệu, hệ thống báo cáo tự động cập nhật.

III. Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng thay cho các phương pháp quản lý nhà hàng thủ công? 

3.1. Rút ngắn thời gian giữa các bộ phận phục vụ – chế biến – thu ngân

Phần lớn những sai sót thường xảy ra khi quản lý nhà hàng thủ công như nhầm tiền, nhầm món, khách hàng phải chờ đợi lâu… đều xuất phát từ việc trao đổi thông tin không rõ ràng. Với thu ngân là hóa đơn ghi tay, không dịch được, chữ xấu, khách hủy món, bỏ món không biết… tính tiền nhầm, thừa thiếu của khách.

Với nhân viên phục vụ, mất thời gian, sức lực di chuyển từ khu vực phục vụ sang khu vực chế biến, rồi qua khu vực thu ngân báo lại món, sửa đơn. Nhiều trường hợp chưa kịp báo xuống bếp, bếp đã làm xong.

Khách đặt thêm món cũng phải xuống tận nơi thông báo rồi qua thu ngân nhắc lại. Những nhà hàng có 1 tầng thì không sao, nếu nhiều tầng, di chuyển nhiều thì nhân viên tốn thời gian, di chuyển, đi lại vừa khiến năng suất giảm, không hiệu quả.

Với phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk đơn hàng của thực khách đều được ghi nhận trên hệ thống rõ ràng. Bất kể hoạt động điều chỉnh nào từ bộ phận phục vụ, cả thu ngân và bếp đều có thể nắm bắt tức thì.

Tình trạng gian lận cũng từ đó được giảm thiểu tối đa, khi nhân viên buộc phải có xác nhận từ phía quản lý mới được điều chỉnh hóa đơn. Bởi vậy bộ phận thu ngân thực hiện thanh toán chính xác, phục vụ nhanh chóng không cần phải di chuyển nhiều, khu vực chế biến giảm thiểu tình trạng nhầm món, sai món.

tính năng ghi order cho khách hàng

3.2. Hoạt động kiểm kê không thất thoát, mất thời gian

Theo cách thức quản lý thủ công, hàng hóa sẽ được kiểm đếm, nhập vào sổ sách hoặc file excel. Đó là phương pháp quản lý khá thủ công.

Một khi nhà hàng gặp tình trạng quá tải, nguyên vật liệu hết không lường trước được, lúc nhập thêm nhiều lại trở thành dư thừa, tồn đọng, đến khi hết hạn lại phải vứt bỏ tốn tiền, tốn kém nhân lực.

Hệ thống quản lý của MISA CukCuk cho phép hàng hóa được tự động trừ trong kho mỗi khi có hoạt động bán hàng.

Chủ quán có thể đối chiếu lượng hàng hóa đã sử dụng thực tế so với lượng nguyên vật liệu tính theo giá trị đơn hàng để nhắc nhở bộ phận chế biến định lượng nguyên vật liệu phù hợp.

Không cần mất thời gian để quy đổi từ nguyên vật liệu từ đơn hàng sang nguyên vật liệu đã tiêu thụ.

Phần mềm quản lý kho

Bên cạnh đó, đối với nhà cung cấp cũng có lịch sử ghi chép rõ ràng, có thể đối chiếu, lưu lại toàn bộ lịch sử xuất nhập hàng, ai là người nhập, nhập những mặt hàng gì, số lượng như thế nào.

Đối với các mặt hàng sắp hết hạn, hệ thống sẽ thông báo cho chủ quán để có những phương pháp giải quyết kịp thời.

Phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk - Sản phẩm công nghệ số 2020

Dự báo được lượng hàng cần nhập, sử dụng trong thời gian dựa trên các báo cáo cùng kỳ. Chủ quán hoàn toàn chủ động nắm bắt tình hình kho quỹ nhanh chóng. Cũng nhờ đó có những chương trình khuyến mãi, xúc tiến để khuyến khích khách hàng tiêu thụ.

Phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk

3.3. Báo cáo tình hình kinh doanh chủ trong vài cú nhấp chuột

Nếu như công việc của một người bình thường có thể về nhà, ăn tối và giải trí lúc 7, 8h thì đối với những chủ quán khoảng thời gian này hoặc quán vẫn đang mở, hoặc đang phải chuẩn bị nguyên liệu cho ngày mai, thậm chí việc không có thời gian rảnh dành riêng cho bản thân.

Phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk có tới hơn 40 loại báo cáo, thống kê tổng hợp từ tình hình doanh thu đến chi phí nguyên vật liệu xuất nhập, đầu ra, đầu vào, chăm sóc khách hàng chi tiết, tường mình theo từng thời gian, mặt hàng.

Đặc biệt, chủ quán có thể giám sát mọi hoạt động kinh doanh của mình thông qua thiết bị di động mọi lúc mọi nơi.

Từ báo cáo nguyên vật liệu, mua hàng, nhân viên, đến khuyến mãi, thu chi, công nợ, tình hình kinh doanh, lãi lỗ. Thay vì việc kê khai tay, nhập thủ công vào sổ sách, thì toàn bộ quá trình mua bán được tổng hợp chỉ trong vài cú nhấp chuột.

Giảm thiểu tỉ lệ sai sót giữa các khâu quản lý nhà hàng thủ công, hạn chế những thất thoát không đáng có.

Có nhiều cách để quản lý kinh doanh nhà hàng hiệu quả: thủ công hoặc sử dụng phần mềm. Một phương pháp sẽ có những lợi thế riêng và phù hợp với từng mô hình kinh doanh, ngân sách của nhà hàng. Hy vọng với những phân tích trên của MISA CukCuk sẽ giúp anh/chị lựa chọn được phương pháp quản lý cho nhà hàng của mình.

Đừng quên đăng ký nhận tin từ MISA CukCuk để không bỏ lỡ những kiến thức kinh doanh, tin thị trường ngành F&B bổ ích.

dang-ky-nhan-tin

Chia sẻ bài viết hữu ích này
Tin liên quan
4 cách quản lý nhà hàng nhiều chi nhánh chuyên…
27/03/2024
Phần mềm quản lý nhà hàng tiệc cưới được tin…
01/04/2024
Phần mềm quản lý nhà hàng hải sản đặc sản…
23/03/2024
Review top 5 phần mềm quản lý nhà hàng tốt…
27/03/2024
Chuyển động F&B – Tổng quan thị trường ngành dịch…
18/01/2024