Hệ thống đặt món trực tuyến đã trở thành xu hướng tất yếu trong ngành F&B tại Việt Nam, đặc biệt trong bối cảnh thương mại điện tử đạt doanh thu 25 tỷ USD vào năm 2024 và dự kiến đạt 40 tỷ USD vào năm 2026. Chính sự phát triển của những hệ thống đặt món ăn trực tuyến làm nhu cầu ăn uống của người dùng gia tăng, vì đơn giản chúng thực sự tiện lợi. Một hệ thống đặt món trực tuyến tối ưu hoàn toàn có thể giúp các nhà hàng tiếp cận hàng triệu khách hàng, tối ưu hóa vận hành, gia tăng thêm doanh thu và nâng cao trải nghiệm người dùng.
1. Hệ thống đặt món trực tuyến là gì?
Đặt món trực tuyến hay còn gọi đặt món online là việc khách hàng lựa chọn món ăn, đồ uống mang về thông qua website, ứng dụng của nhà hàng hoặc ứng dụng gọi món của bên thứ 3 ngay trên các thiết bị di động, máy tính… Với hệ thống đặt món trực tuyến, bạn có thể ghi nhận chi tiết thông tin về đơn hàng (bao gồm thông tin khách hàng, món ăn lựa chọn, thông tin thanh toán)
Đặc điểm chính:
- Đa dạng món ăn: Khách hàng có thể chọn từ hàng ngàn món ăn của hơn 100.000 nhà hàng trên các nền tảng như GrabFood, Shopeefood,….
- Tích hợp thanh toán: Hỗ trợ thanh toán trực tuyến qua VNPAY, ZaloPay, Apple Pay, hoặc tiền mặt
- Giao hàng nhanh: Thời gian giao hàng trung bình 20–30 phút, tùy nền tảng
- Hỗ trợ đa kênh: Hoạt động trên website, ứng dụng di động, hoặc mạng xã hội
- Tích hợp AI: Gợi ý món ăn dựa trên sở thích, tăng 20% tỷ lệ đặt hàng lặp lại
2. Có những cách nào để khách hàng đặt món trực tuyến?
Nhà hàng có thể triển khai hệ thống đặt món trực tuyến qua ba phương pháp chính: xây dựng website/app riêng, sử dụng ứng dụng giao hàng bên thứ ba, hoặc kết nối với phần mềm quản lý
2.1. Xây dựng trang web đặt thức ăn online riêng
Hãy hình dung việc xây dựng một hệ thống đặt món trực tuyến có thể giúp bạn quản lý toàn bộ quá trình vận hành giao hàng, khách hàng đặt thức ăn trực tuyến và bạn có đội ngũ giao hàng và đó cũng là lý do bạn không cần mất thêm chi phí để chi trả thêm cho các đơn vị đối tác khác.
Tuy nhiên, điều đó bạn cũng đồng nghĩa với việc bạn cần tự quản lý hệ thống của mình và nếu không có quy trình kiểm soát hiệu quả rất dễ xảy ra tình trạng thất thoát. Về lâu dài nếu nhà hàng của bạn có đầy đủ tiềm lực, chuyện xây dựng hệ thống website giao nhận để có thể tối ưu hóa chi phí là điều vô cùng cần thiết.
Bạn cũng cần cân nhắc, đối tượng khách hàng mục tiêu của mình đang thực sự cần gì? Nếu thói quen của họ là sử dụng thiết bị di động thì việc đặt món trực tuyến trên các thiết bị này có gây cản trở, khó khăn gì cho họ hay không, có thể khiến họ cảm thấy phiền phức khi trải nghiệm không
Ưu điểm:
- Kiểm soát thương hiệu: Nhà hàng tự quản lý giao diện, menu và trải nghiệm khách hàng
- Tiết kiệm chi phí chiết khấu: Không phải trả 15–30% chiết khấu như trên các nền tảng bên thứ ba
- Tăng lòng trung thành: Tích hợp CRM để lưu trữ dữ liệu khách hàng, tạo mã giảm giá cá nhân hóa
- Chuẩn SEO: Website tương thích di động, tối ưu Google, tăng lượt tiếp cận
Nhược điểm:
- Chi phí đầu tư ban đầu cao: Chi phí thiết kế website từ 10–50 triệu VNĐ, chưa kể bảo trì
- Khó thu hút khách hàng mới: Cần chạy quảng cáo trên Google Ads hoặc mạng xã hội
2.2. Ứng dụng giao hàng của bên thứ 3
Ở Việt Nam những tên tuổi nổi tiếng trong lĩnh vực giao hàng ship đồ ăn như GrabFood, Loship, Shopeefood không còn quá xa lạ với anh chị chủ quán. Đặc điểm của những ứng dụng mua đồ ăn này là hệ thống cung cấp danh sách nhà hàng được sắp xếp theo vị trí, các mặt hàng kinh doanh để từ đó, thực khách có thể dễ dàng duyệt và đặt hàng từ các menu riêng trên điện thoại hoặc máy tính của họ.
Đó là lúc chúng ta tìm được đúng đối tượng khách hàng mục tiêu của mình, những người có nhu cầu và muốn tìm món ăn của bạn. Các ứng dụng này cũng quản trị được sẵn hệ thống của họ để khách hàng chỉ cần gọi món, thanh toán, nhà hàng của bạn chỉ cần nhận đơn, thực hiện, công việc giao hàng, giao cho ai, giao như thế nào, nhân sự ra sao họ chính là những người cung cấp.
Chúng ta cần làm gì để hệ thống đặt món trực tuyến trên hoạt động?
Liên kết với giữa các đối tác đặt món ăn online, đăng ký gian hàng trên ứng dụng của họ. Điều phối nhân sự sẵn sàng nhận đơn thông qua các ứng dụng giao hàng. Trong trường hợp nhà hàng liên kết nhiều đối tác bạn hoàn toàn có thể sử dụng nhiều hệ thống máy tính bảng, máy POS cầm tay để theo dõi tình hình nhận đơn từ họ. Đặc biệt là phân bổ thời gian hoàn thành đơn kịp để tài xế đến nhận và giao đúng giờ hẹn của khách hàng.
Tuy nhiên, điều băn khoăn lớn nhất ở đây là vấn đề chi phí vì hầu hết các ứng dụng của các bên thứ 3 đều tính phí cho nhà hàng trên các đơn vị giao dịch. Chiết khấu trên đơn hàng càng cao thì mức độ hiển thị và xuất hiện của bạn với những khách hàng phù hợp càng cao.
Bởi vậy chi phí cũng là một trong những điều cần được chủ quán đưa vào cân nhắc ở đây.
Điều quan trọng là việc bạn tìm được mạng lưới khách hàng tiềm năng thực sự có nhu cầu và khả năng chi trả, quyết định mua của họ cũng dễ dàng hơn, đó thực sự là thế mạnh mà không phải công cụ quảng cáo nào cũng mang lại được.
Ưu điểm:
- Tiếp cận khách hàng lớn: GrabFood, Shopeefood, beFood,… có hơn 100.000 nhà hàng, tiếp cận 7,3 triệu người dùng
- Không cần đội ngũ giao hàng: Tận dụng tài xế của nền tảng
- Khuyến mãi hấp dẫn: Các mã giảm giá được các nền tảng tung ra liên tục để thu hút khách hàng
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Phù hợp với khách nước ngoài
Nhược điểm:
- Chiết khấu cao: 15–30% mỗi đơn hàng
- Phụ thuộc nền tảng: Nhà hàng khó kiểm soát trải nghiệm khách hàng
- Cạnh tranh gay gắt: Cần chạy quảng cáo trong ứng dụng để nổi bật
2.3. Kết nối giữa các đơn vị giao hàng và phần mềm quản lý
Nói một cách đơn giản hơn, khi bạn hoàn toàn không thể tự vận hành được hệ thống đặt món trực tuyến, chúng ta không có nhân sự, nguồn lực nhưng lại không muốn mất chi phí chiết khấu cho những đơn vị giao hàng.
Khi đó việc bạn sử dụng các phần mềm quản lý có thể tận dụng phần quản lý sẵn có kết hợp với các đối tác giao hàng để giải quyết được toàn bộ vướng mắc nói trên. Tham khảo thêm về phần mềm quản lý nhà hàng có kết nối với phần mềm đặt đồ ăn của các đối tác giao hàng.
Ưu điểm:
- Đồng bộ hóa đơn hàng: Tự động cập nhật trạng thái từ nhà hàng đến tài xế và khách hàng
- Tiết kiệm thời gian: Giảm sai sót khi xử lý đơn hàng, tăng 30% hiệu suất
- Báo cáo chi tiết: Phân tích doanh thu, món ăn bán chạy và hành vi khách hàng
- Tùy chỉnh linh hoạt: Hỗ trợ giao trong ngày, theo khung giờ, hoặc quốc tế
Nhược điểm:
- Chi phí tích hợp: Cần đầu tư phần mềm như MISA CukCuk, Posapp hoặc Sapo (khoảng 5–10 triệu VNĐ/năm)
- Yêu cầu kỹ thuật: Cần đội ngũ IT để thiết lập và bảo trì
3. Lợi ích của hệ thống đặt món trực tuyến
Cho dù bạn dự định xây dựng hệ thống đặt món trực tuyến trên trang web của bạn, trên ứng dụng giao hàng của bên thứ ba hay kết hợp cả hai thì việc đặt món trực tuyến hoàn toàn có thể khiến doanh thu của bạn được cải thiện đáng kể, cụ thể như: thêm khách hàng, giá trị đơn hàng nhiều hơn, đặt hàng nhanh chóng, hiệu quả hơn, trải nghiệm của khách hàng hoàn hảo hơn.
3.1. Thu hút nhiều khách hàng hơn
Những ứng dụng đặt món trực tuyến đã cho thấy sức mạnh của mình khi thu hút một lượng data khổng lồ. Thay vì việc phải đến tận nơi để đặt món, nay khách hàng hoàn toàn có thể chủ động tìm kiếm những món ăn mà mình yêu thích. Số lượng người dùng tăng nhanh chóng, thị trường có cầu, nhà cung cấp có cung. Người dùng chuyển dịch sang việc sử dụng các hệ thống đặt món trực tuyến nhanh chóng tạm gọi là các hệ sinh thái ẩm thực.
Sự phát triển của các hệ sinh thái nói trên khiến quán ăn nhỏ hoàn toàn có thể cạnh tranh công bằng với những ông lớn ngành F&B. Đặc biệt với chi phí đầu tư cho quảng cáo hoàn toàn phụ thuộc vào chiết khấu đơn hàng. Chủ quán có cơ hội tiếp cận được với đối tượng khách hàng tiềm năng, có nhu cầu và có khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng để chốt đơn hàng.
- Tiếp cận toàn cầu: Website và ứng dụng cho phép tiếp cận khách hàng không giới hạn địa lý
- Đối tượng trẻ: 73% khách hàng từ 18–22 tuổi, đặc biệt Gen Z, sử dụng hệ thống đặt món trực tuyến
- Quảng bá thương hiệu: Tăng 83% lượt tìm kiếm khi nhà hàng có website chuẩn SEO
3.2. Bán được nhiều hơn
Mọi người thường có xu hướng đặt hàng nhiều hơn khi sử dụng hệ thống đặt món trực tuyến. Thay vì việc gọi lẻ từng món, họ có thể muốn đặt hàng nhiều hơn để không tốn công trả tiền vận chuyển. Việc đặt món online có thể cho phép thực khách lựa chọn, cân nhắc thoải mái mà không cần đắn đo suy nghĩ về việc nhân viên phục vụ sẽ cảm thấy bất tiện nếu chúng ta xem thực đơn quá lâu hoặc muốn thay đổi món ăn của mình. Điều này làm gia tăng giá trị đơn hàng của bạn và khiến cho doanh thu của quán được cải thiện một cách đáng kể
- Tăng doanh thu: Doanh thu bán hàng trực tuyến tăng 25–30% tại các siêu thị
- Khuyến mãi hấp dẫn: Mã giảm giá và chương trình tích điểm tăng 20% tỷ lệ đặt hàng lặp lại
- Đa dạng món ăn: Cung cấp 800.000 lựa chọn món ăn trên GrabFood
3.3. Hoạt động đặt hàng trở nên hiệu quả hơn
Tất cả những gì khách hàng cần làm là thao tác tích chọn lựa vào món ăn mà họ yêu thích không cần thông qua thêm một ứng dụng nào khác. Bạn có thể ghi nhận những dữ liệu đó và sử dụng cho mục đích marketing của mình sau này để tiếp cận, chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả hơn.
- Tự động hóa: Phần mềm như MISA CukCuk giảm 50% sai sót khi xử lý đơn hàng
- Quản lý tồn kho: Đồng bộ tồn kho, tránh tình trạng hết món
- Giao hàng nhanh: Cam kết giao trong 20–30 phút, tăng 30% hiệu suất
3.4. Trải nghiệm khách hàng tốt hơn
Đặt món trực tuyến khiến cho khách hàng có thể sử dụng bất kỳ khi nào và ở bất kỳ nơi đâu họ muốn mà không hề có sự gián đoạn nào. Ứng dụng có thể tích hợp việc thanh toán qua tiền mặt, ví điện tử, các tài khoản ngân hàng, thẻ ngân hàng và còn gì tiện lợi hơn khi quá trình đó chỉ kéo dài chưa đầy 1 phút.
- Cá nhân hóa: AI gợi ý món ăn dựa trên sở thích, tăng 88% tỷ lệ tái mua
- Hỗ trợ 24/7: Chat thời gian thực, giải quyết khiếu nại trong 24 giờ
- Đa ngôn ngữ: Hỗ trợ 5 ngôn ngữ (Việt, Anh, Nhật, Hàn, Trung) phù hợp với khách nước ngoài
- Theo dõi đơn hàng: Khách hàng theo dõi lộ trình tài xế theo thời gian thực
4. Cách thức vận hành của đối tác đặt món trực tuyến
Các đối tác đặt món trực tuyến thông thường sẽ chia thành các loại phí: phí khởi tạo gian hàng, phí giao dịch, phí marketing. Tuy nhiên với thị trường Việt Nam, các đối tác như GrabFood, Shopeefood, Loship, beFood,….thường chỉ duy trì 2 loại phí là phí khởi tạo gian hàng và phí giao dịch, còn chi phí Marketing được tính vào chi phí giao dịch, mức chiết khấu càng cao thì mức độ hiển thị càng lớn, khách hàng cũng có thể từ đó dễ dàng tìm thấy quán của bạn và đặt món dễ hơn.
Đối với mỗi khoản phí của mỗi đơn vị rất khác nhau, tùy thuộc vào đối tác cho mức chiết khấu ra sao. Bạn cũng thực sự cần cân nhắc vì đôi khi các khoản phí nói trên có thể lớn hơn nhiều so với lợi nhuận bạn thu được.
Quy trình vận hành:
Bước 1: Đăng ký đối tác:
- Nhà hàng đăng ký trên nền tảng như Capichi Merchant, Grab Merchant, hoặc ShopeeFood Partner.
- Cung cấp thông tin menu, giá cả, và hình ảnh món ăn
Bước 2: Nhận đơn hàng:
- Khách hàng đặt món qua website/ứng dụng, đơn hàng được chuyển đến nhà hàng qua OMS
- Nhà hàng xác nhận đơn hàng trong 3–5 phút
Bước 3: Chuẩn bị món ăn:
- Nhà hàng chuẩn bị món ăn, đóng gói cẩn thận để giữ hương vị và hình thức
- Sử dụng phần mềm như FoodyPOS để quản lý đơn hàng
Bước 4: Giao hàng:
- Đơn vị 3PL (như GrabExpress, Giao Hàng Nhanh) nhận đơn và giao trong 20–30 phút
- Theo dõi thời gian thực qua ứng dụng
Bước 5: Thanh toán và đánh giá
- Khách hàng thanh toán qua VNPAY, ZaloPay, hoặc tiền mặt
- Khách hàng và tài xế đánh giá lẫn nhau, cải thiện chất lượng dịch vụ
5. Kết luận
Hệ thống đặt món trực tuyến là giải pháp không thể thiếu cho nhà hàng trong thời đại thương mại điện tử, giúp tăng 25–30% doanh thu, thu hút 7,3 triệu người dùng và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Với ba phương pháp triển khai—xây dựng website riêng, hợp tác với ứng dụng bên thứ ba và tích hợp phần mềm quản lý—nhà hàng có thể linh hoạt lựa chọn mô hình phù hợp.
