Dự toán chi phí mở nhà hàng là một trong những khâu cực kỳ quan trọng đối với bất cứ ai muốn bắt đầu kinh doanh F&B. Nếu nói kế hoạch xây dựng nhà hàng là nền móng thì việc lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng là yếu tố “cốt lõi” không thể bỏ qua. Việc dự toán chi phí không chỉ đơn thuần là đưa ra con số tài chính chung chung, mà đó phải là danh sách cụ thể những khoản chi, dự trù các tình huống rủi ro với số liệu được tính toán chi tiết, sát với thực tế bạn sẽ bỏ ra. Hãy cùng MISA CukCuk giải đáp thắc mắc này của bạn nhé!

I. Kinh doanh nhà hàng là gì? 

Kinh doanh nhà hàng là hoạt động kinh doanh cung cấp các dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu ăn uống và giải trí từ cơ bản đến nâng cao của khách hàng, bao gồm các hoạt động chế biến thức ăn, bán và phục vụ nhu cầu tiêu dùng thức ăn, đồ uống và cung cấp các dịch vụ khác với mục đích thu được lợi nhuận.

Tùy thuộc vào mô hình khác nhau mà bảng dự toán chi phí mở nhà hàng sẽ có nhiều điểm khác nhau, nhưng đều dựa trên một khung sườn nhất định. Để lập được một bảng dự toán chi phí mở nhà hàng thì bạn cần phải nắm được các khoản chi phí cần chi trả để mở nhà hàng (MISA CukCuk sẽ đề cập trong phần sau).

II. Tại sao nên lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng? 

Khi bắt tay vào kinh doanh nhà hàng, nếu không quản lý tài chính tốt thì bạn sẽ không kiểm soát được việc sử dụng chi phí trong kinh doanh gây lãng phí không cần thiết hoặc bạn rất dễ rơi vào tình trạng thiếu hụt ngân sách và nhiều vấn đề khác. Chính vì vậy có một bảng dự toán chi phí mở nhà hàng để kiểm soát được nguồn vốn là điều cần thiết. Việc lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng sẽ đem đến một số lợi ích chính như: 

• Biết được danh sách những việc cần phải làm
• Biết được số vốn đầu tư mở nhà hàng là bao nhiêu
• Biết được chi phí cố định hàng tháng phải trả
• Biết được các khoản chi phí phát sinh để dự phòng ngân sách

III. Các khoản chi phí bắt buộc trong bảng dự toán chi phí mở nhà hàng 

Tùy vào từng mô hình và quy mô kinh doanh nhà hàng mà bảng dự toán chi phí mở nhà hàng của từng doanh nghiệp sẽ khác nhau, thường chi phí mở nhà hàng được phân ra thành chi phí cố định và chi phí biến đổi. Dưới đây là các khoản chi bạn cần nắm và hiểu đúng để có cách lập bảng dự toán chi phí chính xác. 

3.1. Chi phí thuê mặt bằng 

Không thể phủ nhận rằng địa điểm kinh doanh là một trong những yếu tố mang tính quyết định sự thành bại của mô hình kinh doanh ăn uống. Diện tích cho nhà hàng được tính trung bình từ 100m2 – 250m2 bao gồm không gian phục vụ, không gian bếp và chỗ để xe cho khách.

Tùy theo từng mô hình, số lượng khách phục vụ mà nhà hàng sẽ có yêu cầu về diện tích khác nhau. Chi phí thuê mặt bằng cũng chênh lệch phụ thuộc vào các yếu tố: diện tích mặt tiền, độ rộng hẹp và khu vực trung tâm hay ngoại thành, thuận tiện đi lại không? v.v…

Nếu đó là vị trí mặt đường trung tâm thì sẽ tốn kém chi phí hơn so với vị trí ở trong ngõ hẹp. Thế nhưng đó có thể lại là vị trí đắc địa giúp bạn “hái ra tiền”. Cũng chính vì thế việc chọn địa điểm mở nhà hàng luôn được các chủ kinh doanh xem xét kỹ lưỡng và “đặt lên bàn cân”.

Địa điểm kinh doanh đẹp không đơn thuần là nó tọa lạc ở vị trí đẹp mà đó còn là nơi khách hàng có nhu cầu sử dụng nhiều dịch vụ mà đang kinh doanh. Phần chi phí thuê mặt bằng thường chiếm tới 25% tổng chi phí đầu tư vì thường phải đặt cọc 6 tháng thậm chí 1 năm và bạn phải dự trù kinh phí khá lớn vì khi ký hợp đồng thường tối thiểu là 3 năm.   

Tham khảo công cụ Chấm điểm mặt bằng để đánh giá và lựa chọn mặt bằng kinh doanh nhà hàng phù hợp:

 

3.2. Chi phí thiết kế trang trí nội thất

Sau khi tìm được mặt bằng ưng ý, bước tiếp theo bạn cần làm là bắt tay vào trang trí nhà hàng và mua sắm nội thất cần thiết. Với những mô hình kinh doanh nhỏ lẻ đa phần chủ quán chỉ cần dọn dẹp lại nhưng với những mô hình kinh doanh nhà hàng lớn thường sẽ cần thiết kế, sơn sửa lại không gian, mua đồ nội thất, cây cảnh để trang trí.

Chi phí thiết kế và mua nội thất thường giao động trong khoảng 5 – 10% tổng chi phí mở nhà hàng. Sau khi thiết kế xong nội thất hoặc có ý tưởng trang trí, bạn sẽ cần tìm kiếm những đơn vị cung cấp bàn ghế, các loại đèn, đồ vật trang trí, v.v…, việc tìm kiếm nhà cung cấp uy tín, chất lượng, có những chính sách bán hàng ưu đãi cũng là một vấn đề cần cân nhắc.

Tuy nhiên, ngày nay với sự phát triển của các công nghệ, bạn hoàn toàn có thể thoải mái mua được những món đồ trang trí chất lượng, đẹp, giá cả phải chăng trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Tiki, Lazada, … Hoặc để tiết kiệm ngân sách bạn cũng có thể tìm mua những món đồ thanh lý của các nhà hàng khác trong các hội nhóm kinh doanh trên Facebook.

3.3. Chi phí mua trang thiết bị

Mua trang thiết bị, vật dụng kinh doanh là khoản chi không thể thiếu trong bảng dự toán chi phí mở nhà hàng. Bạn cần lên danh sách những vật dụng cần thiết cho bếp và khu vực phục vụ khách hàng để lập ngân sách và dự toán chi phí, đảm bảo chi phí dự toán sát với chi thực cần bỏ ra. 

Chi phí cho việc đầu tư trang thiết bị trong kinh doanh nhà hàng không nên vượt quá 25% tổng phí đầu tư. Tùy theo mô hình kinh doanh là nhà hàng Á, Âu, buffet hay fastfood để bạn lựa chọn những thiết bị: lò nướng, bếp nấu, nồi chiên, máy rửa bát, v.v… cho phù hợp.

Tuy nhiên, bạn nên đầu tư những sản phẩm có độ bền cao, bởi vì khu vực là môi trường dầu mỡ, ẩm ướt nên dụng cụ rất dễ hỏng hóc.

3.4. Chi phí mua phần mềm quản lý nhà hàng

Phần mềm quản lý nhà hàng là một trong những mục “cần phải có” trong bảng dự toán chi phí mở cửa hàng. Sử dụng phần mềm nhằm hỗ trợ kinh doanh nhà hàng hiệu quả hơn, xử lý các nghiệp vụ bán hàng và quản trị chuyên nghiệp hơn giúp bạn tiết kiệm nhân lực, thời gian, chi phí, theo dõi hiệu quả kinh doanh mọi lúc mọi nơi, giảm thiểu gian lận và thất thoát trong kinh doanh nhằm tối đa lợi nhuận kinh doanh.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý nhà hàng có thể kể đến như: Quản lý đơn hàng; quản lý “chấm công” nhân viên; theo dõi doanh thu, chi phí về nguyên vật liệu…

Đăng ký trải nghiệm phần mềm quản lý nhà hàng phổ biến nhất:

3.5. Chi phí nguyên vật liệu 

Tùy vào loại hình kinh doanh bạn chọn là nhà hàng chay, nhà hàng đồ ăn Á hay Âu, buffet lẩu hay đồ nướng, … mà có định mức nguyên liệu, tính giá COST và định giá bán khác nhau. Hầu hết các nhà hàng tính COST món ăn theo công thức: Chi phí nguyên vật liệu cấu thành món ăn/0,35 (thường giao động từ 30%-35%).

Để tiết kiệm chi phí thực phẩm, nhiều hệ thống nhà hàng lớn còn đầu tư riêng khu chế biến, bảo quản các loại thực phẩm để phân phối đến tất cả các bếp trong cùng hệ thống nhà hàng. Bên cạnh đó, một nhà hàng thu hút khách không chỉ bởi những món ăn ngon mà còn bởi sự đa dạng của các loại đồ uống.

Thế nên, bạn cũng cần phải cân nhắc đến khoản dự trữ đồ uống khi lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng. Trung bình ngân sách chi phí cho việc dự trữ bia, nước ngọt, nước đóng chai, v.v… sẽ rơi vào khoảng 10 – 20 triệu đồng mỗi tháng.

Lời khuyên nho nhỏ cho những người mới mở nhà hàng là nên tìm kiếm đại lý bỏ mối nguyên vật liệu uy tín, chất lượng có chính sách ưu đãi tốt. Điều này sẽ giúp bạn sở hữu mức chi phí thấp nhất nhằm tối đa hóa lợi nhuận. Chi phí cho nguyên liệu sẽ chiếm khoảng 10% tổng vốn đầu tư ban đầu.

3.6. Chi phí Marketing

Trước khi khai trương, bạn cần phải đẩy mạnh các hoạt động quảng bá thương hiệu để thu hút khách hàng biết đến nhà hàng nhiều hơn. Hình thức quảng bá phổ biến nhất là phát tờ rơi xung quanh khu vực nhà hàng, treo bảng banner thông báo chương trình khuyến mãi, ưu đãi khai trương.

Chi phí cho những hoạt động này thường sẽ giao động trong khoảng 5 – 10 triệu bao gồm việc thiết kế, in ấn và thuê nhân viên đi phát. Thời đại công nghệ phát triển vượt bậc, việc quảng cáo thương hiệu qua internet cũng như mạng xã hội là giải pháp hữu hiệu và cần thiết để nhiều người biết đến nhà hàng của bạn.

Bằng cách lập fanpage/website đăng tải các thông tin, hình ảnh về món ăn, thể hiện được bình luận tích cực hay những câu chuyện trải nghiệm thực tế của khách hàng. Hoặc bạn cũng có thể chạy quảng cáo qua facebook ads, facebook post sponsored, quảng cáo qua tiktok để tiếp cận nhiều người hơn, đa dạng đối tượng hơn.

Chi phí cho việc đặt bài review rơi vào khoảng 3 – 5 triệu/ bài tùy độ tin cậy và nổi tiếng của từng hội nhóm đó. Về cơ bản, chi phí cho các hoạt động marketing nhà hàng, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ sẽ chiếm khoảng 5 – 7% tổng chi phí đầu tư. Tuy nhiên, nếu nhà hàng của bạn có đội ngũ nhân viên, chất lượng sản phẩm, dịch vụ, cũng như hoạt động chăm sóc khách hàng đảm bảo tạo được sự trung thành của khách hàng thì chi phí này sẽ giảm.

3.7. Chi phí nhân sự

Với quy mô nhà hàng phục vụ từ 70 – 100 thực khách, bạn sẽ cần thuê 2 đầu bếp chính, 4 phụ bếp, từ 5 – 10 nhân viên phục vụ, 1 quản lý, 1 thu ngân, 2 bảo vệ. Chi phí thuê nhân viên trung bình 7 triệu/người, do đó bạn sẽ mất khoảng 140 triệu để trả lương cho nhân viên hàng tháng. Đặc thù trong kinh doanh nhà hàng, nhân viên sẽ làm theo ca, trung bình ca sáng từ 8h – 14h và ca chiều từ 16h – 22h.

Tùy thuộc vào quy mô của nhà hàng để bạn tuyển số lượng nhân viên trong ca làm cho phù hợp. Trong nhà hàng sẽ có những nhân viên cố định như quản lý, bếp chính, những nhân viên này bạn phải lựa chọn kỹ lưỡng đảm bảo họ phải có chuyên môn và độ tin tưởng cao để có thể gắn bó lâu dài và đảm bảo được sự ổn định chất lượng sản phẩm, dịch vụ của nhà hàng.

Ngược lại những vị trí như nhân viên phục vụ, phụ bếp… bạn có thể tối ưu chi phí bằng cách thuê sinh viên có nhu cầu làm thêm theo giờ. Mức thuê sinh viên trung bình là 15.000 – 22.000 đồng/giờ. Đây là nhóm nhân sự có số lượng đông đảo và nhu cầu tìm việc cao nên bạn dễ dàng thuê được.

3.8. Chi phí duy trì hoạt động kinh doanh

Trên thực tế, việc kinh doanh nhà hàng trong thời gian đầu thường sẽ khó có kết quả tốt vì thực khách chưa biết đến nhà hàng của bạn nhiều. Bài học “xương máu” từ những người đi trước trong lĩnh vực này là bạn sẽ không có lợi nhuận hoặc thậm chí là bị lỗ nên bạn cần dự trù trước phí chi trả tiền nhà và lương nhân viên trong vòng 3 – 6 tháng để quán đi vào hoạt động ổn định.

Cũng như để dự trù các khoản phí hàng tháng như phí điện, nước, ga, tiên bảo trì máy móc thiết bị, v.v… Hãy đảm bảo rằng bạn có đủ chi phí để duy trì nhà hàng qua giai đoạn ban đầu đầy khó khăn. Điều cần làm để đẩy mạnh doanh thu/lợi nhuận trong giai đoạn này là bạn hãy tập trung vào việc đảm bảo chất lượng món ăn, thái độ phục vụ của nhân viên và thực hiện những chương trình ưu đãi hấp dẫn để thu hút được khách hàng.

3.9. Chi phí đăng ký các loại giấy phép kinh doanh

Có hai hình thức chính đối với ngành dịch vụ kinh doanh nhà hàng là kinh doanh hộ cá thể và theo doanh nghiệp. Mỗi mô hình kinh doanh sẽ yêu cầu riêng biệt về những loại giấy tờ cần chuẩn bị. Để tránh trường hợp hồ sơ bị trả về do thiếu giấy tờ bạn nên làm theo các bước hướng dẫn sau đây: 

• Chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh bao gồm giấy đề nghị đăng ký kinh doanh theo mẫu thống nhất do cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền quy định, bản photo (đã công chứng) giấy tờ tùy thân của các cá nhân tham gia thành lập doanh nghiệp.
• Đến UBND quận/huyện tại nơi đặt trụ sở kinh doanh để thực hiện đăng ký. 

Sau 3 – 5 ngày làm việc, bạn có thể nhận được giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thành công, trong trường hợp hồ sơ của bạn không hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ có thông báo văn bản về những hồ sơ cần chỉnh sửa và bổ sung. 

3.10. Chi phí khác

Ngoài những khoản chi phí đã nêu trên, bảng dự toán chi phí mở nhà hàng của bạn cũng cần chuẩn bị thêm những chi phí bên lề khác, ví dụ như các loại thuế, tiền phòng“ ngừa rủi ro, chi phí “tạo mối quan hệ” để kinh doanh thuận tiện, v.v… Đây là chi phí không cố định, tùy theo tình hình thực tế của doanh nghiệp hay khu vực, địa bàn bạn chọn mở nhà hàng.

Tuy nhiên khoản chi phí này cũng sẽ chiếm khoản 2 – 3% trên tổng chi phí đầu tư. Nhìn chung, một mô hình nhà hàng cơ bản sẽ có rất nhiều chi phí cần chuẩn bị và tỷ lệ phân chia nguồn vốn sẽ phụ thuộc vào loại hình cũng như quy mô của nhà hàng bạn dự định kinh doanh.

3.11. Tham khảo dự toán chi phí mở nhà hàng Âu với diện tích 50m2

Mở nhà hàng Âu với diện tích 50m2 sẽ đòi hỏi một khoản chi phí đầu tư ban đầu khá lớn. Tham khảo dự toán chi phí cơ bản cho việc mở nhà hàng Âu như sau:

• Thuê mặt bằng: Tùy thuộc vào vị trí và khu vực, giá thuê mặt bằng có thể dao động từ 10 triệu – 30 triệu/tháng.
• Trang thiết bị nhà bếp: Như bếp nấu, lò nướng, tủ đông, tủ lạnh, chảo, nồi, đồ dùng nhà bếp, vật liệu làm bếp và các thiết bị khác có thể tốn khoảng 100 triệu.
• Trang trí nội thất: Như bàn ghế, đèn trang trí, tranh ảnh, vật dụng trang trí, vật liệu xây dựng… khoảng 50 triệu.
• Quảng cáo và marketing: Chi phí quảng cáo và marketing ban đầu có thể tốn khoảng 20 triệu.
• Lương nhân viên: Chi phí lương cho đầu bếp, phục vụ và nhân viên khác cũng cần được tính toán. Tham khảo rank lương các vị trí để có tính toán về số lượng ở từng vị trí.
• Chi phí khác: Bao gồm chi phí vận chuyển, bảo dưỡng, tiêu hao nguyên vật liệu và các chi phí khác… có thể tốn khoảng 20 triệu/tháng.

Với những dự toán trên, tổng chi phí đầu tư ban đầu để mở nhà hàng Âu với diện tích 50m2 có thể lên tới khoảng hơn 200 triệu. Tuy nhiên, con số này có thể thay đổi tùy thuộc vào vị trí, chất lượng và quy mô của nhà hàng.

IV. Tải miễn phí bảng dự toán chi phí mở nhà hàng Excel

Excel là một công cụ để tính toán, thống kê rất phổ biến và phù hợp với những mô hình kinh doanh nhà hàng, quán ăn, quán cafe nhỏ. Tải miễn phí bảng dự toán chi phí mở nhà hàng excel tại đây:

V. Tạm kết 

Trên đây là toàn bộ những chi phí cần dự trù trong bảng dự toán chi phí mở nhà hàng mà MISA muốn chia sẻ với bạn. Hy vọng rằng những thông tin sẽ hữu ích và giúp bạn có thể tự xác định những khoản đầu tư ưu tiên cho nhà hàng của mình, từ đó phân chia sử dụng nguồn vốn hợp lý.