Không phải ai cũng biết cách quản lý nhà hàng sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Quy trình quản lý từ nguyên liệu đến cách quản lý nhân viên phải phù hợp với từng loại hình nhà hàng. Do đó, MISA CukCuk đã tổng hợp những cách quản lý nhà hàng hiệu quả nhất để chia sẻ với anh/chị quản lý.
1. Quản lý nhà hàng là gì? Những khó khăn thường gặp khi kinh doanh quản lý nhà hàng
1.1. Quản lý nhà hàng là gì?
Quản lý nhà hàng là một công việc sắp xếp và tổ chức các yếu tố hoạt động của nhà hàng. Sao cho công việc kinh doanh của nhà hàng được diễn ra một cách tốt nhất, mang lại hiệu quả và lợi nhuận cao. Do đó, nghiệp vụ của quản lý nhà hàng sẽ bao gồm quản lý nhân sự, khách hàng đến kho nguyên vật liệu, xử lý các sự cố xảy ra nếu có.
Để có thể kinh doanh nhà hàng hiệu quả, vai trò của quản lý nhà hàng vô cùng quan trọng. Ở các nhà hàng nhỏ, chủ kinh doanh có thể làm luôn công việc quản lý nhà hàng. Còn ở các nhà hàng lớn hay những chuỗi nhà hàng thường sẽ có quản lý riêng.
Chủ quản lý nhà hàng sẽ có nhiệm vụ là giám sát, sắp xếp mọi hoạt động, các công việc của nhà hàng như: quản lý, phân công công việc cho nhân viên, quản lý hàng trong kho, giám sát các đơn hàng, quản lý doanh thu,…
1.2. Những khó khăn thường gặp khi kinh doanh và quản lý nhà hàng
Kinh doanh F&B nói chung và nhà hàng (quy mô vừa, lớn và chuỗi) nói riêng sẽ gặp một số khó khăn sau:
- Quản lý kho nguyên vật liệu
Kho hàng của nhà hàng đa số là các loại nguyên vật liệu tươi sống hoặc đồ khô có hạn sử dụng ngắn ngày, dễ hư hỏng. Chúng chỉ để được trong một khoảng thời gian ngắn, khó bảo quản, có thể dẫn đến việc bị thất thoát thực phẩm.
Vì vậy, việc tính toán nguồn hàng nhập, xuất, tồn cẩn thận để làm sao vừa cung cấp được nguyên liệu tươi sạch, những món ăn ngon cho khách hàng vừa tránh tình trạng thất thoát.
- Quản lý nhân viên
Cần phải tuyển chọn nhân sự một cách kỹ càng và phù hợp cho từng vị trí. Nếu số lượng nhân viên đông, bao gồm cả fulltime và part-time nên khó kiểm soát, không kịp thời nắm bắt được tình trạng làm việc và năng suất của nhân viên.
- Quản lý doanh thu
Công việc của quản lý nhà hàng là cân bằng các yếu tố để bao quát được toàn bộ hoạt động. Tất nhiên đó là một điều không hề đơn giản, nhất là quản lý doanh thu nhà hàng. Người quản lý không thể có mặt 24/24 để chờ đợi các hóa đơn, tính toán việc thu, chi của nhà hàng được.
Đặc biệt là các nhà hàng có quy mô lớn hay nhiều chi nhánh thì việc này lại càng khó khăn nhiều hơn. Nếu không quản lý khoa học dễ dẫn đến tình trạng lãi giả lỗ thật phải đóng cửa sau vài tháng hoạt động.
Hiện nay, nhiều nhà hàng, chuỗi F&B lớn như Buffet Cửu Vân Long, Lẩu Đức Trọc, Vịt 34… đã sử dụng MISA CukCuk để tự động hóa toàn bộ quy trình vận hành, từ quản lý kho nguyên vật liệu, chấm công nhân viên đến theo dõi doanh thu, chi phí từng chi nhánh. Nhờ MISA CukCuk, chủ quán có thể quản lý dễ dàng ngay cả khi không có mặt tại nhà hàng, đảm bảo kinh doanh hiệu quả và tăng trưởng bền vững.
2. Các cách quản lý nhà hàng hiệu quả
2.1. Lập kế hoạch kinh doanh chi tiết
Một trong những cách quản lý nhà hàng hiệu quả đó là phải có kế hoạch kinh doanh, bao gồm kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, chiến lược quảng cáo, tiếp thị, dự án tài chính, kế hoạch cải tạo hay nâng cấp nhà hàng,… Bản kế hoạch càng chi tiết, rõ ràng với tầm nhìn xa sẽ càng giảm thiểu thiệt hại đến mức thấp nhất và tránh được rắc rối phát sinh trong lúc điều hành và quản lý nhà hàng.
Bên cạnh đó, các loại giấy tờ quan trọng như giấy phép kinh doanh, bảo hiểm sức khỏe của nhân viên,… cũng nên được chú tâm nhiều hơn.
Để hỗ trợ anh chị xây dựng lộ trình rõ ràng, từ việc xử lý rủi ro, phân bổ nguồn lực đến định hướng phát triển lâu dài, MISA CukCuk gửi tặng 10+ file Mẫu kế hoạch kinh doanh, giúp anh/chị lên kế hoạch chuẩn chỉnh ngay từ đầu. Ấn vào ảnh để tải miễn phí!
2.2. Quản lý nhân viên nhà hàng – chất lượng phục vụ
Để có thể quản lý nhân viên hiệu quả đồng thời cải thiện chất lượng phục vụ, mỗi nhà hàng sẽ có các nguyên tắc riêng và linh hoạt lúc mềm lúc cứng:
- Nhân viên phải được đào tạo chuyên nghiệp, nâng cao về kỹ năng và nghiệp vụ.
- Chế độ đãi ngộ hay lương bổng phù hợp với năng lực làm việc và vị trí mà nhân viên đó đảm đương.
- Quản lý phải phân công công việc đúng chuyên môn, vị trí và sẽ được nhóm trưởng giám sát.
- Quản lý phải lên lịch làm việc hợp lý cho nhân viên, ví dụ như giờ cao điểm sẽ cần nhiều nhân viên phục vụ và ngược lại.
Một nhà hàng chuyên nghiệp trong phục vụ ngoài việc nhân viên phải nắm rõ các nghiệp vụ cơ bản, giao tiếp ngoại ngữ tốt, nhân viên còn cần biết những nguyên tắc phục vụ cơ bản như:
- Chào hỏi và xếp chỗ cho thực khách.
- Giới thiệu rõ ràng nguyên liệu món ăn.
- Ưu tiên phục vụ trẻ em trước.
- Phục vụ khách hàng đúng thời điểm.
- Không bình luận về thực khách.
Bên cạnh đó, trong quá trình phục vụ có rất nhiều các tình huống xảy ra làm cho khách hàng không hài lòng như: Phàn nàn về món ăn và giá, phàn nàn về order chậm trễ, việc thanh toán mất quá nhiều thời gian…. Tốt hơn hết là anh/chị hãy trang bị cho nhân viên một kịch bản bán hàng cụ thể như: kịch bản chào hỏi, kịch bản xử lý sự cố…
2.3. Quản lý vệ sinh an toàn thực phẩm của nhà hàng
- Có giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm: Để có giấy chứng nhận VSATTP, nhà hàng cần đảm bảo các điều kiện về dụng cụ, máy móc, hệ thống thải, hệ thống điện nước, hệ thống thông gió, kho chứa hàng,… và quy trình bảo quản nguyên liệu nhà hàng và sức khỏe nhân viên.
- Quản lý nguyên liệu thực phẩm đầu vào: Anh/chị cần lựa chọn nhà cung cấp thực phẩm uy tín và chất lượng. Mỗi khi nhập nguyên liệu, anh/chị cần có một nhân viên quản lý kiểm tra các lô hàng có bị hư hỏng hay gặp vấn đề hay không, làm vậy mới có thể chắc chắn những thực phẩm tốt nhất mới được nhập vào. Cuối cùng, hãy bảo quản các nguyên liệu đó đúng cách như làm mát, cấp đông hay làm khô để duy trì chất lượng cũng như tối đa thời gian sử dụng.
- Quản lý kho nhà hàng: Để tiết kiệm diện tích thì anh/chị nên làm những kệ để đồ và xếp các thực phẩm theo khu. anh/chị nên xếp những nguyên vật liệu thường xuyên dùng ở những nơi dễ thấy và dễ lấy. Những hàng ít dùng thì để trên cao nhưng cần chú ý là hàng nặng để dưới. Các đồ vật làm từ thủy tinh, giấy thì nên lấy giấy gói và đặt vào thùng. Ngoài ra, không nên để đồ lung tung vì rất dễ có gián và chuột làm hỏng nguyên liệu. Thường xuyên dọn dọn kho nhà hàng sạch sẽ, thoáng mát.
2.4. Khách hàng là thượng đế – Khách hàng là trên hết
Chắc chắn anh/chị đã biết việc hoạt động kinh doanh của nhà hàng hiệu quả hay không tùy thuộc vào thực khách, vì không phải nhà hàng nào cũng có chất lượng phục vụ tốt nhất. Cách thức quản lý nhà hàng hiệu quả là ưu tiên chất lượng phục vụ khách hàng lên hàng đầu. Vì vậy, người quản lý và nhân viên phục vụ cần nắm được nhu cầu, tâm lý và mong muốn của khách.
Các thông tin phản hồi hay lời nhân xét của thực khách là căn cứ để giúp nhà hàng cải thiện và nâng cao chất lượng phục vụ. Ngoài chất lượng các món ăn ra, chất lượng phục vụ cũng nên được chú tâm nhiều (thời gian gọi món, thái độ phục vụ của nhân viên,…).
Thay vì thái độ cau có, mặt ủ rũ khi giao tiếp với khách hàng, hãy đào tạo cho nhân viên của mình cách giải quyết tình huống bằng nụ cười, bằng sự nhẹ nhàng – để khách hàng thấy được họ được tôn trọng.
2.5. Thực hiện các chiến dịch tiếp thị cho nhà hàng
Hiện nay, có rất nhiều hình thức quảng cáo hay marketing truyền thông cho nhà hàng. Những quảng cáo truyền miệng lại mang đến rất nhiều hiệu quả, không tốn chi phí. Mỗi người khách đã từng thưởng thức ở nhà hàng chính là người trực tiếp chia sẻ thông tin tới người khác và sẽ được lan rộng nhanh. Chính vì thế, chủ nhà hàng hãy tận dụng bằng những giải pháp sau:
- Đầu tư cho việc thiết kế nhà hàng đẹp và nâng cao chất lượng đồ ăn.
- Tạo các chương trình khuyến mãi như tặng voucher hay giảm giá theo combo thực đơn, theo nhóm người.
Tải miễn phí 10+ File mẫu kế hoạch Marketing cho nhà hàng TẠI ĐÂY.
2.6. Quản lý hiệu quả dòng tiền của nhà hàng
Cách thức quản lý nhà hàng có nhiều lời là quản lý được dòng tiền ra vào, bằng cách là lập bản kế hoạch thực tế và rõ ràng, vì chi phí đầu tư và lợi nhuận thu được có sự chênh lệch khá lớn. Vì thế, trước và trong quá trình nhà hàng hoạt động, quản lý phải nắm rõ từng khoản thu chi hàng ngày. Kiểm soát tài chính sao cho hạn chế sự thất thoát, vì điều đó liên quan tới việc mở rộng hay thu hẹp trong tương lai.
2.7. Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng chuyên nghiệp
Trong kinh doanh nhà hàng, ứng dụng công nghệ không chỉ giúp tăng tốc độ phục vụ, tối ưu vận hành, mà còn hạn chế sai sót, thất thoát. Một trong những công cụ quan trọng nhất hiện nay chính là phần mềm quản lý nhà hàng, giúp chủ quán kiểm soát chặt chẽ từng khâu từ đặt chỗ, order, thanh toán, kho nguyên liệu đến quản lý nhân viên, doanh thu.
Hiện nay nhiều chủ nhà hàng đã sử dụng phần mềm MISA CukCuk để tối ưu toàn bộ hoạt động của quán, cụ thể:
- Quản lý kho nguyên liệu chặt chẽ: Mỗi món bán ra, hệ thống tự động trừ nguyên liệu trong kho theo công thức chế biến. Chủ quán dễ dàng biết cần nhập thêm gì, còn bao nhiêu hàng, tránh tình trạng hết nguyên liệu giữa ca.
- Order lên món nhanh tức thì: Nhân viên nhập món trên điện thoại/máy POS, hệ thống chuyển đơn xuống bếp ngay lập tức. Đầu bếp chuẩn bị theo thứ tự, lên món nhanh, khách không phải chờ lâu.
Trải nghiệm MISA CukCuk miễn phí
- Tính tiền, xuất hóa đơn điện tử chính xác: Khi cần thanh toán, hệ thống tự động tính tổng hóa đơn, áp dụng khuyến mãi. Đồng thời, chủ quán có thể xuất hóa đơn điện tử ngay trên MISA CukCuk, giúp việc báo cáo thuế minh bạch, chính xác.
- Kết nối app giao đồ ăn: Tất cả đơn từ các nền tảng giao đồ ăn như GrabFood sẽ được đồng bộ vào hệ thống, giúp nhà hàng theo dõi tập trung, tránh thất thoát hoặc sót đơn.
- Quản lý nhân viên, hạn chế gian lận: Mọi thao tác bán hàng, thanh toán của nhân viên đều được ghi nhận. Chủ quán có thể theo dõi hiệu suất làm việc của từng người, tránh trường hợp nhân viên tự ý sửa hóa đơn hoặc thất thoát tiền quầy.
Hơn 54.000+ nhà hàng, quán ăn đã tin dùng MISA CukCuk để vận hành chuyên nghiệp hơn. Nếu anh chị muốn nhà hàng của mình hoạt động hiệu quả, tối ưu chi phí và tăng trưởng bền vững, đây là giải pháp không thể thiếu!
3. Tạm kết
Mỗi nhà hàng đều có nhóm đối tượng khách hàng mục tiêu và văn hóa làm việc riêng biệt. MISA CukCuk hy vọng rằng qua những chia sẻ trên có thể giúp anh/chị hiểu được cách quản lý nhà hàng ăn uống từ đó thay đổi cách quản lý nhà hàng sao cho phù hợp.
Nếu anh chị cần hỗ trợ trong quá trình kinh doanh, MISA CukCuk luôn sẵn sàng đồng hành – Giải pháp quản trị nhà hàng, chuỗi F&B toàn diện – tối ưu quy trình từ gọi món, thanh toán đến quản lý chi phí nguyên vật liệu, tồn kho chính xác, báo cáo doanh thu tự động mọi lúc mọi nơi!
