Thiết bị quản lý quán cafe là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng cần có để giúp các hoạt động bán hàng tính tiền nhanh chóng, chính xác và thuận tiện hơn. Tuy nhiên, mỗi loại hình, mô hình khác nhau sẽ có ngân sách đầu tư thiết bị khác nhau. Trong khi trên thị trường có rất nhiều loại với nhiều nhà cung cấp, MISA CukCuk sẽ gợi ý anh chị chủ quán các loại thiết bị tính tiền quản lý cơ bản, áp dụng được với mọi mô hình kinh doanh quán cafe. 

I. Tại sao cần đầu tư thiết bị quản lý quán cafe? 

Chủ quán cafe luôn ưu tiên máy móc thiết bị quán cafe trong kế hoạch kinh doanh quán mà quên đi thiết bị quản lý. Thiết bị quản lý quán cafe là một trong những yếu tố cực kỳ quan trọng giúp quán cafe của bạn phát triển về lâu về dài, trong tương lai xa.

Với sự phát triển vô cùng mạnh mẽ của khoa học kĩ thuật, cũng như nhu cầu thị trường ngày càng lớn. Việc quán cafe có những thiết bị tiện ích để quản lý quán, sẽ giúp cho quán cafe của bạn thuận tiện hơn trong quá trình phục vụ khách.

Ngoài ra, những việc thu chi hàng tháng, những khoản chi phí đầu tư từ dụng cụ thiết bị quán cafe,…đều được hạch toán để chủ quán dễ dàng theo dõi việc kinh doanh đang có lời hay lỗ. 

Giả sử nếu như quán cafe của bạn trở nên đông khách, thì với nguồn nhân lực hiện tại và cách phục vụ truyền thống, sẽ dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn, thậm chí là gây khó chịu cho khách hàng. Nhưng nếu như quán cafe của bạn có những thiết bị hỗ trợ như máy gọi đồ uống, máy in biên lai, máy thanh toán tiền,… thì bạn sẽ dễ dàng kiểm soát được nhân viên, cũng như khách hàng của mình.

Những thiết bị quản lý giúp rút ngắn được thời gian phục vụ, nhưng vẫn đem lại sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng. Công nghệ sinh ra là để phục vụ con người để giúp con người giảm tải gánh nặng, làm việc hiệu quả và năng suất hơn.  

Tuy nhiên, phần lớn anh chị chủ quán đều e ngại đầu tư ban đầu, lý do không muốn thay đổi cách thức quản lý và yếu tố giá cả. Tuy nhiên hãy hình dung một cách đơn giản nhất về phương diện giá cả, bạn đang đầu tư một công cụ giúp bạn giảm thiểu thời gian, công sức, giảm thiểu cả thất thoát không đáng có trong kinh doanh cho những thiết bị quản lý quán cafe kia, vậy sự đánh đổi ấy có đáng.

• Ghi chép đơn bằng tay, cộng sổ cuối ngày, mọi giao dịch dựa trên giấy tờ lúc nhớ lúc quên không có lịch sử ghi nhận, vậy khi thất thoát, mất hàng hóa, mất tiền làm thế nào để nhận biết. Đơn giản việc bán đến đâu, biết đến đó, kiểm đếm đồ uống nào được nhiều người gọi cũng khó, chuẩn bị nguyên liệu cho hôm sau còn nhọc.

• Đôi khi việc quản lý thủ công quá lâu cũng khiến cho anh chị chủ quán cảm thấy ngại tiếp cận với các phương thức quản lý mới. Tâm lý chung là quản lý theo kiểu cũ vẫn đang hoàn toàn ổn, không có gì cần phải thay đổi nhiều, cả về cách thức vận hành và chi phí đều đang được kiểm soát “chặt chẽ”.

Tuy nhiên khi được hỏi anh chị có nắm được một tháng mặt hàng nào bán chạy nhất, hay trong kho của mình nguyên vật liệu đang trong tình trạng thế nào thì câu trả lời chúng tôi nhận được đều mập mờ, không rõ ràng hoặc thậm chí không biết chúng còn hay hết. Lỗ hổng thất thoát cũng do đó mà nhiều hơn. Chủ quán mất mà không biết, kinh doanh duy trì nhưng không thể phát triển hơn.

II. Giải pháp quản lý hiệu quả với trọn bộ 5 thiết bị quán cafe cần có

2.1. Máy tính tiền và thanh toán tiền

Máy tính tiền là thiết bị cơ bản cần có nhất trong những máy móc trong quán cafe. Máy tính tiền với chức năng là ghi chú lại đơn hàng, tổng hợp số liệu cho sẵn và sẽ đưa ra con số thanh toán chính xác nhất cho khách hàng. Cho phép các chủ quán cafe thanh toán nhanh nhất, chính xác nhất.

So sánh với cách thanh toán tiền truyền thống và sử dụng máy tính tiền thì quả thực máy tính tiền có ưu thế vượt trội hơn hẳn. Hạn chế tối đa những sự cố không mong muốn xảy ra, đặc biệt với những đơn hàng lớn, thì điều này lại có ý nghĩa quan trọng hơn cả.

Hơn thế nữa, các mô hình quán cafe ở Việt Nam thường khá đa dạng, với vô vàn những loại thức uống, đồ ăn với những size, trọng lượng và ưu đãi khác nhau. Với bộ não của con người thì quả thực sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc xử lý điều này, đặc biệt là với nhân viên mới. Vì thế các chủ quán nên sắm cho quán của mình một máy tính tiền, để có thể tiện lợi hơn trong quá trình quản lý.    

Với chức năng ghi nhận đơn hàng, tổng hợp và thanh toán, việc sử dụng máy tính tiền là vô cùng cần thiết. Đặc thù của mô hình quán cafe là thực đơn có rất nhiều đồ uống, với kích thước, định lượng, cũng như các chương trình ưu đãi khác nhau, việc sai sót nhầm lẫn sẽ được giảm thiểu tối đa khi quán cafe của bạn sử dụng các thiết bị, máy tính tiền hỗ trợ.

Hiện tại trên thị trường có rất nhiều loại máy tính tiền có giá dao động từ 5 triệu – 15 triệu tùy thuộc vào chức năng và nhu cầu sử dụng của chủ quán. Máy có thể 1 hoặc 2 màn hình (1 màn hình cho thu ngân, 1 màn hình để khách nhìn được đơn hàng của mình). Anh chị chủ quán có thể đầu tư cho quán mình màn hình POS cảm ứng hoặc sử dụng click chuột đều thuận tiện.

Một cách để tiết kiệm cho anh chị chủ quán mình có thể tận dụng máy tính để bàn hoặc laptop cài đặt thêm phần mềm tính tiền mà vẫn có thể in ấn, ghi nhận đơn và thanh toán cho khách hàng như bình thường.

Xem thêm: Top 5 máy tính tiền mini pos giá rẻ tốt nhất

2.2. Máy in hóa đơn/ máy in bill

Máy in hóa đơn là một loại máy gắn liền với bộ công cụ tính tiền. Việc sử dụng những loại máy in hóa đơn, sẽ giúp cho cửa hàng có thể kiểm soát được số lượng đơn hàng ngày của mình. Ngoài ra, nó còn có thể dễ dàng đối chiếu với khách hàng, trong những trường hợp nhầm lẫn.

Hiện nay, trên thị trường cũng có rất nhiều loại máy in hóa đơn khác nhau, với số tiền dao động từ khoảng 1-5 triệu đồng. Thông thường, máy in hóa đơn sẽ được bán kèm theo với máy tính tiền. Một mẹo nhỏ là bạn hoàn toàn có thể mua một loại máy mang hai chức năng này, để giảm bớt chi phí cho cửa hàng khi cần thiết.  

Sau khi khách hàng xác nhận thanh toán, hóa đơn sẽ được in làm 2 liên, 1 liên đưa khách hàng, 1 liên chuyển đến bộ phận chế biến. Tiêu chí để lựa chọn máy in là việc đảm bảo hoạt động ổn định, in màu rõ nét, tốc độ in cũng như chế độ bảo hành của máy in.

Bên cạnh đó phụ thuộc vào nhu cầu, chủ quán hoàn toàn có thể lựa chọn, giá máy in từ 500 nghìn – 2.5 triệu đồng theo khổ giấy, công nghệ in và chế độ cắt giấy…

2.3. Máy in tem

Đối với những quán cafe, đặc biệt là những quán cafe bán cả các loại trà, trà sữa,… thì máy in tem là cực kì cần thiết. Máy in tem sẽ giúp cho khách hàng phân biệt được đồ uống, mà mình đã order một cách dễ dàng. Bạn cũng sẽ không mất quá nhiều thời gian, để note lại món đồ uống cho khách. Thậm chí, việc sử dụng máy in tem lên đồ uống cho khách, còn làm cho ly đồ uống trở nên sang chảnh và mang nét riêng của cửa hàng bạn hơn.

Hiện nay các quán đều đang sử dụng máy in bằng nhiệt hoặc in qua bluetooth. Máy in tem cũng có phương thức hoạt động giống như máy in hóa đơn. Chúng được sử dụng và liên kết trực tiếp với máy order, máy thanh toán tiền, để in tem gắn lên đồ uống cho khách hàng.

Tuy nhiên, mỗi loại máy sẽ có loại mực và hoạt động khác nhau, nên bạn hãy cân nhắc thật kỹ trước khi mua. Hãy lựa chọn những loại máy in tem thật phù hợp với kinh phí, cũng như phong cách của quán cafe của bạn.  

Nếu anh chị chủ quán muốn dán tem nhãn lên ly cốc để dễ dàng chế biến hoặc để khách hàng nhận biết, anh chị có thể lựa chọn các loại máy in tem nhãn để phục vụ cho mô hình của mình đặc biệt là với những mô hình kinh doanh trà sữa, các đồ uống mang đi…

Phần lớn các quán hiện nay đang sử dụng các loại máy in nhiệt, máy in bluetooth… Giống với máy in hóa đơn, máy in tem nhãn được kết nối với máy tính tiền để thực hiện bước kết tiếp của quy trình chế biến đồ uống. Bạn cũng cần lưu ý về cách hoạt động, sử dụng ổn định, độ sắc nét của giấy, cung khả năng in ấn tốc độ xử lý của máy ra sao.

2.4. Thiết bị nhận order cầm tay 

Thiết bị order cũng là một trong những thiết bị phải có trong những trang thiết bị quán cafe. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng chính chiếc điện thoại thông minh của riêng cửa hàng hoặc của nhân viên trong cửa hàng, để gọi món cho khách.

Việc sử dụng thiết bị order có ưu điểm vượt trội hơn so với thiết bị order truyền thống, ở chỗ là có thể ghi chú lại một cách nhanh chóng và chính xác đồ uống mà khách lựa chọn. Sau đó, kho order đồ uống cho khách xong nó sẽ tích hợp lên máy tính tiền luôn, rất tiện cho việc quản lý và thanh toán đơn. Các loại thiết bị này có giá tiền từ 2 triệu đồng trở lên, nhưng ít khi xảy ra trục trặc và hư hỏng. 

2.5. Các app quản lý trên điện thoại

Khi chủ quán cafe đi vắng thì việc có app quản lý để kiểm soát quán của mình là điều cực kỳ cần thiết. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cài đặt trên máy tính, máy điện thoại để theo dõi từ xa hoạt động của quán mình. Kiph thời theo dõi, kiểm soát, xử lý phát sinh sai sót dễ dàng. 

Một trong những app quản lý trên điện thoại mà chủ quán có thể tham khảo là app quản lý bán hàng MISA CukCuk từ xa. Với app này chủ quán có thể dễ dàng theo dõi doanh thu – lợi nhuận theo từng ngày, từng món.

Phần mềm giúp quản lý tối đa việc gian lận thông qua việc xem báo cáo lịch sử thao tác trên phần mềm, cũng như các hoạt động bán hàng. Khi hóa đơn thanh toán thành công sẽ có thông báo về tài khoản quản lý, kịp thời phát hiện sự chênh lệch giữa tạm tính và hóa đơn thanh toán. 

Ngoài ra, các chủ quán có thể thấy được thông tin chi tiết của khách hàng, cũng như lịch sử mua hàng thường xuyên của khách hàng. Từ đó, chủ nhà hàng có thể đưa ra chính sách tích điểm online cho khách, làm tăng nhu cầu quay lại thường xuyên sử dụng dịch vụ của khách. 

2.6. Máy chấm công quán cafe

Số lượng nhân viên quán cafe thường dao động khoảng 10 – 15 người, đối với quán quy mô và diện tích lớn thì có thể nhiều hơn. Thường nhân viên cũng sẽ làm theo ca để đảm bảo hiệu suất làm việc. Do đó việc sử dụng máy chấm công giúp bạn quản lý giờ làm việc của nhân viên, tính lương – thưởng hoặc phạt phù hợp.

Có nhiều loại máy chấm công nhân viên như bằng vân tay, khuôn mặt hoặc thẻ từ. Kinh nghiệm của nhiều anh chị chủ quán cafe nên sử dụng máy chấm công vân tay vì giá thành rẻ, thuận tiện cho nhân viên mà vẫn đảm bảo khả năng bảo mật cao.

2.7. Một số thiết bị hỗ trợ bán hàng

• Máy pha cà phê: Pha cà phê nhanh chóng và đúng chuẩn.
• Máy xay cà phê: Xay cà phê tươi, chất lượng và đồng đều.
• Máy ép trái cây: Ép trái cây tươi ngon, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Tủ đông, tủ mát: Bảo quản thực phẩm tươi ngon, đảm bảo chất lượng.
• Thiết bị âm thanh: Tạo không gian âm nhạc, giúp khách hàng thư giãn, thoải mái.
• Bàn ghế, tủ kệ: Tạo không gian trang trí đẹp mắt, thu hút khách hàng.
• Thiết bị làm sạch: giúp giữ vệ sinh quán cafe, đảm bảo an toàn thực phẩm và sức khỏe của khách hàng.

III. Tạm kết

Những thiết bị quản lý quán cafe sẽ giúp cho bạn quản lý có hiệu quả quán của mình hơn. Đặc biệt, với những quán cafe lớn và có quy mô rộng thì điều này lại càng trở nên cần thiết. Với sự cạnh tranh vô cùng khốc liệt của thị trường hiện nay, các chủ quán cafe cần có những chiến lược đầu tư phát triển thật hợp lý. MISA CukCuk chúc bạn có được những cách quản lý để phát triển quán một cách bền vững, hiệu quả! 

Đăng ký nhận tin từ MISA CukCuk để không bỏ lỡ những kiến thức kinh doanh, tin thị trường ngành F&B bổ ích!