Sử dụng phần mềm quản lý nhân viên nhà hàng là công cụ hữu ích giúp anh chị quản lý nhân viên nhanh chóng, hiệu quả.

Quản lý nhân viên là bài toán khó của bất cứ chủ nhà hàng nào, đặc biệt đối với những quy mô lớn, hệ thống nhân sự với nhiều vị trí từ lễ tân, phục vụ, thu ngân, kế toán, kiểm kho… Vậy làm thế nào để đánh giá được nhân viên của mình làm việc năng suất, hiệu quả? Dựa trên những tiêu chí gì, đánh giá thông qua cảm tính hay cần số liệu cụ thể gì không?

Trong nội dung bài viết dưới đây, MISA CukCuk sẽ giới thiệu chi tiết để anh chị có thể thông tin, từ đó đưa ra đánh giá, lựa chọn công cụ hỗ trợ mình một cách chính xác nhất.

I. Phần mềm quản lý nhân viên nhà hàng là gì? 

Phần mềm quản lý nhân viên F&B được sử dụng phổ biến trong kinh doanh nhà hàng, quán ăn, quán cafe. Giải quyết các vấn đề liên quan đến báo cáo doanh thu theo từng nhân viên, quản lý thời gian – ca làm việc của nhân viên, hiệu suất làm việc để có chế độ lương – thưởng phù hợp.

App quản lý nhân viên là giải pháp giúp tối ưu quy trình vận hành nhà hàng, quán ăn, quán cafe tại từng bộ phận, dễ dàng theo dõi các báo cáo và quản lý nhân viên chặt chẽ để hạn chế thất thoát gian lận.

Ứng dụng phần mềm nhân viên không chỉ giúp quán, nhà hàng của anh chị bắt kịp xu thế chuyển đổi số quy trình vận hành của thế giới, tạo nên lợi thế cạnh tranh khác biệt mà còn góp phần tối ưu các nguồn lực; tiết kiệm thời gian và chi phí tối đa.

II. Tại sao nhà hàng cần sử dụng phần mềm quản lý nhân viên? 

2.1. Tiết kiệm thời gian và chi phí

Nhờ sự hỗ trợ của phần mềm quản lý nhân viên mà chủ nhà hàng/ quản lý có thể giảm thiểu thời gian chấm công, tính lương cho nhân viên, thay vì việc thực hiện chấm công trên giấy tờ, sổ sách, vừa dễ xảy ra nhầm lẫn, vừa có thể phát sinh những gian lận không đang có.

Việc đào tạo nhân sự mới cũng đơn giản hơn khi đã có quy trình rõ ràng, minh bạch trên phần mềm. Toàn bộ thao tác được tích hợp trong suốt thời gian nhân sự thao tác trên phần mềm. Bởi vậy, không cần mất thêm nhân sự theo dõi, rà soát hỗ trợ hoạt động chấm công cả trong chính sách khen thưởng, động viên cũng như đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên.

2.2. Tăng năng suất làm việc

Không chỉ có chức năng thống kê thời gian làm, thời gian nghỉ, phần mềm quản lý nhân viên nhà hàng còn có thể báo cáo cho quản lý về doanh thu theo nhân viên. Từ đó hoạt động đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên công bằng và tạo động lực hơn để nhân viên cố gắng tư vấn cho khách hàng để gia tăng giá trị đơn hàng mang về doanh thu tốt hơn cho nhà hàng.

2.3. Nâng cao chất lượng dịch vụ

Sử dụng phần mềm quản lý nhân viên, anh chị dễ dàng tối ưu năng suất lao động; tăng sự hài lòng của khách hàng khi nhân viên phục vụ tốt, chuẩn hóa quy trình hoạt động, quản lý chặt chẽ trên một hệ thống qua đó kiểm soát tốt dòng tiền và chi phí, tăng cường bảo mật thông tin thông qua cơ chế phân quyền truy cập cho người sử dụng.

2.4. Theo dõi và đánh giá nhân viên

Với phần mềm quản lý nhân viên nhà hàng, anh chị có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, từ đó đưa ra đánh giá đào tạo, góp ý hoặc động viên khen thưởng tạo động lực cho đội ngũ của mình.

III. Các tính năng của phần mềm quản lý nhân viên nhà hàng

Khi quản lý nhân viên, có một số yếu tố chính nhiều anh chị cần quan tâm: thời gian làm việc có đủ hay không, trong ca làm việc thực hiện những gì, làm công việc đó tốt hay không. Từ đó kiểm soát được tình hình gian lận, thất thoát của nhà hàng.

Đối với thời gian làm việc, MISA CukCuk sẽ ghi nhận thời gian vào làm khi bắt đầu đăng nhập vào hệ thống và kết thúc ca làm việc khi thoát khỏi hệ thống.

Đối với việc giám sát hoạt động của nhân viên, phần mềm sẽ ghi lại lịch sử hoạt động của nhân viên đó, từ việc nhận order, thanh thoán, thu tiền, hoạt động in, sửa hóa đơn cũng như theo dõi được chi tiết đơn hàng của khách có giá trị bao nhiêu, nhân viên có khả năng thuyết phục khách hàng mua nhiều hơn hay không.

3.1. Quản lý thông tin nhân viên

Một phần mềm quản lý nhân viên nhà hàng cơ bản cần lưu trữ được những thông tin sau của nhân viên

• Họ và tên
• Ngày/ tháng/ năm sinh
• Giới tính
• Số điện thoại
• Địa chỉ

Bên cạnh các thông tin cơ bản đó, hồ sơ của nhân viên còn cần ghi lại

• Thời gian bắt đầu làm việc
• Vị trí
• Các thông tin về trạng thái làm việc: fulltime, parttime, chính thức/ thử việc/ nghỉ việc
• Mức lương

Trên đây là những thông tin cơ bản về một nhân sự nhà hàng mà phần mềm cần lưu trữ và ghi nhận lại. Tính năng này có thể cho phép quản lý thêm mới, sửa đổi, cập nhật them thông tin nhân sự một cách nhanh chóng, mà không cần lưu trữ hồ sơ thủ công thông qua bản cứng hoặc sử dụng các file excel thông thường.

3.2. Quản lý chấm công 

Hoạt động quản lý chấm công được ghi nhận thông qua hình thức chấm công khi vào ca và chấm công khi kết ca của nhân viên. Dữ liệu sẽ được đồng bộ trên hệ thống và ghi nhận lịch sử hoạt động của nhân viên, từ đó hoàn thành bảng công của nhân viên.

Quản lý cũng có thể theo dõi tình hình chấm công theo từng ngày, tháng và rà soát công của nhân viên trong trường hợp có vướng mắc, khi phần mềm đều ghi nhận chi tiết đến từng ngày.

3.3. Phân quyền trên hệ thống 

Phần mềm quản lý nhân viên nhà hàng cũng cần đáp ứng được hoạt động phân quyền trên hệ thống để đảm bảo các phát sinh, gian lận được hạn chế xảy ra. Tính năng phân quyền này, hiện chỉ có 1 số ít phần mềm trên thị trường đáp ứng nhằm giúp tách biệt nhiệm vụ, chức năng của nhân viên, không để nhiệm vụ chồng chéo, hay một số nhân viên có thể có quyền hạn xem các số liệu quản trị của cấp quản lý.

Một số trường hợp khác khi nhân viên có quyền sửa đổi, tác động vào hóa đơn bán hàng, nhiều tình huống nhân sự tự động sửa hóa đơn tạm tính và bỏ túi phần chênh lệch, nhà hàng không phát hiện được dẫn đến tình trạng thất thoát doanh thu. Mặc dù nhà hàng có đông khách nhưng vẫn không thấy có lãi.

3.4. Báo cáo và thống kê hoạt động của nhân viên

Bên cạnh việc phân quyền nhân viên, phần mềm quản lý nhân viên còn có thêm các tính năng bổ trợ như

• Báo cáo doanh số theo từng nhân viên để nắm bắt được nhân viên nào đang bán hàng tốt, nhân viên nào không
• Tra cứu lịch sự hoạt động của nhân sự trên phần mềm kể từ thời điếm nhân viên bắt đầu đăng nhập phần mềm
• Báo cáo so sánh tạm tính với hóa đơn, lịch sử chỉnh sửa hóa đơn giúp quản lý nắm bắt được hoạt động của nhân viên bán hàng ra sao, có hành vi điều chỉnh gian lận không

>> Bí quyết giữ chân nhân viên nhà hàng, khách sạn, quán cafe <<

IV. Sử dụng phần mềm quản lý nhân viên nhà hàng có dễ dàng không?

Để có thể thực hiện theo tác quản lý nhân viên trên phần mềm, anh chị chủ quán cần khai báo thông tin nhân viên trên hệ thống. Những thông tin bắt buộc như họ tên, mã nhân viên, trạng thái làm việc (chính thức/thử việc/nghỉ việc, part time/full time, vai trò trong nhà hàng.

• Để khai báo, mời anh chị thao tác

Trong giao diện quản lý, nhấp chọn Tổng quan, lựa chọn Nhân viên → Thêm

Khi khai báo nhân viên, chủ quán cần chú ý thông tin Vai trò. Phần mềm đã cài đặt các chức năng đặc thù cho các bộ phận từ bán hàng, lễ tân, chế biến cho đến bộ phận quản lý và các quyền truy cập danh mục liên quan.

Để có thể quản lý được thời gian làm việc của nhân viên, anh chị cần cài đặt thời gian cho phép thao tác với phần mềm.

• Để quản lý vai trò của nhân viên, mời anh chị thao tác

Trong giao diện quản lý chung, nhấp chọn Thiết lập hệ thống → Quản lý vai trò

Để xem được danh sách nhân viên hiện đang đảm nhiệm vai trò nào, nhấp chọn tên vào trò và xem thông tin tại mục Danh sách người dùng.

Đối với các mô hình chuỗi, cần tăng cường nhân viên, anh chị hoàn toàn có thể thiết lập họ có vai trò cùng lúc tại nhiều nhà hàng mà vẫn đảm bảo nhân viên hoàn toàn có thể đăng nhập vào hệ thống bình thường mà không cần thiết lập quá nhiều tài khoản

Bên cạnh đó anh chị có thể tùy chỉnh vai trò bằng việc thêm bớt các quyền hoạt động trong Quản lý vai trò bằng việc tích chọn quyền ví dụ với vai trò kế toán, anh chị có thể thêm, bớt quyền xem, thêm, sửa két tiền hay như, với quản lý: được quyền xem, hủy, sửa order…

• Để theo dõi nhật ký truy cập

Anh chị chủ quán muốn biết nhân viên đã thực hiện những việc gì, vào thời gian nào, mời anh chị nhấp chọn Thiết lập hệ thống → Nhật ký truy cập. Nhấp chọn Nạp.

Trong trình quản lý, anh chị cũng có thể tìm kiếm theo các tiêu chí được lựa chọn trước như tên người dùng, loại hành động để xem được mô tả cụ thể hoạt động của tài khoản trong quá trình vào ca.

• Để theo dõi nhật ký tài khoản

Anh chị chủ quán có thể xem thông tin, thêm tài khoản, thay đổi thông tin tài khoản, thực hiện xóa tài khoản, xem lịch sử các lần đăng nhập/ đăng xuất của tài khoản thông qua nhấp chọn Thiết lập hệ thống/Nhật ký tài khoản. Nhấp chọn Nạp để có thể lấy được dữ liệu nhật ký mới nhất.

Lưu ý, chỉ có những tài khoản được cấp quyền quản trị hệ thống mới có thể thực hiện được các chức năng xóa Nhật ký truy cập.

V. Điểm ưu việt của phần mềm quản lý nhân viên nhà hàng MISA CukCuk

5.1. Phần mềm tích hợp được trên nhiều thiết bị và hệ điều hành

Phần mềm quản lý nhân viên nhà hàng, quán ăn, quán cafe MISA CukCuk được tùy chỉnh phù hợp với mọi giao diện (Điện thoại, tablet, máy tính, máy POS). anh chị có thể tận dụng những thiết bị sẵn có để quản lý nhân viên từ xa mọi lúc mọi nơi. Đặc biệt phần mềm cài đặt được trên cả IOS và Android:

Điểm ưu việt nữa của phần mềm quản lý nhân viên nhà hàng, quán ăn, quán cafe MISA CukCuk là khả năng hoạt động trơn tru kể cả khi quán ăn mất kết nối Internet. Toàn bộ hệ thống được lưu trữ trên máy chủ và tự động cập nhật lại khi có kết nối. Nhiều chủ quán thường băn khoăn nếu sử dụng phần mềm khi mất kết nối Internet thì sao?

Hệ thống còn có thể hoạt động được hay không? Nếu anh chị vẫn còn băn khoăn vấn đề trên thì giờ hây hoàn toàn yên tâm vì đã có MISA CukCuk. Thậm chí công việc quản lý, các nghiệp vụ trên phần mềm vẫn được hoạt động khi có Internet. Bộ phận thu ngân, chế biến vẫn có thể nhận được đơn từ nhân viên phục vụ, tất cả được thông qua mạng nội bộ của MISA CukCuk.

5.2. Hệ thống báo cáo chi tiết

Dữ liệu tại nhà hàng được đồng bộ lên hệ thống máy chủ của MISA CukCuk theo công nghệ điện toán đám mây, anh chị có thể sử dụng app MISA CukCuk quản lý trên điện thoại hoặc vào địa chỉ kinh doanh trên phần mềm quản lý nhân viên MISA CukCuk để xem tình hình kinh doanh mọi lúc, mọi nơi:

• Tức thời xem kết quả bán hàng trên điện thoại, máy tính bảng
• Quản lý nhà hàng, quán ăn, quán cafe toàn diện với hơn 40 báo cáo doanh thu, chi phí, lãi/lỗ, tồn kho,…
• Dễ dàng đối chiếu, kiểm soát để phát hiện sai lệch khi bán hàng, tính tiền
• Hỗ trợ quản lý: Thực đơn, mua hàng, khuyến mãi, công nợ, quỹ tiền, nhân viên
• Báo cáo sự cố xảy ra trong bán hàng có thể gây thất thoát
• Hỗ trợ báo cáo phân tích hàng bán nhanh bán chậm để ra chiến lược kinh doanh.
• Phân tích chi tiết món doanh thu theo giờ, theo thứ, theo tháng

5.3. Thương hiệu uy tín, sản phẩm chất lượng cao 

Là một trong số những sản phẩm của Công ty Cổ phần MISA, phần mềm quản lý quán ăn MISA CukCuk đã và đang khẳng định uy tín với khách hàng của mình. Hiện tại MISA CukCuk đã đặt chân lên hơn 25 quốc gia trên thế giới trong đó phải kể đến: Canada, Mỹ, Úc, Pháp, Singapore, Nhật Bản. Cùng với đó là sự tin tưởng của hơn 54.000 khách hàng đã luôn đồng hành cùng MISA CukCuk.

Với tiêu chí luôn luôn cố gắng, nỗ lực không ngừng để cải tiến sản phẩm từng ngày, MISA CukCuk hiểu rõ trách nhiệm của mình hỗ trợ quản lý nhân viên nhà hàng, quán ăn, quán cafe hiệu quả, thuận tiện, giúp anh chị không chỉ duy trì kinh doanh mà còn có thể phát triển mô hình hơn nữa.

VI. Tạm kết

Sử dụng phần mềm quản lý nhân viên nhà hàng, quán ăn, quán cafe trở thành xu hướng tất yếu trong kinh doanh F&B giúp anh chị quản lý – vận hành hiệu quả hơn. Đồng thời xây dựng hình ảnh nhà hàng, quán ăn, quán cafe của anh chị chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.

Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ cho nhân viên phục vụ, thu ngân hay chủ/quản lý, MISA CukCuk là một trong những phần mềm tốt nhất để quản lý nhân viên nhà hàng, quán ăn, quán cafe chất lượng tốt nhất, chi phí tiết kiệm nhất.