Tại sao cần đầu tư phần mềm quản lý quán trà sữa? Khi bắt tay vào vận hành một quán trà sữa, cứ 10 ông chủ thì có đến 8 người muốn “tự mình làm hết”. Từ việc chuẩn bị nguyên liệu, kho quỹ, nhân viên đến doanh thu, quảng cáo…

Dần dần, công việc ôm đồm, quá tải, việc nào cũng làm không tới, không đạt hiệu quả như mong đợi. Thị trường cạnh tranh khốc liệt, quán dù to, dù nhỏ, mở quán đã khó, để quán đi vào hoạt động trơn tru, kinh doanh tốt lại là cả một chuyện dốc tâm sức mà quản lý. Đây cũng là lúc, anh chị chủ quán thực sự cần đến phần mềm quản lý quán trà sữa hỗ trợ hoạt động kinh doanh trơn tru và hiệu quả hơn.

Cùng MISA MISA CukCuk tìm hiểu phần mềm quản lý trà sữa đơn giản, dễ dùng, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý – bán hàng quán trà sữa được hàng nghìn anh chị chủ quán tin dùng qua bài viết sau!

I. Quy trình vận hành phổ biến của một quán trà sữa

Một mô hình kinh doanh trà sữa thông thường sẽ bao gồm các bộ phận: chủ quán (kiêm quản lý), nhân viên thu ngân (ghi order), nhân viên pha chế, nhân viên phục vụ.

Quy trình vận hành phổ biến là: khách hàng gọi món, thanh toán tại quầy → thu ngân chuyển đơn xuống bộ phận pha chế → khách hàng chờ nhận đồ hoặc nhận số chờ nhân viên phục vụ đồ uống theo số chờ (hóa đơn)

Những nghiệp vụ đặc thù của một mô hình trà sữa:

• Cá nhân hóa sở thích của khách hàng (định lượng đường đá, topping…)
• Bộ phận pha chế và gọi đồ thường được bố trí cạnh nhau. Nhân viên sau khi ghi order, thanh toán xong chuyển qua bộ phận pha chế được luôn, vừa để tiết kiệm không gian, vừa để tiết kiệm quãng đường di chuyển của nhân viên
• Có thể in tem nhãn dán trên đồ uống để có thể trả đồ cho đúng khách, đúng đồ
• Cần tích hợp thêm dịch vụ giao hàng tận nơi để hỗ trợ khách hàng ở xa, không có điều kiện trực tiếp đến quán thưởng thức.

Để quản lý quán trà sữa, thường bạn sẽ có hai cách:

• Phụ thuộc vào trí nhớ của nhân viên để tính tiền bán hàng. Sau đó ghi chép vào sổ sách hoặc excel để cuối ngày tính toán doanh thu, lợi nhuận bán hàng trà sữa.
• Sử dụng phần mềm quản lý quán trà sữa miễn phí, cài đặt trên máy tính/điện thoại giúp tự động hóa các quy trình trên.

Với cách quản lý thủ công, bạn sẽ gặp nhiều rủi ro như nhân viên tính tiền nhầm, không nhớ order trả món sai cho khách, thậm chí gian lận khiến bạn chịu một khoản thất thoát lớn. Thay vào đó, sử dụng app quản lý bán hàng trà sữa giúp bạn quản lý chuyên nghiệp hơn, hệ thống báo cáo chi tiết rõ ràng hạn chế gian lận, thất thoát.

II. Phần mềm quản lý quán trà sữa là gì? Những tính năng cần có

Phần mềm quản lý trà sữa là phần mềm quản lý bán hàng order – tính tiền cài đặt trên nhiều thiết bị: PC, tablet, mobi giúp tự động hóa quy trình quản lý, bán hàng tại quán trà sữa.

Các nghiệp vụ cơ bản cần có của phần mềm quản lý bán trà sữa chuyên nghiệp bao gồm:

• In tem, hoá đơn tính tiền nhanh chóng
• Quản lý kho nguyên vật liệu
• Kiểm soát nhân viên chặt chẽ
• Xem báo cáo quán trà sữa mọi lúc nọi nơi
• Quản lý khách hàng cùng các chương trình ưu đãi
• Đáp ứng nhiều hình thức thanh toán và kết nối với nhiều thiết bị bán hàng

Trên thị trường có nhiều nhà cung cấp, trong đó có Phần mềm quản lý quán trà sữa MISA CukCukđược phát hành bởi Công ty cổ phần MISA với giao diện thân thiện, dễ dùng giúp giảm 80% hao phí đầu tư quán trà sữa. Những thương hiệu trà sữa nổi tiếng trên thị trường như sữa Miu Tea, trà sữa Saytea Đại Phong, trà sữa Teng Milktea… đều tin tưởng lựa chọn MISA CukCuk là “trợ thủ số” đắc lực trong quá trình kinh doanh trà sữa của mình.

III. Tính năng bán hàng chuyên nghiệp của phần mềm quản lý quán trà sữa MISA CukCuk

3.1. In tem – ghi order trà sữa nhanh chóng, chính xác trên mọi thiết bị

Với thực đơn có khả năng ghi nhận lên đến 1000 món ăn, đồ uống, chủ quán hoàn toàn có thể yên tâm về số lượng món trên thực đơn. Nhân viên dễ dàng thao tác chỉnh sửa, thêm bớt món, điều chỉnh tên món, giá tiền hoàn toàn nhanh chóng, thuận tiện.

Bên cạnh đó, nhân viên quán trà sữa cũng có thể đánh dấu được những đồ uống nào đang được bán chạy nhất, phục vụ cho việc bán hàng nhanh chóng của thu ngân.

Đặc biệt cho mục chọn lựa ghi chú để nhân viên tiện thao tác khi khách hàng có yêu cầu về định lượng đường đá topping. Thu ngân có thể xác nhận chi tiết với khách hàng trước khi in hóa đơn thanh toán chi tiết, cụ thể. Điều này vừa có thể khiến nhân viên pha chế giảm thiểu được tối đa tình trạng bỏ sót, quên hoặc làm nhầm đơn của khách hàng.

Mỗi order của khách hàng sẽ được phần mềm tính tiền quán trà sữa MISA CukCukhỗ trợ in tem ly riêng.

Mỗi order của khách hàng đều sẽ in ra 1 tem ly riêng. Nhân viên sẽ dán tem vào ly và thực hiện pha chế. Nhờ một quy trình khép kín như vậy bạn hoàn toàn kiểm soát được hoạt động tại quán trà sữa ngay cả những lúc không có mặt tại quán.

Tính năng in tem order giúp nhân viên làm việc năng suất, bán hàng chuyên nghiệp hơn. Từ đó gia tăng doanh thu và xây dựng hình ảnh thương hiệu thành công.

Đặc biệt MISA CukCuk ra mắt phiên bản CukCuk QS dành riêng cho quán trà sữa phục vụ nhanh hỗ trợ nhân viên xử lý nhiều thao tác ghi, xác nhận order và thanh toán cho khách hàng trên 1 giao diện nhanh chóng.

>>> Video hướng dẫn ghi order và thanh toán hóa đơn trên phiên bản CukCuk QS sử dụng được trên mọi thiết bị POS Android, Tablet:

2.2. Phần mềm quản lý quán trà trà sữa đáp ứng nhiều hình thức thanh toán

Kinh doanh quán trà sữa bạn sẽ gặp nhiều trường hợp khách hàng không mang đủ tiền mặt, muốn được sử dụng các hình thức thanh toán khác. Thay vì để khách hàng phải đi rút tiền rồi quay lại hoặc bỏ về không mua nữa, phần mềm trà sữa MISA CukCukhỗ trợ phương thức thanh toán không cần tiền mặt.

Khi quán trà sữa dùng phần mềm tính tiền trà sữa MISA CukCuk, khách hàng hoàn toàn có thể thanh toán nhiều hình thức:

• Tiền mặt
• Thẻ ATM
• Thẻ VISA
• Master Card
• Các loại ví điện tử như Momo, Viettel Pay, VNPay…

Vừa đáp ứng được nhu cầu sử dụng thẻ cứng thay cho tiền mặt ngày càng được ưa chuộng của khách hàng, chủ quán vừa có thể kiểm đếm được toàn bộ doanh thu chi tiết, từng hạng mục.

Doanh thu từ các hình thức khác nhau được tự động cập nhật và tổng hợp trong báo cáo bán hàng. Bạn có thể theo dõi ngay trên app quản lý MISA CukCuk cài đặt trên điện thoại.

Bên cạnh đó, mỗi khi kết thúc ca, thu ngân sẽ có bảng thống kê các đơn hàng phát sinh, phân loại chi tiết theo các hình thức thanh toán từ tiền mặt đến tài khoản ngân hàng. Hạn chế được việc tiền thực không khớp với tổng tiền trên hóa đơn nhưng không nắm được đang thiếu ở khâu nào.

>>> Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý tính tiền quán trà sữa MISA CukCuk miễn phí: 

2.3. Phần mềm bán trà sữa tự động tích hợp khuyến mãi, phát hành voucher, thẻ thành viên điện tử

Với phần mềm quản lý quán trà sữa MISA CukCuk, các chương trình ưu đãi như được cài đặt sẵn trên hệ thống, công việc của thu ngân chỉ cần tích chọn chương trình khuyến mãi phù hợp. Hóa đơn tự động áp dụng phương thức tính tiền khi đã có khuyến mãi.

Thu ngân không cần mất quá nhiều thời gian để thao tác tính tiền thủ công, cũng như không biết hóa đơn có đủ điều kiện hay không. Hệ thống còn có thể phát hành voucher khuyến mãi, thẻ thành viên điện tử để khách hàng tích điểm, cùng khả năng lưu trữ thông tin phục vụ cho việc chăm sóc khách hàng

IV. Tính năng quản lý khoa học của phần mềm quản lý quán trà sữa CukCuk

4.1. Quản lý tình hình doanh thu chặt chẽ

Phần mềm quản lý trà sữa MISA CukCuk cung cấp hơn 40 bảng biểu, thống kê cập nhật toàn bộ tình hình kinh doanh theo giờ, theo mặt hàng, chủ quán có thể đưa ra các quyết định nhanh chóng, tức thời mà không cần mất thời gian thống kê lâu.

Với báo cáo trên, chủ quán còn có thể nắm bắt được các mặt hàng đang kinh doanh tốt, các mặt hàng còn hạn chế, có những giải pháp kinh doanh phù hợp.

Bên cạnh đó, đo đếm được hiệu quả của những chương trình khuyến mãi, thay vì tư tưởng kinh doanh chỉ cần khách đến đông là có lãi, kinh doanh cầm chừng lúc trước. Biết được khách hàng đến quán nhờ chương trình khuyến mãi nào, giá trị mỗi đơn hàng ra sao, họ sử dụng sản phẩm nào nhiều. Số lượng khách hàng thường xuyên quay lại có đông không từ đó đánh giá được chất lượng sản phẩm, dịch vụ của quán đã thực sự tốt hay chưa.

3.2. Phân quyền nhân viên bán hàng trà sữa theo ca, vị trí hạn chế gian lận

Phần mềm quản lý quán trà sữa MISA CukCuk nhận được rất nhiều phản hồi từ chủ quán về tình trạng nhân viên gian lận. Cụ thể nhân viên không in hóa đơn mà sử dụng 1 hóa đơn nhiều lần, hoặc việc nhân viên tự ý sửa đơn, giảm món hoặc giảm topping từ đó ăn chênh lệch giữa hóa đơn thực tế và đơn trên hệ thống. Vậy đối với những trường hợp như vậy, phần mềm quản lý quán lý quán trà sữa MISA CukCuk việc kiểm soát gian lận hoàn toàn dễ dàng.

Bằng việc phân quyền cho nhân viên, tất cả hoạt động chỉnh sửa, thêm bớt thức uống đều cần có sự xác nhận của nhân viên cấp quản lý trở lên mới có thể thực hiện. Bên cạnh đó, chủ quán có thể xem lại lịch sử chỉnh sửa đơn hàng trong hệ thống báo cáo của MISA CukCuk. Báo cáo thể hiện rõ chênh lệch giữa các lần chỉnh sửa ra sao, ai là người chỉnh sửa, thời gian chỉnh sửa. Hỗ trợ tuyệt đối cho chủ quán chống gian lận.

V. Những tính năng ưu việt của phần mềm quản lý quán trà sữa MISA CukCuk

5.1. Kết nối với đối tác giao hàng

CukCuk tích hợp MISA Lomas hoàn thiện trọn bộ tính năng từ quản lý, bán hàng đến marketing. Cụ thể, với sự tích hợp này, phần mềm sẽ hỗ trợ chủ quán

• Thu hút khách hàng quan tâm, tương tác, ghé thăm quán
• Quản lý thẻ thành viên điện tử, tích điểm và tự động nâng hạng thẻ
• Quản lý, phát hành voucher khuyến mãi
• Đánh giá hiệu quả khuyến mãi
• Cải thiện chất lượng phục vụ của quán qua khảo sát

5.2. Kết nối các ứng dụng giao hàng trực tuyến AhaMove, GrabFood.

Khi có khách hàng đặt đơn trên gian hàng online của bạn trên GrabFood, đơn hàng được tự động cập nhật trên hệ thống quản lý đơn của CukCuk. Nhân viên chỉ cần chuẩn bị sản phẩm, shipper của Grab sẽ đến nhận hàng và giao cho khách.

Điều khác biệt đối với các nền tảng giao nhận đồ ăn khác là chủ quán có thể theo dõi toàn bộ quy trình chỉ trên một ứng dụng quản lý tổng quan CukCuk, tiết kiệm thời gian quản lý.

>>> MISA CukCuk kết hợp cùng đối tác giao hàng AhaMove: Ơn giời, đơn đây rồi!

5.2. Quản lý từ xa, hoạt động được ngay cả khi mất kết nối Internet

Trong quá trình vận hành không tránh khỏi những tình huống, quản lý hoặc chủ quán không trực tiếp có mặt giám sát tình hình kinh doanh được, vậy khi đó làm thế nào để công việc vận hành trơn tru và kiểm soát hoạt động?

Phần mềm quản lý quán trà sữa MISA CukCuk được phát triển giúp người dùng có thể nắm bắt mọi hoạt động một cách nhanh chóng nhất. Thông qua ứng dụng dành riêng cho quản lý, theo dõi được doanh thu, số lượng khách hàng, đơn hàng thậm chí quản lý toàn bộ hoạt động xuất nhập tồn để biết được nhân viên làm việc có hiệu quả hay không, có biện pháp nhắc nhở kịp thời.

Tải ngay App Quản lý Nhà hàng từ xa trên IOS
Tải ngay App Quản lý Nhà hàng từ xa trên ANDROID

Phần mềm quán trà sữa MISA CukCuk còn có thể hoạt động được ngay cả khi mất kết nối Internet, toàn bộ dữ liệu trong quá trình hoạt động khi mất kết nối sẽ được tự động chuyển lên hệ thống ngay khi kết nối được thiết lập trở lại mà không cần mất công nhập liệu.

Giao diện trực quan, thân thiện, dễ dàng sử dụng với các đầu mục, chức năng phân định rõ ràng tương ứng với từng vị trí của nhân viên trong ca từ thu ngân, pha chế, giao hàng đến quản lý.

Với phần mềm quản lý quán trà sữa MISA CukCuk không chỉ là quản lý được mà phải quản lý tốt. Phần mềm không chỉ cho quản lý chủ quán dùng mà cả nhân viên những người trực tiếp thao tác phần mềm hàng ngày cũng cần cảm thấy tiện nhanh chóng, dễ dùng.

5.3. Gửi tin nhắn tự động chăm sóc và giữ chân khác hàng hiệu quả

Việc MISA CukCuk liên kết với đối tác SMS marketing giúp cho chủ nhà hàng có thể hoàn toàn chủ động gửi tin nhắn quảng cáo, ưu đãi, chăm sóc khách hàng của mình. Dựa trên lượng thông tin khách hàng đã được ghi nhận từ trước, hệ thống có thể cài đặt gửi tin nhắn chăm sóc vào những dịp đặc biệt như sinh nhật, ngày Quốc tế phụ nữ, ngày lễ tình nhân…

Việc cá nhân hóa này sẽ làm cải thiện hoạt động chăm sóc khách hàng và thu hút khách hàng quay lại với quán nhiều hơn. Các thao tác chỉnh sửa nội dung, lựa chọn khung giờ để có thể thực hiện ngay trên giao diện quản lý của phần mềm.

VI. Top những phần mềm quản lý trà sữa được nhiều người sử dụng nhất 2022

5.1. Phần mềm quản lý quán trà sữa MISA CukCuk

Phần mềm quản lý trà sữa CukCuk được phát triển bởi Công ty Cổ phần MISA đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý – bán hàng với nhiều ưu điểm nổi bật so với các phần mềm khác trên thị trường.

• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng: Sau khi đăng ký tạo tài khoản, chuyên viên MISA sẽ liên hệ hỗ trợ hướng dẫn sử dụng. Sau khoảng 10-15 phút là nhân viên thao tác thành thục trên phần mềm.
• Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ riêng biệt cho từng vị trí nhân viên trong quán: từ quản lý, nhân viên phục vụ, bếp, thu ngân… Mỗi vị trí sẽ có app quản lý hoặc bán hàng để tối ưu công việc, nâng cao hiệu quả kinh doanh và tránh thất thoát.
• Kết nối với nhiều đơn vị vận chuyển và app đặt đồ ăn trực tuyến hỗ trợ chủ quán phát triển kênh bán hàng, gia tăng doanh thu hiệu quả
• Tích hợp được với nhiều thiết bị bán hàng trà sữa: máy POS bán hàng, máy POS mini cầm tay, két đựng tiền, máy in tem, máy in hóa đơn, thiết bị báo rung tự phục vụ (nếu quán theo mô hình tự phục vụ)

5.2. Phần mềm quản lý trà sữa PosApp 

5.3. Phần mềm quản lý quán trà sữa Sapo FnB

Sapo FnB cũng là một phần mềm chuyên biệt dành cho ngành F&B, giải quyết được hầu hết các vấn đề quản lý cơ bản tại quán trà sữa. Một số tính năng nổi bật của Sapo FnB dành cho quán trà sữa:

• Cài đặt được trên nhiều thiết bị: PC, máy tính bảng, điện thoại… thuận tiện cho việc kinh doanh và quản lý cửa hàng
• Ghi nhận và trả order nhanh chóng, thuận tiện
• Hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán: tiền mặt, thẻ, ví điện tử
• Hệ thống báo cáo chi tiết: doanh thu, lợi nhuận, chi phí
• Kết nối với nhiều đơn vị giao hàng, app đặt đồ ăn trực tuyến

5.4. Phần mềm quản lý quán trà sữa iPOS

iPOS.vn là đơn vị chuyên cung cấp giải pháp quản lý cho ngành F&B, đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ bán hàng – quản lý tại quán trà sữa.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý trà sữa iPOS:

• Giao diện thân thiện, đơn giản
• Phần mềm tích hợp với máy in tem nhãn, giúp cho khâu trả order của nahan viên dễ dàng hơn
• Quản lý nguyên vật liệu theo định lượng
• Có hệ thống chăm sóc khách hàng iPOS CRM
• Tích hợp với nhiều đơn vị giao hàng, app đặt đồ online…

5.5. Phần mềm bán trà sữa TUKI MILKTEA

Phần mềm quản lý quán trà sữa TUKI MIKLTEA được phát triển bởi Công ty cổ phần Tuki Việt Nam – đơn vị cung cấp thiết bị phần cứng và phần mềm bán hàng phù hợp với nhiều loại hình kinh doanh. Các tính năng nổi bật của Tuki:

• Bán hàng nhanh, chính xác với giao diện cảm ứng
• Hỗ trợ in chế biến bằng tem mã vạch
• Quản lý tồn kho nguyên vật liệu chính xác đến từng đơn vị nhỏ nhất
• Dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh ở bất kỳ đâu qua internet

VI. Tạm kết

Với con số hơn 50.000 khách hàng lớn nhỏ kinh doanh nhà hàng, quán ăn, quán cafe, MISA CukCuk đã đặt chân tới hơn 20 quốc gia trong đó có những thị trường lớn như: Mỹ, Canada, Đức, Nhật, Lào, Capuchia… cùng đó là sự tin tưởng, tiếp tục sử dụng gia hạn của khách hàng. Chính điều này đã làm nên thương hiệu MISA CukCuk – phần mềm quản lý quán trà sữa chất lượng nhất với giá cả tốt nhất.

Bên cạnh đó đội ngũ tổng đài viên hoạt động 24/7, 365 ngày/năm luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn cho khách hàng. Hệ thống 7 kênh liên giải đáp vướng mắc như

• Fanpage Phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe MISA CukCuk
• Cộng đồng Hỗ trợ miễn phí MISA CukCuk
• Tổng đài hỗ trợ MISA Support, Forum
• Website MISA CukCuk
• Email
• Teamview
• Đội ngũ nhân viên kinh doanh của MISA.

Nếu anh chị chủ quán đang gặp vướng mắc trong việc tìm kiếm một phần mềm quản lý quán trà sữa phù hợp, MISA CukCuk xin gửi tặng anh chị 15 ngày sử dụng hoàn toàn MIỄN PHÍ, mất chưa đầy 5 phút cài đặt và làm quen là có thể thành thạo với phần mềm. Mọi vướng mắc trong quá trình tìm hiểu, MISA CukCuk sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ.

Đăng ký ngay!