Tại sao cần đầu tư phần mềm quản lý quán trà sữa? Khi bắt tay vào vận hành một quán trà sữa, cứ 10 ông chủ thì có đến 8 người muốn “tự mình làm hết”. Từ việc chuẩn bị nguyên liệu, kho quỹ, nhân viên đến doanh thu, quảng cáo…
Dần dần, công việc ôm đồm, quá tải, việc nào cũng làm không tới, không đạt hiệu quả như mong đợi. Thị trường cạnh tranh khốc liệt, quán dù to, dù nhỏ, mở quán đã khó, để quán đi vào hoạt động trơn tru, kinh doanh tốt lại là cả một chuyện dốc tâm sức mà quản lý. Đây cũng là lúc, anh chị chủ quán thực sự cần đến phần mềm quản lý quán trà sữa hỗ trợ hoạt động kinh doanh trơn tru và hiệu quả hơn.
Cùng MISA CukCuk review top phần mềm quản lý quán trà sữa đơn giản, dễ dùng, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý bán hàng qua bài viết sau.
I. Quy trình vận hành phổ biến của một quán trà sữa
Trước khi tìm hiểu, đánh giá và lựa chọn phần mềm quản lý tính tiền quán trà sữa, anh chị cần nắm được quy trình vận hành bán hàng tại quán trà sữa. Một mô hình kinh doanh trà sữa thông thường sẽ bao gồm các bộ phận: chủ quán (kiêm quản lý), nhân viên thu ngân (ghi order), nhân viên pha chế, nhân viên phục vụ.
Quy trình vận hành phổ biến là:
| Khách hàng gọi món, thanh toán tại quầy → thu ngân chuyển đơn xuống bộ phận pha chế → khách hàng chờ nhận đồ hoặc nhận số chờ nhân viên phục vụ đồ uống theo số chờ (hóa đơn) |
Những nghiệp vụ đặc thù của một mô hình trà sữa:
- Cá nhân hóa sở thích của khách hàng (định lượng đường đá, topping…)
- Bộ phận pha chế và gọi đồ thường được bố trí cạnh nhau. Nhân viên sau khi ghi order, thanh toán xong chuyển qua bộ phận pha chế được luôn, vừa để tiết kiệm không gian, vừa để tiết kiệm quãng đường di chuyển của nhân viên
- Có thể in tem nhãn dán trên đồ uống để có thể trả đồ cho đúng khách, đúng đồ
- Cần tích hợp thêm dịch vụ giao hàng tận nơi để hỗ trợ khách hàng ở xa, không có điều kiện trực tiếp đến quán thưởng thức.
Để quản lý quán trà sữa, thường bạn sẽ có hai cách:
- Phụ thuộc vào trí nhớ của nhân viên để tính tiền bán hàng. Sau đó ghi chép vào sổ sách hoặc excel để cuối ngày tính toán doanh thu, lợi nhuận bán hàng trà sữa.
- Sử dụng phần mềm quản lý quán trà sữa miễn phí, cài đặt trên máy tính/điện thoại giúp tự động hóa các quy trình trên.
Với cách quản lý thủ công, bạn sẽ gặp nhiều rủi ro như nhân viên tính tiền nhầm, không nhớ order trả món sai cho khách, thậm chí gian lận khiến bạn chịu một khoản thất thoát lớn. Thay vào đó, sử dụng app quản lý bán hàng trà sữa giúp bạn quản lý chuyên nghiệp hơn, hệ thống báo cáo chi tiết rõ ràng hạn chế gian lận, thất thoát.
II. Phần mềm quản lý quán trà sữa là gì? Những tính năng cần có
Phần mềm quản lý trà sữa là phần mềm quản lý bán hàng order – tính tiền cài đặt trên nhiều thiết bị: PC, tablet, mobi giúp tự động hóa quy trình quản lý, bán hàng tại quán trà sữa.
Các nghiệp vụ cơ bản cần có của phần mềm quản lý bán trà sữa chuyên nghiệp bao gồm:
- In tem, hoá đơn tính tiền nhanh chóng
- Quản lý kho nguyên vật liệu
- Kiểm soát nhân viên chặt chẽ
- Xem báo cáo quán trà sữa mọi lúc nọi nơi
- Quản lý khách hàng cùng các chương trình ưu đãi
- Đáp ứng nhiều hình thức thanh toán (Tiền mặt Thẻ ATM Thẻ VISA Master Card Các loại ví điện tử như Momo, Viettel Pay, VNPay…) và kết nối với nhiều thiết bị bán hàng (máy tính, máy POS, máy POS mini, két tiền, máy in hóa đơn, máy in tem nhãn…)
| Tải miễn phí eBook “Chia sẻ cách thức định giá sản phẩm & 5 chiến lược giá trong kinh doanh ẩm thực” |
III. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý quán trà sữa
- Tăng cường hiệu suất làm việc
Phần mềm tối ưu hóa quy trình kinh doanh, từ việc đặt hàng, quản lý kho, quản lý nhân viên đến tính toán doanh thu. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi và điều chỉnh hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả, từ đó tăng cường hiệu suất làm việc.
- Quản lý tồn kho hiệu quả
Phần mềm hỗ trợ theo dõi số lượng hàng tồn kho, quản lý hạn sử dụng đến việc đặt hàng và nhập kho. Điều này giúp tránh lãng phí và tối ưu hóa việc quản lý nguyên vật liệu.
- Tối ưu hóa kinh doanh
Với hệ thống báo cáo và thống kê chi tiết về tình hình doanh thu, lợi nhuận và các mặt hàng bán chạy nhất giúp bạn kịp thời nắm bắt hoạt động kinh doanh. Đồng thời có thể điều chỉnh chiến lược kinh doanh một cách linh hoạt và hiệu quả.
- Tăng cường trải nghiệm khách hàng
Phần mềm với các tính năng như quản lý đơn hàng, tích điểm khách hàng, gửi thông báo khuyến mãi. Vừa xây dựng hình ảnh quán chuyên nghiệp vừa nâng cao trải nghiệm cho khách hàng.
- Tiết kiệm thời gian và công sức
Thay vì mất nhiều thời gian để quản lý, sử dụng phần mềm giúp tự động hóa nhiều công việc quản lý, từ việc tính toán doanh thu đến quản lý nhân viên.
IV. Top những phần mềm quản lý trà sữa phổ biến nhất
4.1. Phần mềm quản lý quán trà sữa MISA CukCuk
Phần mềm quản lý trà sữa MISA CukCuk được phát triển bởi Công ty Cổ phần MISA đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý – bán hàng với nhiều ưu điểm nổi bật so với các phần mềm khác trên thị trường.
Những thương hiệu trà sữa nổi tiếng trên thị trường như sữa Miu Tea, trà sữa Saytea Đại Phong, trà sữa Teng Milktea… đều tin tưởng lựa chọn MISA CukCuk là “trợ thủ số” đắc lực trong quá trình kinh doanh trà sữa của mình.
- Giao diện trực quan, thân thiện, dễ dàng sử dụng với các đầu mục, chức năng phân định rõ ràng tương ứng với từng vị trí của nhân viên trong ca từ thu ngân, pha chế, giao hàng đến quản lý. Sau khi đăng ký tạo tài khoản, chuyên viên MISA sẽ liên hệ hỗ trợ hướng dẫn sử dụng. Sau khoảng 10-15 phút là nhân viên thao tác thành thục trên phần mềm.
- Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ riêng biệt cho từng vị trí nhân viên trong quán: từ quản lý, nhân viên phục vụ, pha chế, thu ngân… Mỗi vị trí sẽ có app quản lý hoặc bán hàng để tối ưu công việc, nâng cao hiệu quả kinh doanh quán trà sữa và tránh thất thoát.
| Tải ngay App Quản lý Quán trà sữa từ xa trên IOS |  |
| Tải ngay App Quản lý Quán trà sữa từ xa trên ANDROID |  |
- Kết nối các ứng dụng giao hàng trực tuyến AhaMove, GrabFood. Khi có khách hàng đặt đơn trên gian hàng online của bạn trên GrabFood, đơn hàng được tự động cập nhật trên hệ thống quản lý đơn của CukCuk. Nhân viên chỉ cần chuẩn bị sản phẩm, shipper của Grab sẽ đến nhận hàng và giao cho khách.
- Liên kết với đối tác SMS marketing giúp quán trà sữa có thể hoàn toàn chủ động gửi tin nhắn quảng cáo, ưu đãi, chăm sóc khách hàng của mình. Dựa trên lượng thông tin khách hàng đã được ghi nhận từ trước, hệ thống có thể cài đặt gửi tin nhắn chăm sóc vào những dịp đặc biệt như sinh nhật, ngày Quốc tế phụ nữ, ngày lễ tình nhân…
- Tích hợp được với nhiều thiết bị bán hàng trà sữa: máy POS bán hàng, máy POS mini cầm tay, két đựng tiền, máy in tem, máy in hóa đơn, thiết bị báo rung tự phục vụ (nếu quán theo mô hình tự phục vụ)
|
Trải nghiệm ngay phần mềm quản lý quán trà sữa miễn phí dùng thử, giao diện thân thiện và dễ sử dụng: |
3.2. Phần mềm quản lý trà sữa PosApp
PosApp được phát triển bởi Công ty Cổ phần công nghệ PosApp – đơn vị cung cấp dịch vụ giao công phần mềm và giải pháp về phần cứng hỗ trợ bán hàng trong ngành F&B.
Một số tính năng nổi bật của PosApp:
- Tính năng chuyên biệt cho quán trà sữa như Bán hàng take-away, bán cho khách ngồi tại cửa hàng, hỗ trợ cho đơn hàng từ Online đến Offline
- Quản lý kho nguyên vật liệu, tự động trừ kho khi bán – Hỗ trợ kiểm kê kho cuối ngày
- Bán hàng, tính tiền, xem báo cáo trên nhiều thiết bị như điện thoại, máy bàn, máy POS…
- Hệ thống phân cấp quyền hạn chặt chẽ cùng hệ thống đối soát thông minh giúp lưu trữ toàn bộ hoá đơn huỷ, món huỷ cũng như thao tác nhập – xuất kho
- 30 loại báo cáo như doanh thu, chi phí, lỗ lãi, kho nguyên vật liệu, hoạt động của nhân viên được cập nhật liên tục theo thời gian thực
| *Lưu ý: Bạn cần đăng ký để nhận được thông tin về phiên bản dùng thử và giá của phần mềm iPOS trước khi đưa ra quyết định mua phần mềm. |
3.3. Phần mềm quản lý quán trà sữa Sapo FnB
Sapo FnB cũng là một phần mềm chuyên biệt dành cho ngành F&B, giải quyết được hầu hết các vấn đề quản lý cơ bản tại quán trà sữa. Một số tính năng nổi bật của Sapo FnB dành cho quán trà sữa:
- Cài đặt được trên nhiều thiết bị: PC, máy tính bảng, điện thoại… thuận tiện cho việc kinh doanh và quản lý cửa hàng
- Ghi nhận và trả order nhanh chóng, thuận tiện
- Hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán: tiền mặt, thẻ, ví điện tử
- Hệ thống báo cáo chi tiết: doanh thu, lợi nhuận, chi phí
- Kết nối với nhiều đơn vị giao hàng, app đặt đồ ăn trực tuyến
| *Lưu ý: Bạn cần đăng ký để nhận được thông tin về phiên bản dùng thử và giá của phần mềm iPOS trước khi đưa ra quyết định mua phần mềm. |
3.4. Phần mềm quản lý quán trà sữa iPOS
iPOS.vn là đơn vị chuyên cung cấp giải pháp quản lý cho ngành F&B, đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ bán hàng – quản lý tại quán trà sữa.
Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý trà sữa iPOS:
- Giao diện thân thiện, đơn giản
- Phần mềm tích hợp với máy in tem nhãn, giúp cho khâu trả order của nahan viên dễ dàng hơn
- Quản lý nguyên vật liệu theo định lượng
- Có hệ thống chăm sóc khách hàng iPOS CRM
- Tích hợp với nhiều đơn vị giao hàng, app đặt đồ online…
| *Lưu ý: Bạn cần đăng ký để nhận được thông tin về phiên bản dùng thử và giá của phần mềm iPOS trước khi đưa ra quyết định mua phần mềm. |
3.5. Phần mềm bán trà sữa Tuki Milktea
Phần mềm quản lý quán trà sữa Tuki Milktea được phát triển bởi Công ty cổ phần Tuki Việt Nam – đơn vị cung cấp thiết bị phần cứng và phần mềm bán hàng phù hợp với nhiều loại hình kinh doanh. Các tính năng nổi bật của Tuki:
- Bán hàng nhanh, chính xác với giao diện cảm ứng
- Hỗ trợ in chế biến bằng tem mã vạch
- Quản lý tồn kho nguyên vật liệu chính xác đến từng đơn vị nhỏ nhất
- Dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh ở bất kỳ đâu qua internet
| *Lưu ý: Bạn cần đăng ký để nhận được thông tin về phiên bản dùng thử và giá của phần mềm Tuki Milktea trước khi đưa ra quyết định mua phần mềm. |
IV. Lưu ý trong quá trình lựa chọn phần mềm quản lý quán trà sữa
4.1. Đánh giá nhu cầu của quán trà sữa
Trước khi lựa chọn phần mềm quản lý, quán trà sữa nên xác định rõ nhu cầu của mình, bao gồm các tính năng cần thiết, số lượng nhân viên sử dụng, số lượng cửa hàng, quy trình kinh doanh của quán.
Từ đó lựa chọn phần mềm có các tính năng phù hợp như quản lý đơn hàng, quản lý kho, quản lý nhân viên, báo cáo doanh thu, quản lý khách hàng, tích hợp thanh toán trực tuyến. Ngoài ra, cần xem xét các tính năng đặc biệt như đặt hàng trực tuyến, tích điểm thưởng, quản lý thẻ thành viên…
4.2. Dễ sử dụng và hỗ trợ
Ưu tiên lựa chọn phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, hiệu quả.
4.3. Tham khảo thị trường và đánh giá của người quen trong nghề
Đánh giá khách quan của những người đã từng sử dụng phần mềm quản lý quán trà sữa sẽ giúp bạn đưa ra quyết định lựa chọn đúng đắn. Tham khảo một số group trao đổi kinh nghiệm F&B sau để có thêm lời khuyên hữu ích:
4.4. Dùng thử phần mềm quản lý quán trà sữa
Muốn biết phần mềm quản lý bán hàng có phù hợp, dễ dùng và đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý quán trà sữa của anh chị hay không thì việc đăng ký dùng thử là hoàn toàn cần thiết. Trong quá trình dùng thử nên đánh giá thêm dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp có nhiệt tình hay không, có đa dạng các kênh hỗ trợ hay không.
Tạm kết
Trên đây là tổng hợp top 5 phần mềm quản lý quán trà sữa phổ biến trên thị trường để các anh chị chủ kinh doanh tham khảo. Hy vọng thông tin hữu ích giúp cho anh chị lựa chọn được giải pháp quản lý quán trà sữa phù hợp.
Với con số hơn 50.000 khách hàng lớn nhỏ kinh doanh nhà hàng, quán ăn, quán cafe, MISA CukCuk đã đặt chân tới hơn 20 quốc gia trong đó có những thị trường lớn như: Mỹ, Canada, Đức, Nhật, Lào, Capuchia… cùng đó là sự tin tưởng, tiếp tục sử dụng gia hạn của khách hàng. Chính điều này đã làm nên thương hiệu MISA CukCuk – phần mềm quản lý quán trà sữa chất lượng nhất với giá cả tốt nhất.
Bên cạnh đó đội ngũ tổng đài viên hoạt động 24/7, 365 ngày/năm luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn cho khách hàng. Hệ thống 7 kênh liên giải đáp vướng mắc như
- Fanpage Phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe MISA CukCuk
- Cộng đồng Hỗ trợ miễn phí MISA CukCuk
- Tổng đài hỗ trợ MISA Support, Forum
- Website MISA CukCuk
- Teamview
- Đội ngũ nhân viên kinh doanh của MISA.
Nếu anh chị chủ quán đang gặp vướng mắc trong việc tìm kiếm một phần mềm quản lý quán trà sữa phù hợp, MISA CukCuk xin gửi tặng anh chị 15 ngày sử dụng hoàn toàn MIỄN PHÍ, mất chưa đầy 5 phút cài đặt và làm quen là có thể thành thạo với phần mềm. Mọi vướng mắc trong quá trình tìm hiểu, MISA CukCuk sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ.
Đăng ký ngay!
