Quy trình quản lý kho nhà hàng chuyên nghiệp, hạn chế thất thoát 2022

Trong kinh doanh nhà hàng ngoài các vấn đề nâng cao chất lượng món ăn, chất lượng dịch vụ, thực hiện các kế hoạch marketing để nâng cao doanh số bán hàng thì quản lý kho hàng hóa là một trong những nghiệp vụ quan trọng. Quản lý nguyên vật liệu nhà hàng càng khoa học càng giảm được tối đa tình trạng gian lận, thất thoát. Tham khảo quy trình và cách quản lý kho nhà hàng khoa học để giảm thiểu lãng phí và gia tăng lợi nhuận hiệu quả qua bài viết sau.

I. Quy trình quản lý kho nhà hàng là gì? 

Quản lý hàng tồn kho là một trong những nghiệp vụ quản lý trong kinh doanh F&B để biết khi nào cần đặt mua nguyên liệu và với số lượng bao nhiêu. Xử lý kịp thời các thực phẩm dễ hư hỏng cần được chuyển đi nhanh chóng trước khi chúng bị hư hỏng. Quản lý tồn kho của nhà hàng theo dõi thực phẩm từ khi nhà cung cấp vận chuyển tới đến khi được chế biến.

Quản lý hàng tồn kho nguyên vật liệu nhà hàng có thể bằng sổ sách hoặc excel. Nhưng phần mềm quản lý nguyên vật liệu nhà hàng giúp quá trình này dễ dàng hơn, đồng thời đếm và theo dõi hạn sử dụng của các nguyên liệu chế biến chính xác hơn.

Hàng tồn kho trong một cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống bao gồm:

  • Món ăn
  • Đồ khô
  • Gia vị
  • Rượu và các loại đồ uống khác
  • Dụng cụ nấu ăn
  • Khăn, vật dụng trang trí bàn ăn
  • Đồng phục của nhân viên
  • Nhiều vật dụng khác của nhà hàng

Theo kinh nghiệm của nhiều anh chị chủ nhà hàng, nên phân loại và theo dõi hàng tồn kho theo các danh mục riêng biệt như thực phẩm chế biến, đồ uống và các mặt hàng phi thực phẩm.

Phần mềm quản lý kho nhà hàng

II. Lợi ích của quản lý kho nguyên vật liệu nhà hàng

Quản lý hàng tồn kho giúp nhà hàng giữ được lượng thực phẩm và nguyên liệu phù hợp để luôn có đủ phục vụ kịp thời nhu cầu của tất cả khách hàng nhưng cũng tránh được tình trạng hư hỏng và thất thoát. Kinh doanh nhà hàng có nhiều khả năng thành công hơn nếu quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

Quản lý hàng tồn kho nguyên vật liệu giúp bạn giảm lãng phí và thất thoát thực phẩm, làm việc với các nhà cung cấp nhanh chóng hơn, giảm chi phí hàng hóa tổng thể, tăng lợi nhuận và độ hài lòng của khách hàng.

Một số lợi ích như

  • Giảm tình trạng hao hụt thực phẩm: Có tới 10% thực phẩm được mua bởi các nhà hàng bị lãng phí trước khi đến tay người tiêu dùng. Các nhà hàng mua quá nhiều thực phẩm cùng một lúc vì vậy sẽ dễ bị hư hỏng trước khi được phục vụ cho khách hàng. Quản lý tồn kho thực phẩm có thể giảm thiểu thất thoát đó.
  • Chi phí hàng hóa thấp hơn: Chi phí thực phẩm chiếm tới 25 – 38% tổng chi phí. Nếu nguyên liệu, thực phẩm bị mất hoặc hư hỏng thì chi phí đó cũng sẽ tăng lên.
  • Quản lý các nhà cung cấp khoa học hơn: Nhà hàng có thể sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng để theo dõi chặt chẽ hơn quá trình mua hàng, công nợ để xử lý chính xác, không bị nhầm lẫn.
  • Quản lý hàng tồn kho tự động: Cung cấp thông tin chi tiết về mức cung ứng của nhà hàng. Đồng thời cũng tạo ra các quy trình tự động bổ sung nguồn cung cấp thực phẩm với lượng thích hợp và tránh lãng phí.
  • Nhiều khách hàng hài lòng hơn: Thu hút thêm nhiều khách hàng mới và giữ chân họ bằng cách luôn có sẵn nguyên liệu tươi, ngon cho tất cả các món ăn trong thực đơn nhà hàng. Tránh được tình trạng khách muốn đặt mà bếp báo hết nguyên liệu, không chế biến được.
  • Gia tăng lợi nhuận hiệu quả: Tổng giá vốn bán hàng là thành phẩn chủ yếu quyết định lợi nhuận ròng. Quản lý hàng tồn kho nguyên vật liệu nhà hàng giảm lãng phí, làm giảm giá vốn bán hàng và tăng lợi nhuận hiệu quả.

kiểm kê kho nhà hàng

III. Quy trình quản lý NVL nhà hàng phổ biến

Làm thế nào để các nhà hàng kiểm kê kho nguyên vật liệu khoa học? Tùy thuộc vào quy mô và loại hình nhà hàng, có nhiều cách quản lý kho nguyên vật liệu khác nhau. Dưới đây là quy trình quản lý nguyên vật liệu nhà hàng:

B1: Tạo bảng

Tạo 1 bảng kiểm kê bao gồm các trường: mặt hàng, đơn vị (kg, hộp, lọ, chai…), số lượng tồn kho hiện tại, giá tiền, tổng chi phí

B2: Liệt kê các mặt hàng

Liệt kê tất cả các mặt hàng theo phân loại như MISA CukCuk đã gợi ý trên vào bảng kiểm kê. Để đảm bảo số liệu kiểm kê chính xác, thời điểm kiểm kê nhà hàng nên thực hiện lúc chưa kinh doanh bán hàng ví dụ như sáng sớm hoặc cuối ngày. Trong trường hợp không thể ngưng bán hàng, nhà hàng có thể chọn thời điểm quán vắng khách hoặc có kế hoạch sắp xếp hàng hóa để bán hàng, vừa kiểm kê, vừa bán hàng nhưng vẫn đảm bảo số liệu kiểm kê.

Liệt kê kho nhà hàng

B3: Thống kê số lượng

Thực hiện kiểm đếm số lượng thực tế từng mặt hàng và ghi vào biên bản kiểm kê. Nên sắp xếp nhân sự kiểm đếm và ghi chép cho phù hợp để tránh sai sót. Ghi lại số lượng các một loại nguyên vật liệu bằng một đơn vị đo lường hợp lý.

B4: Ghi giá

Ghi đơn giá cho từng mặt hàng trong kho giúp bạn nắm được giá vốn hiện tại và chi phí bổ sung hàng hóa là bao nhiêu. Những dữ liệu này do kế toán nhà hàng hoặc bạn phụ trách, khoa học và nhanh nhất là sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk hỗ trợ.

B5: Xác định chi phí

Nhân số lượng hàng tồn kho theo đơn vị với giá cuối cùng của mặt hàng.

B6: Sử dụng phiếu kiểm kê

Chủ nhà hàng hoặc quản lý nhà hàng đặt mức tồn kho tối thiểu. Bảng kiểm kê theo mức tồn kho tồn thiểu sẽ giúp bạn biết hiện có bao nhiêu mặt hàng và khi nào cần phải nhập thêm.

IV. Làm thế nào để quản lý kho thực phẩm? 

Theo dõi tồn kho nguyên vật liệu nhà hàng theo cách thủ công sẽ giúp bạn cùng nhân viên cùng theo dõi. Tuy nhiên sẽ mất nhiều thời gian và không thể tránh khỏi tình trạng gian lận, thất thoát, tính toán nhầm lẫn.

Nguyên vật liệu nhà hàng

Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng để tự động hóa các quy trình và đảm bảo dữ liệu, báo cáo chính xác hơn. 5 mẹo để quản lý tồn kho thực phẩm nguyên vật liệu nhà hàng hiệu quả hơn bao gồm:

  • Sử dụng phần mềm quản lý kho nguyên vật liệu nhà hàng MISA CukCuk
  • Giao cho nhân viên chịu trách nhiệm kiểm kê kho
  • Theo dõi tồn kho hàng hóa nguyên liệu nhà hàng theo thời gian nhất định (theo tuần, theo tháng, theo quý…)
  • Kiểm kê số lượng thực phẩm đã hư hỏng
  • Thực hiện phương pháp kiểm kê hết hạn trước, xuất trước (FEFO)

Phân loại và sắp xếp kho hàng, thiết lập các điểm sắp xếp tự động, thiết lập các biện pháp hạn chế sai sót về hàng tồn kho, sử dụng phần mềm quản lý kho là một trong số các phương pháp chính để giúp bạn quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn. Dưới đây là một số phương pháp hay nhất:

  • Sắp xếp hàng tồn kho

Dán nhãn lên giá đỡ để giúp nhân viên tìm kiếm mặt hàng một cách nhanh chóng. Đồng thời cũng giúp được việc dự trữ hàng hóa trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Xác định được loại nguyên liệu được sử dụng nhiều nhất và để chúng ở chỗ dễ lấy.

  • Giữ mức tồn kho ở mức thấp nhất có thể

Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk để giúp giữ lượng hàng vừa đủ để đáp ứng khách hàng, nhưng không thừa quá nhiều dễ bị hư hỏng, chiếm nhiều không gian không cần thiết trong kho chứa nguyên vật liệu.

Đăng ký dùng thử 15 ngày phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk miễn phí:


V. Tạm kết

Nghiệp vụ quản lý kho nguyên vật liệu nhà hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh nhà hàng. Xây dựng được quy trình chuyên nghiệp sẽ giúp bạn vận hành nhà hàng hiệu quả hơn. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có thêm ý tưởng và chọn được công cụ hỗ trợ quản lý kho phù hợp với nhà hàng của mình.

5/5 - (1 bình chọn)
Chia sẻ bài viết hữu ích này