Mở quán ăn, quán cafe không chỉ đòi hỏi sự đam mê và kỹ năng kinh doanh mà còn cần tuân thủ các thủ tục pháp lý cần thiết. Nắm rõ và hoàn thiện các thủ tục pháp lý giúp hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, tránh đuộc những rắc rối pháp lý không đáng có. Cùng MISA CukCuk tìm hiểu chi tiết các thủ tục pháp lý cần thiết để có thể khởi nghiệp thành công.
1. Tại sao kinh doanh nhà hàng, quán ăn, quán cafe cần tuân thủ các quy định pháp lý?
Hoàn thiện thủ tục pháp lý khi mở quán ăn, quán cafe là một yếu tố vô cùng quan trọng để bạn bảo vệ quyền lợi và xây dựng uy tín trong kinh doanh. Đồng thời giúp các hoạt động kinh doanh diễn ra bình thường, giảm thiểu rủi ro pháp lý có thể phát sinh trong quá trình vận hành.
Các thủ thục pháp lý mở quán ăn, quán cafe, nhà hàng như đăng ký kinh doanh, giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm hay các giấy phép liên quan đến thuế. Tuân thủ đúng đủ các quy định này sẽ tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững giúp hàng quán không chỉ thu hút khách hàng mà còn duy trì sự ổn định lâu dài trong ngành kinh doanh ẩm thực.
2. Các thủ tục cần thiết khi mở quán ăn, quán cafe, nhà hàng kinh doanh ăn uống
2.1. Thủ tục đăng ký kinh doanh quán ăn theo quy định pháp luật
Một bộ hồ sơ đăng ký kinh doanh nhà hàng quán ăn đầy đủ bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh.
- Bản sao (Photo công chứng) giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của các cá nhân tham gia vào hộ kinh doanh
- Bản sao (Photo công chứng) biên bản họp về việc thành lập hộ kinh doanh
Sau khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, bạn chỉ cần nộp hồ sơ ở UBND quận, huyện nơi bạn đặt trụ sở kinh doanh. Theo biểu mức thu phí đăng ký hộ kinh doanh được quy định theo Thông tư số 176/2012/TT-BTC, mức phí bạn cần đóng là 100.000 đồng/lần.
Tối đa sau 3 ngày làm việc, bạn sẽ nhận được giấy biên nhận và giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ sẽ có thông báo bằng văn bản để bạn kịp thời chỉnh sửa và bổ sung.
>> Hướng dẫn chi tiết Những thủ tục cần có để đăng ký hộ kinh doanh cá thể nhà hàng, quán ăn
2.2. Đăng ký thuế
Đăng ký thuế và thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định là một phần quan trọng giúp quán ăn, quán cafe, nhà hàng hoạt động hợp pháp và bền vững.
Theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019, tất cả các tổ chức, cá nhân kinh doanh đều phải đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế địa phương trước khi bắt đầu hoạt động kinh doanh.
Hồ sơ chuẩn bị gồm:
- Đơn đăng ký thuế (theo mẫu số 01-ĐK-TCT).
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (hoặc giấy tờ liên quan nếu là cá nhân).
- CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người đại diện doanh nghiệp.
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh.
Sau đó nộp đăng ký thuế tại Chi cục Thuế quận/huyện nơi đặt cơ sở kinh doanh. Nếu hồ sợ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ cấp mã số thuế cho doanh nghiệp hoặc cá nhân sau khoảng 3 – 5 ngày làm việc.
Các loại thuế cần nộp khi kinh doanh F&B:
| Loại thuế | Cách tính thuế | Thời hạn nộp |
| Thuế môn bài |
|
Thuế môn bài phải được nộp ngay sau khi đăng ký kinh doanh và trước ngày 31/01 của năm sau. |
| Thuế giá trị gia tăng (VAT) | Tỷ lệ thuế VAT phổ biến đối với ngành dịch vụ ăn uống là 10% (theo Điều 8, Luật Thuế GTGT 2008). | Thuế VAT phải nộp định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý (tùy theo doanh thu và quy định của cơ quan thuế). |
| Thuế thu nhập doanh nghiệp |
|
Thuế thu nhập doanh nghiệp được nộp theo quý hoặc theo năm, phụ thuộc vào quy định của cơ quan thuế và doanh thu của doanh nghiệp. |
Tìm hiểu thêm về Phương pháp kê khai thuế hộ kinh doanh F&B chi tiết nhất
2.3. Có quyền sử dụng hợp pháp địa điểm kinh doanh nhà hàng
Dưới đây là một vài lưu ý dành riêng cho những chủ nhà hàng, quán ăn, quán cafe:
- Có điều khoản về sửa chữa, cải tạo lại kết cấu mà trong đó có bao gồm dịch chuyển các thiết bị vệ sinh… đảm bảo chấp hành đúng các quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm. Nhiều trường hợp kiểm tra địa điểm không đạt nhưng theo thỏa thuận chủ nhà không đồng ý cho sửa chữa lớn nên không thể bố trí địa điểm đạt chuẩn như yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước.
- Thỏa thuận về việc bồi thường của chủ nhà khi đơn phương chấm dứt hợp đồng với các khoản đầu tư, cải tạo của bên đi thuê
- Thỏa thuận về việc không mặt bằng, không đủ đáp ứng điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm được coi là căn cứ được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng
2.4. Giấy phép an toàn thực phẩm
Hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm bao gồm:
- Đơn xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm.
- Bản sao hợp lệ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Bản giải trình về cơ sở vật chất, trang thiết bị, dụng cụ đảm bảo chất lượng theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Giấy xác nhận đã được tập huấn kiến thức về vệ sinh an toàn thực phẩm của cơ sở kinh doanh và của người trực tiếp kinh doanh. Đối với hộ kinh doanh, bạn học 01 buổi tại Trung tám y tế dự phòng nơi đặt trụ sở kinh doanh. Giấy xác nhận có thời hạn 3 năm.
Sau đó, bạn nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền được quy định tại Thông tư liên tịch 13/2014/TTLT-BYT-BNNPTNT-BCT. Trong vòng 15 ngày, nhà hàng, quán ăn của bạn sẽ được đại diện các cơ quan kiểm tra thực tế và cấp giấy chứng nhận. Nếu có điểm nào chưa đạt, họ sẽ phản hồi bằng văn bản.
2.5. Giấy phép kinh doanh rượu (nếu có)
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Đơn đề nghị cấp GPKD bán lẻ rượu, đại lý bán lẻ rượu (theo mẫu).
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Bản sao Giấy chứng nhận mã số thuế.
- Văn bản giới thiệu/ Hợp đồng (đại lý) bán lẻ với ít nhất 1 nhà cung cấp rượu hợp pháp.
- Hồ sơ về địa điểm kinh doanh, gồm:
_Tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh (là chủ sở hữu, hoặc đồng chủ sở hữu hay thuê lại để kinh doanh tối thiểu 1 năm).
_Bảng kê thiết bị kiểm tra và điều chỉnh nhiệt độ, độ ẩm trong khu vực kinh doanh rượu.
_Các tài liệu liên quan đến an toàn PCCC, VSATTP, bảo vệ môi trường theo luật.
_Bản cam kết tự lập với nội dung bảo đảm tuân thủ đầy đủ các điều kiện an toàn PCCC, VSATTP, bảo vệ môi trường tại địa điểm kinh doanh.
Bạn nộp hồ sơ về phòng Kinh tế hoặc Sở công thương, Sở kế hoạch đầu tư tỉnh/thành phố để được xét duyệt.
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiến hành xem xét, thẩm định và cấp GPKD rượu.
Trường hợp chưa đủ hồ sơ hay hồ sơ chưa hợp lệ thì cơ quan cấp phép phải có văn bản đề nghị bổ sung trong thời hạn 3 ngày làm việc.
Trường hợp từ chối cấp GPKD bán lẻ rượu thì cơ quan cấp phép phải có văn bản phản hồi kèm nêu rõ lý do.
2.6. Giấy phép phòng cháy chữa cháy
Theo quy định của Pháp luật tại mục IV theo nghị định số 79/2014, những hồ sơ mà quán ăn, quán cafe, nhà hàng cần chuẩn bị gồm:
- Mẫu văn bản đề nghị chính quyền địa phương xem xét, cho phép về giải pháp phòng cháy chữa cháy của chủ nhà hàng/chủ đầu tư (nếu nhà hàng của bạn buộc phải ủy quyền cho một đơn vị khác, thì bạn bắt buộc phải đính kèm theo văn bản).
- Bản sao công chứng có thẩm quyền văn bản cho phép đầu tư.
- Bản sao dự thảo tổng số mức đầu tư từ dự án, công trình.
- Bản vẽ đầy đủ và bản thuyết minh về thiết kế cơ sở để thể hiện những nội dung đảm bảo yêu cầu về luật phòng cháy chữa cháy.
Hồ sơ được nộp lên cho Phòng cảnh sát phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của Công an tỉnh hoặc thành phố. Theo Nghị định 79/2014 thời hạn duyệt thiết kế về phòng cháy chữa cháy được tính kể từ khi nhận đủ hồ sơ sẽ không quá 5- 10 ngày.
>> Chi tiết Thủ tục cấp giấy phép phòng cháy chữa cháy cho nhà hàng, quán ăn, quán cafe
3. Kinh nghiệm kinh doanh quán ăn, quán cafe, nhà hàng
Kinh doanh F&B, việc tuân thủ các quy định pháp lý là vô cùng quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp và bền vững. Ngoài ra có những yếu tố quan trọng bạn cần chú ý:
- Về địa điểm kinh doanh:
Đảm bảo hợp đồng thuê mặt bằng hợp pháp và không gian quán phải phù hợp với quy định pháp luật. Việc này giúp tránh những rắc rối pháp lý về sau và đảm bảo quán hoạt động suôn sẻ.
Ví dụ kiểm tra tính hợp pháp của hợp đồng thuê mặt bằng khi mở quán cafe, xác nhận rõ ràng quyền sử dụng đất của chủ sở hữu để tránh gặp phải tranh chấp.
- Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm:
Quán ăn, quán cafe cần đảm bảo chất lượng thực phẩm và vệ sinh môi trường, không gian phục vụ khách hàng để tránh các nguy cơ gây hại cho sức khỏe. Xây dựng các quy trình về vệ sinh bếp, bảo quản thực phẩm an toàn và khử trùng đúng cách để đảm bảo an toàn thực phẩm cho khách.
- Thường xuyên cập nhật các thay đổi trong quy định pháp lý, đặc biệt các quy định về thuế và vệ sinh an toàn thực phẩm: Đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định.
- Lựa chọn phần mềm quản lý quán ăn phù hợp:
Phần mềm quản lý quán ăn giúp bạn theo dõi doanh thu, số lượng món bán ra, tình trạng tồn kho NVL tự động không cần ghi chép thủ công.
Bạn có thể cài đặt trên các thiết bị bán hàng như máy tính, máy POS, điện thoại để ghi nhận doanh thu chính xác, tiết kiệm thời gian và chi phí so với các hình thức quản lý truyền thống. Hàng quán với đội ngũ nhân viên đông, mỗi người một nhiệm vụ dễ dàng phân quyền cho nhân viên trên phần mềm, hạn chế tình trạng tự ý sửa hóa đơn, bỏ túi phần chênh lệch.
4. Câu hỏi thường gặp khi làm thủ tục xin giấy phép kinh doanh quán cafe
Có cần giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm khi quán chỉ bán đồ uống mang đi?
Có. Theo Điều 12 Nghị định 15/2018/NĐ-CP, bất kỳ quán cafe nào phục vụ đồ uống, dù tại chỗ hay mang đi, đều phải đảm bảo các tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm và có giấy chứng nhận.
Kinh doanh cafe vỉa hè hoặc cafe dạo có cần giấy phép không?
Không. Theo Điều 3 Nghị định 39/2007/NĐ-CP, những trường hợp kinh doanh không có địa điểm cố định, như bán hàng rong, cafe dạo, thường được miễn giấy phép kinh doanh.
Có bắt buộc phải ký hợp đồng lao động với nhân viên quán cafe không?
Có. Theo Bộ Luật Lao động, người lao động làm việc trên 3 tháng cần được ký hợp đồng lao động bằng văn bản, quy định rõ quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên.
Quy trình vận hành quán cafe mới như thế nào?
Quy trình vận hành quán cafe mới mở thường gồm các bước cơ bản như chuẩn bị nguyên liệu, tổ chức nhân sự, phân chia ca làm việc. Để hiểu rõ hơn và xây dựng quy trình chuyên nghiệp, mời bạn đọc chi tiết tại đây.
Mở quán cafe không đăng ký kinh doanh có bị xử phạt không?
Có. Nếu bạn mở quán cafe mà không đăng ký kinh doanh, bạn sẽ vi phạm quy định pháp luật và bị xử phạt hành chính. Cụ thể, theo Điều 62 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, hành vi không đăng ký thành lập hộ kinh doanh khi thuộc diện phải đăng ký sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
5. Tạm kết
Nắm rõ và hoàn thiện các thủ tục mở quán ăn là bước quan trọng giúp bạn khởi đầu kinh doanh thuận lợi. Các thủ tục từ đăng ký kinh doanh, xin giấy phép an toàn thực phẩm đến việc tuân thủ các quy định về thuế… đảm bảo các hoạt động bán hàng suôn sẻ và hợp pháp. Hy vọng với những thông tin tổng hợp của MISA CukCuk sẽ hữu ích với bạn.
