Cách theo dõi công nợ phải thu trên excel cho người mới kinh doanh

Mới bắt đầu khởi nghiệp, các nhà kinh doanh trẻ luôn gặp phải vấn đề về công nợ và hệ thống hóa khoản chi. Đặc biệt, trước biến động không ngừng của đại dịch COVID, việc hệ thống trên giấy đã không còn hiệu quả khi khó quản lý, khó thống kê và rà soát. Do đó, ngày nay, excel trở thành công cụ hữu hiệu khi muốn theo dõi sát sao tình hình biến động về các khoản nợ, khoản thu đối với các khách hàng. Tìm hiểu những cách theo dõi công nợ phải thu trên excel khi kinh doanh F&B qua bài viết sau. 

I. Công nợ phải thu là gì?

Để marketing nhà hàng hiệu quả, bạn phải hiểu rõ về khái niệm công nợ là gì. Có thể hiểu đơn giản trong một cuộc giao dịch hàng hóa và dịch vụ phát sinh giữa người mua và người bán, công nợ xảy ra khi người mua chưa hoàn tất trả tiền đầy đủ, thay vào đó họ có thể trả góp hoặc thiếu nợ trong một thời gian quy định.

Công nợ phải thu là khoản nợ của người mua khi người bán đã hoàn tất quá trình giao nhận hàng và thủ tục kê khai thuế một cách đầy đủ và họ chưa hoặc đã thanh toán một phần.

II. Tải mẫu file excel theo dõi công nợ phải thu

File excel theo dõi công nợ được dùng khá phổ biến trong quản lý các doanh nghiệp vừa và nhỏ lĩnh vực dịch vụ như nhà hàng, khách sạn, quán ăn… Bạn có thể tham khảo một ví dụ về file excel dưới đây về cách theo dõi công nợ phải thu trong ngành quản lý nhà hàng khách sạn và dịch vụ.

Một file excel theo dõi công nợ hoàn chỉnh nên bao gồm 3 sheet liên kết với nhau bao gồm danh mục nhà cung cấp sản phẩm, tiếp đến là báo cáo công nợ chi tiết từng sản phẩm và dịch vụ, và cuối cùng là báo cáo công nợ tổng hợp. Sheet cuối cùng rất quan trọng và cần thiết để bạn vận hành một nhà hàng hay một quán ăn có thể nắm bắt được khoản nợ cần thu và trả là bao nhiêu.

III. Hướng dẫn cách theo dõi công nợ phải thu trên excel

Sau đây là một số bước cơ bản có thể giúp bạn theo dõi công nợ phải thu trên file excel đã cập nhật. 

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu (data)

Để tạo ra một file công nợ hoàn chỉnh, đầu tiên bạn cần nhập thông tin một cách đầy đủ và chi tiết nhất bao gồm thông tin của khách hàng hoặc nhà cung cấp như họ tên, mã khách hàng, địa chỉ và thông tin liên lạc cụ thể.   

theo dõi công nợ phải thu
Bản dữ liệu được nhập thô vào máy

Bước 2: Xác định các hàm Excel cần sử dụng

Bước thứ 2 là bước quan trọng và cần lưu ý sử dụng hàm ngắn gọn và phù hợp với từng mục đích của dữ liệu. Trong đó hàm Vlookup và Sumifs là hai hàm được sử dụng khá phổ biến trong file theo dõi công nợ. 

Bước 3: Đặt tên vùng dữ liệu

Việc đặt tên các vùng dữ liệu nhằm phân chia các dữ liệu riêng biệt để dễ dàng theo dõi và tính toán một cách phù hợp ví dụ cột số thứ tự khách hàng, tên và mã số khách hàng, ngày tháng và dữ liệu thanh toán. Tên vùng dữ liệu phải liên quan trực tiếp đến dữ liệu nhập vào để tránh những hiểu lầm không đáng có khi theo dõi công nợ.

Dưới đây là hình ảnh minh họa về tên vùng dữ liệu đó là danh mục khách hàng và số dư đầu kỳ của họ.

Tên vùng dữ liệu công nợ phải thu
Tên vùng dữ liệu

Bước 4: Tính số dư đầu kỳ

Để tính số dư đầu kỳ, bạn lưu ý dùng hàm VLOOKUP, MAX và SUMIFS. Hình minh họa dưới đây miêu tả cách dùng 3 hàm ở trên để tính số dư đầu kỳ của từng khách hàng.

Tính số dư đầu kỳ
Tính số dư đầu kỳ

Bước 5: Tính số phát sinh trong kỳ

Để tính số phát sinh trong kỳ, công thức sẽ dùng hàm tương tự như số dư đầu kỳ tuy nhiên có phần rút gọn hơn. Theo hình minh họa dưới đây, bạn dùng hàm SUMIF. 

Bước 6: Tính số dư cuối kỳ

Số dư cuối kỳ sẽ đơn giản hơn khi ta tính được số dư đầu kỳ và phát sinh giữa kỳ. Bằng cách dùng hàm Min và Max ta có công thức dựa theo hình minh họa như sau:

  • Công thức số dư cuối kỳ bên nợ: MAX(E12+G12-F12-H12,0)
  • Công thức số dư cuối kỳ bên có: -MIN(E12+G12-F12-H12,0)

 

 

Tính số dư cuối kỳ
Tính số dư cuối kỳ

> Tham khảo mẫu file excel công nợ dành cho kế toán doanh nghiệp TẠI ĐÂY.

IV. Những lưu ý khi theo dõi công nợ phải thu trên excel 

Mặc dù việc sử dụng file excel khá dễ dàng và phổ biến trong quản lý công nợ của các chủ nhà hàng và quán ăn nhỏ, thế nhưng anh/ chị cần lưu ý một số nhược điểm và rủi ro có thể xảy ra trong quá trình sử dụng: 

  • Nhập dữ liệu thủ công gây mất thời gian, công sức và có thể xảy ra sai xót trong quá trình nhập liệu.
  • Tính bảo mật kém đối với một số file excel bởi vì nó được sử dụng và nhập liệu từ nhiều bộ phận khác nhau.
  • Việc sử dụng các hàm tính toán có thể sai cách và gây nhầm lẫn trong quá trình tính toán phức tạp. 

V. Tạm kết

Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn hiểu được công nợ phải thu và cách quản lý công nợ phải thu thông qua file excel. Để tối ưu quá trình quản lý và vận hành một nhà hàng, quán ăn, bạn có thể tham khảo và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý MISA CukCuk hỗ trợ quản lý công nợ tự động, khoa học và chính xác. 

theo dõi công nợ

 

5/5 - (1 bình chọn)
Chia sẻ bài viết hữu ích này