Công việc của một kế toán nhà hàng bao gồm công việc tổng hợp của các kế toán sản xuất, kế toán thương mại và kế toán dịch vụ. Để hoàn thành tốt công việc của một kế toán trong nhà hàng, bạn thực sự cần nắm rõ nhà hàng của mình đang chuyên cung cấp những món ăn gì, dịch vụ ra sao, nhân viên như thế nào.

>> 7 Loại chi phí phát sinh quán ăn hay gặp
>> 3 không trong quản lý nguyên vật liệu nhà hàng
>> Cách quản lý tồn kho quán cafe
>> Kho quỹ không “thất thoát” 1 xu với 8 loại báo cáo sau

1. Công việc phải làm hàng ngày

• Cập nhật thu chi, dịch vụ của khách hàng. Tổng hợp hóa đơn, kiểm kê doanh thu, tiền trong 1 ngày
• Nhận chứng từ xuất nhập của kho, nhà cung cấp: lưu trữ, kiểm tra các hóa đơn cũng nhập chứng từ
• Đa phần các nhà hàng vừa và nhỏ thường mua của các hộ kinh doanh cá thể bởi vậy phải lập bảng kê mua hàng không hóa đơn.
• Khi xuất hóa đơn luôn phải có bảng kê chi tiết kèm theo (hoặc phiếu thanh toán của khách hàng)
• Dựa vào định mức các món ăn để kế toán tổng hợp thực phẩm nhà hàng cần, từ đó cân đối với lượng mua đầu vào.
• Tính giá thành cho từng món ăn, lên giá vốn cho từng hóa đơn
• Cập nhật báo giá, điều chỉnh tăng giảm với phía nhà cung cấp
• Nhập, xuất hàng theo nhu cầu cũng như định kỳ kiểm tra thực phẩm, nguyên liệu so với lượng tồn kho cho phép
• Kết hợp với quản lý nhà hàng, kiểm kê lượng hàng tồn thực tế trong kho, bếp bar
• Hạch toán khấu hao tài sản cố định, phân bổ công cụ dụng cụ, chi phí dài hạn, ngắn hạn hàng tháng.
• Xây dựng bảng lương cho nhân viên
• Kiểm kê tài sản máy móc, công cụ hàng tháng.

2. Công việc cuối tháng, quý

• Lập báo cáo xuất nhập tồn nguyên vật liệu, thực phẩm
• Báo cáo tình hình kinh doanh
• Kê khai thuế GTGT, TNCN…
• Kê khai tạm tính thuế TNDN tạm tính quý
• Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

3. Những điểm khó tránh khi làm kế toán nhà hàng

• Không kiểm soát được nguyên vật liệu xuất dùng dẫn đến tình trạng lãng phí, thất thoát. Ở một số nhà hàng, kế toán kiêm nhiệm cả việc quản lý xuất nhập kho quỹ. Không tránh những trường hợp do nhiều việc nên thường xuyên xảy ra sai sót, thiếu hụt, hoặc không kiểm soát được hàng trong kho đang tồn tại những gì.
• Mất thời gian trong việc lập báo cáo về doanh thu, lợi nhuận, tình trạng tồn kho, món bán chạy, khuyến mãi cho chủ nhà hàng. Trái lại, chủ quán rất cần các báo cáo chi tiết trên để có thể kịp thời điều chỉnh tình hình kinh doanh còn kế toán lại không thể tổng hợp những con số trên trong một sớm một chiều. 

• Việc định lượng đầu vào, đầu ra cho nguyên liệu chưa sát với tình hình thực tế. Đôi khi có những mặt hàng lượng sử dụng giảm, các mặt hàng tồn còn nhiều nhưng chưa được cập nhật kịp thời nhưng kế toán lại không phải người kiểm kho nên không nắm rõ. 
• Kế hoạch nhập hàng phần lớn cho sự ước lượng cảm tính của quản lý hoặc chủ quán thay vì việc có thống kê bằng số liệu rõ ràng rành mạch. Dẫn đế việc nhập hàng hóa thừa so với nhu cầu thực tế nhiều
• Tình trạng hàng trong kho hết hàng, hàng hết hạn thường kiểm soát thủ công. Tốn thời gian, công tác kiểm kê cũng không được thực hiện chính xác. Hàng hóa không được theo dõi thường xuyên nên hay gặp phải tình trạng bị hết hạn, không sử dụng hết. Ảnh hưởng đến việc chế biến cũng như làm thất thoát tiền do nguyên liệu hỏng.

• Hóa đơn bán lẻ nhiều, không quản lý hết để xảy ra tình trạng sai sót, thất thoát. Hoặc do nhân viên vô tình không cất giữ cẩn thận dẫn đến trường hợp mất mát. Thậm chí không biết hóa đơn để dâu. Tổng hợp với tiền thực và các khoản đã chi có giấy tờ vướng phải tình trạng chênh lệch, không trùng khớp.

4. Cách thức hạn chế tối thiểu những sai sót trong quá trình hạch toán kế toán nhà hàng

Giảm tải thời gian, chi phí và công sức của kế toán, những công việc kiểm kê liên quan đến kho quỹ bằng cách nào? Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng hỗ trợ. Mọi hoạt động thu chi đều được liệt kê chi tiết và cập nhật tự động trong báo cáo kinh doanh. Thay vì việc ghi chép, nhập tay các khoản chi. Hệ thống tự động sẽ hỗ trợ tổng hợp doanh thu theo ngày, giờ. Cũng như xây dựng báo cáo tổng hợp, bảng biểu thống kê với giao diện trực quan.

Việc định lượng nguyên vật liệu và giá cả cũng có thể thực hiện đơn giản hơn với phần mềm. Bảng kê lượng tiêu thụ các tháng, các mặt hàng được bán chạy, các món ít được lựa chọn. Từ đó đưa ra được những biện pháp điều chỉnh phù hợp. Kế toán đã có những số liệu đối chứng cụ thể, để cấp ngân sách hiệu quả hơn. Nhờ đó, kế toán cũng chủ động và giảm thiểu được quá tải. Bởi họ đã có báo cáo từ những lần trước về việc nhập nguyên liệu.

5. MISA CUKCUK kết nối MISA SME.NET hỗ trợ nghiệp vụ kế toán nhà hàng

• MISA CukCuk hỗ trợ kế toán nắm được số lượng mặt hàng nào đang bán chạy. Mặt hàng nào cần giải quyết trong kho. Đề xuất kế hoạch nhập hàng và cân đối chi phí hiệu quả hơn hiện tại. Không cần mất thời gian đi tìm, đối chiếu sai lệch từng loại giấy tờ, hóa đơn. Việc quản lý hóa đơn cũng trở nên dễ dàng, tính bảo mật cao hơn.

>>> 7 Loại chi phí phát sinh quán ăn hay gặp
>>> Với 5 mẹo sau, việc tiết kiệm chi phí nhà hàng chỉ là chuyện nhỏ

• Tự động kết chuyển hóa đơn từ phần mềm bán hàng MISA CukCuk sang phần mềm kế toán MISA SME.NET/ phần mềm MISA AMIS kế toán hạn chế tối thiểu thời gian nhập liệu thủ công, gây sai sót, nhầm lẫn, thiếu hụt. Kế toán nhà hàng từ đó thực hiện thao tác tiếp theo trên phần mềm kế toán đơn giản, dễ dàng hơn.

Chủ quán cũng quan tâm cùng chủ đề:

>> 7 Loại chi phí phát sinh quán ăn hay gặp
>> 3 không trong quản lý nguyên vật liệu nhà hàng
>> Cách quản lý tồn kho quán cafe
>> Kho quỹ không “thất thoát” 1 xu với 8 loại báo cáo sau