Trong quá trình cơ cấu tổ nhân sự trong nhà hàng, bạn đang băn khoăn không biết kế toán nhà hàng của mình cần phải đảm nhận những nhiệm vụ gì và tuyển dụng người như thế nào là đủ, sắp xếp nhân sư sao cho hợp lý. Ở bài viết dưới đây, MISA CukCuk sẽ tổng hợp giúp anh chị những vị trí cần thiết trong bộ máy kế toán nhà hàng và chức năng cụ thể của họ để anh chị hình dung cụ thể hơn.
1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán nhà hàng
Trước khi tìm hiểu công việc và vai trò cụ thể của các vị trí kế toán nhà hàng, bạn cần có cái nhìn khái quát về sơ đồ cơ cấu tổ chức của nhà hàng nói riêng và doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ ăn uống F&B nói chung. Cụ thể như sau:
Trên đây là sơ đồ bộ máy kế toán hoàn chỉnh với đầy đủ các bộ phận chức năng như kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán nội bộ… Tuy nhiên, đối với các nhà hàng, quán ăn, phần lớn bộ phận kế toán sẽ gồm 2-3 nhân sự thực hiện hoạt động kiêm nhiệm để đảm bảo tối ưu về nguồn lực. Thông thường, anh chị sẽ hay bắt gặp kế toán thuế, kế toán tổng hợp, có thể kèm theo kế toán nội bộ.
2. Chức năng chi tiết của từng vị trí kế toán nhà hàng
2.1. Kế toán nội bộ (Phụ trách tiếp phẩm)
Mô tả: là nhân viên phụ trách việc thu mua đầu vào, nhận số lượng dự báo của bếp trưởng (Ví dụ: số lượng người, thực đơn, giá thành…) và tiến hành mua hàng.
Đối với bếp trưởng: cần hoàn thiện bảng công thức định lượng nguyên vật liệu và giá gốc của món ăn theo từng loại hình như gọi món, buffet hoặc tiệc đặt trước., đảm bảo lượng nguyên vật liệu không được vượt quá định mức doanh thu bán ra. Đặc biệt cần đảm bảo nguyên liệu cung ứng đủ, kịp thời cho khách
Nhiệm vụ:
- Lập bảng kê chi tiết các loại hàng hóa khi mua đầu vào: đơn giá, số lượng, thành tiền, thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp, kê khai phiếu nhập kho, phiếu chi tiền
- Kiểm soát, lưu trữ hóa đơn bán lẻ của nhà cung cấp, giấy đề nghị thanh toán, bảng kê nguyên vật liệu
- Đảm bảo giá thành đầu vào của nguyên vật liệu luôn nằm trong định mức, nếu có thể thương lượng với nhà cung cấp để có được mức giá phù hợp nhất, tối ưu phần chi phí đầu vào
>> Tham khảo: Kế toán nội bộ nhà hàng là gì? Những kỹ năng cần có của kế toán nội bộ nhà hàng
Lưu ý:
- Tất cả hoạt động nhập hàng từ các nguyên vật liệu đến thiết bị, dụng cụ bắt buộc phải có hóa đơn bán lẻ của nhà cung cấp
- Kiểm tra kỹ số lượng, chất lượng hàng hóa nhập kho, nếu không đúng, đủ yêu cầu từ chối nhận hàng.
- Lập bảng đối chiếu, so sánh giá cả giữa các nhà cung cấp để kế toán trưởng, đầu bếp cũng như chủ nhà hàng cũng theo dõi, có phương pháp điều chỉnh kịp thời.
- Kiểm soát ngân sách phát sinh trong quá trình mua hóa
2.2. Kế toán thu ngân nhà hàng
- Nhiệm vụ của kế toán là viết hóa đơn bán hàng, kiểm tra hàng hóa tại quầy, báo cáo thu chi cuối ngày. Trong trường hợp khách hàng có nhu cầu viết hóa đơn, hỗ trợ khách điền đúng thông tin doanh nghiệp và thông tin hóa đơn.
- Chịu trách tổng kết doanh thu trong ngày theo các hình thức tiền mặt, tiền chuyển khoản, thẻ thanh toán hoặc ví điện tử. Cùng với đó theo dõi tình hình xuất nhập hàng hóa tại nhà hàng
- Báo cáo tổng kết hoạt động bán hàng trong ngày để chủ nhà hàng cập nhật được tình hình kinh doanh kịp thời.
2.3. Kế toán nội bộ nhà hàng (Phụ trách kho và đầu vào)
- Theo dõi, quản lý việc xuất nhập tồn của hàng hóa ,nguyên vật liệu cũng như theo dõi tài sản đầu vào
- Kiểm kê kho, đối chiếu với các bộ phận bếp, chế biến…
- Báo cáo kiểm kê tài sản
- Báo cáo kiểm hàng hóa số lượng, hạn dùng
- Kiểm tra chứng từ, ghi nhận các hàng hóa lưu kho không có chứng từ hợp lệ, thiếu chữ kỹ của người nhận
- Xử lý, điều chỉnh lượng hàng hóa còn tồn đọng
- Phối hợp với các bộ phận kỹ thuật tiến hành bảo hành, bảo trì thiết bị
2.4. Kế toán nội bộ nhà hàng (Phụ trách doanh thu)
- Theo dõi ấn chỉ, hóa đơn chứng từ
- Theo dõi công nợ
- Báo cáo thuế
- Báo cáo tổng hợp các hợp đồng đã ký
- Báo cáo tổng hợp doanh thu
- Kê khai các khoản chênh lệch, hoa hồng hoặc chiết khấu cho khách hàng
- Đối chiếu công nợ
- Xử lý các hợp đồng kinh tế phát sinh
3. Áp dụng công nghệ để nâng cao năng suất với kế toán nhà hàng
Trong lĩnh vực ăn uống, nguồn lực kế toán thường bị giới hạn. Nhiều nhà hàng buộc kế toán kiêm nhiệm nhiều vai trò khác nhau, từ hạch toán bán hàng, quản lý kho đến thu chi. Điều này không chỉ làm tăng khối lượng công việc mà còn dẫn đến nguy cơ sai sót, chậm trễ, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của nhà hàng.
Đặc biệt với các nhà hàng quy mô lớn, áp lực lên bộ phận kế toán càng lớn hơn. Việc nhập liệu thủ công khiến thời gian xử lý chứng từ kéo dài, sai sót xảy ra thường xuyên. Điều này đặt ra câu hỏi quan trọng: Làm thế nào để giảm tải công việc cho kế toán, tăng độ chính xác và duy trì năng suất?
Phần mềm kế toán MISA kết hợp với phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk chính là lời giải cho bài toán này. Với giải pháp này, toàn bộ quy trình nhập liệu, xử lý hóa đơn, và chứng từ được tự động hóa, giúp:
- Tiết kiệm thời gian: Tự động hạch toán chứng từ bán hàng, quản lý kho và thu chi chỉ trong vài bước đơn giản.
- Giảm thiểu sai sót: Đồng bộ dữ liệu tự động giữa bán hàng, kho và kế toán, loại bỏ sai sót do nhập liệu thủ công.
- Tăng năng suất: Giải phóng kế toán khỏi các công việc lặp lại, tập trung vào phân tích và báo cáo tài chính.
Hạng mục | Cách hoạt động | Lợi ích mang lại |
---|---|---|
Dữ liệu bán hàng | Khi đơn hàng được ghi nhận trên MISA CukCuk, thông tin hóa đơn tự động chuyển vào phần mềm kế toán. | Tiết kiệm thời gian nhập liệu và giảm sai sót khi lập báo cáo doanh thu. |
Quản lý kho | Số lượng hàng hóa xuất/nhập được cập nhật tự động từ CukCuk vào sổ kho của phần mềm kế toán. | Đảm bảo số liệu tồn kho chính xác và đồng nhất, tránh thất thoát hoặc dư thừa hàng hóa. |
Quản lý thu chi | Các giao dịch thanh toán (tiền mặt, thẻ, ví điện tử) được tự động đồng bộ vào sổ thu chi kế toán. | Tăng cường kiểm soát dòng tiền, cập nhật nhanh chóng báo cáo tài chính. |
Báo cáo tài chính | Dữ liệu từ CukCuk được tổng hợp tự động vào báo cáo tài chính trên phần mềm kế toán. | Hỗ trợ kế toán nhanh chóng lập báo cáo, cung cấp thông tin chính xác cho quản lý và ra quyết định. |
Đối chiếu số liệu | Cơ chế kiểm tra chéo tự động giữa CukCuk và phần mềm kế toán để phát hiện sai lệch số liệu. | Đảm bảo độ chính xác cao, giảm thời gian kiểm tra thủ công và xử lý lỗi. |
Quản lý công nợ | Ghi nhận công nợ khách hàng và nhà cung cấp từ CukCuk vào phần mềm kế toán. | Giúp kế toán theo dõi và nhắc nhở thanh toán/chuyển tiền kịp thời, tránh nợ xấu. |
4. Tạm kết
Hy vọng với những chia sẻ trên đây của MISA CukCuk, anh chị có thể nắm qua về bộ máy kế toán trong nhà hàng, từ đó có những sự sắp xếp phù hợp với cơ cấu bộ máy của mình. Bên cạnh đó, nếu trường hợp nhân sự kiêm nhiệm nhiều vị trí, anh chị hoàn toàn có thể tận dụng
Trên đây là bảng cơ cấu nhân sự cơ bản của bộ phận này, anh chị có thể tham khảo. Tùy thuộc vào từng mô hình khác nhau, anh chị sẽ có những cách thức sắp xếp nhân sự hợp lý khác nhau. Hy vọng CUKCUK đã cung cấp những thông tin hữu ích cho anh chị.