Cách quản lý quán cafe là những phương pháp, cách thức để quản lý quán cafe hiệu quả. Bao gồm việc đưa ra các quyết định và thực hiện các hoạt động để đạt được mục tiêu kinh doanh của quán cà phê. Cách quản lý quán cafe bao gồm nhiều khía cạnh: quản lý tài chính, quản lý nhân viên, quản lý sản phẩm/dịch vụ, quản lý khách hàng và phát triển thương hiệu. Trong bài viết này, MISA CukCuk sẽ tổng hợp cách quản lý quán cafe hiệu quả để anh/chị chủ quán mới kinh doanh học hỏi kinh nghiệp và áp dụng vào mô hình quán của mình.

I. Lợi ích khi có cách quản lý quán cafe khoa học và chuyên nghiệp

Quản lý quán cafe là quá trình điều hành và điều chỉnh các hoạt động của một quán cafe để đạt được mục tiêu kinh doanh, bao gồm nhiều hoạt động như MISA CukCuk đã liệt kê ở trên.

Do đó, đòi hỏi người chủ/quản lý quán cafe phải có kế hoạch lập kế hoạch, tổ chức và điều hành các hoạt động kinh doanh, kịp thời đưa ra các quyết định và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình kinh doanh. Bên cạnh đó, anh/chị cần có kỹ năng lãnh đạo và tư duy dáng tạo để đưa ra các chiến lược kinh doanh mới và phát triển thương hiệu của quán cafe.

Người chủ/quản lý quán cafe cần có kiến thức về sản phẩm và dịch vụ, kỹ năng tuyển dụng và đào tạo nhân viên, kỹ năng marketing, quản lý rủi ro. Một quản lý quán cafe thành công phải biết cách tạo ra một môi trường làm việc tích cực cho nhân viên và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Như vậy, quản lý quán cafe là một công việc phức tạp và đòi hỏi nhiều kỹ năng, kinh nghiệp. Việc quản lý hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Tăng doanh số và lợi nhuận: Cách quản lý quán cafe hiệu quả thông qua các hoạt động cải thiện doanh số bán hàng sẽ giúp tăng doanh số và lợi nhuận.
• Tăng đô tin cậy của khách hàng: Quản lý quán cà phê hiệu quả giúp tạo ra một trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng, đáp ứng đúng nhu cầu của họ, xây dựng thương hiệu tốt để chiếm tình cảm của khách hàng.
• Tăng năng suất và hiệu quả làm việc: Quản lý quán hiệu quả giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực cho nhân viên giúp tăng năng suất và hiệu quả làm việc.
• Giảm chi phí và tối ưu hóa nguồn lực, đưa ra kế hoạch thu chi phù hợp để giảm chi phí và tăng lợi nhuận.
• Tăng khả năng cạnh tranh thông qua các chiến lược kinh doanh quán cafe phù hợp.

II. Cách quản lý quán cafe hiệu quả

2.1. Về quản lý tài chính và tình hình kinh doanh

Quản lý tài chính và tình hình kinh doanh quán cafe là một trong yếu tố qua trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ. Dưới đây là một số cách quản lý tài chính và tình hình kinh doanh quán cafe:

• Xác định nguồn tài chính: Để quản lý tài chính hiệu quả, quán cafe cần phải xác định nguồn tài chính của mình, bao gồm tiền gửi ngân hàng, tiền thu từ khách hàng, vốn chủ sở hữu và vay vốn.
• Lập kế hoạch tài chính: Lập kế hoạch tài chính là một trong những cách quản lý tài chính hiệu quả. Quán cafe cần phải lập kế hoạch tài chính cho từng tháng để đảm bảo rằng chi phí và thu nhập của quán được kiểm soát tốt.
• Quản lý chi phí: Quản lý chi phí là một yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng quán cafe không phải gánh chịu những chi phí không cần thiết. Hãy tìm cách để giảm chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và sản phẩm.
• Đưa ra các chính sách khuyến mãi: Đưa ra các chính sách khuyến mãi giúp quán cafe thu hút được nhiều khách hàng hơn và tăng doanh thu. Hãy tính toán các chính sách khuyến mãi sao cho không gây thiệt hại cho tài chính của quán.
• Theo dõi tình hình kinh doanh: Theo dõi tình hình kinh doanh của quán cafe là một yếu tố quan trọng để đưa ra các biện pháp cải thiện hiệu quả kinh doanh. Hãy theo dõi các chỉ số tài chính như doanh thu, lợi nhuận và chi phí để đánh giá và cải thiện hiệu quả kinh doanh thông qua các công cụ hỗ trợ như excel hoặc phần mềm quản lý quán cafe.

2.2. Về quản lý nhân viên quán cafe 

Quản lý nhân viên quán cafe là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh được suôn sẻ. Dưới đây là một số cách quản lý nhân viên quán cà phê:

• Lên lịch, phân chia ca làm: Để quản lý nhân viên hiệu quả, quán cafe cần phải lên lịch làm việc cho từng nhân viên, đảm bảo rằng có đủ nhân viên trong mỗi ca làm việc.
• Đào tạo nhân viên: Đảm bảo nhân viên được đào tạo đầy đủ về các quy trình và quy định của quán cafe, hướng dẫn về cách phục vụ khách hàng, giải đáp thắc mắc hoặc các nội quy nhân viên phục vụ quán cafe
• Theo dõi hiệu suất làm việc thông qua đánh giá trực tiếp hoặc sử dụng phần mềm quản lý quán cafe.
• Tạo môi trường làm việc tích cực để nhân viên cảm thấy thoải mái và kích lệ họ phát triển tốt hơn. Hãy đảm bảo nhân viên được đối xử công bằng.
• Tạo ra các chế độ phúc lợi như đóng bảo hiểm, lương thưởng, nghỉ phép và các chương trình đào tạo thường xuyên.

Đừng bỏ lỡ: Top 5 cách quản lý nhân viên quán cafe hiệu quả nhất 

2.3. Về quản lý menu đồ uống

Quản lý menu đồ uống quán cafe là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh của quán diễn ra hiệu quả. Dưới đây là một số cách quản lý menu đồ uống quán cafe:

• Khảo sát để tìm ra những loại đồ uống hot hoặc được khách hàng yêu thích nhất: Để có thể đưa ra một menu đồ uống phù hợp với nhu cầu của khách hàng, các nhân viên quản lý nên tổ chức các buổi thảo luận với nhân viên phục vụ và các khách hàng thường xuyên đến quán để hiểu rõ nhu cầu của khách hàng.
• Sắp xếp menu đồ uống hợp lý: Để quản lý menu đồ uống hiệu quả, quán cafe cần sắp xếp menu một cách hợp lý, bao gồm chia menu thành từng phần nhỏ, sắp xếp theo thứ tự từ đồ uống nóng đến lạnh, theo loại thức uống và giá cả.
• Cập nhật thường xuyên: Để đảm bảo menu đồ uống của quán luôn cập nhật với thị hiếu của khách hàng, quán cafe nên cập nhật menu đồ uống thường xuyên, bao gồm việc thêm món mới, loại bỏ những món ăn không được ưa chuộng và thay đổi giá cả tùy theo chính sách của quán.
• Tạo ra các gói combo: Tạo ra các gói combo giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn và tiết kiệm chi phí. Các gói combo có thể bao gồm nhiều món ăn và đồ uống khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng.

Đọc ngay: Bí quyết thiết kế menu đồ uống cho quán cafe 

2.4. Về quản lý nguyên vật liệu quán cafe

Nguyên liệu pha chế đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng đến doanh số, lợi nhuận của quán cafe. Để có thể kiểm soát nhanh chóng và chính xác NVL pha chế, anh/chị tham khảo những cách quản lý sau:

• Lập kế hoạch đặt hàng cho từng loại nguyên vật liệu để đảm bảo đủ NVL, không gây lãng phí.
• Thường xuyên kiểm tra lượng tồn kho (theo định kỳ) để đảm bảo quán cafe không bị thiếu nguyên vật liệu và tránh lãng phí.
• Tìm kiếm nhà cung cấp đáng tin cậy để đảm bảo chất lượng đồ uống.
• Lưu trữ nguyên vật liệu đúng cách, để nguyên vật liệu không bị hư hỏng hoặc bị mất đi. Hãy lưu trữ nguyên vật liệu trong điều kiện khô ráo, thoáng mát và tránh ánh nắng trực tiếp.
• Theo dõi chi phí nguyên vật liệu: Theo dõi chi phí nguyên vật liệu là cách quản lý nguyên vật liệu hiệu quả. Hãy tính toán chi phí nguyên vật liệu để đảm bảo rằng quán cafe không bị lãng phí và tối ưu hóa chi phí.

2.5. Về quản lý khách hàng

Việc tạo ra trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng thông qua chất lượng đồ uống, đáp ứng nhu cầu hoặc chất lượng phục vụ nhiệt tình là một phần quan trọng trong việc quản lý quán cafe.

Dưới đây là một số cách quản lý khách hàng quán cafe hiệu quả:

• Xác định khách hàng mục tiêu: Để quản lý khách hàng hiệu quả, quán cafe cần phải xác định khách hàng mục tiêu của mình. Hãy tìm hiểu về đặc điểm của khách hàng, nhu cầu và mong muốn để có thể đưa ra các sản phẩm và dịch vụ phù hợp.
• Tạo mối quan hệ với khách hàng: Tạo mối quan hệ với khách hàng sẽ giúp quán cafe thu hút được nhiều khách hàng hơn và tăng tính cạnh tranh của quán. Hãy tạo một môi trường thân thiện, chào đón khách hàng bằng cách cười, chào hỏi và tư vấn cho khách hàng về sản phẩm và dịch vụ của quán.
• Tận dụng công nghệ: Sử dụng phần mềm quản lý quán cafe để quản lý khách hàng là một cách hiệu quả để giữ chân khách hàng quen thuộc và thu hút khách hàng mới. Thông qua việc lưu thông tin, phân loại khách hàng có thể tạo ra các chương trình khách hàng thân thiết và gửi thông báo đến khách hàng.
• Ưu đãi/khuyến mãi: Đưa ra các chính sách khuyến mãi giúp quán cafe thu hút được nhiều khách hàng hơn và tăng doanh thu. Hãy tính toán các chính sách khuyến mãi sao cho không gây thiệt hại cho tài chính của quán.

III. Gợi ý công cụ hỗ trợ quản lý quán cafe hiệu quả

Hiện nay có nhiều công cụ hỗ trợ quản lý quán cafe phổ biến như ghi chép sách, excel hoặc sử dụng phần mềm quản lý. Trong đó phần mềm quản lý quán cafe là “trợ lý số” được cài đặt trên nhiều thiết bị như máy tính, máy POS, điện thoại… hỗ trợ anh/chị chủ quán quản lý thực đơn, nhận order, tính tiền, in hóa đơn và quản lý doanh thu – lợi nhuận quán cafe nhanh chóng.

Phần mềm quản lý quán cafe có đầy đủ tính năng đáp ứng nhu cầu quản lý cơ bản trong kinh doanh quán cafe:

• Ghi order, tính tiền, in bill chuyên nghiệp
• Quản lý kho nguyên vật liệu chi tiết, cảnh báo hạn sử dụng
• Quản lý khách hàng khoa học
• Tạo các chương trình khuyến mãi
• Báo cáo doanh thu chi tiết
• Cài đặt được trên nhiều thiết bị, quản lý từ xa tiện lợi

Hiện nay trên thị trường có nhiều nhà cung cấp phần mềm khác nhau, trong đó phần mềm quản lý quán cafe MISA CukCuk được phát hành bởi Công ty Cổ phần MISA, đáp ứng đầy đủ những tính năng cơ bản phù hợp với loại hình kinh doanh cafe.

Ngoài ra, MISA CukCuk còn đáp ứng các nghiệp vụ nâng cao xuất hiện ở các mô hình kinh doanh quán cafe quy mô dạng chuỗi với quy trình vận hành phức tạp. Hỗ trợ nghiệp vụ kế toán và marekting diễn ra thống nhất, liền mạch và nhanh chóng. Trực tiếp giải quyết các vấn đề khó khăn nhất trong công tác kết nối giữa bộ phận vận hành và bộ phận văn phòng:

• Kết nối với phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử
• Đồng bộ các chương trình marketing chăm sóc khách hàng

Cài đặt phần mềm quản lý quán cafe trên hệ thống thiết bị bán hàng để hoàn thiện quy trình quản lý bán hàng chuyên nghiệp hơn.  Các thiết bị bán hàng nên đầu tư cho quán cafe gồm:

• Máy tính tiền là một trong những thiết bị quan trọng nhất tại quán cafe để quản lý hóa đơn bán hàng, tính tổng doanh thu và lưu trữ thông tin khách hàng.
• Máy in hóa đơn là thiết bị quan trọng để in hóa đơn bán hàng cho khách hàng, tiết kiệm thời gian và tạo sự chuyên nghiệp trong giao dịch.
• Máy quét mã vạch giúp quán cafe quản lý hàng hóa và sản phẩm dễ dàng hơn. Nhân viên quán cafe có thể dễ dàng đọc mã vạch để tìm kiếm thông tin sản phẩm và tính toán giá cả.
• Máy POS để thanh toán tại quán cafe. Máy POS cho phép quán cafe chấp nhận nhiều hình thức thanh toán khác nhau, bao gồm tiền mặt, thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ.
• Ngăn đựng tiền ( hay khay đựng tiền ) chức năng chính là đựng tiền mua sản phẩm của khách hàng.
• Điện thoại, máy tính…

Đồng bộ hóa tất cả thiết bị bán hàng như máy in hóa đơn, máy in và quét mã, ngăn đựng tiền bằng phần mềm quản lý quán cafe sẽ tạo ra quy trình thanh toán hoàn toàn khép kín, quản lý chặt chẽ thanh toán và hành động của nhân viên.

Ngoài ra, trên thị trường có loại máy POS mini cầm tay all in one với các chức năng như nhận order, tính tiền, in bill, xem báo cáo doanh thu ngay trên thiết bị. Không cần máy tính để bàn, không cần tablet gọi món, không cần máy in cồng kềnh, anh/chị chỉ cần bộ đôi này:

Khi có cách quản lý quán cafe sẽ đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ, thu hút khách và tăng doanh thu. Một quán cafe thành công không chỉ bởi chất lượng đồ uống mà còn phải quản lý chuyên nghiệp, sáng tạo và linh hoạt. Hy vọng với những phân tích trên, anh/chị sẽ có những cách quản lý quán cafe phù hợp với quy mô kinh doanh của mình.