Quản lý thu chi quán cafe luôn là vấn đề “đau đầu” với nhiều chủ quán. Nếu bạn chưa nắm rõ quán của mình đang lãi hay lỗ bao nhiêu, hoặc không kiểm soát được các khoản chi phí như nguyên liệu, lương nhân viên, thì đây là lúc cần thay đổi. Trong bài viết này, MISA CukCuk sẽ hướng dẫn cách quản lý thu chi quán cafe hiệu quả, hạn chế thất thoát.
1. Những vấn đề phổ biến trong quản lý thu chi quán cafe
Thiếu minh bạch trong dòng tiền
Nhiều quán cafe không theo dõi sát doanh thu thực tế theo từng ca làm việc hoặc từng ngày, khiến dòng tiền trở nên không minh bạch. Các khoản chi nhỏ như mua thêm nguyên liệu, sửa chữa thiết bị… thường không được ghi nhận đầy đủ, dẫn đến thất thoát tài chính.
Không phân tích được doanh thu & chi phí
Một số quán cafe không nắm rõ thời điểm quán đông khách nhất, đồ uống nào bán chạy nhất hay các khoản chi phát sinh quá mức. Việc thiếu dữ liệu phân tích rõ ràng cũng dẫn đến các quyết định kinh doanh cảm tính, không hợp lý.
Sai sót trong ghi chép thủ công
Phương pháp quản lý thu chi bằng sổ tay hoặc Excel vốn phổ biến nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Việc ghi chép thủ công dễ xảy ra nhầm lẫn, thiếu sót, mất dữ liệu, đặc biệt khi quán bận rộn. Hơn nữa, không có hệ thống theo dõi tự động khiến việc kiểm tra, đối chiếu trở nên khó khăn, dễ dẫn đến sai lệch.
Khó quản lý khi mở rộng quy mô
Khi quán cafe mở rộng hoặc tăng lượng khách, các phương pháp quản lý thủ công không còn đáp ứng được nhu cầu. Sự thiếu đồng bộ trong quản lý giữa các chi nhánh hoặc nhân viên dễ dẫn đến sai sót trong dòng tiền, giảm hiệu quả kinh doanh và gây áp lực lớn cho chủ quán.
Không kiểm soát được thất thoát
Một số quán cafe phải đối mặt với tình trạng thất thoát tài chính do nhân viên gian lận như không ghi hóa đơn hoặc không nhập tiền vào quỹ. Khi không có quy trình kiểm tra và giám sát chặt chẽ, những thất thoát này rất khó được phát hiện, làm giảm đáng kể lợi nhuận của quán.
2. Cách quản lý thu chi quán cafe hiệu quả
Dưới đây là 6 cách quản lý thu chi quán cafe giúp bạn kiểm soát dòng tiền chặt chẽ, tránh thất thoát, đồng thời tối ưu lợi nhuận.
2.1. Lập bảng thu chi rõ ràng
Việc đầu tiên để quản lý hiệu quả là phân loại thu và chi một cách chi tiết.
- Doanh thu: Ghi chép đầy đủ các nguồn thu, ví dụ doanh thu theo từng món, từng ca làm việc, từng ngày hoặc từng kênh bán hàng (offline, online).
- Chi phí: Bao gồm tất cả các khoản như nguyên liệu, tiền lương nhân viên, thuê mặt bằng, điện nước và cả các chi phí nhỏ lẻ phát sinh hàng ngày.
Duy trì việc ghi chép thu chi hàng ngày để không bỏ sót bất kỳ khoản nào. Cuối mỗi tuần hoặc tháng, bạn cần kiểm tra và đối chiếu lại bảng thu chi để điều chỉnh kịp thời.
2.2. Lên kế hoạch ngân sách định kỳ
Việc lập ngân sách giúp chủ quán kiểm soát chi tiêu, tránh vượt mức. Bạn nên bắt đầu bằng cách dự đoán các khoản chi phí lớn và ấn định một tỷ lệ hợp lý cho từng mục.
- Nguyên liệu: Nên giới hạn ở mức 30-40% doanh thu. Ví dụ, nếu doanh thu của quán bạn là 100 triệu đồng/tháng, hãy dành từ 30-40 triệu đồng cho nguyên liệu.
- Lương nhân viên: Khoảng 20-25% tùy vào số lượng nhân viên và quy mô quán.
- Marketing và khuyến mãi: Dao động 5-10% tùy theo mục tiêu kinh doanh.
Lập kế hoạch chi tiêu hàng tháng hoặc hàng tuần giúp kiểm soát tốt hơn các khoản chi không cần thiết.
Để hỗ trợ bạn kinh doanh hiệu quả hơn, MISA CukCuk gửi tặng 10+ mẫu file Excel quản lý thu chi quán cafe, giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý mọi khía cạnh. Bao gồm: file excel dự toán chi phí, file quản lý thu chi hàng ngày, quản lý kho, file chi phí nhân sự…
2.3. Theo dõi doanh thu & chi phí theo thời gian thực
Duy trì thói quen cập nhật số liệu ngay sau mỗi ca làm việc giúp bạn kiểm soát dòng tiền chính xác.
- Phát hiện thời điểm quán đông khách: Ghi nhận doanh thu theo từng ca làm việc hoặc từng giờ giúp bạn tối ưu lịch làm việc của nhân viên, đảm bảo đủ nhân lực vào giờ cao điểm và tiết kiệm chi phí khi quán vắng khách.
- Biết món nào bán chạy nhất: Theo dõi doanh thu theo món giúp bạn ưu tiên bổ sung nguyên liệu cho các món được ưa chuộng, tránh thiếu hụt hoặc tồn kho lãng phí.
- Đánh giá hiệu quả khuyến mãi: Cập nhật doanh thu hàng ngày giúp bạn kịp thời đánh giá các chương trình khuyến mãi hoặc combo, điều chỉnh chiến lược nếu không mang lại hiệu quả như mong muốn.
2.4. Kiểm soát thất thoát bằng quy trình rõ ràng
Để tránh thất thoát tài chính, hãy xây dựng các quy trình chặt chẽ như:
- Phân quyền rõ ràng: Nhân viên thu ngân, phục vụ và quản lý có trách nhiệm cụ thể trong việc ghi chép và báo cáo thu chi.
- Kiểm tra định kỳ: Kiểm tra sổ sách, tiền mặt cuối ngày để đảm bảo không có sai sót.
- Sử dụng biên lai/hóa đơn: Ghi nhận tất cả các giao dịch để dễ dàng đối chiếu.
2.5. Báo cáo định kỳ và phân tích tài chính
Tạo thói quen lập báo cáo thu chi hàng tuần hoặc hàng tháng. Báo cáo này nên bao gồm:
- Tổng doanh thu, tổng chi phí, lợi nhuận: Báo cáo cần thể hiện rõ doanh thu theo từng ngày hoặc từng tuần, đối chiếu với tổng chi phí vận hành để tính ra lợi nhuận ròng. Điều này giúp bạn biết quán đang lời hay lỗ, từ đó điều chỉnh chiến lược.
- Phân tích các khoản chi lớn nhất: Liệt kê và tìm hiểu xem những khoản nào đang vượt ngân sách hoặc có xu hướng tăng bất thường. Ví dụ nếu chi phí nguyên liệu tăng đột biến, bạn cần xem xét lại giá nhập hàng hoặc kiểm soát lượng nguyên liệu tiêu hao.
- Thời điểm doanh thu cao/thấp: Phân tích dữ liệu này giúp bạn đưa ra quyết định phù hợp như tăng cường khuyến mãi vào ngày vắng khách hoặc mở rộng thời gian hoạt động vào giờ cao điểm.
- Đánh giá hiệu quả của các khoản chi: Mỗi khoản chi cần được đánh giá xem có mang lại giá trị tương xứng không. Ví dụ: Chi phí marketing có giúp tăng lượng khách không? Khoản đầu tư sửa chữa thiết bị có tối ưu hoạt động không?
2.6. Áp dụng phương pháp 6 chiếc lọ tài chính
Phương pháp 6 chiếc lọ tài chính thường được áp dụng trong quản lý tài chính cá nhân, vẫn là một cách tiếp cận hiệu quả để quản lý thu chi trong kinh doanh, đặc biệt với quán cafe. Bằng cách chia nhỏ doanh thu thành các “lọ” với tỷ lệ cụ thể, bạn có thể đảm bảo việc phân bổ ngân sách hợp lý và dự phòng rủi ro.
Lọ 1 – Chi phí thiết yếu (55%): Đây là lọ quan trọng nhất, bao gồm các chi phí vận hành cần thiết như nguyên liệu (cafe, sữa, đường, đá…), lương nhân viên, tiền thuê mặt bằng, điện nước…
Lọ 2 – Tiết kiệm dài hạn (10%): Khoản này được dùng làm quỹ dự phòng, chẳng hạn để sửa chữa thiết bị hỏng hóc đột ngột hoặc duy trì quán trong mùa thấp điểm.
Lọ 3 – Đầu tư phát triển (10%): Dùng cho việc mở rộng hoạt động kinh doanh quán như thêm không gian mới, nâng cấp nội thất.
Lọ 4 – Học hỏi và đào tạo (10%): Khoản này có thể chi cho việc học các kỹ năng quản lý, nâng cao chuyên môn pha chế cho chính chủ quán hoặc đào tạo nhân viên để phục vụ chuyên nghiệp hơn.
Lọ 5 – Hưởng thụ (10%): Dành một phần doanh thu để tạo động lực, ví dụ tổ chức tiệc nhỏ cuối tháng cho nhân viên hoặc thưởng cá nhân có thành tích tốt. Điều này giúp xây dựng môi trường làm việc tích cực và giữ chân họ.
Lọ 6 – Từ thiện hoặc chia sẻ (5%): Khoản này có thể dành cho các hoạt động thiện nguyện, tài trợ nhỏ cho cộng đồng hoặc khuyến mãi đặc biệt cho khách hàng thân thiết.
3. Ứng dụng công nghệ để quản lý thu chi quán cafe chính xác
Quản lý thu chi quán cafe luôn là bài toán nan giải đối với nhiều chủ quán. Các sai sót nhỏ trong ghi chép có thể dẫn đến những hậu quả lớn: bạn không biết chính xác quán đang lãi hay lỗ, không phát hiện được gian lận, khó kiểm soát các khoản chi nhỏ lẻ.
Những sai sót này không chỉ gây thất thoát tài chính mà còn khiến bạn mất nhiều thời gian xử lý, thay vì tập trung vào việc phát triển quán. Để xử lý triệt để vấn đề này, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý quán cafe.
Phần mềm MISA CukCuk được thiết kế riêng để giải quyết triệt để “nỗi đau” của các chủ quán cafe trong việc quản lý thu chi. Cụ thể phần mềm giúp:
Kiểm soát doanh thu – chi phí dễ dàng
- Theo dõi doanh thu theo từng món, từng ca làm việc, từng kênh bán hàng (offline, online) từ xa và bất cứ lúc nào.
- Quản lý tồn kho, nguyên vật liệu chặt chẽ, tránh được thất thoát
- Quản lý mọi giao dịch thu chi tiền mặt, tiền gửi, tự động cập nhật số liệu sau mỗi giao dịch.
Phân quyền & giám sát
- Phân quyền rõ ràng cho từng nhân viên thu ngân, phục vụ, quản lý, mọi giao dịch đều được ghi nhận, giúp giảm thiểu rủi ro thất thoát do gian lận.
- Kết nối với phần mềm kế toán, xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền.
Báo cáo trực quan, tự động
- Hệ thống báo cáo đa dạng từ tổng quan đến chi tiết, tự động cập nhật theo ngày, tuần, tháng, quý, năm.
- Biểu đồ, số liệu rõ ràng, dễ hiểu, hỗ trợ bạn đưa ra quyết định kinh doanh nhanh chóng, chính xác.
4. Tạm kết
Trên đây MISA CukCuk đã chia sẻ các cách quản lý thu chi quán cafe hiệu quả. Hy vọng với những thông tin trên, bạn có thể quản lý dòng tiền, chi phí quán cafe của mình dễ dàng và hiệu quả hơn. Nếu quán của bạn ngày càng mở rộng và việc quản lý thủ công gặp khó, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý để tối ưu vận hành. Chúc bạn kinh doanh thành công!
Nếu bạn cần hỗ trợ trong quá trình vận hành, MISA CukCuk luôn sẵn sàng đồng hành – Phần mềm cung cấp giải pháp quản lý F&B chuyên nghiệp, tối ưu quy trình từ gọi món, thanh toán đến quản lý chi phí nguyên vật liệu, tồn kho chính xác, báo cáo doanh thu tự động mọi lúc mọi nơi!