Quản lý tồn kho quán cafe là một trong những nghiệp vụ quan trọng, đảm bảo hoạt động bán hàng diễn ra trơn tru, giúp chủ quán có kế hoạch nhập kho phù hợp. Làm thế nào để quản lý tồn kho cafe hiệu quả, tránh thất thoát, gian lận là một vấn đề nhiều anh chị chủ quán cà phê mới kinh doanh băn khoăn. Cùng tìm hiểu cách quản lý tồn kho quán cafe khoa học, hạn chế 100% thất thoát qua bài viết sau.
1. Hàng tồn kho quán cà phê là gì? Lợi ích khi kiểm soát được tồn kho quán cà phê
1.1. Hàng tồn kho quán cà phê là gì?
Hàng tồn kho của quán cafe là các nguyên vật liệu thành phẩm hoặc bán thành phẩm mà giữ lại để sử dụng trong quá trình pha chế phục vụ khách hàng. Bao gồm một số nguyên vật liệu như cà phê, sữa, đường, trái cây…
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp quán cafe tránh được tình trạng thiếu hụt nguyên liệu, giảm thiểu lãng phí và thất thoát, đồng thời đảm bảo chất lượng phục vụ luôn ổn định.
Bạn có thể thiết lập hệ thống kiểm kê định kỳ và sử dụng phần mềm quản lý quán cafe để theo dõi số lượng nguyên liệu trong kho, từ đó có kế hoạch nhập hàng phù hợp.
1.2. Những lợi ích khi kiểm soát được hàng tồn kho quán cà phê
- Tránh thất thoát nguyên liệu
Khi nguyên liệu được nhập vào sẽ trở thành một phần chi phí của sản phẩm. Nếu không có phương pháp quản lý khoa học và rõ ràng thì sẽ không ước tính và giám sát được số nguyên vật liệu mà nhân viên sử dụng có hợp lý và trung thực không.
Ví dụ, hôm nay quán bán được 100 ly cafe và 60 ly sinh tố, thì khi nhìn vào số liệu này bạn sẽ rất khó đoán liệu lượng cafe và trái cây có được sử dụng chính xác không. Do đó việc định lượng nguyên liệu sẽ giúp chủ quán cafe tránh được tình trạng thất thoát nguyên vật liệu.
- Chủ động quay vòng vốn lưu động
Nguyên vật liệu trong kho quán cafe là vốn lưu động, báo cáo số lượng hàng hóa còn trong kho theo từng ngày sẽ giúp bạn quản lý trở nên dễ dàng hơn trong việc định hướng nên tiêu hủy hay nhập thêm nguyên liệu. Quản lý một cách khoa học sẽ giúp quá trình kinh doanh của quán cà phê tránh những khủng hoảng do cạn kiệt nguyên liệu hay không tiêu thụ được.
- Tránh nhân viên mang đồ trong kho ra ngoài
Mỗi tuần, bạn nên kiểm kê kho một lần và nếu con số trong kho không giống với số liệu đã được báo cáo thì có thể nhân viên gian lận, kết hợp check camera để theo dõi.
- Kiểm soát được doanh thu và tỷ trọng nguyên liệu
Nếu bạn đã áp dụng thành công cách quản lý tồn kho quán cà phê bằng cách quản lý định lượng sẽ biết rõ tỷ lệ giữa giá bán bán và nguyên vật liệu. Vì thế, bạn có thể biết được tình hình quản lý và kinh doanh của mình.
2. Những sai lầm phổ biến trong quản lý nguyên vật liệu khiến quán cafe bị thất thoát
Quản lý nguyên vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của một quán cafe. Nếu không kiểm soát chặt chẽ, việc thất thoát nguyên liệu, định lượng sai, bảo quản kém hoặc gian lận nội bộ có thể khiến quán của bạn bị lỗ hàng triệu đồng mỗi tháng. Vậy những sai lầm phổ biến nào dẫn đến thất thoát nguyên vật liệu:
2.1. Không kiểm soát được định lượng nguyên vật liệu pha chế
Một trong những nguyên nhân thất thoát nguyên vật liệu phổ biến nhất trong quán cafe là việc pha chế không theo công thức chuẩn. Nếu nhân viên tự do điều chỉnh lượng nguyên liệu theo cảm tính, mỗi lần pha chế sẽ có lượng sữa, đường, cà phê khác nhau không chỉ làm tăng chi phí mà còn khiến chất lượng đồ uống không đồng nhất.
Giả sử quán của bạn bán 50 ly Latte mỗi ngày, nếu nhân viên pha chế dư 10ml sữa mỗi ly, trong một tháng bạn đã mất 15L sữa, tương đương hàng triệu đồng chi phí nguyên liệu bị lãng phí.
2.2. Không có quy trình quản lý kho chặt chẽ
Nhiều quán cafe không có quy trình quản lý kho chặt chẽ nên không biết chính xác số lượng nguyên liệu hiện có, gây tình trạng hết hàng đột ngột hoặc dư thừa nguyên liệu không cần thiết. NVL bị hết hạn gây lãng phí. Đặc biệt không nắm được chính sác số lượng NVL sử dụng và số lượng đồ uống bán ra gây khó khăn trong việc phát hiện thất thoát.
2.3. Không kiểm soát số lượng và chất lượng nguyên vật liệu đầu vào
Một số quán quán cafe nhập quá nhiều nguyên liệu để được giá tốt, nhưng không kiểm soát được lượng sử dụng dẫn đến hư hỏng gây lãng phí. Hoặc rơi vào tình trạng nhập hàng giá rẻ ảnh hưởng đến hương vị đồ uống và trải nghiệm khách hàng.
2.4. Nhân viên gian lận
Vấn đề thường gặp ở một số quán cafe quy mô nhỏ như nhân viên sử dụng nguyên liệu dư thừa hoặc pha chế sai định lượng. Nếu không kiểm soát chặt chẽ, quán có thể thất thoát hàng chục triệu/tháng.
2.5. Không kiểm tra định kỳ thiết bị bảo quản NVL quán cafe
Một số NVL pha chế cần phải bảo quản ở nhiệt độ đặc biệt hoặc cần có thiết bị bảo quản riêng để đảm bảo được chất lượng hương vị. Nhưng do không kiểm tra thường xuyên, Tủ lạnh, kho bảo quản bị hỏng làm hư hỏng nguyên vật liệu, gây lãng phí.
3. Cách quản lý tồn kho quán cafe hiệu quả
3.1. Xây dựng danh mục nguyên vật liệu và định lượng chuẩn
Đây là bước quan trọng trong quản lý quán cà phê không chỉ giúp tránh thất thoát nguyên liệu do pha chế sai định lượng mà còn giúp kiểm soát tồn kho và đặt hàng hợp lý. Bạn cần lập danh sách toàn bộ nguyên liệu cần dùng như cà phê, sữa, đường, siro, đá viên, ly cốc, ống hút và xác định định lượng tiêu chuẩn cho từng loại đồ uống.
Ví dụ, một ly Latte cần 30ml espresso và 150ml sữa tươi. Áp dụng công thức pha chế cố định sẽ đảm bảo tính nhất quán và kiểm soát chi phí nguyên liệu. Nếu không có định lượng rõ ràng, nhân viên có thể pha chế một ly Latte với 30ml hoặc 50ml espresso dẫn đến hương vị không đồng đều và gây thất thoát nguyên liệu.
3.2. Luôn thiết lập và theo dõi thống kê hàng hóa
Tưởng chừng hoạt động đếm số lượng hàng, kiểm tra tình trạng và hạn dùng lặp lại, đơn giản. Bên cạnh đó, đây là một trong những yếu tố then chốt ảnh hưởng đến ngân sách. Từ việc kiểm kê tốt, chủ quán sẽ có những biện pháp hạn chế tình trạng biến động về nguồn cung thực phẩm trong kho của mình.
Trên thực tế, việc sai số trong quá trình nhập kho, chế biến và tiêu thụ luôn khiến chủ quán đau đầu. Đây cũng là khâu dễ xảy ra tình trạng thất thoát nhất.
Chủ quán cà phê nên: lập bảng kê những nguyên liệu dễ định lượng, theo các đơn vị tính. Trong kho, tủ khô, tủ lạnh những mặt hàng tươi sống như rau củ, vật liệu chế biến theo ngày. Sử dụng file excel theo dõi thống kê nguyên vật liệu hoặc các phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ quản lý kho chính xác.
Đồng thời, tìm những phương pháp thích hợp với công thức pha chế, thống kê hàng hóa xuất nhập khẩu và tồn trong kho để có thể theo dõi dễ dàng vốn hàng hóa đã bán và sử dụng là một điều rất cần thiết.
Thiết lập một lịch trình hợp lý dựa trên thời gian và các tồn kho của một số mặt hàng tồn kho hàng ngày, hàng tuần và thực hiện nó. Từ đó, quán cà phê của bạn sẽ đặt được lợi nhuận cao nhất.
>>> Tham khảo: Quy trình quản lý kho nhà hàng chuyên nghiệp nhất
3.3. Kiểm soát tồn kho chặt chẽ
Kiểm soát nhập – xuất – tồn kho chặt chẽ giúp quản lý lượng nguyên liệu nhập vào, sử dụng hàng ngày và tồn kho cuối ngày. Từ đó, tránh được tình trạng hết hàng bất ngờ hoặc dư thừa quá mức.
Để thực hiện, bạn cần sử dụng phiếu nhập kho, xuất kho và ghi chép lượng nguyên liệu nhập vào và sử dụng mỗi ngày. Một số quán cafe áp dụng quy tắc FIFO (First In, First Out) sử dụng nguyên liệu cũ trước, tránh lãng phí do hết hạn. Cuối ngày, đừng quên kiểm tra tồn kho thực tế so với số lượng tính toán là cần thiết để phát hiện sai lệch.
Ví dụ, nếu mỗi ngày quán sử dụng trung bình 2kg hạt cà phê nhưng tồn kho thực tế hao hụt bất thường bạn cần kiểm tra lại quy trình pha chế và lưu trữ.
Để hỗ trợ các nhà hàng, quán ăn quản lý hoạt động hiệu quả hơn, MISA CukCuk gửi tặng 10+ mẫu file Excel quản lý nhà hàng chuyên nghiệp, giúp bạn dễ dàng theo dõi nguyên liệu, doanh thu và chi phí hàng ngày. Bao gồm:
- File excel dự toán chi phí
- File excel quản lý thu chi hàng ngày
- File excel quản lý công nợ khách hàng và nhà cung cấp
- File excel quản lý kho dụng cụ và trang thiết bị
- File excel tính chi phí nhân sự
- File excel tính giá vốn…
3.4. Theo dõi sát sao và xử lý nhanh nhất có thể
Sau khi theo dõi số nguyên vật liệu tồn kho trong một khoảng thời gian nhất định, bạn sẽ tìm ra một mô hình phù hợp với cách quản lý hàng tồn kho cho quán của bạn. Sử dụng mô hình hay giải pháp ấy để so sánh khi sử dụng thực tế với việc sử dụng dựa trên lý thuyết có chênh lệch nhiều hay không.
Nếu phát hiện có sự chênh lệch nhiều sẽ giúp bạn đưa ra các phương án xử lý kịp thời. Tham khảo một số phần mềm quản lý kho quán cafe hợp lý sẽ giúp bạn trong việc quan sát dễ dàng hơn bằng cách chỉ ra trực tiếp các loại nguyên vật liệu và đưa ra quyết định chắc chắn hơn.
Nhờ việc theo dõi sát sao sẽ giúp bạn nhận ra những lỗ hổng và xử lý kịp thời để tránh tình trạng nguyên vật liệu bị thất thoát và chênh lệch nhiều so với số liệu báo cáo.
Ví dụ, với những hàng hóa có thời gian sử dụng ngắn như hoa quả, trái cây, sữa thì bạn cần đưa ra phương án quản lý và theo dõi như thế nào để có được sự dự trữ tồn kho hợp lý hoặc marketing đẩy mạnh bán sản phẩm này để giảm tỷ lệ hư hỏng và thất thoát nhiều nguyên liệu.
3.5. Kiểm tra và đối chiếu hàng hóa
Kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên vô cùng quan trọng không chỉ giúp bạn theo dõi nguyên vật liệu dựa vào các tính chất định kỳ mà còn giúp việc tránh thực phẩm và nguyên liệu bị hư hỏng và cũng tạo thuận lợi cho việc so sánh các con số để cân bằng nguyên liệu đầu vào và đầu ra.
Tuy nhiên, bạn cũng nên thường đối chiếu hàng hóa hàng ngày, hàng tuần để xem hàng hóa có chênh lệch hay không, vì nếu có sự chênh lệch đáng kể từ việc sử dụng ngoài mức dự kiến thì rất có thể là do những hành vi trộm cắp hoặc nhân viên tự ý mang ra ngoài.
Việc thiết lập một tần số kiểm tra hàng hóa tồn kho quán cà phê bằng cách tiến hành kiểm kê hàng tuần, hàng tháng, hàng năm hoặc vào lúc quán đóng cửa sau mỗi ngày kinh doanh. Chính việc bạn thường xuyên vào kho hàng lấy các mặt hàng và ghi lại một cách cụ thể sẽ giúp bạn đối chiếu và kiểm soát chính xác và dễ dàng hơn rất nhiều.
Từ đó, nhờ việc kiểm tra và đối chiếu hàng hóa sẽ giúp bạn phát hiện ra các hành vi trộm cắp, các nguyên liệu hay mặt hàng đã bị hư hỏng để xử lý, bỏ đi và hạn chế việc gây cản trở trong quản lý tài chính. Bên cạnh đó, còn giúp bạn đo lượng được số nguyên liệu thích hợp và giảm chi phí số sản phẩm bị thừa và có được lợi nhuận tốt nhất.
Ví dụ, vào cuối ngày bạn cần phải kiểm kho để có thể kiểm tra số lượng có thất thoát và số liệu có sai lệch không và cũng có thể ưu tiên nhập những nguyên vật liệu đã gần hết vào ngày hôm sau như sữa, bột cà phê, ly,…
3.6. Sử dụng phần mềm quán cafe quản lý kho NVL khoa học
Thay vì mất hàng giờ kiểm tra nguyên liệu thủ công trên excel, sử dụng phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp hỗ trợ quản lý theo dõi số lượng và giá trị của nguyên vật liệu trong kho tự động.
- Tự động hóa quy trình nhập – xuất kho: Hệ thống tự động ghi nhận, theo dõi lượng nguyên vật liệu nhập vào và xuất ra theo thời gian thực, đảm bảo số liệu chính xác, dễ dàng tra cứu.
- Cảnh báo tồn kho và hạn sử dụng: Phần mềm tự động cảnh báo khi lượng hàng tồn kho thấp hơn định mức hoặc nguyên liệu sắp hết hạn giúp quán cafe chủ động trong việc nhập hàng, tránh lãng phí do hư hỏng.
- Phân tích và dự báo nhu cầu nguyên liệu: Dựa trên dữ liệu tiêu thụ hàng ngày, phần mềm cung cấp các báo cáo phân tích, dự báo chính xác nhu cầu nhập nguyên liệu cho từng kỳ để tối ưu hóa chi phí
- Kiểm soát chặt chẽ xuất kho: Mọi giao dịch xuất kho đều được ghi nhận chi tiết, đảm bảo việc sử dụng nguyên liệu minh bạch, giảm thiểu thất thoát và gian lận.
- Kiểm kê kho nhanh chóng, chính xác: Giúp đối chiếu số liệu thực tế với dữ liệu trên hệ thống dễ dàng, tiết kiệm thời gian kiểm kê thủ công và nâng cao độ chính xác.
Bạn đã sẵn sàng tối ưu vận hành quán cafe với phần mềm quản lý kho chưa? Hãy trải nghiệm ngay phần mềm quán cafe chuyên nghiệp để thấy sự khác biệt!
3.7. Xây dựng quy trình quản lý kho quán cafe khoa học
Cùng với sự hỗ trợ của giải pháp công nghệ, quán cafe xây dựng được quy trình quản lý kho chuyên nghiệp sẽ giúp kiểm soát NVL chặt chẽ biết được nguyên liệu nào sắp hết HSD, nguyên liệu nào sắp hết cần nhập thêm. Đồng thời, nhân viên dễ dàng thao tác, tiết kiệm thời gian tìm kiếm hoặc kiểm đếm kho. Dưới đây là mẫu quy trình quản lý kho hàng chi tiết, quán cafe của bạn có thể tham khảo khảo.
Đọc thêm chi tiết về: Hướng dẫn quy trình quản lý kho hàng trong F&B chuẩn chỉnh, chi tiết
3.8. Đào tạo nhân viên
Hãy đào tạo đội ngũ nhân viên của bạn, thậm chí bạn không có ý định phân họ thực hiện việc đếm phiếu thì mọi người cũng phải biết về các quá trình quản lý kho. Nhân viên nên được đào tạo bài bản về các thủ tục kiểm kê trong quy trình quản lý hàng tồn kho quán cà phê. Dù có những phần mềm hay quản lý kho đáng tin cậy nhất có thể hoạt động không như mong muốn nếu nhân viên của bạn không biết thực hiện việc kiểm kê hay kiểm kê không nhất quán và chính xác.
Bạn hãy chắc chắn rằng các nhân viên của bạn đều hiểu và thành thạo các phương pháp thống kê mà bạn đang sử dụng. Họ phải biết phân loại các mặt hàng tồn kho, đơn vị phát hành, đơn vị mua, danh sách hàng tồn kho nguyên vật liệu và các mục khác.
>>> Xem thêm: 5 nguyên tắc quản lý nhân viên quán cafe chủ quán cần biết
4. Tạm kết
Trong quá trình kinh doanh cửa hàng cà phê, khâu quản lý hàng tồn kho là khâu quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí nhập nguyên vật liệu và lợi nhuận thu được. Cùng tham khảo và áp dụng linh hoạt những cách quản lý tồn kho nguyên vật liệu quán cà phê mà MISA CukCuk chia sẻ ở trên cho quán của bạn nhé.
