Tải miễn phí file quản lý nguyên vật liệu bằng excel nhà hàng, quán cafe

file quản lý nguyên vật liệu bằng excel

Tải miễn phí file quản lý nguyên vật liệu bằng excel cho nhà hàng, quán cafe. Việc quản lý kho hàng không hề dễ dàng đối với nhân viên quản lý kho do số lượng hàng tồn kho lớn, khó quản lý và có nhiều thông tin phức tạp  kèm theo như: loại hàng, kích thước… Vì vậy, để đưa ra hiệu mức tồn kho hiệu quả cần sự kết hợp nhiều nghiệp vụ khác nhau từ sắp xếp vật tư, phân loại vật tư đến quản lý số lượng hàng hóa xuất nhập trong kho. Sử dụng file quản lý nguyên lý nguyên vật liệu bằng excel là một trong những cách quản lý hiệu quả. 

I. Tại sao nên quản lý nguyên vật liệu bằng file excel

Bạn đang băn khoăn việc quản lý nguyên vật liệu bằng file excel có thực sự giúp bạn trong việc quản lý kho hàng hiệu quả hay không? Cùng tìm hiểu những lợi ích khi sử dụng excel quản lý nguyên vật liệu: 

  • Excel cho phép bạn . Không giống như phần mềm được xây dựng sẵn, nó bị giới hạn bởi các tính năng do các công ty / chuyên gia phần mềm tạo ra. 
  • File Excel là công cụ mạnh mẽ và đơn giản nhất, bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng vận hành và làm việc với Excel. 
  • Nếu bạn có thể tạo một tệp quản lý hàng tồn kho và bán hàng đơn giản trong Excel thì bạn không phải trả tiền cho nó. Excel là một công cụ hỗ trợ hoàn toàn miễn phí. 
  • Sử dụng một số công thức  đơn giản trong Excel để tính tổng doanh thu, tổng lợi nhuận và sắp xếp hàng tồn kho dựa trên số lượng sản phẩm bán chạy nhất. 
  • Bạn có thể làm việc trực tiếp với cơ sở dữ liệu để sửa đổi các giao dịch nhập và xuất, thông tin sản phẩm và khách hàng, v.v. Hoặc bạn có thể tạo thêm báo cáo bất kỳ lúc nào, tùy theo nhu cầu thực tế của mình. 
  • Có thể chia sẻ với nhiều người dùng.

II. Các bước thiết lập file quản lý nguyên vật liệu bằng excel

2.1. Lập database vật tư hàng hóa

Đây là nơi đầu tiên bạn cần làm khi bắt đầu tạo file quản lý nguyên vật liệu bằng excel, database vật tư hàng hóa hay nói cách khác nó là cơ sở dữ liệu dùng để lấy dữ liệu sang các sheet xuất nhập, tổng hợp báo cáo đảm bảo độ chính xác và nhanh chóng.

Danh mục vật tư hàng hóa thường có các cột với các thông tin như số thứ tự, mã vật tư, tên vật tư, đơn vị. Thông tin ở đây sẽ được bổ sung theo nhu cầu quản lý của từng công ty.

File excel quản lý nguyên vật liệu

2.2. Lập sheet nhập – xuất

Nhập  các thông tin sau vào trang tính nhập và xuất: Số chứng từ, ngày tháng nhập xuất, tài khoản (nếu có), mô tả, mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng bán, đơn giá, tổng tiền mặt như sau:

Tại đây, dựa trên phiếu nhập kho và giao dịch kho, bạn sẽ tiếp tục điền các cột thông tin tương ứng. Bạn đã tạo  danh sách sản phẩm chứa thông tin đầy đủ  về sản phẩm như mã, tên, đơn vị và nhóm. Khi nhập và xuất, chỉ cần chọn / nhập mã hàng và bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Các thông tin còn lại sẽ được tính năng Vlookup tìm kiếm tự động theo mã hàng bạn đã nhập. 

Nếu bạn muốn thiết lập một biểu thức truy xuất thông tin hàng hóa cho tất cả các hàng nhà nhập khẩu trống, bạn có thể cần kết hợp vlookup và if. Sử dụng hàm if để làm cho tệp của bạn trông gọn gàng và sạch sẽ. (Lỗi #NA không xuất hiện ở bất kỳ đâu) Biểu thức:

 = IF ($ G10 = “” “,”, VLOOKUP ($ G10, `Mã cung cấp`! $ B: $ D, 2,0))

2.3. Lập sheet báo cáo xuất – nhập – tồn

Đây là một báo cáo đem đến cho bạn các thông tin số vật tư tồn đầu, tồn cuối và lượng vật tư nhập / xuất trong khoảng thời gian mà mỗi mã nguyên vật liệu được kê khai. Bao gồm các cột: Mã vật tư, Tên vật tư, Đơn vị, Tổng tiền. Đây là  báo cáo tự động và dữ liệu được lấy từ trang tính bảng kê nhập – xuất. 

trang tính kê xuất - nhập kho

  • Cột Vật tư: Bạn cần copy mã vật tư vào đây (Lưu ý: mỗi mã vật tư chỉ có thể được sao chép một lần và không thể sao chép trùng lặp) 
  • Tên vật tư và đơn vị: Dữ liệu trong cột này đã được nhập trong trang tính danh mục vật tư, bạn dùng hàm Vlookup để tìm dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng hơn.
  • Số lượng: số lượng đầu vào kỳ và đầu ra kỳ sử dụng hàm sumif để lấy tổng dữ liệu từ danh sách nhập và xuất. 

Hàm Sumif: Hàm quan trọng nhất trong file quản lý nguyên vật liệu bằng Excel, hàm giúp tính toán các tổng có điều kiện. Thao tác này giúp bạn tính tổng lượng nhập / xuất  mã sản phẩm từ một danh sách gồm nhiều lần nhập / xuất khác nhau. 

Công thức: = SUMIF (`Nhập & Xuất`! $ G $ 7: $ G $ 5003,` Nhập và Xuất`! $ A5, `Nhập và Xuất`! $ J $ 7: $ J $ 5003) 

  • Cột Tồn kho cuối kỳ: Bạn cần nhớ công thức sau: 

Số lượng tồn kho = Số lượng đầu vào – Số lượng bán

Hàm tính tổng vật tư xuất - tồn

Do đó, chỉ với vài bước đơn giản như trên là chúng ta đã thiết kế được một file quản lý nguyên vật liệu bằng excel hiệu quả và nhanh chóng.

Tải miễn phí file quản lý nguyên vật liệu bằng excel:

III. Một số hạn chế khi quản lý nguyên vật liệu bằng file excel

  • Vì là phần mềm offline nên không được bảo mật, dữ liệu kém an toàn và tất cả dữ liệu được lưu  trên một máy tính. Ngoài ra, nếu máy tính của bạn bị hỏng hoặc bạn thao tác sai trong khi đang làm việc, bạn có thể mất toàn bộ dữ liệu của mình. 
  • Các hàm Excel rất phức tạp nên người dùng cần thực sự hiểu chúng để tận dụng hết khả năng của chúng. Đây là một hạn chế khá lớn vì không phải công ty nào cũng có  nhân viên giỏi, đặc biệt là những công ty nhỏ. 
  • Để quản lý xuất nhập sản phẩm bằng Excel, nhân viên  phải nhập dữ liệu vào tệp theo cách thủ công. Điều này có thể dẫn đến sai sót và nhầm lẫn rất dễ dàng, đặc biệt là nếu số lượng hàng hóa quá lớn. 
  • Thật không may, nếu một công ty cần một công cụ thống kê linh hoạt để kiểm tra dữ liệu của mình, thì Excel lại không giỏi công việc đó, ngay cả khi số lượng sản phẩm quá lớn và  mẫu mã đa dạng. 
  • Không thể cập nhật thông tin kịp thời. File excel quản lý kho tuy đơn giản nhưng  không hỗ trợ cập nhật dữ liệu liên tục với các bộ phận khác. Nếu hàng hóa trong kho thay đổi thì nhân viên kho phải kiểm kho để lấy số lượng chính xác. Điều này có thể được báo cáo cho các bộ phận khác. 
  • Khi quản lý nguyên vật liệu bằng excel, người dùng chỉ có thể xem một số biểu đồ và bảng đơn giản để nhập và xuất dữ liệu. Excel không hỗ trợ tính năng này, vì vậy chủ cửa hàng không thể sử dụng báo cáo để theo dõi điều kiện kinh doanh tổng thể. Đây là hạn chế chính của Excel trong việc quản lý hàng tồn kho toàn diện tại cửa hàng.

Giải pháp dành cho nhà hàng, quán cafe của bạn là sử dụng phần mềm quản lý MISA CukCuk. Với tính năng quản lý nguyên vật liệu, MISA CukCuk giúp nhà hàng thiết lập danh mục các Nguyên vật liệu, Nhóm nguyên vật liệu, Kho và Đơn vị tính phục vụ cho việc Quản lý mua hàng, Quản lý tồn kho hay Định lượng nguyên vật liệu cho các món ăn trong thực đơn.

phần mềm quản lý nguyên vật liệu

Đăng ký dùng thử 15 ngày miễn phí phần mềm quản lý MISA CukCuk tại đây:

Bên trên là bài viết về cách tạo file quản lý nguyên vật liệu bằng excel mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Mong rằng bài viết trên sẽ giúp bạn có thêm những kiến thức hữu ích để tạo file quản lý hiệu quả.

5/5 - (1 bình chọn)