Quản lý kho hàng là một trong những việc quan trọng nhất đối với nhà hàng, quán ăn, quán cafe. Tuy nhiên, nhiều nơi vẫn gặp khó khăn vì quy trình chưa chuẩn chỉnh. Trong bài viết này, MISA CukCuk sẽ hướng dẫn quy trình quản lý kho hàng chi tiết, kèm theo các công cụ hữu ích để tối ưu kho hàng của bạn.
1. Quy trình quản lý kho hàng là gì?
Quy trình quản lý kho hàng là chuỗi các bước để tổ chức, theo dõi và kiểm soát toàn bộ hoạt động trong kho, bao gồm nhập hàng, lưu trữ, xuất hàng và kiểm kê. Đối với nhà hàng, quán ăn hay quán cafe, quy trình này đảm bảo rằng nguyên liệu luôn được quản lý khoa học, đúng định mức và phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Lợi ích khi có quy trình quản lý kho hàng chuẩn
- Kiểm soát chặt chẽ nguyên liệu: Đảm bảo luôn đủ nguyên liệu để chế biến, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa lãng phí.
- Tối ưu chi phí: Quản lý hiệu quả giúp hạn chế hư hỏng, thất thoát, từ đó giảm thiểu chi phí không cần thiết.
- Tăng hiệu suất làm việc: Quy trình rõ ràng giúp nhân viên dễ dàng thao tác, tiết kiệm thời gian tìm kiếm hoặc kiểm đếm.
- Duy trì chất lượng sản phẩm: Nguyên liệu được bảo quản đúng cách sẽ giữ được độ tươi ngon, đảm bảo chất lượng món ăn.
- Hỗ trợ ra quyết định: Dữ liệu quản lý kho chính xác giúp bạn dễ dàng điều chỉnh kế hoạch nhập hàng hoặc sản xuất theo nhu cầu thực tế.
2. Quy trình quản lý kho hàng chi tiết trong F&B
2.1. Xác định danh mục hàng hóa
Bước đầu tiên, bạn cần xác định và phân loại danh mục hàng hóa một cách rõ ràng. Hàng hóa trong ngành F&B thường bao gồm thực phẩm tươi sống (rau, thịt, cá), thực phẩm khô (gạo, bột, gia vị), đồ uống (cafe, nước ngọt) và các vật dụng khác (khăn giấy, hộp đựng).
Để dễ dàng theo dõi, hãy mã hóa từng loại hàng. Ví dụ, bạn có thể sử dụng mã như “TT001” cho thịt tươi, “GA001” cho gạo, và “NU001” cho nước ngọt. Việc này giúp quản lý dễ dàng hơn trên sổ sách hoặc phần mềm, đặc biệt khi kiểm kê hoặc nhập – xuất hàng.
2.2. Nhập kho – Kiểm tra kỹ chất lượng & số lượng
Khi nhập hàng, bạn cần kiểm tra kỹ số lượng và chất lượng nguyên liệu từ nhà cung cấp. Đảm bảo rằng hàng hóa đúng như đơn đặt hàng về chủng loại, số lượng và đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng. Cụ thể bạn sẽ:
- Kiểm tra số lượng: Đối chiếu số lượng thực tế so với đơn đặt hàng. Ví dụ: Bạn đặt 50kg gạo, kiểm tra để đảm bảo nhận đủ 50kg.
- Kiểm tra chất lượng: Đảm bảo nguyên liệu đạt tiêu chuẩn về độ tươi, hạn sử dụng, bao bì nguyên vẹn. Nếu có bất kỳ vấn đề nào (như rau không tươi hoặc bao gạo rách), cần phản hồi ngay với nhà cung cấp.
- Ghi nhận thông tin: Lập phiếu nhập kho, ghi đầy đủ tên hàng, số lượng, ngày nhập, hạn sử dụng và nhà cung cấp.
Sử dụng phần mềm quản lý kho như MISA CukCuk để lưu trữ thông tin, tránh sai sót khi kiểm tra lại.
2.3. Lưu trữ và bảo quản hàng hóa trong kho
Sau khi nhập kho, hàng hóa cần được lưu trữ đúng cách để đảm bảo chất lượng và dễ quản lý. Hàng hóa được phân loại và sắp xếp theo các nguyên tắc:
- Theo thời gian nhập: Sử dụng nguyên tắc FIFO (nhập trước – xuất trước) để ưu tiên dùng hàng hóa cũ trước, tránh hư hỏng.
- Theo chủng loại: Ví dụ thực phẩm tươi sống như rau, thịt được lưu trữ trong tủ lạnh hoặc tủ đông ở nhiệt độ thích hợp, thực phẩm khô như bột, gạo được bảo quản ở nơi thoáng mát.
- Theo khu vực: Chia kho thành các khu lưu trữ cho từng loại hàng hóa như thực phẩm, đồ uống, vật tư khác.
Thủ kho cần in tem, dán nhãn lên các thùng, pallet sản phẩm và ghi chú vị trí lưu trữ trên sơ đồ kho để dễ dàng theo dõi. Ví dụ: 10kg rau xanh nhập ngày 01/06 sẽ được lưu trữ trong khu vực “Rau củ – Tủ lạnh 1” và đánh mã riêng như “RAU001”.
2.4. Xuất kho – Theo dõi nguyên liệu sử dụng hàng ngày
Xuất kho là quá trình chuyển hàng từ kho đến bộ phận chế biến hoặc giao hàng. Quy trình xuất kho cần tuân thủ các bước sau:
- Nhận phiếu yêu cầu: Thủ kho tiếp nhận phiếu đề nghị xuất kho từ bộ phận chế biến hoặc bán hàng. Phiếu cần ghi rõ loại hàng, số lượng và thời gian cần xuất.
- Kiểm tra tồn kho: Đối chiếu số lượng hàng hóa trong kho với yêu cầu xuất kho. Nếu không đủ, cần thông báo để điều chỉnh kế hoạch nhập hàng.
- Lập phiếu xuất kho: Ghi rõ tên hàng, số lượng, lý do xuất và người nhận.
- Xuất hàng: Chuẩn bị hàng theo yêu cầu, kiểm tra lại số lượng và chất lượng trước khi giao.
- Cập nhật thông tin: Ghi nhận thông tin xuất kho vào phần mềm hoặc sổ sách để cập nhật số lượng tồn kho thực tế.
Ví dụ: Khi bếp yêu cầu 5kg thịt gà và 10kg rau xanh, thủ kho sẽ chuẩn bị đúng số lượng này và ghi nhận vào phần mềm, giảm tồn kho tương ứng.
2.5. Kiểm kê kho định kỳ
Kiểm kê kho giúp xác minh số lượng thực tế so với số liệu trên sổ sách, từ đó phát hiện các chênh lệch hoặc sai sót. Quy trình kiểm kê gồm:
- Lập kế hoạch kiểm kê: Phân chia khu vực và danh mục hàng hóa, giao nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên.
- Tiến hành kiểm đếm: So sánh lượng hàng thực tế với số liệu trong sổ sách hoặc phần mềm. Chú ý kiểm tra các mặt hàng sắp hết hạn hoặc có số lượng lớn.
- Xử lý sai lệch: Nếu có chênh lệch, lập biên bản kiểm kê, xác định nguyên nhân (như thất thoát, hư hỏng) và cập nhật số liệu lại cho chính xác.
- Lưu trữ thông tin: Cập nhật kết quả kiểm kê vào phần mềm hoặc lưu trên sổ sách để làm cơ sở cho các kỳ kiểm kê sau.
Ví dụ: Khi kiểm kê gạo, sổ sách ghi nhận 100kg, nhưng thực tế chỉ còn 95kg. Nhân viên kiểm kê sẽ lập biên bản và tìm nguyên nhân (như lỗi nhập liệu hoặc hư hỏng trong quá trình bảo quản).
2.6. Thống kê và báo cáo tổng
Đây là bước cuối cùng trong quy trình quản lý kho, giúp bạn có cái nhìn tổng thể về tình hình kho hàng và hỗ trợ ra quyết định chính xác. Sau khi hoàn tất kiểm kê, thủ kho hoặc kế toán kho cần tổng hợp và báo cáo lại các số liệu quan trọng, bao gồm:
- Số liệu tồn kho: Tổng số lượng hàng hóa hiện có, các mặt hàng sắp hết hoặc tồn dư quá nhiều.
- Tình trạng hàng hóa: Báo cáo về chất lượng hàng tồn, các sản phẩm cận date hoặc hư hỏng.
- Lịch sử nhập – xuất: Ghi nhận chi tiết các giao dịch nhập kho, xuất kho trong kỳ, bao gồm loại hàng, số lượng, giá trị.
Báo cáo nên được thực hiện định kỳ (hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng), lưu trữ trên phần mềm để dễ dàng truy xuất khi cần.
3. Một số nguyên tắc quản lý kho hàng cần biết
FIFO (Nhập trước – Xuất trước)
FIFO (First In, First Out) là nguyên tắc ưu tiên xuất hàng hóa được nhập vào trước. Đây là cách quản lý phổ biến trong ngành F&B, đặc biệt với các nguyên liệu dễ hỏng như thực phẩm tươi sống hoặc đồ uống có hạn sử dụng ngắn.
LIFO (Nhập sau – Xuất trước)
LIFO (Last In, First Out) thường được áp dụng với các sản phẩm không dễ hư hỏng hoặc giá trị ít biến động. Ví dụ, trong kho chứa các vật tư đóng gói như hộp giấy hoặc túi nhựa, hàng hóa mới nhập vào có thể được xuất trước để thuận tiện trong việc lưu trữ.
FEFO (Hết hạn trước – Xuất trước)
FEFO (First Expired, First Out) đặc biệt hữu ích trong quản lý nguyên liệu có hạn sử dụng cụ thể. Hàng hóa có hạn gần nhất sẽ được ưu tiên xuất trước, giảm nguy cơ hàng hết hạn trong kho. Ví dụ: Khi lưu trữ sữa tươi, lô sữa có hạn sử dụng gần nhất cần được đưa vào sử dụng trước.
Nguyên tắc 5S
Tiêu chuẩn 5S là phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả, giúp tối ưu không gian, tăng năng suất và đảm bảo kho luôn trong trạng thái gọn gàng, sạch sẽ. 5S là viết tắt của 5 từ tiếng Nhật, đại diện cho các bước:
- Seiri (整理) – Sàng lọc: Loại bỏ những hàng hóa, vật dụng không cần thiết hoặc không còn giá trị sử dụng. Ví dụ, loại bỏ các nguyên liệu hết hạn hoặc vật tư hỏng.
- Seiton (整頓) – Sắp xếp: Sắp xếp hàng hóa khoa học, phân chia khu vực rõ ràng theo loại sản phẩm hoặc tần suất sử dụng. Điều này giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và lấy hàng khi cần.
- Seiso (清掃) – Sạch sẽ: Duy trì vệ sinh sạch sẽ trong kho, thường xuyên kiểm tra các khu vực lưu trữ để loại bỏ bụi bẩn, nấm mốc hoặc côn trùng.
- Seiketsu (清潔) – Săn sóc: Chuẩn hóa các quy trình sắp xếp, bảo quản và làm sạch để nhân viên dễ dàng tuân thủ.
- Shitsuke (躾) – Sẵn sàng: Duy trì và rèn luyện ý thức tuân thủ tiêu chuẩn 5S trong toàn bộ đội ngũ, đảm bảo việc sắp xếp và vệ sinh được thực hiện thường xuyên.
JIT (Just In Time – Đúng thời điểm)
JIT là nguyên tắc quản lý tồn kho tối ưu, đảm bảo nguyên liệu được nhập về đúng thời điểm cần sử dụng, không dư thừa. Ví dụ, quán cafe nhập 5kg cà phê mỗi ngày để chế biến thay vì lưu trữ cả tháng nhằm đảm bảo độ tươi ngon.
4. Bí quyết quản lý kho hàng hiệu quả
Áp dụng nguyên tắc FIFO và FEFO
FIFO (Nhập trước – Xuất trước) và FEFO (Hết hạn trước – Xuất trước) là hai nguyên tắc quan trọng trong quản lý kho ngành F&B, nơi nguyên liệu thường có hạn sử dụng ngắn. FIFO đảm bảo hàng hóa nhập trước được xuất trước, tránh lưu trữ lâu dẫn đến hư hỏng. FEFO ưu tiên xuất những mặt hàng gần hết hạn, giúp giảm nguy cơ lãng phí.
Sử dụng phần mềm quản lý kho hiện đại
Quản lý thủ công khiến nhiều cửa hàng dễ xảy ra sai sót trong việc nhập – xuất, nhầm lẫn hoặc thất thoát nguyên liệu. Không ít trường hợp nguyên liệu cận hạn bị bỏ quên hoặc hết đột ngột mà không kịp nhập, làm gián đoạn hoạt động của quán. Kiểm kho thủ công cũng tốn nhiều thời gian trong khi số liệu có thể không chính xác, gây khó khăn khi quản lý.
Để xử lý triệt để các vấn đề trên, rất nhiều nhà hàng, quán ăn, quán cafe đã sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp MISA CukCuk. Cụ thể phần mềm giúp:
- Theo dõi tồn kho theo thời gian thực: Tự động cập nhật số lượng nguyên liệu sau mỗi lần nhập – xuất, giúp bạn luôn kiểm soát chính xác tình trạng kho.
- Cảnh báo tồn kho thấp và hàng cận hạn: Phần mềm tự động thông báo khi nguyên liệu gần hết hoặc sắp hết hạn, giúp bạn kịp thời nhập bổ sung và giảm lãng phí.
- Tích hợp bán hàng: Mỗi lần bán hàng, phần mềm tự động trừ kho theo định mức nguyên liệu, đảm bảo số liệu luôn chính xác mà không cần ghi chép tay.
- Báo cáo chi tiết: Cung cấp số liệu tồn kho, lịch sử nhập – xuất và phân tích tiêu hao nguyên liệu với số liệu rõ ràng, dễ hiểu.
- Tiết kiệm thời gian kiểm kê: Chỉ cần 1-2 thao tác trên phần mềm, bạn đã có số liệu kiểm kê chính xác, không mất thời gian đối chiếu thủ công.
5. Tạm kết
Trên đây MISA CukCuk đã hướng dẫn quy trình quản lý kho hàng trong ngành F&B chi tiết. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn xây dựng quy trình phù hợp với nhà hàng, quán cafe của mình, từ đó nâng cao năng suất và tối ưu hoạt động kinh doanh. Chúc bạn thành công!
Nếu bạn cần hỗ trợ trong quá trình vận hành, MISA CukCuk luôn sẵn sàng đồng hành – Phần mềm cung cấp giải pháp quản lý F&B chuyên nghiệp, tối ưu quy trình từ gọi món, thanh toán đến quản lý chi phí nguyên vật liệu, tồn kho chính xác, báo cáo tự động mọi lúc mọi nơi!
