Bảng theo dõi công nợ bằng Excel là một công cụ phổ biến được nhiều kế toán nhà hàng vừa và nhỏ sử dụng để quản lý công nợ phải thu, phải trả của nhà hàng. Vậy công cụ này hoạt động như thế nào, và những ưu – nhược điểm khi sử dụng bảng theo dõi công nợ bằng file Excel là gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
1. Bảng theo dõi công nợ bằng Excel là gì?
Bảng theo dõi công nợ bằng file Excel là một tệp tính được tạo từ Microsoft Excel, dùng để ghi chép và quản lý thông tin công nợ của doanh nghiệp. Thông thường, bảng này sẽ chứa các thông tin như tên khách hàng hoặc đối tác, số hóa đơn, ngày phát hành, số tiền đến hạn, số tiền đã thanh toán, số tiền còn nợ và các thông tin liên quan khác.
Công nợ được chia thành 2 loại chính:
- Công nợ khách hàng: Quản lý các khoản phải thu, phát sinh khi khách mua hàng nhưng chưa thanh toán ngay. Những khoản này được gọi chung là công nợ phải thu.
- Công nợ nhà cung cấp: Quản lý các khoản phải trả, phát sinh khi nhà hàng nhập hàng hóa từ nhà cung cấp. Số tiền chưa thanh toán được gọi là công nợ phải trả.
Sử dụng file Excel quản lý công nợ sẽ giúp các chủ cửa hàng tối ưu và tiết kiệm thời gian trong việc quản lý cả hai loại công nợ nêu trên. Hơn nữa, công cụ này sử dụng khá dễ dàng nên được nhiều nhà hàng nhỏ lựa chọn.
2. Các thành phần trong bảng theo dõi công nợ Excel
Trong một bảng theo dõi công nợ bằng file Excel cần có 3 sheet liên kết với nhau theo những nội dung sau:
- Danh mục khách hàng/nhà cung cấp: Gồm các thông tin liên quan như mã theo dõi, mã số thuế, thông tin liên hệ.
- Báo cáo công nợ chi tiết (hay còn gọi là sổ chi tiết công nợ): Cập nhật các giao dịch công nợ chi tiết của từng khách hàng/nhà cung cấp.
- Báo cáo công nợ tổng hợp: Tổng kết lại xem mỗi khách hàng/nhà cung cấp phát sinh và dư nợ cuối kỳ là bao nhiêu. Từ đó, có căn cứ để trả nợ và thu hồi nợ.
>> Tham khảo: Cách theo dõi công nợ phải thu trên Excel cho người mới
2.1. Danh mục khách hàng/nhà cung cấp
Đây là mục đầu tiên của bảng theo dõi công nợ. Phần này cần phải được cung cấp đầy đủ các thông tin như: Mã khách hàng (được mã hóa theo tên khách hàng), tên khách hàng, địa chỉ liên hệ, số điện thoại, mã số thuế, và cột ghi chú nếu cần thiết.
Tại phần khai báo thông tin này, càng cung cấp nhiều thông tin về khách hàng, kế toán nhà hàng càng dễ theo dõi và quản lý công nợ chi tiết hơn.
2.2. Báo cáo công nợ chi tiết
Ở sheet này, toàn bộ bảng theo dõi công nợ sẽ được trình bày một cách chi tiết giúp nhà hàng dễ dàng nắm bắt công nợ của từng khách hàng. Phần này gồm những thông tin như:
- Mã khách hàng
- Tên khách hàng
- Địa chỉ liên hệ (tự động cập nhật theo mã khách hàng đã khai báo ở sheet trước).
- Ngày/tháng/năm được ghi nhận là có công nợ phải thu-trả.
- Số chứng từ ghi nhận nợ
- Nội dung giao dịch mua bán
- Phải thu: Tức số tiền còn nợ sau khi bán mà khách hàng cần phải thanh toán.
- Đã thu: Tức tổng số tiền đã thanh toán được (tất cả hoặc một phần) của công nợ còn thiếu đó.
- Ghi chú nếu có.
Các khoản nợ được cập nhật kịp thời vào sổ theo dõi công nợ ngay sau khi phát sinh. Cuối tháng, kế toán sẽ tổng kết lại để tính tổng công nợ với từng khách hàng/nhà cung cấp. Đồng thời, đối chiếu số liệu hai bên.
Bảng theo dõi công nợ này không chỉ giúp nhà hàng nắm bắt công nợ trên từng đối tượng cụ thể, mà bên cạnh đó, còn biết được công nợ của mình với đối tác ra sao. Từ đó, có phương án thanh toán/thu hồi công nợ hiệu quả. Ngoài ra, công cụ này còn hỗ trợ nhà hàng kiểm tra, rà soát dễ dàng khi phát hiện các dấu hiệu công nợ sai lệch.
2.3. Báo cáo công nợ tổng hợp
Đây là sheet cuối cùng trong file theo dõi công nợ bằng Excel. Vào cuối tháng, dựa vào báo cáo công nợ tổng hợp này, kế toán nhà hàng sẽ chốt được công nợ phải thu, phải trả cho từng khách hàng căn cứ trên tổng số lần nhập/xuất hàng trong tháng.
Sheet này gồm các thông tin sau:
- Số thứ tự
- Nội dung liên quan đến khách hàng/nhà cung cấp (tên khách hàng, phân loại)
- Thông tin về công nợ phải thu và phải trả
Để hỗ trợ việc quản lý công nợ và kinh doanh F&B dễ dàng hơn, MISA CukCuk tặng bạn 10+ Mẫu file excel Quản lý nhà hàng chuyên nghiệp, bao gồm:
- File excel dự toán chi phí mở nhà hàng
- File excel quản lý thu chi
- File excel quản lý công nợ
- File excel quản lý kho nguyên vật liệu
- File excel tính cost nhà hàng
- File excel tính giá vốn bán hàng COGs…
3. Ưu – Nhược điểm của bảng theo dõi công nợ bằng Excel
3.1. Ưu điểm
- Dễ sử dụng: Excel là công cụ quen thuộc với hầu hết mọi người, giao diện đơn giản, dễ thao tác. Chủ nhà hàng có thể nhanh chóng lập bảng và tùy chỉnh theo nhu cầu quản lý.
- Tiết kiệm chi phí: Sử dụng Excel không tốn phí, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn quản lý công nợ mà không cần đầu tư vào phần mềm chuyên dụng.
- Tùy biến linh hoạt: Bạn có thể tùy chỉnh bảng theo dõi công nợ với các hàm tính toán, biểu đồ, định dạng ô, màu sắc theo yêu cầu để dễ dàng quản lý và theo dõi các khoản phải thu, phải trả.
3.2. Nhược điểm
- Dễ sai sót: Nhập liệu và tính toán thủ công trong Excel dễ dẫn đến sai sót. Chỉ cần nhập nhầm số liệu hoặc sử dụng sai công thức, toàn bộ bảng theo dõi công nợ có thể bị ảnh hưởng, gây khó khăn trong quản lý.
- Khó kiểm soát dữ liệu lớn: Khi số lượng giao dịch và dữ liệu ngày càng tăng, bảng Excel có thể trở nên cồng kềnh và khó kiểm soát. Việc tra cứu thông tin, chỉnh sửa, hay tổng hợp báo cáo trở nên phức tạp và tốn nhiều thời gian.
- Thiếu tính bảo mật: Excel không có tính năng phân quyền người dùng, vì vậy, dữ liệu công nợ có thể dễ dàng bị chỉnh sửa hoặc sao chép, gây rủi ro về bảo mật thông tin.
- Không đồng bộ: Excel không hỗ trợ cập nhật dữ liệu theo thời gian thực. Điều này gây khó khăn khi cần theo dõi tình hình công nợ một cách liên tục, đặc biệt khi có nhiều người cùng tham gia quản lý.
Việc sử dụng bảng Excel để quản lý công nợ trở nên kém hiệu quả khi nhà hàng của bạn mở rộng quy mô và khối lượng giao dịch tăng lên. Để giải quyết những hạn chế này, MISA CukCuk cung cấp giải pháp quản lý toàn diện. Phần mềm giúp bạn:
- Tự động hóa quy trình nhập liệu: Giảm thiểu sai sót và cập nhật công nợ theo thời gian thực.
- Theo dõi công nợ chi tiết: Quản lý dễ dàng cả công nợ phải thu và phải trả, với các báo cáo cụ thể, chi tiết.
- Cảnh báo công nợ: Nhắc nhở khi đến hạn thanh toán hoặc khi công nợ vượt mức cho phép, giúp bạn chủ động hơn trong quản lý tài chính.
- Bảo mật cao và phân quyền linh hoạt: Đảm bảo dữ liệu công nợ được bảo vệ và chỉ những người có thẩm quyền mới được truy cập.
4. Tạm kết
Trên đây là những thông tin hữu ích về bảng theo dõi công nợ bằng file Excel. Hy vọng những chia sẻ này sẽ hỗ trợ bạn hiệu quả trong việc quản lý công nợ cũng như thu chi của nhà hàng. Chúc bạn kinh doanh thành công!
