Bảng theo dõi công nợ bằng file Excel là một trong những công cụ phổ biến được nhiều kế toán nhà hàng vừa và nhỏ áp dụng để quản lý tình hình công nợ phải thu, phải trả của  nhà hàng mình. Vậy, chính xác thì công cụ này là gì? Chúng có những ưu – nhược điểm gì khi sử dụng? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây!

1. Bảng theo dõi công nợ bằng file Excel là gì?

Bảng theo dõi công nợ bằng file excel là tệp tính được tạo từ Microsoft Excel để ghi chép và theo dõi thông tin công nợ của doanh nghiệp. Bảng theo dõi công nợ này thường chứa các thông tin như tên khách hàng hoặc đối tác, số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn, số tiền đến hạn, số tiền thanh toán, số tiền còn nợ và các thông tin liên quan khác.

Công nợ được chia thành 2 loại chính, gồm: công nợ khách hàng và công nợ nhà cung cấp. Cụ thể:

• Công nợ khách hàng: Cần quản lý công nợ phải thu. Công nợ này phát sinh khi mua hàng, ví dụ như hàng hóa khách mua chịu. Những khoản tiền này đều gọi chung là công nợ phải thu. 
• Công nợ nhà cung cấp: Cần quản lý công nợ phải trả. Đây là công nợ phát sinh khi cửa hàng nhập hàng hóa từ nhà cung cấp. Khoản tiền chưa được thanh toán này được ghi nhận chung là công nợ phải trả. 

Sử dụng file Excel quản lý công nợ sẽ giúp các chủ cửa hàng, nhà hàng tối ưu và tiết kiệm thời gian trong việc quản lý cả hai loại công nợ nêu trên. Hơn nữa, công cụ này sử dụng khá dễ dàng, miễn phí nên được rất nhiều nhà hàng vừa và nhỏ lựa chọn. 

2. Các thành phần trong một bảng theo dõi công nợ bằng file Excel

Trong một bảng theo dõi công nợ bằng file Excel cần có 3 sheet liên kết với nhau theo những nội dung sau:

• Danh mục khách hàng/nhà cung cấp: Gồm các thông tin liên quan như mã theo dõi, mã số thuế, thông tin liên hệ.
• Báo cáo công nợ chi tiết (hay còn gọi là sổ chi tiết công nợ): Cập nhật các giao dịch công nợ chi tiết của từng khách hàng/nhà cung cấp.
• Báo cáo công nợ tổng hợp: Tổng kết lại xem mỗi khách hàng/nhà cung cấp phát sinh và dư nợ cuối kỳ là bao nhiêu. Từ đó, có căn cứ để trả nợ và thu hồi nợ. 

Chúng ta hãy cùng tìm hiểu cụ thể hơn về từng nội dung được đề cập phía trên nhé:

2.1. Danh mục khách hàng/nhà cung cấp

Đây là mục đầu tiên của bảng theo dõi công nợ. Phần này cần phải được cung cấp đầy đủ các thông tin như: Mã khách hàng (được mã hóa theo tên khách hàng), tên khách hàng, địa chỉ liên hệ, số điện thoại, mã số thuế, và cột ghi chú nếu cần thiết.

Tại phần khai báo thông tin này, càng cung cấp nhiều thông tin về khách hàng, kế toán nhà hàng càng dễ theo dõi và quản lý công nợ chi tiết hơn. 

2.2. Báo cáo công nợ chi tiết

Ở sheet này, toàn bộ bảng theo dõi công nợ sẽ được trình bày một cách chi tiết giúp nhà hàng dễ dàng nắm bắt công nợ của từng khách hàng. Phần này gồm những thông tin như:

• Mã khách hàng
• Tên khách hàng
• Địa chỉ liên hệ (tự động cập nhật theo mã khách hàng đã khai báo ở sheet trước).
• Ngày/tháng/năm được ghi nhận là có công nợ phải thu-trả.
• Số chứng từ ghi nhận nợ
• Nội dung giao dịch mua bán
• Phải thu: Tức số tiền còn nợ sau khi bán mà khách hàng cần phải thanh toán.
• Đã thu: Tức tổng số tiền đã thanh toán được (tất cả hoặc một phần) của công nợ còn thiếu đó. 
• Ghi chú nếu có.

Các khoản nợ được cập nhật kịp thời vào sổ theo dõi công nợ ngay sau khi phát sinh. Cuối tháng, kế toán sẽ tổng kết lại để tính tổng công nợ với từng khách hàng/nhà cung cấp. Đồng thời, đối chiếu số liệu hai bên. 

Bảng theo dõi công nợ này không chỉ giúp nhà hàng nắm bắt công nợ trên từng đối tượng cụ thể, mà bên cạnh đó, còn biết được công nợ của mình với đối tác ra sao. Từ đó, có phương án thanh toán/thu hồi công nợ hiệu quả. Ngoài ra, công cụ này còn hỗ trợ nhà hàng kiểm tra, rà soát dễ dàng khi phát hiện các dấu hiệu công nợ sai lệch.

2.3. Báo cáo công nợ tổng hợp

Đây là sheet cuối cùng trong file theo dõi công nợ bằng Excel. Vào cuối tháng, dựa vào báo cáo công nợ tổng hợp này, kế toán nhà hàng sẽ chốt được công nợ phải thu, phải trả cho từng khách hàng căn cứ trên tổng số lần nhập/xuất hàng trong tháng.

Sheet này gồm các thông tin sau:

• Số thứ tự
• Nội dung liên quan đến khách hàng/nhà cung cấp (tên khách hàng, phân loại)
• Thông tin về công nợ phải thu và phải trả.

3. Lợi ích của việc theo dõi công nợ bằng file Excel

Excel là phần mềm khá phổ biến được sử dụng trên toàn cầu. Là công cụ thiết lập dạng bảng tính giúp lưu trữ thông tin dưới dạng bảng biểu, và hàm tính hỗ trợ tính toán trực tiếp trên file, quản lý công nợ bằng Excel trở nên dễ dàng hơn rất nhiều với những lợi ích tuyệt vời sau:

3.1. Dễ dàng thống kê, phân loại dữ liệu

Là dạng bảng tính nên thông tin trong file Excel được chia cột rõ ràng. Bạn có thể tự thiết kế mẫu theo dõi công nợ dựa trên thông tin mà bạn cần kiểm soát như số thứ tự, tên khách hàng, công nợ, ngày tháng,…Các thông tin nhập vào cần đơn giản, tối ưu để dễ dàng trong việc rà soát, tránh nhầm lẫn. 

3.2. Tìm kiếm dữ liệu dễ dàng

Bảng theo dõi công nợ thông qua file Excel cung cấp khả năng tìm kiếm dữ liệu một cách nhanh chóng và miễn phí. Chỉ cần vào file tìm kiếm ngày/tháng/năm hoặc họ tên khách hàng/nhà cung cấp, là bạn đã có ngay số liệu và thông tin cần tìm. 

3.3. Hoàn toàn miễn phí

Excel là phần mềm hoàn toàn miễn phí được sử dụng gần như trên toàn thế giới. Phần mềm được cài đặt ngay trên máy tính rất thuận lợi cho các chủ nhà hàng sử dụng, nhất là khi họ chưa sẵn sàng để đầu tư chi phí cho những phần mềm quản lý công nợ chuyên nghiệp hơn. 

4. Một số vấn đề khi theo dõi công nợ bằng file Excel

Bên cạnh những lợi ích mà bảng theo dõi công nợ bằng file Excel mang lại, công cụ này còn tồn tại các nhược điểm khiến việc quản lý trở nên rủi ro và bất cập. Có thể kể đến như: 

4.1. Kế toán dễ nhầm lẫn

Đối với các nhà hàng vừa sở hữu kho hàng lớn, mã hàng hóa nhiều đi kèm với việc nhập liệu hàng hóa lên file một cách thủ công sẽ rất dễ xảy ra sai sót. Và mỗi lần nhầm lẫn như vậy, kế toán phải tốn kém khá nhiều thời gian để rà soát và sửa chữa. 

4.2. Bảng theo dõi công nợ excel quản lý thông tin và bảo mật kém

Tính năng bảo mật thấp là một trong những nhược điểm lớn của file Excel. Khi sử dụng Excel, mọi thông tin đều được cập nhật và lưu trữ trên hệ thống máy tính được nhiều bộ phận sử dụng. Do vậy, nhà hàng khó có thể bảo mật được các dữ liệu của mình một cách hiệu quả. 

4.3. Các hàm tính phức tạp dễ gây sai sót trong quá trình thống kê

Thiết lập và xây dựng các công thức tính toán khác nhau cho từng mã hàng hóa là điều không hề dễ dàng với các kế toán nhà hàng. Bên cạnh đó, nhiều sai sót có thể xảy ra và sẽ mất thời gian trong việc tìm kiếm và khắc phục. 

Trên đây là những thông tin về bảng theo dõi công nợ bằng file Excel mà chúng tôi muốn gửi đến bạn. Hy vọng chúng sẽ giúp ích nhiều cho bạn trong việc quản lý công nợ và thu chi của nhà hàng mình. Chúc các bạn thành công!