Nếu chủ quán đang cảm thấy kho quỹ của mình rối như tơ vò, không biết bắt đầu từ đâu, kiểm kê những gì thì với cách quản lý kho bằng excel, bài toán của anh chị sẽ được tường minh hơn rất nhiều. MISA CukCuk sẽ giới thiệu chi tiết nhất đến anh chị các quản lý kho bằng excel đơn giản, hiệu quả.

1. Lợi ích của việc quản lý kho bằng excel

Bên cạnh phương pháp quản lý thủ công bằng việc ghi chép sổ sách thì excel được nhiều chủ quán lựa chọn vì sự tiện dụng và chi phí bỏ ra hoàn toàn “dễ chịu”. Phương pháp này đặc biệt thích hợp với những mô hình kinh doanh vừa, nhỏ, chủ quán mới tập kinh doanh. Bởi lẽ, với excel từ thời gian ghi chép, tính toán đều được cải tiến hơn, tiết kiệm công sức hơn.

Ví dụ: việc ngồi liệt kê nguyên vật liệu đầu vào của cả tháng, thay vì cộng từng ngày, lật sổ, dùng máy tính., anh chị có thể thực hiện các hàm trong excel để hoàn thiện bảng tính chi phí nguyên vật liệu trong kho của mình. Dựa vào bảng tính đó, anh chị cũng có thể hình dung nguyên vật liệu nào của mình đang dư thừa, nguyên vật liệu nào đang cần bổ sung. Điểm này chính là điểm cải tiến khi quản lý tồn kho mà trước đây, việc quản lý thủ công không thể thực hiện được.

2. Để quản lý kho bằng excel hiệu quả thì cần chuẩn bị những gì?

Nếu anh chị chủ quán đang mong muốn tham khảo cách quản lý kho bằng excel, hãy chắc chắn anh chị đã chuẩn bị cho mình những kỹ năng cần thiết dưới đây

2.1. Kiến thức về excel

Với trang tính này, việc nắm vững các hàm tính trong các trang tính là điều vô cùng kiên quyết, bởi vậy anh chị cần xác định một số các hàm tính như sau

• Hàm tìm kiếm: các hàm tìm kiếm phổ biến như như VLOOKUP, HLOOKUP
• Hàm điều kiện IF: hàm điều kiện dùng để lựa chọn các giá trị đúng sau, thực hiện trong các nghiệp vụ tính giá cost hàng bán, khấu hao nguyên vật liệu
• Hàm tính tổng có điều kiện SUMIF: việc tính tổng trong dải ô thỏa mãn điều kiện, có thể áp dụng trong các trang tính tồn kho theo loại nguyên vật liệu hoặc theo kho (kho khô và kho đông)…

2.2.  Chuẩn bị ứng dụng Microsoft, máy tính

Đối với thiết bị thực hiện quản lý kho quỹ về cấu hình đủ tốt để có thể xử lý các trang tính nặng. Điều quan trọng hơn là việc bộ Microsoft Office của anh chị có thể sử dụng được thành thạo, trơn tru với phiên bản từ 2010, 2013, 2016… đều đang cho thấy hiệu năng khá tốt.

3. Cần quản lý những mục gì trong kho

Vậy cụ thể chủ quán nên quản lý những gì về kho quỹ của mình? Cụ thể cách quản lý đó ra sao?

3.1. Quản lý danh mục hàng hoá

Điều đầu tiên là kho quỹ mà anh chị đang có những loại nguyên vật liệu nào cần lưu trữ. Thống kê tên và phân nhóm chúng thành các loại kho phù hợp để có thể tiện quản lý nhanh chóng.

Một điểm cần lưu ý thêm là việc cần đặt quy tắc tên cho từng sản phẩm để tránh việc mã hàng hóa, nguyên vật liệu bị xáo trộn, trong quá trình kiểm đếm dễ nhầm lẫn, không khoa học. 

3.2. Quản lý xuất nhập tồn trong file excel

Các hạng mục cần điền chi tiết nội dung, số lượng, cập nhật đúng, chính xác, hạn chế việc điều chỉnh. Sự chênh lệch sai số khi kiểm đếm có thể là lỗ hổng trong việc chế biến nguyên vật liệu. Chủ quán cũng có thể từ đó giám sát được nhân viên bếp của mình có thực sự chế biến đúng định lượng hay không.

Việc lưu ý số dư đầu kỳ trước các hoạt động báo cáo để chốt chính xác số lượng nguyên vật liệu không làm ảnh hưởng đến số liệu thống kê của những kỳ tiếp theo

4. Hạn chế của việc quản lý kho bằng excel

Trong quá trình sử dụng excel để thực hiện các hoạt động quản lý kho quỹ, nhiều chủ quán sẽ gặp phải một số tình huống dưới đây. Bên cạnh những điểm đang hoàn thiện rất tốt thì những mặt hạn chế sau sẽ giúp anh chị có thể tìm cách khắc phục, chuyển đổi phù hợp

• Việc sử dụng excel chỉ có thể hỗ trợ việc báo cáo số lượng thay vì báo cáo tồn kho theo giá trị thành phẩm. Do việc này đòi hỏi, chủ quán phải thiết lập giá vốn hàng bán. Bởi vậy, nếu chủ quán muốn thực hiện trên 1 trang tính chung thì độ năng có thể khiến việc xử lý dữ liệu mất thời gian đồng thời trang tính sẽ tải nặng hơn.

• Độ bảo mật chưa cao trong trường hợp nếu có nhân sự thao tác trên trang tính, dữ liệu về kho quỹ có thể bị rò rỉ. Đương nhiên nếu với một quy mô không quá lớn, không có người tham gia xử lý dữ liệu chủ quán hoàn toàn có thể kiểm soát hoạt động điều chỉnh của trang tính. Mặt khác với câu chuyện của các mô hình có quy mô vừa, lớn, người kiểm kho là 1 người và người thống kế quản lý kho quỹ là một người khác tình trạng nhầm lẫn, chồng chéo là điều không thể tránh khỏi. Đây cũng được xem là một điểm trừ của ứng dụng này.
• Trong trường hợp chủ quán cần nhìn thấy báo cáo một cách tổng quan về hoạt động kho quỹ của mình thì việc sử dụng excel hoàn toàn không phải là một lựa chọn tối ưu. Điều này cần đòi hỏi chủ quán có thể tự biểu diễn các con số mình cần thành dạng biểu đồ, thống kê hợp lý để nhìn rõ nhất.
• Đối với chủ mô hình không thực sự thành thạo về excel, việc thực hiện các hàm để tính toán đôi khi sẽ là trở ngại. Hoặc là anh chị không tận dụng hết các tính năng của bảng tính này hoặc các chỉ số quan trọng cần thực hiện nhiều bước tính từ nhiều bảng tính khác nhau.

Nhằm hỗ trợ anh/chị quản lý kinh doanh F&B chuyên nghiệp hơn, MISA CukCuk đã tổng hợp bộ mẫu:

• File excel dự toán chi phí mở nhà hàng
• File excel quản lý thu chi
• File excel quản lý công nợ
• File excel quản lý kho nguyên vật liệu
• File excel tính cost nhà hàng
• File excel tính giá vốn bán hàng COGs

Và còn nhiều hơn thế…

5. Tạm kết

Hy vọng với những chia sẻ trên đây của MISA CukCuk anh chị chủ quán đã có thể phần nào hình dung cách thức quản lý kho bằng excel sao cho hiệu quả. Tuỳ thuộc vào mô hình kinh doanh mà anh chị chủ quán có thể lựa chọn cách thức quản lý kho quỹ nguyên vật liệu phù hợp với mình. Đồng thời cũng giúp anh chị nhìn nhận được những điểm hạn chế của phương pháp này để từ đó có phương án xử lý kịp thời, đảm bảo kho quỹ luôn được kiểm soát tốt nhất.