Không còn lo thất thoát với phần mềm quản lý kho quỹ nhà hàng, quán ăn

phần mềm quản lý kho

Trong bài viết dưới đây, MISA CukCuk sẽ giúp chủ quán hình dung cụ thể hơn về hoạt động quản lý kho quỹ, từ việc quản lý những gì, quản lý sao cho hiệu quả và có cách thức gì để hỗ trợ việc quản lý này không. Đặc biệt, MISA CukCuk cũng có lời giải đáp về những phần mềm quản lý kho miễn phí mà nhiều chủ quán đang quan tâm.

1. Quản lý kho và những lợi ích tưởng không hay mà hay không tưởng

Trong quá trình kinh doanh, không ít chủ quán gặp vướng mắc khi quản lý kho quỹ nguyên vật liệu của mình. Điển hình như những mô hình kinh doanh quán ăn, cơm phở văn phòng, khi quản lý bằng việc ghi chép thủ công, cộng sổ và ước chừng nguyên liệu chuẩn bị cho hôm sau.

Tình trạng trên kéo dài dẫn đến việc nhà hàng, quán ăn không thống kê được chính xác mình cần nhập gì, cần bán nhiều thứ gì, tình trạng tồn kho ra sao hoặc việc hàng hóa mất, thất thoát mà không biết. Cụ thể hơn, việc quản lý kho khoa học sẽ giúp chủ nhà hàng, quán cafe:

1.1. Đảm bảo việc vận hành nhà hàng, quán cafe  được xuyên suốt

Việc không kiểm soát được nguồn nguyên vật liệu rất dễ khiến nhà hàng rơi vào tình cảnh, khi lượng khách tăng đột ngột, số lượng nguyên vật liệu chuẩn bị không còn đủ, nhà hành đành phải thực hiện hoạt động thông báo với thực khách về  tạm ngưng phục vụ. Trong khi điều này hoàn toàn có thể được kiểm soát thông qua hoạt động dự trù nguyên vật liệu từ trước đó nếu quản lý được dự báo lượng cầu hợp lý.

1.2. Kiểm soát tình trạng gian lận, thất thoát

Những lỗ hổng trong quá trình chế biến nguyên vật liệu chủ yếu được hình thành từ việc quản lý không có hoạt động theo sát định lượng. Nhân viên chế biến vượt định mức nguyên vật liệu của món ăn dẫn tới việc bán hàng đầu ra không hiệu quả. Nghiêm trọng hơn, nếu nhân viên tự động cắt phần nguyên vật liệu để chuộc lợi mà chủ quán không hay biết, bán hàng vẫn thấy có khách nhưng tính ra lãi lại chẳng được bao nhiêu. Hoạt động đo đếm, kiểm soát nguyên vật liệu một lần nữa làm hạn chế hoạt động gian lận này và giúp chủ quán nhanh chóng tìm ra sai lệch và khắc phục kịp thời

1.3. Tiết kiệm chi phí, giá thành của món ăn, đồ uống

Việc cân đối được đầu vào của nguyên vật liệu, kiểm soát tốt sẽ khiến việc hợp tác với nhà cung cấp và bình ổn giá của nhà hàng, quán cafe trở nên dễ dàng hơn. Giá thành khi mua với số lượng lớn, sỉ sẽ khác với giá thành khi mua vào nhỏ lẻ. Giá thành đầu vào không ổn định là yếu tố cản trở việc kinh doanh thu lời, tăng giá thất thường để có lãi thì không có khách còn giữ nguyên giá thì bán hàng chỉ đủ hoà vốn. Bởi vậy, việc quản lý kho quỹ chặt chẽ là vô cùng cần thiết.

1.4. Cải thiện chất lượng dịch vụ

Đáp ứng đúng nhu cầu khi khách hàng cần là nguyên tắc cơ bản của ngành dịch vụ. Trải nghiệm này có thể gián đoạn bởi việc hết món, hết bàn, đổi món. Tâm trạng của một khách hàng đang đói sẽ rất khó xoa dịu, càng hạn chế việc hết món, càng phần nào giúp khách hàng vui vẻ, hoàn thiện trải nghiệm và có ấn tượng tốt về mô hình quán ăn của mình. 

2. Mô hình nào cần quản lý kho, mô hình nào không?

Nhiều chủ quán sẽ đặt ra câu hỏi: với mô hình nào cần quản lý kho, mô hình nào không. MISA CukCuk xin chia thành 2 nhóm mô hình: mô hình chuyên nghiệp, phục vụ tần suất cao và các mô hình vừa/nhỏ.

2.1. Các mô hình chuyên nghiệp, phục vụ tần suất cao

Đối với hoạt động của các mô hình lớn, chuyên nghiệp có tần suất phục vụ lớn, khâu chế biến, quản lý nguyên vật liệu có sự tham gia của rất nhiều người, việc quản lý nguyên vật liệu là điều kiện kiên quyết nếu chủ quán không muốn hoạt động thất thoát, gian lận xảy ra.

2.2. Các mô hình vừa, nhỏ

Với các mô hình nhỏ, vừa, chủ quán có thể chủ động trong việc nắm bắt, quản lý nguyên vật liệu và chế biến, việc quản lý kho không bắt buộc. Tuy nhiên về lâu dài, nếu chủ quán muốn mở rộng mô hình kinh doanh của mình thì việc quản lý bài bản kho quỹ của mình nên bắt đầu càng sớm càng tốt. Không chỉ có những mô hình lớn mới thất thoát, mô hình nhỏ, nguyên vật liệu không được kiểm soát kịp thời, doanh thu mãi đứng yên tại chỗ vì bán chỉ hoà vốn.

3. So sánh sự lợi hại của 3 cách quản lý kho phổ biến nhất hiện nay

Vậy có cách nào giúp chủ quán có thể kiểm soát dễ dàng tình hình kho quỹ nói trên hay không? Câu trả lời là hoàn toàn có khi chủ quán thống kê hoạt động xuất nhập, theo dõi kho quỹ một cách khoa học và đặc biệt nhanh chóng, thuận tiện hơn nữa với  phần mềm quản lý kho quỹ nhà hàng.

Ghi chép sổ sách Sử dụng Excel Phần mềm quản lý
Sự chính xác, bảo mật của số liệu
  • Không bảo mật
  • Ghi chép, cộng sổ thủ công dễ sai lệch thông tin
  • Có thể sử dụng khoá bảng tính tuy nhiên nếu có nhiều nhân sự tham gia, bảng tính không được bảo mật
  • Số liệu tính toán chính xác
  • Phân quyền theo nhiệm vụ nên bảo mật cao
Các chức năng báo cáo
  • Không có
  • Yêu cầu biết về các hàm tính trong excel để thiết lập báo cáo
  • Có thể dễ dàng xem chỉ với các nhấp chọn
Thời gian cập nhật, cách cập nhật
  • Cuối ngày, cuối tháng hoặc khi nào quản lý nhập liệu
  • Có thể cập nhật theo ngày, tuy nhiên với dữ liệu tháng, năm thì cần tổng hợp từ nhiều bảng tính theo ngày
  • Cập nhật tức thời ngay khi có hoạt động mua bán hàng
Chi phí triển khai
  • Miễn phí
  • Miễn phí
  • 10.000đ/ ngày

4. Những tính năng cần có của một phần mềm quản lý kho

 4.1. Quản lý tồn kho

Tính năng này hỗ trợ chủ nhà hàng, quán ăn nắm rõ được kịp thời tình trạng hàng hóa, nguyên vật liệu còn tồn đọng trong kho. Điều này giúp người quản lý chủ động trong các hoạt động giải quyết tồn kho như áp dụng khuyến mãi đối với các nguyên vật liệu gần đến hạn dùng hoặc việc giảm thiểu tình trạng bị động của bếp khi nguyên vật liệu thiếu hụt trong quá trình chế biến vào khung giờ cao điểm.

4.2. Quản lý nhập hàng

Phần mềm hỗ trợ việc quản lý nhập hàng giúp anh chị kiểm soát số lượng, hạn dùng đồng thời tổng hợp công nợ với nhà cung cấp. Việc này là tiền đề để hoạt động quản lý kho được diễn ra thuận lợi.

4.3. Quản lý kiểm hàng

Hệ thống báo cáo kiểm hàng đầy đủ, tường minh, hoạt động kiểm đếm khoa học là điều kiện kiên quyết để kho quỹ luôn luôn lưu thông và đảm bảo sử dụng nguyên vật liệu đúng lúc, đúng định lượng.

4.4. Báo cáo

Và tính năng không thể thiếu là báo cáo tồn kho, thay vì việc ghi chép và thống kê thủ công thì việc báo cáo cập nhật hoạt động của kho theo giờ hỗ trợ chủ quán rất nhiều về thời gian và công sức. Với những mô hình chủ quán hoặc quản lý không thể trực tiếp giám sát, việc theo dõi báo cáo kho quỹ cần được thực hiện thông qua các thiết bị thuận tiện như điện thoại, laptop..

5. Tính năng của phần mềm quản lý kho MISA CukCuk

Để có thể hình dung dễ hơn về việc chủ quán sẽ phải khai báo những gì, xem báo cáo, cập nhật thông tin vào đâu, trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết nhất cách thức xuất nhập thông tin trên phần mềm quản lý kho quỹ MISA CUKCUK để chủ quán có thể nắm được.

5.1. Khai báo danh mục kho

Khách hàng chọn mục Tổng quan nhấp chọn thư mục Kho, nhấn chọn nút Thêm, thực hiện khai báo các trường thông tin chung: mã kho, tên kho, địa chỉ (khu vực đặt kho).

Nhấp chọn Cất để hoàn tất việc điền thông tin của mình

5.2. Nhập tồn kho đầu kỳ

Chủ quán có thể lựa chọn khai báo tồn kho nguyên vật liệu theo 2 cách: trực tiếp khai báo trên phần mềm các loại nguyên vật liệu tồn kho, hoặc nhập dữ liệu vào phần mềm bằng cách xuất file mình đang quản lý trên excel vào phần mềm

a. Khai báo trực tiếp nguyên vật liệu tồn kho

Khách hàng vào trình quản lý, nhấp chọn mục Thiết lập hệ thống → Nhập số dư ban đầu. Trong tab Tồn kho nhấp chọn Nhập tồn kho sau đó tiến hành khai báo số liệu tồn kho. Chủ quán thực hiện click Thêm dòng để tiếp tục thực hiện khai báo thêm các nguyên liệu khác.

Trong các trường thông tin bạn cần nhập thêm, chủ quán đặc biệt lưu ý mục Hạn sử dụng để hệ thống có thể nhắc nhở chủ quán hạn sử dụng kịp thời tránh tình trạng thất thoát, lãng phí. Sau khi đã hoàn thành các đầu mục, nhấp chọn Cất để hoàn thành quá trình nhập liệu

b. Chuyển dữ liệu quản lý kho từ file excel đã có sẵn sang hệ thống

Tại trình quản lý, nhấp chọn Thiết lập hệ thống → Nhập số dư ban đầu. Trong tab Tồn kho nhấp chọn Nhập khẩu. Tại đây, chủ quán lấy file mẫu dữ liệu xuống và thực hiện việc sao chép thông tin vào file mẫu để quá trình nhập khẩu dữ liệu được nhanh chóng, chuẩn xác.

Thực hiện thao tác nhập khẩu dữ liệu lên file. Tại bước Kiểm tra dữ liệu, phần mềm sẽ thông báo trạng thái dữ liệu được xem là có hợp lệ hay không và thông báo ngay trên từng dòng.

5.3. Xuất kho

Có 2 loại hàng hóa khi xuất kho là hàng hóa xuất để bán và hàng hóa xuất để hủy.

a. Xuất hàng hóa để bán

Click chọn Kho → Xuất kho. Nhấp chọn Thêm, click chọn Xuất kho bán hàng. Chọn món đã bán và thực hiện tìm kiếm, chọn món đã bán để đưa vào tính toán nguyên vật liệu. Thực hiện các thao tác chỉnh sửa cần thiết để hoàn thành rồi nhấp chọn Cất.

Lưu ý phần Hạn sử dụng để chủ quán có thể theo dõi chính xác nhất hạn sử dụng của những sản phẩm cùng loại ở trong kho.

b. Xuất hàng hóa để hủy

Đối với những trường hợp hủy hàng hóa do hỏng, do lấy làm nguyên liệu chế biến món mới được tính là những hàng hóa xuất để hủy. Với loại hàng hóa này, chủ quán thực hiện các bước sau

Click chọn Kho → Xuất kho. Nhấp chọn Thêm, click chọn Hủy nguyên vật liệu tại Phiếu xuất kho. Tại đây bạn thực hiện khai báo chi tiết nguyên nhân, lý do hủy để có thể nắm bắt, theo dõi chính xác nhất tình trạng kho của mình, tránh tình trạng hàng hóa hủy không rõ nguyên nhân. Khai báo các thông tin chung.

5.4. Theo dõi tình hình xuất, nhập, tồn kho

Sau khi đã hoàn thành các thao tác khai báo cơ bản, chủ quán có thể lập phiếu xuất, nhập, kiểm kê kho theo từng thời điểm, phân loại chi tiết đến từng nhóm nguyên vật liệu, thậm chí là từng nguyên vật liệu cụ thể. Hướng dẫn cụ thể

Chủ quán click chọn Kho → Tổng hợp tồn kho. Tại đây, anh chị chủ quán hoàn toàn có thể tự chọn dữ liệu cần thiết và nhấp chọn Lấy dữ liệu để có thể tổng hợp tình hình xuất, nhập, tồn chi tiết.

Đăng ký trải nghiệm 15 ngày dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm quản lý kho quỹ, nguyên vật liệu nhà hàng tại đây


5/5 - (1 bình chọn)
Chia sẻ bài viết hữu ích này