Quy trình setup nhà hàng chuyên nghiệp & lưu ý không thể bỏ qua

Theo thống kê, khoảng 60% nhà hàng mới mở không thể tồn tại qua năm đầu tiên, 80% phải đóng cửa trong 5 năm đầu hoạt động. Nguyên nhân chính dẫn đến thất bại này thường xuất phát từ việc thiếu một quy trình setup nhà hàng bài bản. Trong bài viết dưới đây, MISA CukCuk sẽ chia sẻ quy trình setup nhà hàng chuyên nghiệp và các lưu ý chi tiết.

1. Quy trình setup nhà hàng là gì?

Quy trình setup nhà hàng là toàn bộ các bước chuẩn bị để đưa nhà hàng vào hoạt động hiệu quả. Đây không chỉ là việc bài trí bàn ghế, mà còn bao gồm các công đoạn quan trọng như thiết kế không gian, xây dựng thực đơn, tuyển dụng nhân sự, thiết lập quy trình vận hành và triển khai kế hoạch marketing.

Tại sao cần có quy trình setup nhà hàng?

Quy trình này là nền tảng để đảm bảo nhà hàng hoạt động hiệu quả ngay từ ngày đầu tiên. Cụ thể quy trình setup nhà hàng giúp:

• Tạo ấn tượng với khách hàng: Một nhà hàng được setup bài bản sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp và thu hút khách hàng ngay từ lần đầu ghé thăm.
• Định hình phong cách và thương hiệu: Quy trình setup giúp xác định rõ phong cách nhà hàng, từ thực đơn, trang trí đến dịch vụ, đảm bảo nhà hàng có bản sắc riêng và dễ ghi nhớ.
• Tiết kiệm chi phí và thời gian: Khi mọi thứ được chuẩn bị kỹ lưỡng và có kế hoạch, bạn sẽ tránh được những sai lầm không đáng có như mua sắm thừa hoặc thiếu thiết bị, thuê nhân viên không phù hợp.
• Tối ưu vận hành: Một quy trình setup chuẩn sẽ giúp các bộ phận trong nhà hàng phối hợp nhịp nhàng ngay từ đầu, từ bếp, phục vụ đến quản lý, tránh sự lộn xộn khi đi vào hoạt động.
• Tăng khả năng thành công: Theo thống kê, nhiều nhà hàng thất bại trong năm đầu do thiếu sự chuẩn bị bài bản. Quy trình setup đúng cách giúp bạn tránh những sai lầm không đáng có và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài.

Bạn muốn vận hành nhà hàng chuyên nghiệp?THỬ NGAY MISA CUKCUK & NHẬN TƯ VẤN 1-1 TỪ CHUYÊN GIA

2. Quy trình setup nhà hàng tiêu chuẩn

2.1. Nghiên cứu, phân tích thị trường

2.2. Chọn mặt bằng và thiết kế không gian

Chọn mặt bằng

Một mặt bằng lý tưởng nên nằm ở vị trí đông dân cư, gần các khu vực có nhu cầu ăn uống cao như văn phòng, trường học, trung tâm thương mại hoặc khu du lịch. Khả năng tiếp cận dễ dàng, giao thông thuận tiện và có chỗ đỗ xe là những tiêu chí cần ưu tiên.

Bên cạnh đó, yếu tố chi phí thuê mặt bằng cũng cần được tính toán kỹ lưỡng. Thông thường, chi phí thuê nên nằm trong khoảng 10% – 15% doanh thu dự kiến. Ví dụ, nếu doanh thu mục tiêu là 300 triệu/tháng, chi phí thuê mặt bằng nên dao động trong khoảng 30 – 45 triệu/tháng.

Thiết kế không gian

Phong cách thiết kế cần đồng nhất với loại hình ẩm thực mà nhà hàng hướng tới. Ví dụ, một nhà hàng chuyên đồ Âu nên chọn phong cách sang trọng, tinh tế, trong khi quán ăn gia đình có thể tập trung vào sự ấm cúng, gần gũi.

Ngoài khu vực phục vụ khách, cần chú trọng thiết kế khu bếp sao cho kín đáo nhưng thuận tiện cho nhân viên di chuyển. Ánh sáng, màu sắc và âm nhạc cũng là những yếu tố quan trọng tạo nên không gian đặc trưng cho nhà hàng.

Để hỗ trợ bạn setup nhà hàng hiệu quả hơn, MISA CukCuk gửi tặng Template 10+ file Mẫu kế hoạch kinh doanh nhà hàng. Bao gồm:

• File kế hoạch mục tiêu doanh thu, chi phí
• File phân tích thị trường và khách hàng mục tiêu
• File kế hoạch tài chính dự kiến
• File chiến lược Sales & Marketing…

2.3. Xây dựng thực đơn

Để xây dựng thực đơn phù hợp, trước tiên bạn cần xác định rõ phong cách và đối tượng khách hàng hướng tới. Ví dụ, nếu hướng đến khách hàng trẻ, menu có thể tập trung vào các món ăn hiện đại, sáng tạo, dễ chia sẻ.

Với nhà hàng gia đình, bạn nên bổ sung các set ăn lớn hoặc món phù hợp với trẻ em. Số lượng món cũng rất quan trọng – đừng quá tham lam với thực đơn dài, hãy giữ mọi thứ vừa đủ để đảm bảo chất lượng món ăn và tối ưu vận hành.

Cách xây dựng thực đơn hiệu quả là tận dụng nguyên liệu chéo, tức là sử dụng cùng một nguyên liệu cho nhiều món khác nhau. Ví dụ, cà chua có thể dùng cho salad, sốt và các món xào. Đừng quên cân đối giữa món chính, đồ uống và các món đặc trưng để làm nổi bật phong cách riêng của nhà hàng.

Thiết kế menu

Thiết kế thực đơn chính là cách bạn “kể câu chuyện” về nhà hàng của mình. Bạn có thể dùng phần mềm thiết kế menu miễn phí để tạo một menu với bố cục rõ ràng, phông chữ dễ đọc. Các món đặc trưng hoặc món lợi nhuận cao nên được đặt ở vị trí dễ chú ý như đầu hoặc giữa trang.

Bạn nên chọn màu sắc phù hợp với phong cách nhà hàng, ví dụ, màu xanh lá tạo cảm giác tươi mát cho quán salad, màu vàng nhạt mang lại sự ấm cúng cho quán ăn gia đình. Hình ảnh món ăn cần thực tế, hấp dẫn nhưng không quá phô trương, vì nếu ảnh minh họa khác xa thực tế sẽ gây thất vọng cho khách hàng và họ sẽ không quay lại.

>> Xem thêm: Menu điện tử là gì? Xu hướng tất yếu trong ngành F&B

2.4. Mua sắm thiết bị, dụng cụ

Trước tiên, bạn cần lập danh sách công cụ dụng cụ nhà hàng cần thiết, bao gồm thiết bị bếp, dụng cụ phục vụ và đồ nội thất. Ví dụ, khu bếp cần các thiết bị như bếp gas, lò nướng, tủ lạnh, nồi niêu xoong chảo. Khu vực phục vụ khách cần bàn ghế, bát đũa, ly cốc, đồ trang trí…

Khi mua sắm, bạn nên cân nhắc giữa việc mua mới, thuê hoặc mua lại đồ cũ. Các thiết bị bếp công nghiệp, nếu mua mới, sẽ đảm bảo tuổi thọ và hiệu suất tốt hơn, nhưng có thể xem xét mua lại đồ cũ chất lượng cao để tiết kiệm chi phí. Hãy lựa chọn nhà cung cấp uy tín với chính sách bảo hành rõ ràng.

2.5. Tuyển dụng và đào tạo nhân sự

Nhân viên chính là “bộ mặt” của nhà hàng, là người trực tiếp ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng. Vì vậy, việc tuyển dụng và đào tạo đội ngũ nhân sự là vô cùng quan trọng.

Tuyển dụng

• Xác định rõ số lượng và vai trò cần tuyển: đầu bếp, phục vụ, thu ngân, quản lý…
• Mô tả công việc chi tiết và yêu cầu cụ thể, giúp ứng viên hiểu rõ nhiệm vụ và kỹ năng cần có.
• Sử dụng các kênh tuyển dụng như mạng xã hội, website việc làm hoặc thông qua giới thiệu để tìm nhân sự phù hợp.

Đào tạo

• Tổ chức đào tạo cơ bản cho nhân viên mới, bao gồm: quy trình làm việc, kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống.
• Đào tạo chuyên sâu cho từng vị trí, ví dụ: nhân viên bếp học về an toàn thực phẩm, nhân viên phục vụ học cách upsell (bán thêm – tư vấn gọi món).
• Thực hiện đào tạo định kỳ để nâng cao kỹ năng và cập nhật xu hướng mới trong ngành dịch vụ.

2.6. Xây dựng quy trình vận hành

Quy trình vận hành là “xương sống” giúp nhà hàng hoạt động trơn tru và hiệu quả. Một quy trình rõ ràng sẽ giúp nhân viên hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của mình và phối hợp ăn ý với các bộ phận khác.

Quy trình vận hành nhà hàng gồm 5 bước cơ bản:

• Bước 1: Chuẩn bị trước giờ mở cửa
• Bước 2: Đón tiếp và phục vụ khách hàng
• Bước 3: Chế biến món ăn
• Bước 4: Thanh toán và tiễn khách
• Bước 5: Dọn dẹp và chuẩn bị cho ca sau

Mời bạn xem chi tiết quy trình tại đây.

Để nâng cao hiệu quả, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng như MISA CukCuk để tự động hóa các quy trình chấm công, ghi nhận doanh thu hay báo cáo hiệu suất làm việc.

2.7. Hoàn thiện thủ tục pháp lý

Các thủ tục pháp lý cơ bản gồm giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩ, giấy phép phòng cháy chữa cháy. Trong đó, giấy phép đăng ký kinh doanh là điều kiện bắt buộc để nhà hàng được hoạt động chính thức, thường cần các thông tin như tên doanh nghiệp, loại hình kinh doanh và địa chỉ nhà hàng.

Ngoài ra, các giấy tờ như hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng lao động với nhân viên, hoặc giấy phép bán rượu (nếu có) cũng cần được chuẩn bị kỹ lưỡng. Nếu cần thiết, bạn có thể tìm đến các đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp để hỗ trợ quá trình này.

2.8. Triển khai marketing & quảng cáo

Marketing và quảng cáo là cách để nhanh chóng thu hút khách hàng và gây ấn tượng. Bạn có thể tham khảo một số hoạt động marketing nhà hàng dưới đây:

• Tổ chức chương trình khai trương: Giảm giá, tặng món miễn phí hoặc bốc thăm trúng thưởng để tạo sự chú ý.
• Quảng bá trên mạng xã hội: Đăng tải hình ảnh món ăn, không gian nhà hàng và các video ngắn thu hút. Chạy quảng cáo tiếp cận đúng khách hàng mục tiêu.
• Hợp tác với KOLs hoặc food bloggers: Mời họ đến trải nghiệm và chia sẻ đánh giá trên các kênh truyền thông.
• Đăng ký các nền tảng giao hàng: Cung cấp ưu đãi đặc biệt như giảm giá cho đơn đầu tiên để tăng tiếp cận.
• Chăm sóc khách hàng cũ: Triển khai chương trình tích điểm, tặng voucher giảm giá hoặc gửi ưu đãi nhân dịp sinh nhật.

Để hỗ trợ bạn kinh doanh hiệu quả hơn, MISA CukCuk gửi tặng ebook Bí quyết X3 doanh thu dịp cuối năm. Cuốn ebook chia sẻ cách tạo trải nghiệm độc đáo, marketing thu hút khách hàng và chiến lược toàn diện để tăng trưởng doanh thu. ẤN VÀO ẢNH ĐỂ TẢI MIỄN PHÍ!

3. Một số lưu ý khi setup nhà hàng

Kiểm soát chi phí

Lập kế hoạch ngân sách chi tiết cho từng hạng mục như mặt bằng, thiết bị, phần mềm quản lý, nhân sự, marketing. Đừng chi quá nhiều vào những hạng mục không mang lại giá trị cho khách hàng, nhưng cũng không nên tiết kiệm ở những yếu tố quan trọng như chất lượng thực phẩm hay dịch vụ.

Xác định rõ đối tượng khách hàng và phong cách nhà hàng

Trước khi setup, hãy xác định rõ bạn muốn phục vụ ai (dân văn phòng, gia đình…) và phong cách ẩm thực của nhà hàng. Điều này sẽ ảnh hưởng đến mọi quyết định về sau, nên hãy thận trọng ngay từ đầu. Nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng, tham khảo người đi trước, đảm bảo bạn có đầy đủ kiến thức và kinh nghiệm vận hành.

Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng

Vận hành nhà hàng thủ công có thể khiến bạn đối mặt với nhiều “nỗi đau” như sai sót khi tính lương, khó kiểm soát kho hàng hoặc mất thời gian tính lại doanh thu từng ngày. Để giải quyết triệt để những vấn đề này, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk. Cụ thể phần mềm giúp:

• Gọi món in bill nhanh chóng: Tối ưu quy trình phục vụ khi thực đơn tự động chuyển từ nhân viên phục vụ đến bếp chỉ với một thao tác.
• Kiểm soát tồn kho tự động: Theo dõi xuất nhập tồn nguyên vật liệu chính xác, tự động cảnh báo khi nguyên liệu sắp hết.
• Theo dõi doanh thu và báo cáo chi tiết: Nắm rõ tình hình kinh doanh theo ngày, tháng, từng món ăn, từng ca làm việc.

MIỄN PHÍ dùng thử

4. Tạm kết

Trên đây MISA CukCuk đã chia sẻ quy trình setup nhà hàng chuyên nghiệp, chi tiết. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn xây dựng được quy trình phù hợp với nhà hàng của mình, từ đó tối ưu vận hành và gia tăng doanh số. Chúc bạn kinh doanh thành công!