Cùng MISA CukCuk điểm sơ qua những công việc cần làm trong một ngày của người quản lý nhà hàng. Từ nhân viên, kiểm soát tài chính, kiểm kê hàng hóa, bảo quản tài sản, đến điều hành công việc, giải quyết thắc mắc, đóng góp của khách hàng cũng như xử lý phát sinh trong quá trình phục vụ…

Đối với những chủ nhà hàng, quán ăn nhỏ, họ thường tự mình kiểm soát công việc. Họ thực hiện kiêm nhiệm phần việc quản lý nhà hàng để tối giản chi phí. Đây cũng là một cách đưa ra các quyết định nhanh chóng thuận tiện hơn. Tuy nhiên, nếu chủ quán muốn tuyển nhân sự hỗ trợ, hãy chắc chắn mình có thể thống kê chi tiết trách nhiệm, nghĩa vụ của họ để theo sát công việc và kết quả nhân sự đạt được.

1. Người quản lý nhà hàng là ai? Chức năng của họ là gì?

Người quản lý nhà hàng là người sẽ thay giám đốc nhà hàng giải quyết các vấn đề liên quan đến dịch vụ nhà hàng. Bảo đảm chất lượng thực phẩm từ nhà bếp ra đến bàn ăn của khách hàng. Bên cạnh đó, họ cũng là người quản lý nhân sự trong nhà hàng. Đồng thời duy trì các hoạt động kinh doanh diễn ra tốt nhất có thể.

Quản lý nhà hàng là một công việc rất áp lực, nhiều thách thức và phải đối mặt với vô số những “bất ngờ” đến từ các vị khách hay thậm chí là từ chính nhân viên của mình. 

Chức năng của người quản lý nhà hàng là đưa ra các quyết định lớn nhỏ, điều khiển và chi phối mọi hoạt động diễn ra trong nhà hàng. Chính vì vậy, để có thể quản lý tốt nhà hàng đòi hỏi người quản lý cần phải trang bị cho mình đầy đủ các kĩ năng chuyên môn, nghiệp vụ, kể cả những kĩ năng mềm để có thể ứng phó với mọi tình huống. 

Tuy rất áp lực và nhiều thử thách, nhưng nghề quản lý nhà hàng này vẫn có cái thú vị riêng của nó, luôn có thể thu hút rất nhiều người đặc biệt là các bạn trẻ đến thử sức. Vì vậy, nếu bạn còn đang đắn đo có nên chọn làm quản lý nhà hàng hay không thì đừng ngần ngại “làm quen” với nó nhé. Vì nếu bạn thực sự cố gắng bạn sẽ được đền đáp xứng đáng với mức lương khủng đó. 

2. Nhiệm vụ của người quản lý nhà hàng 

2.1. Quản lý – tuyển dụng nhân sự

Người quản lý nhà hàng có trách nhiệm tuyển dụng nhân viên, bố trí nơi làm việc, sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên và đôn đốc các bộ phận thực hiện đúng theo tiến độ. Bên cạnh đó, quản lý còn phải thực hiện chấm công hàng tháng. Đánh giá kết quả làm việc của nhân viên để báo cáo với sếp để có chính sách thưởng, phạt rõ ràng, công tâm.

Hàng ngày cần tổ chức các cuộc họp đầu ca làm để truyền đạt cho nhân viên những thông tin mới. Người quản lý hàng tháng cũng phải tổ chức các buổi training, đào tạo nhân viên để chất lượng phục vụ của nhà hàng ngày càng đổi mới và tiến bộ.

2.2. Quản lý doanh thu, tài chính

Người quản lý phải nắm rõ chi phí nguyên vật liệu, việc sửa đổi hay huỷ hoá đơn bán hàng, doanh thu và lợi nhuận thu được mỗi ngày. Ngoài ra, nhà hàng còn có một nguồn thu linh hoạt nữa là tiền tips. Quản lý cần phải kiểm soát được nguồn thu này để tránh xảy ra tình trạng không công bằng giữa các nhân viên. Số tiền tips mà quản lý kiểm soát có thể để tổ chức các buổi team building hay thưởng thêm cho nhân viên làm việc tốt nhất nhằm tạo ra động lực làm việc cho nhân viên. 

Nhiệm vụ của người quản lý còn có xây dựng kế hoạch để doanh số và lợi nhuận đạt chỉ tiêu. Đồng thời đưa ra giải pháp để thúc đẩy doanh số

2.3. Quản lý cơ sở hạ tầng của nhà hàng

Đặc thù ở các nhà hàng là có rất nhiều dụng cụ, đồ vật có kích thước nhỏ, dễ bị rơi vỡ, thất lạc hoặc trộm cắp. Vì vậy, quản lý cần phải nắm rõ số lượng đồ vật cũng như thường xuyên theo dõi, kiểm tra số lượng và chất lượng các tài sản của nhà hàng để trình báo mất mát kịp thời. 

Bên cạnh đó, người quản lý cần đảm bảo các cơ sở vật chất của nhà hàng luôn ở tình trạng ổn định, có thể sử dụng tốt để không làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng khi dùng bữa tại đây. 

2.4. Quản lý đảm bảo chất lượng dịch vụ của nhà hàng

Nhà hàng cần thu hút được nhiều khách để làm ăn phát đạt, không chỉ dựa vào món ăn ngon mà còn ở chất lượng dịch vụ của nhà hàng. Vì chính yếu tố này sẽ quyết định khách hàng có quay lại lần nữa hay không. Thế nên, người quản lý nhà hàng cần phải thực hiện một số việc như sau: 

• Giám sát việc thực hiện các tiêu chuẩn và thái độ phục vụ khách hàng của nhân viên.
• Đảm bảo tính khoa học và chất lượng của thực đơn.
• Đáp ứng các yêu cầu của khách hàng về khẩu vị và phần ăn một cách hợp lý.
• Luôn phải đảm bảo việc vệ sinh an toàn thực phẩm. Giữ vệ sinh các bàn ăn và các khu vực khác trong nhà hàng.
• Sau các đánh giá, nhận xét thì cần nêu lên những giải pháp để cải tiến quy chuẩn phục vụ của nhà hàng.

2.5. Tiếp thị và hỗ trợ kinh doanh

Một hạng mục khác trong công việc của quản lý là người quản lý chủ động tìm kiếm nguồn khách hàng. Phối hợp phòng marketing triển khai việc sử dụng hệ thống nhận diện thương hiệu nhà hàng. Đồng thời phối hợp phòng kinh doanh xây dựng kế hoạch bán hàng. Triển khai tổ chức các chương trình khuyến mãi theo kế hoạch đã được duyệt…

2.6. Giải quyết các phản ánh và sự cố của khách hàng

Nhà hàng là nơi dễ phát sinh khiếu nại và xuất hiện các sự cố ngoài ý muốn từ khách hàng, người quản lý nhà hàng cần phải trực tiếp giải quyết những khiếu nại ấy khi khách hàng yêu cầu. 

Người quản lý nhà hàng cần theo dõi và đánh giá sự hài lòng của khách hàng. Tạo ấn tượng đẹp, xây dựng lòng tin và duy trì quan hệ tốt với thực khách. Sau đó cần thống kê, báo cáo kết quả hàng tuần, hàng tháng cho giám đốc để có có hướng phát triển, hay xử lý kịp thời những vấn đề về tiêu chuẩn phục vụ. 

Vì tính chất công việc luôn phải chuẩn bị sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu từ khách hàng hay nhiệm vụ đột xuất từ cấp trên nên người quản lý nhà hàng cần trang bị đầy đủ những kỹ năng để giải quyết thành thạo mọi vấn đề. Đặc biệt là kinh nghiệm quản trị nhân sự và khả năng ứng biến trước những tình huống khiếu nại, than phiền từ khách hàng.

3. Công việc của người quản lý nhà hàng

3.1. Đầu ngày 

• Trước khi bắt đầu giờ làm, bộ phận quản lý sẽ có một cuộc họp nhanh với các nhân viên để xác định lại công việc của ngày hoặc thông báo tới nhân viên nếu có thay đổi bất ngờ.
• Kiểm tra check list công việc, tình hình vệ sinh nhà hàng trước khi mở cửa đón khách.
• Xem báo cáo công việc của ngày hôm trước và giải quyết các vấn đề còn tồn đọng.

3.2. Trong ngày

• Giám sát quy trình phục vụ khách hàng của nhân viên.
• Tiếp nhận các phản hồi cũng như giải quyết khiếu nại, sự cố mà khách hàng gặp phải khi dùng bữa tại nhà hàng.
• Theo dõi toàn bộ quá trình hoạt động của nhà hàng từ khu vực bếp nấu, thu ngân, bảo vệ… thông qua camera giám sát và trực tiếp đi kiểm tra nếu phát hiện vấn đề.
• Khi nhà hàng bị quá tải vào các giờ cao điểm như bữa sáng, bữa trưa mà lượng nhân viên phục vụ lại không đủ để đáp ứng thì người quản lý nhà hàng cũng cần phải phụ giúp để quy trình phục vụ khách không bị chậm trễ. 

3.3. Cuối ngày

• Kiểm tra tiến độ hoàn thành công việc của ngày, nếu còn việc thì nên cố gắng sắp xếp nhân lực giải quyết ngay.
• Kiểm tra toàn bộ nhà hàng về các vấn đề như vệ sinh, đóng khoá cẩn thận các lối ra vào và đảm bảo an toàn các thiết bị điện, bếp gas để phòng chống cháy nổ trước khi rời khỏi nhà hàng.
• Người quản lý nhà hàng cần làm bảng báo cáo chi tiết nội dung công việc của ngày hôm đó trước khi kết thúc ngày làm việc của mình.

3.4. Báo cáo với chủ hoặc giám đốc điều hành nhà hàng

• Định kì hàng tuần, hàng tháng, nhiệm vụ của người quản lý là phải báo cáo cho chủ hoặc giám đốc nhà hàng về công việc của nhà hàng, công việc quản lý và điều hành bộ phận. Bên cạnh đó, các trường hợp đột xuất xảy ra tại nhà hàng cũng cần phải báo cáo chi tiết để giám đốc nắm được thông tin. 
• Nội dung của bản báo cáo hàng ngày/ hàng tuần thường sẽ tập trung vào các vấn đề như: trung bình lượng khách mỗi ngày, tình hình ăn uống của thực khách, chất lượng đồ ăn – đồ uống, tiến độ và thái độ phục vụ của nhân viên.
• Nội dung của bản báo cáo tháng sẽ đề cập đến thái độ phục vụ của từng bộ phận, phản hồi của khách về chất lượng thực đơn, tình trạng và số lượng thực phẩm tồn kho chưa được xử lý, tình trạng các thiết bị, máy móc ở nhà hàng… 

Lưu ý: Người quản lý nhà hàng cần có cho mình ít nhất 1 trợ lý để cùng hoàn thành khối lượng công việc lớn như vậy. Trong trường hợp người quản lý vắng mặt thì trợ lý sẽ đảm nhiệm các công việc trên trong một khoảng thời gian nhất định đến khi người quản lý có thể quay lại tiếp tục làm việc. 

4. Yêu cầu với người quản lý nhà hàng

Người quản lý sẽ là người thay giám đốc nhà hàng điều hành và quản lý mọi công việc trong nhà hàng, vì vậy để có thể đảm nhận vị trí này, bạn cần phải đáp ứng được một số tiêu chí sau: 

• Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng ở các chuyên ngành quản lí nhà hàng/ khách sạn hoặc các ngành có liên quan
• Có 2-3 năm kinh nghiệm ở các vị trí quản lí/ trợ lí/ giám sát nhà hàng
• Có sự hiểu biết về ẩm thực, có thẩm mỹ tốt để đánh giá được cách bài trí nhà hàng và cách trang trí món ăn
• Ngoại ngữ tốt, đặc biệt là có thể giao tiếp bằng Tiếng Anh
• Thành thạo tin học văn phòng
• Có kỹ năng lên kế hoạch, lãnh đạo, tổ chức và giám sát công việc.
• Biết phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
• Kỹ năng giao tiếp, khả năng xử lý vấn đề tốt
• Có niềm đam mê, khả năng chịu được áp lực và tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.

5. Mức lương cho vị trí trí quản lý trong nhà hàng

Công việc của người quản lý nhà hàng tương đối nhiều với áp lực công việc cao. Vì thế, mức thu nhập cho vị trí này là một con số không hề nhỏ. Tuỳ vào quy mô, chất lượng dịch vụ nhà hàng và năng lực làm việc mà mức lương của quản lý sẽ dao động từ 15 triệu – 45 triệu/ tháng.

Ngoài mức lương cơ bản, quản lý nhà hàng trong các khách sạn, resort 4-5 sao còn có một nguồn thu khác là service charge. Ở nguồn này, người quản lý có thể thu về thêm 3-4 triệu/ tháng. 

Bên cạnh đó, nhiều mô hình cũng áp dụng việc tính lương theo mô hình 3P (Position – Person – Performance). Với mô hình này, các vị trí quản lý bên cạnh việc nhận lương cứng theo vị trí của mình sẽ có thêm những khoản thưởng theo năng lực và đóng góp vào tình hình chung của nhà hàng. Việc này tạo điều kiện thuận lợi giúp chủ quán.

Có thể bạn quan tâm: 7 điều đáng học để quản lý nhà hàng, quán ăn hiệu quả

6. Những vướng mắc thường gặp với người quản lý nhà hàng

a. Vấn đề nhân sự

Nếu tài chính có thể kiểm soát, thống kê bằng những con số, thì với nhân sự, những người quản lý nhà hàng thường không mấy dễ dàng. Chủ quán thường tiện, tuyển nhân viên vào, để nhân viên tự làm quen với công việc. Dẫn đến tình trạng tự làm, phục vụ chậm, khách hàng phàn nàn. Nhân viên làm một thời gian thái độ và tinh thần không còn được như khi trước. Một vài trường hợp có những phản ứng tiêu cực như gian lận, biển thủ…

Nhưng ngược lại, hãy dành thời gian đầu tư cho đào tạo, đánh giá tiêu chuẩn chung trong cách phục vụ khách hàng. Quy định với từng khu vực, nhiệm vụ và quyền hạn mà nhân viên được nắm giữ. Theo cùng là trách nhiệm của họ. Nhân viên sẽ cảm thấy vai trò của mình trong các khâu vận hành của nhà hàng.

Những chính sách lương thưởng cũng là một trong những yếu tố giúp động viên nhân viên của bạn hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ được giao, hãy đánh giá một cách công tâm, chính xác những công việc họ đã làm được và ghi nhận cố gắng cũng như nhắc nhở, kỷ luật những trường hợp vi phạm.

b. Vấn đề tài chính

Công việc ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, lợi nhuận buộc quản lý nhà hàng phải là người thống kê được và minh bạch nhất. Đối với những nhà hàng còn đang áp dụng việc tính toán thủ công, tình trạng nhân viên sửa đơn, thu thêm tiền ngoài của khách hàng rất khó kiểm soát. Kiểm kê các bước ban đầu không tránh khỏi thiếu sót, thất thoát. Nhiều việc thu chi, nhớ nhớ quên quên không kịp cập nhật vào sổ sách, cộng thêm việc ở cửa hàng, giấy tờ, công nợ. Thôi coi như xong, một người quản hay mười người quản cũng là không đủ.