Kinh doanh nhà hàng, quán ăn, quán cafe có nên sử dụng phần mềm quản lý nguyên vật liệu không? Vấn đề quản lý kho nguyên vật liệu chưa bao giờ dễ dàng đối với các chủ nhà hàng, quán ăn. Dấu hiệu rõ nhất của vấn đề mất kiểm soát tình hình nguyên vật liệu là anh/chị đang không biết chính xác trong kho của mình còn khoảng nguyên liệu là bao nhiêu, mất rất nhiều thời gian để thống kê, đo đếm lượng nguyên vật liệu hiện có, đến cuối tháng mới có thể tổng kết, nhận báo cáo thu chi kho quỹ. Có trường hợp, cả tháng trời không kiểm tra, nhập thừa, hàng hết hạn, lãng phí nguyên liệu, thực đơn dùng cho khách hàng cũng không đạt được mức độ thơm ngon nhất.

Vậy có thực sự cần thiết phải áp dụng phần mềm vào việc quản lý của nhà hàng? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây và lựa chọn phần mềm quản lý nguyên vật liệu phù hợp với nhà hàng, quán ăn, quán cafe của mình.

I. Tại sao nhà hàng, quán ăn, quán cafe cần theo dõi nguyên vật liệu? 

Quản lý nguyên vật liệu nhà hàng là gì? Đây là quá trình kiểm tra, theo dõi tồn kho nguyên vật liệu hàng ngày để phục vụ quán trình chế biến đồ ăn, đồ uống tại nhà hàng, quán ăn, quán cafe. Khi NVL sắp hết hoặc đến hạn sử dụng, hư hỏng… cần có kế hoạch xử lý và mua bổ sung để đảm bảo các hoạt động bán hàng trơn tru.

Quản lý nguyên vật liệu sẽ giúp nhà hàng, quán ăn, quán cafe:

• Quản lý đầu vào chặt chẽ

Việc kiểm tra hàng hóa, nguyên vật liệu (cả đồ tươi sống, đồ hộp, gia vị…) thường xuyên sẽ giúp bạn chủ động trong việc nhập hàng. Tránh được tình trạng nguyên vật liệu cần có bị hết, không phục vụ đúng nhu cầu của khách hàng.

• Định lượng đúng khối lượng nguyên vật liệu cần chế biến

Việc định lượng nguyện vật liệu theo công thức chế biến sẽ giúp quán kiểm soát được số lượng nguyên vật liệu đã chế biến và bán ra mỗi ngày. Thông qua báo cáo đó sẽ biết được món ăn nào được nhiều người yêu thích để có những kế hoạch marketing phù hợp. Đồng thời, việc định lượng được nguyên liệu món ăn cũng giúp tránh lãng phí nguyên vật liệu.

• Tránh để nguyên vật liệu bị hư hỏng thất thoát

Kinh doanh ngành F&B với đặc thù là sử dụng nguồn nguyên liệu tươi sống. Do đó, việc quản lý nguyên vật liệu giúp nhà hàng biết được nguyên vật liệu nào còn hạn, tươi ngon để sử dụng. Hạn chế tình trạng hư hỏng, gây thất thoát cho nhà hàng.

II. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý nguyên vật liệu

2.1. Theo dõi chặt chẽ nguyên vật liệu

Lấy một ví dụ cụ thể, những quán lẩu nướng quy mô nhỏ, kinh doanh vỉa hè, hiện giờ cũng đang áp dụng phần mềm vào trong quản lý. Họ dần thay đổi và cải tiến để tốc độ và chất lượng được cải thiện nhiều hơn. Và đương nhiên khi có sự phục vụ tốt, khách hàng sẽ tìm đến bạn như một thói quen. Nhắc đến câu chuyện nguyên liệu, với những mặt hàng đặc thù cần chế biến tươi mới, việc bảo quản nguồn nguyên liệu sạch, ngon, không trong tình trạng hỏng, úa quyết định 80% mức độ vừa miệng của món ăn.

Kiểm soát lượng hàng hóa cần dùng, hạn sử dụng, ước lượng nguồn nguyên liệu cần nhập, để tránh trường hợp nhập khi thừa lúc lại thiếu. Không chỉ có vậy, việc nhập xuất với rất nhiều đối tác, nhà cung cấp cũng khiến cho việc kiểm kê, quản lý kho quỹ gặp phải nhiều vấn đề.

Với phần mềm, bất kỳ hoạt động xuất nhập nào, hạn dùng sản phẩm ra sao, dự báo khối lượng hàng cần nhập, thông báo các hàng cần nhập bổ sung cũng như có biện pháp điều chỉnh kế hoạch bán hàng sao cho phù hợp.

2.2. Theo dõi những món ăn được bán chạy nhất tại quán

Việc dư dả nguyên vật liệu, sẽ giúp bạn tránh nhận được những phản hồi tiêu cực. Mặt khác tránh sự không hài lòng của khách hàng. Bạn cũng có thể phân định top những món bán chạy nhất để xúc tiến marketing hiệu quả hơn. Nếu sử dụng phần mềm việc thống kê những mặt hàng bán chạy nhất, cũng như dự báo lượng cung cấp lương thực ổn định, tránh sự biến động quá nhiều, ảnh hưởng đến giá toàn menu.

2.3. Quản lý nhà cung cấp

Toàn bộ thông tin của các nhà cung cấp được lưu trữ lại trên hệ thống. Bạn cũng có thể nh ận định được nhà cung cấp nào thực sự tốt, uy tín. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể so sánh, đối chiếu giữa các nhà cung cấp. Thông tin về nguyên liệu, giá cả, chất lượng, từ đó điều chuyển nguyên liệu giữa các chi nhánh. Mặt khác cũng có thể tìm cho mình những nhà cung cấp giá cả phải chăng hơn, rõ ràng hơn.

2.4. Hệ thống báo cáo khoa học và chính xác

Phần mềm quản lý kho đảm bảo đầy đủ nghiệp vụ kho bao gồm: Tồn đầu kỳ, nhập chuyển hàng nội bộ trong chuỗi, số lượng nhập..

Đặc biệt, hệ thống sẽ báo cáo ngay trên điện thoại di động, bạn không cần phải đến và kiểm kho hay mất thêm nhân sự kiểm kho hàng tuần, hàng tháng. Đảm bảo chuẩn không có sai sót. Từ đó, giúp bạn kiểm soát toàn bộ tình hình kinh doanh của nhà hàng, quán cafe mọi lúc, mọi nơi.

2.5. Quản lý nguyên liệu trên cùng một món ăn, đồ uống

Đối với các lĩnh vực kinh doanh nhà hàng ăn uống – quán ăn – quán cafe – trà sữa… Một sản phẩm, món ăn có nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. MISA CukCuk sẽ giúp bạn quản lý nhiều nguyên vật liệu trong một món ăn, đồ uống.

Ví dụ: Với đồ uống trà sữa, MISA CukCuk sẽ giúp bạn định lượng được thành phần, topping, đường đá.

Anh Nguyễn Hoàng Anh Sơn – Founder Thai Street Food chia sẻ : “Dưới góc độ quản lý, mình mong muốn mỗi nghiệp vụ đều được đóng gói trong quy trình chặt chẽ, rút gọn và tiết kiệm thời gian quản lý. Đặc biệt là kiểm soát kho tránh được tình trạng gian lận, thất thoát… và MISA CukCuk đã hỗ trợ mình rất nhiều trong công tác quản lý”.

Cùng lắng nghe những chia sẻ của anh về phần mềm quản lý kho nguyên vật liệu MISA CukCuk:

Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý MISA CukCuk kiểm soát nguyên vật liệu chuyên nghiệp, hạn chế thất thoát:

III. Những tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nguyên vật liệu trong kinh doanh F&B 

Khi lựa chọn phần mềm quản lý nguyên vật liệu trong kinh doanh nhà hàng, quán ăn… có một số tiêu chí quan trọng mà anh/chị nên xem xét:

• Đầy đủ tính năng quản lý kho như theo dõi số lượng tồn kho của từng nhóm nguyên vật liệu để có kế hoạch nhập hàng phù hợp, báo cáo tồn kho chi tiết
• Tính tương thích với các thiết bị phần cứng trong nhà hàng như hệ thống POS, máy quét mã vạch
• Tính đơn giản và dễ sử dụng: Giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng giúp người dùng nhanh chóng và dễ dàng thực hiện các nhiệm vụ quản lý nguyên vật liệu
• Hỗ trợ kỹ thuật nhiệt tình và đáng tin cậy, sẵn sàng giải quyết thắc mắc hoặc hỗ trợ khách hàng trong quá trình triển khai, sử dụng phần mềm
• Giá cả phù hợp: Xem xét chi phí của phần mềm, giá cả các gói giá phù hợp với nhu cầu quản lý, quy mô kinh doanh
• Đánh giá từ người dùng: Xem xét đánh giá khách quan khác để có cái nhìn tổng quan về phần mềm dự định triển khai
• Độ uy tín của nhà cung cấp

Lựa chọn phần mềm quản lý nguyên vật liệu trong kinh doanh F&B là một quyết định quan trọng ảnh hưởng đến quá trình vận hành và bán hàng. Do đó, cần xem xét kỹ lưỡng các tiêu chí trên để đảm bảo rằng phần mềm anh/chị chọn mua đáp ứng đúng nhu cầu.

IV. MISA CukCuk – phần mềm quản lý nguyên vật liệu chuyên nghiệp nhất

Phần mềm quản lý nguyên vật liệu MISA CukCuk được phát hành bởi Công ty Cổ phần MISA đáp ứng đầy đủ những tính năng cần có phù hợp với mọi quy mô, loại hình kinh doanh F&B.

4.1. Hỗ trợ khai báo nhóm nguyên vật liệu

MISA CukCuk hỗ trợ tạo các nhóm nguyên vật liệu dựa trên các tiêu chí như loại nguyên vật liệu, nhà cung cấp, đơn vị tính… giúp anh/chị phân loại NVL rõ ràng và dễ quản lý.

Nhập các thông tin về Nhóm nguyên vật liệu:

• Mã nhóm
• Tên nhóm
• Thuộc nhóm
• Diễn giải

Ví dụ như Thêm nhóm NVL mã nhóm GVA, tên nhóm Gia vị món Á, thuộc nhóm Gia vị.

Trong trường hợp cần điều chỉnh, anh/chị dễ dàng thêm, xóa hoặc sửa đổi các nhóm NVL theo nhu cầu quản lý của nhà hàng.

4.2. Khai báo đơn vị tính 

Trong phần Danh mục -> Đơn vị tính trên phần mềm MISA CukCuk, anh/chị có thể tùy chỉnh các đơn vị tính theo nhu cầu quản lý của nhà hàng. Ví dụ: kg, gr, đĩa, hộp, khay, lon… Thiết lập đơn vị tính giúp anh/chị phân loại và nhận biết các NVL dựa trên đặc điểm, tính chất để tối ưu hóa quá trình quản lý, tìm kiếm thông tin.

MISA CukCuk cũng dựa trên những dữ liệu liên quan đến nguyên vật liệu để cung cấp những báo cáo liên quan để anh/chị dễ so sánh, xác định xu hướng và có những quyết định kinh doanh phù hợp.

4.3. Thêm nguyên vật liệu vào danh sách 

Với nguyên vật liệu cần quản lý trên nhiều đơn vị tính khác nhau ví dụ như: Lon, Thùng, Cốc.. thì:

• Cần xác định tỉ lệ chuyển đổi để phục vụ cho công tác quản lý chi phí và xác định tồn kho.
• Nếu cần đổi đơn vị tính khi tính toán món ăn trên order và hóa đơn tính tiền cho khách thì tích chọn tại cột Là đơn vị bán  

MISA CukCuk hỗ trợ khai báo các thông tin về nguyên vật liệu, chọn tính chất và nhóm tương ứng để thuận tiện cho việc quản lý:

4.4. Định lượng nguyên vật liệu cho món ăn

Phần mềm quản lý nguyên vật liệu MISA CukCuk sẽ căn cứ vào số lượng món ăn/đồ uống đã bán trong ngày để tính toán phần NVL đã sử dụng tương ứng. Từ đó giúp anh/chị định lượng chính xác các nguyên vật liệu cần sử dụng để nấu nướng hoặc chuẩn bị một món ăn cụ thể.

 

V. Tạm kết

Sử dụng phần mềm quản lý nguyên vật liệu sẽ giúp chủ nhà hàng luôn năm được từng nguyên vật liệu tồn kho còn đủ để bán hàng hay không, cần nhập thêm bao nhiêu là phù hợp, nguyên vật liệu nào sắp hết hạn cần ưu tiên dùng trước, bếp sử dụng nguyên vật liệu có đúng định mức không…. Từ đó chủ nhà hàng luôn chủ động về nguyên vật liệu, tiết kiệm tối đa mà vẫn đảm bảo nguyên vật liệu cung ứng.