Lễ tân là vị trí quan trọng xây dựng nên hình ảnh của một đơn vị kinh doanh dịch vụ. Trong đó, lễ tân nhà hàng là vị trí được ưu tiên tuyển dụng trong thời gian gần đây. Bạn đã biết gì công việc này cũng như xu hướng của nó trong năm 2022. Hãy cùng MISA CukCuk tìm hiểu mô tả công việc lễ tân nhà hàng qua bài viết sau.

I. Lễ tân nhà hàng (Restaurant receptionist) là gì?

Lễ tân là bộ phận đầu tiên tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng liên quan tới dịch vụ cung cấp. Nếu như trước đây hoạt động chính của lễ tân chỉ đơn giản là đón tiếp trực tiếp khi khách đến nhà hàng thì hiện tại, vị trí này đã được chuyên môn hóa, đòi hỏi thực hiện nhiều nghiệp vụ khác nhau. Sự phát triển của internet, các phần mềm trực tuyến và công cụ kết nối online tạo điều kiện kết nối khách hàng với nhà hàng nói chung. Vì thế bộ phận lễ tân từ đó mà đảm nhiệm thêm nhiều vai trò quan trọng.

Hiểu một cách đơn giản, lễ tân sẽ là đầu mối trung tâm kết nối giữa khách hàng với các dịch vụ nhà hàng của mình.

Lễ tân nhà hàng là bộ phận đầu tiên tiếp xúc với khách hàng, là đầu mối tiếp nhận mọi nhu cầu, ý kiến, thông tin… từ các khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ ăn uống, tổ chức sự kiện tại nhà hàng đó.

Nhân viên lễ tân nhà hàng là người có nhiệm vụ gặp gỡ, đón tiếp, chào mừng khi khách hàng đến ăn uống. Bên cạnh đó, trách nhiệm và công việc của lễ tân đã được mở rộng hơn bao gồm phục vụ trực tuyến, tư vấn đặt ăn qua điện thoại, quản lý bàn ăn, nhận các phản hồi từ khách hàng, báo cáo cho quản lý…

Vì vậy đội ngũ này được coi là gương mặt đại diện cho một nhà hàng, là một phần tiêu chí đánh giá chất lượng phục vụ, là vị trí đòi hỏi sự chuyên nghiệp, khéo léo cao. Điều đó lý giải việc nhu cầu nguồn nhân lực tốt cho vị trí này ngày càng tăng cao trong những năm gần đây.

II. Mô tả công việc nhân viên lễ tân nhà hàng 2022

Nhu cầu nhân lực rất lớn, song để làm tốt thì người lao động cần hiểu rõ những yêu cầu cơ bản công việc của mình.

Hiện tại vị trí nhân viên lễ tân nhà hàng được chia làm 2 hình thức: làm theo ca và làm fulltime. Ngoài ra còn có hình thức làm partime cho nhân viên thời vụ. Tùy vào đặc điểm phục vụ của nhà hàng, lượng khách trong từng giai đoạn mà quản lý bộ phận sẽ điều chỉnh nhân sự phù hợp. Tuy vậy mô tả công việc lễ tân nhà hàng sẽ có các đầu việc sau: 

2.1. Tiếp nhận nhu cầu đặt bàn và quản lý lượng khách phục vụ

Ngày nay, việc đặt trước dịch vụ ăn uống ngày càng đa dạng và dễ dàng. Có thể kể tên như đặt qua trang web của nhà hàng, Fanpage, các app ăn uống, các đối tác quảng cáo, các chiến dịch tặng voucher, quảng bá thương hiệu bằng phiếu giảm giá, khách hàng gọi điện thoại trực tiếp, email…

Nhân viên lễ tân phụ trách tiếp nhận, kiểm tra và tổng hợp tất cả các thông tin trên từ mọi nguồn để biết chính xác số lượng đặt bàn, số lượng khách dự kiến, số bàn trống, thời gian khách hàng tới…từ đó có căn cứ hỗ trợ các bộ phận bếp, bộ phận phục vụ…chủ động được hậu cần.

Chủ động liên hệ khi khách lỡ quên lịch hoặc đến muộn. Xác nhận lại yêu cầu nếu khách hủy bàn.

2.2. Đón tiếp khách hàng từ cửa hoặc tại quầy, sắp xếp bàn phục vụ

• Mỗi khi bước vào một nhà hàng, chúng ta thường bắt gặp một cô gái hay chàng trai mặc đồ lịch sự hay áo dài, nở nụ cười tươi đón chào niềm nở. Những chàng trai cô gái đó chính là các nhân viên lễ tân nhà hàng. Rất nhiều nhà hàng cao cấp còn quy định nhân viên lễ tân phải chủ động mở cửa giúp khách hàng. Điều đó không có gì là xa lạ bởi những cử chỉ nhỏ lại thường tạo ấn tượng sâu sắc, âm thầm tạo nên sự chuyên nghiệp và đẳng cấp của nhà hàng. 

• Những khách hàng đã đặt trước chỉ cần xác nhận thông tin nhanh chóng và đưa khách vào bàn. Các món ăn được đặt trước sẽ được báo cho bộ phận bếp chuẩn bị sẵn, tránh để khách hàng chờ lâu.

•  Các khách hàng chưa đặt bàn: nhân viên lễ tân cần nắm rõ tình trạng bàn còn trống, bàn đã đặt để chủ động thông tin tới khách. Sau đó là mời khách vào bàn, giới thiệu menu và tiếp nhận yêu cầu, giải đáp thắc mắc.

Một số nhà hàng có bộ phận order/đặt món riêng, nhưng trong một số trường hợp, nhân viên lễ tân sẽ linh hoạt phối hợp để khách hàng được phục vụ nhanh nhất.

2.3. Kiểm soát, điều phối chung khu vực sảnh lễ tân

• Đây là nghiệp vụ cơ bản đòi hỏi nhân viên lễ tân phải bao quát chung. Bàn hay quầy lễ tân và khu vực hoạt động của lễ tân nhà hàng thường đặt ở ngay cửa ra vào, đại sảnh, nơi khách hàng nhìn thấy đầu tiên. Vậy nên nhân viên lễ tân chịu trách nhiệm giữ vệ sinh, sắp xếp khu vực này thật sạch sẽ và bắt mắt. Những vật dụng thường gặp: điện thoại bàn, máy tính, số ghi chép, menu,…
•  Đối với nhân viên theo ca thì không thể lơ là trách nhiệm: bàn giao các thông tin, khách hàng, thẻ hoạt động, giấy tờ, sổ ghi chép…đảm bảo nhân viên mỗi ca đều nắm rõ tiến trình phục vụ.
•  Khi phát sinh sự cố, phàn nàn, ý kiến góp ý hay thắc mắc của khách hàng, nhân viên lễ tân sẽ linh hoạt, khéo léo giải thích và làm hài lòng khách.
• Cuối cùng là tổng hợp mọi thứ, báo cáo định kỳ tới các cấp quản lý cao hơn. Bộ phận lễ tân được khuyến khích thường xuyên đưa ra những ý kiến đóng góp, ý tưởng nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ của nhà hàng.

III. Kỹ năng cần có của một lễ tân nhà hàng năm 2022

Bất kỳ ngành nghề nào cũng đều cần những kỹ năng nhất định. Nhân viên lễ tân nhà hàng càng cần trang bị và trau dồi cho mình những kỹ năng quan trọng sau:

• Kỹ năng giao tiếp: đây là yêu cầu tối thiểu của một người lễ tân giỏi. Nhiều lễ tân xuất sắc còn giúp nhà hàng có thêm nhiều mối khách hàng thân thiết, trung thành.
• Kỹ năng tin học văn phòng, máy tính, phần mềm: việc sử dụng công nghệ và một số phần mềm hỗ trợ là không thể thiếu với các nhà hàng ngày nay. Huống chi xu hướng đặt ăn/đặt bàn qua mạng đang rất thịnh hành. Nhân viên lễ tân cần có kỹ năng sử dụng thành thạo để tiết kiệm thời gian, đồng thời đảm bảo độ chính xác khi quản lý chung.
• Kỹ năng xử lý tình huống: chính là sự linh hoạt trong việc bao quát công việc chung, lường trước dự đoán các vấn đề phát sinh, nhanh chóng phản ứng trước sự cố hoặc tình huống bất ngờ. Ví dụ như: món ăn không vừa ý khách hàng, phục vụ chậm trễ hoặc lên nhầm món…Sẽ có vô vàn tình huống trớ trêu khó xử mà một nhân viên lễ tân mới vào nghề cần phải tìm hiểu, học hỏi để xử lý tốt.
• Kỹ năng ngoại ngữ: Đối với các nhà hàng phục vụ khách nước ngoài, món ăn nước ngoài thì việc biết thêm ngoại ngữ phù hợp sẽ là một lợi thế.
• Kỹ năng mềm nói chung: mỗi người sẽ có một điểm mạnh riêng và cần áp dụng nó vào công việc tốt nhất có thể. Nó biểu hiện qua cách bạn đi, đứng, ăn nói, mỉm cười, phản ứng, cách mở cửa, chào đón khách hàng, sự lắng nghe, nhẫn nhịn, đồng cảm và thấu hiểu người khác…

IV. Mức lương của lễ tân nhà hàng là bao nhiêu?

Chắc các bạn khá tò mò về  mức thu nhập của lễ tân nhà hàng đúng không. Thực tế thì nhiều năm trước, thu nhập chung của một nhân viên lễ tân không cao so với mặt bằng chung. Song giờ đã khác, nếu các bạn có kỹ năng tốt, làm việc chuyên nghiệp hiệu quả thì thu nhập cũng rất tốt.

Thu nhập của nhân viên lễ tân nhà hàng thường phân ra thành hai nguồn: Thu nhập cố định và thu nhập gia tăng.

1. Thu nhập cố định chính là lương cứng + phụ cấp: Khoản này cao hay thấp phụ thuộc vào thâm niên, kinh nghiệm và vị trí của bạn. Rõ ràng nó còn tùy theo loại hình nhà hàng cao cấp hay bình dân, yêu cầu nghiệp vụ lễ tân đơn giản hay phức tạp, có yêu cầu trình độ ngoại ngữ không…Theo tham khảo thì mức cơ bản tối thiểu từ 5-7 triệu đồng/tháng. Cao nhất có nhà hàng cao cấp trả lương cứng tới 15-20 triệu cho một vị trí lễ tân cao cấp.
2. Thu nhập gia tăng: bao gồm tiền tip từ khách hàng, từ việc giới thiệu thêm nhiều khách hàng mới về cho nhà hàng, từ việc giúp nhà hàng bán thêm được nhiều dịch vụ khác…

Bên cạnh đó, ngoài lề một chút thì một số bạn lễ tân giúp khách hàng liên hệ sử dụng thêm dịch vụ sau ăn uống như: karaoke, matxa, nghe nhạc, café… thì cũng nhận thêm hoa hồng từ đó.

V. Cách quản lý đội ngũ lễ tân nhà hàng chuyên nghiệp nhất

Ngày nay, phần lớn các nhà hàng đều đã chú trọng hơn tới việc quản lý bộ phận lễ tân một cách chuyên nghiệp. Các bước từ tuyển dụng, đào tạo và huấn luyện, vận hành đều được quan tâm. Hơn thế để quản lý chuyên nghiệp thì các nghiệp vụ được hệ thống thành quy trình mang tính hướng dẫn và chuẩn mực.

• Cần có bộ kỹ năng tiêu chuẩn dành cho nhân viên lễ tân. Trong đó chỉ rõ các nghiệp vụ, trách nhiệm, công việc của nhân viên tại nhà hàng của bạn.
• Áp dụng quy trình vận hành nhà hàng để tuyển dụng thực tế và cởi mở, vừa đáp ứng nhu cầu của nhà hàng, vừa phù hợp với mục tiêu và mong muốn của nhân viên. Nhờ thế mà nhân viên sẽ gắn bó lâu dài với công việc.
• Quản lý cần theo sát và lắng nghe nhân viên. Tất nhiên mỗi quản lý sẽ có phong cách riêng nhưng khi bạn hiểu nhân viên muốn gì thì bạn sẽ càng dễ trao đổi.  Liên tục đào tạo, nâng cấp năng lực, kiểm tra, sát hạch chất lượng nhân sự.
• Không thể thiếu những cuộc tụ tập, team building, vui chơi giải trí chung của đội ngũ.
• Sử dụng phần mềm quản lý nhân viên nhà hàng MISA CukCuk: vị trí, thời gian làm việc, ca làm, doanh thu hoặc các chỉ số khác đánh giá hiệu quả làm việc của đội ngũ lễ tân

Đăng ký dùng thử 15 ngày phần mềm quản lý nhân viên nhà hàng MISA CukCuk:

VI. Kết luận

Để kinh doanh một nhà hàng thành công, bộ phận lễ tân đóng vai trò quan trọng. Trong thời đại mà ngành dịch vụ đang lên ngôi thì chất lượng phục vụ cao sẽ luôn ghi điểm. Khách hàng quyết định quay lại với chúng ta hay không cũng là nhờ một phần các bạn lễ tân. Hy vọng với những mô tả công việc lễ tân nhà hàng trên, bạn sẽ tìm được đội ngũ nhân viên lễ tân chuyên nghiệp. 

Đừng quên theo dõi blog MISA CukCuk để không bỏ lỡ những xu hướng thị trường và kiến thức kinh doanh F&B mới nhất: