File Excel quản lý doanh thu chi phí lợi nhuận nhà hàng: lựa chọn chưa đủ tốt

Excel là công cụ hỗ trợ xử lý dữ liệu hàng đầu đáp ứng từ yêu cầu tính toán đơn giản đến việc xử lý dữ liệu khổng lồ. Đối với các mô hình kinh doanh F&B nói riêng, đây cũng được xem là trợ thủ đắc lực giúp quản lý, vận hành quán một cách chi tiết, cụ thể. Trong bài viết dưới đây, MISA CukCuk sẽ thống kê một số file excel quản lý doanh thu, chi phí, lợi nhuận.

1. File excel quản lý doanh thu chi phí lợi nhuận là gì?

File Excel quản lý doanh thu chi phí lợi nhuận cho phép người sử dụng dùng để lưu lại dữ liệu, trình bày thông tin dưới dạng bảng tính hay văn bản, tính toán và xử lý thông tin một cách vô cùng nhanh chóng và chính xác với số lượng dữ liệu lớn. 

Đối với chủ nhà hàng, quán ăn, tập tin này có tác dụng ghi chép lại lịch sử mua bán, hoạt động kinh doanh từ đó nắm bắt được tình trạng vận hành của mô hình có đang hiệu quả hay không.

file excel quản lý chi phí doanh thu

2. File Excel quản lý doanh thu phù hợp với những mô hình kinh doanh nào

Ngày nay file Excel đang được nhiều nhà kinh doanh từ khắp nơi trên thế giới ưa chuộng cho nên có thể nói rằng đây là một phần mềm tính toán vô cùng phổ biến với cách dùng không hề khó. Excel là một phần mềm tính toán phù hợp với mọi loại hình kinh doanh từ nhỏ cho đến lớn.

Vậy nên nếu anh chị đang ấp ủ ý định tự mở một quán cafe, quán cafe thì đừng đắn đo mà bỏ qua việc sử dụng file excel làm một công cụ hữu ích để tính toán và quản lý chi phí lợi nhuận hay doanh thu nhé, đặc biệt là với những anh chị muốn tự mình ghi chép, kiểm soát toàn bộ tình hình tài chính chi tiết của quán

3. Tại sao nên sử dụng file Excel quản lý doanh thu chi phí lợi nhuận trong kinh doanh

So với cách thức quản lý hoạt động vận hành thông qua việc ghi chép thủ công, excel được xem là một trong những giải pháp khoa học, chi tiết, hạn chế một phần sai sót. Tuy nhiên nhiều anh chị kinh doanh thường hay đắn đo việc quản lý thông qua các công cụ vì việc ghi chép trước giờ vẫn được thực hiện thủ công, khi các sai sót không quá nhiều hoặc có sai sót nhưng chủ quán không phát hiện ra. Tuy nhiên nếu anh chị đang dự định mở rộng hoạt động kinh doanh, hoặc kinh doanh xuất phát điểm với những mô hình lớn thì việc ghi chép, cộng sổ thủ công là một lựa chọn không được tối ưu.

Đặc biệt khi hệ thống ngày càng có sự tham gia, hỗ trợ của nhiều người, việc quản lý, tổng hợp dữ liệu cũng như đảm bảo tài liệu không bị thất lạc, sai sót thì ghi chép thủ công có phần hạn chế.

Một số anh chị chủ quán cũng có thể cân nhắc sử dụng Excel vì công cụ này hoàn toàn miễn phí. Về phía các nhược điểm của Excel sẽ được MISA đề cập ở phần dưới đây, để anh chị có cái nhìn tổng quan hơn.

4. Phân tích file Excel quản lý doanh thu chi phí lợi nhuận nhà hàng

4.1. Ưu điểm

  • Phù hợp với các mô hình kinh doanh nhỏ lẻ, đơn giản. Các mô hình có số lượng đơn hàng trung bình ngày, hoạt động mua bán, phát sinh chi phí không quá lớn
  • Tiết kiệm chi phí: Thế mạnh của excel nằm ở chỗ người dùng có thể thao tác các tập tin không giới hạn, cũng không cần trả chi phí.
  • Có thể thực hiện báo cáo dạng biểu đồ để nhìn dữ liệu trực quan. Việc thực hiện kẻ bảng tính doanh thu có kèm theo biểu đồ, thống kê kết quả rõ ràng, tường minh là một điểm cộng lớn.

4.2. Nhược điểm 

  • Hạn chế khi có nhiều người cùng tham gia quản lý dữ liệu, dễ xảy ra nhầm lẫn sai sót. Việc chỉnh sửa dữ liệu phức tạp khi không biết ai điều chỉnh, sửa đổi. Thậm chí sẽ xảy ra xung đột trong trường hợp nhiều người cùng đồng thời điều chỉnh.
  • Không thể xem dữ liệu theo thời gian một cách khoa học. Điều này đồng nghĩa với việc anh chị có thể xem doanh của 1 ngày, 1 tháng, 1 quý tuy nhiên hoặc phải xem ở từng trang tính hoặc gộp tất cả thông tin trên duy nhất 1 trang tính với lượng dữ liệu có thể sẽ rất lớn.
  • Một số khả năng hạn chế là việc quản lý phân quyền cho nhân sự có trách nhiệm nắm giữ thông tin sẽ vô hình khiến cho số lượng trang tính mà anh chị sở hữu sẽ khá nhiều và mất thời gian sắp xếp, gom nhóm hiệu quả.

5. Các file Excel sử dụng để quản lý doanh thu trong kinh doanh

Nếu anh chị đang thắc mắc về việc file Excel quản lý doanh thu bao gồm những thông tin gì thì đừng lo bởi vì ngay sau đây MISA CukCuk sẽ hướng dẫn anh chị

5.1. File quản lý doanh thu theo ngày

file excel quản lý doanh thu nhà hàng

5.2. File báo cáo chi phí

file báo cáo tình hình sử dụng nguyên vật liệu

>> Xem thêm: Thiết lập bảng tính chi phí nguyên vật liệu khi kinh doanh F&B

5.3. File tổng hợp, báo cáo lợi nhuận

file excel quản lý doanh thu
Thống kế chi phí doanh thu

6. Những lưu ý khi sử dụng file Excel trong kinh doanh

Cũng như những phần mềm tính toán khác thì khi sử dụng file Excel anh chị cũng cần có một số lưu ý nhất định nhằm giúp cho việc sử dụng hiệu quả hơn cũng như tránh được nhưng sai sót không mong muốn. Và dưới đây là một số lưu ý anh chị cần nắm trước khi muốn trở nên thành thạo trong việc sử dụng phần mềm tin học này.

  • Điều đầu tiên có lẽ là anh chị phải nhớ những hàm cơ bản như: “Hàm If, Sum, Count, Vlookup, Hlookup…”
  • Biết một số thủ thuật tính toán nhanh giúp tối đa hóa hiệu quả sử dụng.
  • Biết cách sử dụng và chức năng của thanh công cụ trong Excel.
  • Sử dụng những khuôn mẫu ( template) có sẵn khi cần thiết.
  • Điều cuối cùng là anh chị phải đảm bảo click lệnh “Save as” và đường truyền mạng ổn định khi thao tác trên file Excel.

7. Tạm kết

Hy vọng với những chia sẻ trên đây, anh chị có thể áp dụng cho hoạt động kinh doanh của mình hiệu quả hơn. Đặc biệt anh chị cũng sẽ chọn lựa cho mình công cụ hỗ trợ phù hợp với mô hình anh chị mong muốn.

đăng ký nhận tin

5/5 - (1 bình chọn)
Chia sẻ bài viết hữu ích này