Những quy định về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh chủ quán không thể bỏ lỡ!

Từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nhóm hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên và hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc diện cần sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Các lĩnh vực được nhắc đến gồm ăn uống, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ, dịch vụ vui chơi giải trí, dịch vụ phục vụ cá nhân. Dưới đây là tổng hợp những quy định về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh, anh chị chủ quán kinh doanh F&B (khách sạn, nhà hàng, quán ăn…) nhất định không thể bỏ qua.

1. Quy định về hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh

Hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh là hóa đơn được lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, dùng để ghi nhận hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Với các hộ kinh doanh trong lĩnh vực F&B, bán lẻ, dịch vụ cá nhân, nhà hàng, quán ăn, cafe, spa, karaoke, bida, siêu thị mini, hóa đơn điện tử không chỉ là chứng từ thuế mà còn là công cụ giúp quản lý doanh thu minh bạch hơn.

1.1. Những đối tượng bắt buộc sử dụng HĐĐT 

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc quy định tại Luật Quản lý thuế có mức doanh thu hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên và doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc nhóm phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Nhóm hoạt động được nêu gồm trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ vui chơi giải trí, chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác.

Với hộ kinh doanh, có thể hiểu thực tế như sau:

• Hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên: thuộc diện bắt buộc sử dụng HĐĐT
• Hộ kinh doanh bán trực tiếp cho người tiêu dùng: nên ưu tiên hình thức HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền/POS
• Hộ kinh doanh đã được cơ quan thuế thông báo, hỗ trợ chuyển đổi: cần thực hiện đúng thời hạn, tránh bị động trong quá trình bán hàng
• Hộ có nhiều giao dịch nhỏ mỗi ngày như quán ăn, cafe, trà sữa, spa, tạp hóa, nhà thuốc: nên triển khai phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn để giảm nhập liệu thủ công

1.2. Những trường hợp chưa sử dụng bắt buộc sử dụng HĐĐT

Không phải hộ kinh doanh nào cũng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử ngay. Một số trường hợp chưa bắt buộc nhưng vẫn cần quản lý doanh thu cẩn thận gồm:

• Chưa bắt buộc sử dụng HĐĐT theo ngưỡng 1 tỷ đồng/năm
• Được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nếu có nhu cầu
• Nên cân nhắc sử dụng HĐĐT nếu thường xuyên bán cho khách doanh nghiệp, có nhiều kênh bán hoặc doanh thu đang tăng nhanh

1.3. Những ngành nghề bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử hộ kinh doanh

Các ngành nghề có đặc điểm bán trực tiếp cho người tiêu dùng, nhiều giao dịch nhỏ, thanh toán nhanh, dễ phát sinh doanh thu lớn là nhóm cần đặc biệt lưu ý về hóa đơn điện tử.

Theo nhóm ngành được nhắc tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các lĩnh vực như ăn uống, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ, dịch vụ vui chơi giải trí, chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân thuộc nhóm hoạt động trực tiếp đến người tiêu dùng cần áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nếu đáp ứng điều kiện doanh thu, đối tượng theo quy định. Trong đó, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng phải triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

Với nhóm F&B, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền rất phù hợp vì dữ liệu hóa đơn có thể lấy trực tiếp từ bill bán hàng, hạn chế nhập tay. Một ngày quán có thể phát sinh hàng trăm bill, nếu cuối ngày mới nhập lại thủ công thì rất dễ sai số tiền, sai ngày, sai món hoặc bỏ sót hóa đơn.

Xem thêm: Tại sao phải xuất hoá đơn điện tử trên máy tính tiền POS? 

1.4. Những trường hợp hộ kinh doanh ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

* Khi nào hộ kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử?

Căn cứ vào Khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-Cp, những trường hợp dưới đây hộ kinh doanh cá thể phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của Cơ quan thuế:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không còn MST có hiệu lực;
• Hộ kinh doanh cá thể bị cơ quan thuế thông báo không hoạt động tại địa chỉ đăng ký kinh doanh;
• Hộ kinh doanh cá thể thông báo tạm ngừng kinh doanh với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Hộ kinh doanh cá thể ngừng sử dụng hóa đơn điện tử do yêu cầu cương chế nợ thuế từ cơ quan thuế.

Nếu ngừng sử dụng hoặc thay đổi thông tin HĐĐT do thay đổi hồ sơ đăng ký, từ 15/5/2026, hộ kinh doanh cần lưu ý thêm yêu cầu xác thực sinh trắc học khi gửi tờ khai thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT

2. Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh F&B

2.1. Các trường hợp được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng TTĐT Tổng cục Thuế

Theo Điều 15, Nghị định 123 quy định các trường hợp được đăng ký sử dụng HĐĐT thông qua Cổng TTĐT Tổng cục Thuế bao gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ/cá nhân kinh doanh thuộc diện sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế không trả phí dịch vụ: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ;
• Doanh nghiệp, tổ chức có chức năng chuyển kết dữ liệu HĐĐT trực tiếp đến cơ quan thuế: Đăng ký HĐĐT thông qua Cổng TTĐT của Tổng cục Thuế

2.2. Quy trình hộ kinh doanh đăng ký hóa đơn điện tử trực tiếp tại Cổng TTĐT Tổng cục Thuế

Bước 1: Truy cập vào Cổng TTĐT Tổng cục Thuế.

Hộ kinh doanh cá thể hoàn thiện các thông tin tại Tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử:

• Tên người nộp thuế
• Mã số thuế;
• Cơ quan thuế trực thuộc quản lý,
• Người liên hệ,
• Địa chỉ liên hệ,
• Số điện thoại;
• Email liên hệ.

Bước 2: Lựa chọn hình thức hóa đơn

Hộ kinh doanh cá thể lựa chọn một trong hai hình thức hoá đơn như sau:

• Có mã của cơ quan thuế;
• Không có mã của cơ quan thuế.

Sau đó chọn sử dụng một trong hai:

• Sử dụng HĐĐT có mã phải trả tiền dịch vụ
• Sử dụng HĐĐT không phải trả tiền dịch vụ

Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT

Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng

• Hóa đơn GTGT;
• Hóa đơn bán hàng;
• Hóa đơn bán tài sản công;
• Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia;
• Các loại hóa đơn khác;
• Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.

Bước 3: Điền các danh sách chứng thư số sử dụng

Nếu hộ kinh doanh sử dụng chữ ký số/chứng thư số, cần điền hoặc kiểm tra danh sách chứng thư số trên tờ khai.

Thông tin cần kiểm tra:

• Nhà cung cấp chứng thư số
• Số seri chứng thư số
• Thời hạn hiệu lực
• Tên chủ thể chứng thư số
• Mã số thuế gắn với chứng thư số

Nếu chứng thư số hết hạn hoặc sai thông tin, việc ký và gửi tờ khai có thể bị lỗi. Anh/chị nên kiểm tra trước khi nộp hồ sơ

Bước 4: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn

Nếu hộ kinh doanh có ủy nhiệm cho tổ chức khác lập hóa đơn, cần khai báo nội dung ủy nhiệm lập hóa đơn theo quy định

Trường hợp không ủy nhiệm, anh/chị bỏ qua hoặc chọn không đăng ký ủy nhiệm theo hướng dẫn trên hệ thống

Cần phân biệt rõ:

• Dùng phần mềm hóa đơn điện tử: là sử dụng công cụ kỹ thuật để lập, phát hành, lưu trữ hóa đơn
• Ủy nhiệm lập hóa đơn: là quan hệ pháp lý riêng, cần đăng ký đúng nếu phát sinh

Nhiều hộ kinh doanh nhầm rằng dùng nhà cung cấp phần mềm hóa đơn là “ủy nhiệm lập hóa đơn”. Thực tế không phải lúc nào cũng như vậy, anh/chị nên hỏi kỹ nhà cung cấp dịch vụ hoặc cơ quan thuế

Bước 5: Hoàn thiện và gửi: Điền đầy đủ ngày tháng năm và ký tên người nộp thuế

Anh/chị kiểm tra toàn bộ thông tin, điền đầy đủ ngày, tháng, năm, ký tên người nộp thuế và gửi tờ khai

Sau khi gửi, cần theo dõi:

• Tờ khai đã gửi thành công chưa
• Cơ quan thuế đã tiếp nhận chưa
• Có thông báo yêu cầu xác thực không
• Có cần xác thực sinh trắc học qua eTax Mobile, OTP hoặc trực tiếp không
• Tờ khai đã được chấp nhận hay bị từ chối
• Có lỗi cần bổ sung, điều chỉnh không

Từ 15/5/2026, nếu nhận được thông báo xác thực, người đại diện nên thực hiện sớm để tránh tờ khai bị quá hạn hoặc chậm xử lý. Một số thông tin cập nhật cho biết cơ quan thuế đã nâng cấp hệ thống HĐĐT và yêu cầu người đại diện theo pháp luật xác thực sinh trắc học khi đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT

3. Phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn MISA CukCuk

Hiện tại, MISA CukCuk kết nối phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice với những ưu điểm:

• Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, nghị định 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn (Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC,…) và sẵn sàng đáp ứng Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC,
• Người bán thực hiện phát hành, quản lý, báo cáo hóa đơn mọi lúc, mọi nơi qua mobile, website, desktop
• Tự thiết kế mẫu hóa đơn, email gửi hóa đơn điện tử theo nhu cầu
• Hỗ trợ 100% hồ sơ thông báo phát hành và hướng dẫn sử dụng HĐĐT
• Ứng dụng công nghệ Blockchain giúp chống giả mạo hóa đơn, gia tăng độ tin cậy cho hóa đơn và doanh nghiệp
• Lưu trữ tại trung tâm lưu trữ dữ liệu của MISA đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO 27000

Dưới đây là quy trình phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn, quán cafe MISA CukCuk:

• Bước 1: Nhà hàng đăng ký và thông báo phát hành hóa đơn trên MISA meInvoice
• Bước 2:  Nhà hàng đã thực hiện kết nối phần mềm MISA CukCuk và MISA meInvoice
• Bước 3: Máy tính sử dụng để phát hành hóa đơn phải cài công cụ MISA Ký Số
• Bước 4: Thay đổi các thiết lập
• Bước 5: Phát hành hóa đơn điện tử
• Bước 6:  Xử lý hóa đơn

>> XEM HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CÀI ĐẶT HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ MISA MEINVOICE TRÊN PHẦN MỀM MISA CUKCUK << 

4. Tạm kết

Trên đây là một số quy định và lưu ý về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh. Anh chị chủ quán dựa trên mô hình kinh doanh của mình để sử dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy theo đúng duy định của Nhà nước.

MISA CukCuk là một trong những đơn vị tiên phong hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho anh chị chủ quán. Hy vọng với những chia sẻ, bạn đã nắm được những thủ tục đăng lý hóa đơn điện tử trên thiết bị POS để thực hiện đúng quy định của chính phủ.

Đội ngũ chuyên viên của MISA CukCuk luôn sẵn sàng hỗ trợ tận tình cho bạn trong suốt quá trình sử dụng phần mềm tính tiền POS MISA CukCuk:

• Tra cứu tài liệu hướng dẫn sử dụng Online
• Khóa học phần mềm Online
• Cộng đồng hỗ trợ miễn phí qua Facebook
• Diễn đàn hỗ trợ MISA
• Tổng đài tư vấn hỗ trợ 024 7108 6866
• Hotline 0904 885 833

Đừng quên đăng ký nhận tin từ MISA CukCuk để không bỏ lỡ những kiến thức kinh doanh, tin thị trường ngành F&B bổ ích!