Thất thoát nguyên vật liệu là “nỗi đau” phổ biến và gây tốn kém lớn. Theo nghiên cứu, mỗi năm các nhà hàng có thể mất đến 6% doanh thu do lãng phí nguyên liệu, riêng ở Mỹ, ngành nhà hàng mất tới 2,6 tỷ đô la mỗi năm vì thực phẩm không được sử dụng. Vậy làm thế nào để tối ưu công việc này? MISA CukCuk sẽ chia sẻ cách quản lý nguyên vật liệu nhà hàng chuyên nghiệp trong bài viết dưới đây.
1. Quản lý nguyên vật liệu nhà hàng là làm những việc gì?
Quản lý nguyên vật liệu nhà hàng là việc kiểm soát tất cả nguyên vật liệu từ khi mua vào cho đến khi dùng để chế biến món ăn. Công việc này giúp đảm bảo nguyên vật liệu được lưu trữ, tổ chức và sử dụng hợp lý, giúp chủ nhà hàng quản lý kho quỹ minh bạch và hiệu quả.
Một số công việc cụ thể khi quản lý nguyên vật liệu nhà hàng:
- Lên kế hoạch mua nguyên liệu dựa trên thực đơn và dự báo nhu cầu hàng ngày
- Kiểm tra chất lượng nguyên liệu khi nhận hàng từ nhà cung cấp
- Bảo quản nguyên liệu đúng cách để duy trì chất lượng lâu dài
- Theo dõi tồn kho để nắm rõ số lượng nguyên liệu còn lại và tránh hết hàng
- Kiểm kê kho định kỳ để phát hiện sớm nguyên liệu hư hỏng, hết hạn
- Quản lý hao hụt trong quá trình chế biến và tìm cách giảm thiểu lãng phí
2. Khó khăn khi quản lý nguyên vật liệu nhà hàng
Dự báo nhu cầu không chính xác
Lượng khách và yêu cầu món ăn có thể thay đổi đột ngột, đặc biệt vào các dịp lễ, cuối tuần hay mùa cao điểm. Dự đoán không chính xác có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt nguyên liệu không kịp phục vụ khách hàng, hoặc ngược lại thừa nguyên liệu gây lãng phí, tốn kém.
Nhập hàng và kiểm tra chất lượng
Khi nhận nguyên liệu từ nhà cung cấp, chủ nhà hàng phải kiểm tra kỹ về chất lượng và số lượng. Đôi khi chất lượng nguyên liệu không đáp ứng như cam kết hoặc sai lệch về số lượng. Việc này có thể làm gián đoạn quá trình chế biến và khiến việc quản lý trở nên căng thẳng, nhất là khi thiếu thời gian để kiểm tra kỹ càng.
Lưu trữ & bảo quản nguyên liệu
Nguyên liệu cần được bảo quản đúng cách để đảm bảo chất lượng, từ thực phẩm tươi sống đến gia vị khô. Tuy nhiên, không phải nhà hàng nào cũng có đủ không gian và thiết bị lưu trữ phù hợp. Điều này có thể dẫn đến tình trạng nguyên liệu bị hư hỏng, ảnh hưởng đến chất lượng món ăn.
Quản lý kho thủ công
Quản lý nguyên vật liệu nhà hàng thủ công tốn rất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Không có hệ thống tự động theo dõi nhập – xuất kho sẽ khiến nhà hàng khó nắm bắt chính xác lượng nguyên liệu còn lại, dẫn đến tình trạng thiếu hụt hoặc thừa nguyên liệu, tốn công tốn sức mà không mang lại hiệu quả.
3. Cách quản lý nguyên vật liệu nhà hàng chuyên nghiệp
Dưới đây là 5 cách quản lý nguyên vật liệu nhà hàng chuyên nghiệp, dễ áp dụng:
3.1. Xây dựng định mức nguyên vật liệu
Xây dựng định mức nguyên vật liệu trong nhà hàng gồm 3 bước cơ bản:
Bước 1: Xác định Food Cost nguyên liệu nhà hàng
Food Cost (chi phí nguyên liệu) là phần chi phí bạn bỏ ra để mua nguyên liệu cho một món ăn so với giá bán của món đó. Để tính toán Food Cost dễ dàng, bạn chỉ cần làm theo các bước sau:
Đầu tiên, bạn tính tổng chi phí của tất cả nguyên liệu dùng cho món ăn. Ví dụ, nếu món ăn gồm thịt gà, rau, gia vị, bạn cần tính chi phí của từng nguyên liệu. Ví dụ:
- Thịt gà: 25.000 VND
- Rau củ: 10.000 VND
- Gia vị: 5.000 VND
Tổng chi phí nguyên liệu cho món ăn này là 40.000 VND. Tiếp theo, bạn cần xác định giá bán của món đó. Giả sử, bạn bán món này với giá 120.000 VND.
Vậy Food Cost = (40.000 / 120.000) x 100 = 33,33%
Tỷ lệ Food Cost hợp lý thường nằm trong khoảng 25% đến 35%. Nếu tỷ lệ quá cao (trên 35%), bạn cần phải xem xét lại khẩu phần hoặc tăng giá bán để đảm bảo lợi nhuận. Ngược lại, nếu tỷ lệ quá thấp (dưới 25%), có thể bạn đang sử dụng nguyên liệu kém chất lượng, ảnh hưởng đến chất lượng món ăn và trải nghiệm khách hàng.
>> Tham khảo: Cách tính cost món ăn chính xác cho nhà hàng, quán ăn
Bước 2: Xác định giá bán món ăn
Để xác định giá bán món ăn, bạn cần đảm bảo bù đắp được chi phí nguyên liệu và các chi phí khác, đồng thời có lợi nhuận hợp lý. Cách đơn giản là lấy chi phí nguyên liệu của món ăn chia cho tỷ lệ Food Cost mong muốn.
Ví dụ, nếu chi phí nguyên liệu là 30.000 VND và bạn muốn tỷ lệ Food Cost là 30%, giá bán sẽ là: 30.000 / 30% = 100.000 VND
Bước 3: Định mức nguyên vật liệu cho từng món
Ở bước này bạn cần xác định chính xác lượng nguyên liệu cần dùng cho mỗi khẩu phần. Đầu tiên, bạn phân tích từng món trong menu, liệt kê tất cả các nguyên liệu sử dụng và tính toán lượng nguyên liệu cần cho một khẩu phần. Ví dụ món phở cần 100g thịt bò, 50g bánh phở, 20g hành lá…
Sau đó, bạn tạo bảng định mức, trong đó ghi rõ số lượng nguyên liệu (theo gram, lít, miếng…) cho mỗi món ăn. Bảng này sẽ giúp nhân viên bếp dễ dàng theo dõi và dùng đúng lượng nguyên liệu khi chế biến.
Trên phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk có sẵn tính năng quản lý định mức nguyên vật liệu. Bạn có thể ghi rõ lượng nguyên liệu cần dùng, khi cần xem lại định mức chỉ cần mở phần mềm lên.
3.2. Lên kế hoạch & dự báo nhu cầu
Để lên được kế hoạch nguyên vật liệu bạn cần xem xét các yếu tố sau:
- Lịch sử bán hàng: Xem các món ăn bán chạy trong những ngày thường và ngày đặc biệt như cuối tuần, lễ Tết hoặc các sự kiện đặc biệt. Ví dụ, vào dịp Tết nhu cầu các món ăn truyền thống có thể tăng lên.
- Thay đổi trong thực đơn: Nếu có kế hoạch thay đổi thực đơn, bạn cần dự báo lượng nguyên liệu cho những món mới hoặc các món cũ bị giảm nhu cầu.
- Giá nguyên liệu: Theo dõi sự thay đổi về giá nguyên liệu (như rau củ, thịt cá) để có thể điều chỉnh kế hoạch mua sắm sao cho phù hợp với ngân sách.
3.3. Tạo mối quan hệ tốt với nhà cung cấp
Tạo mối quan hệ vững chắc với nhà cung cấp góp phần đảm bảo nguồn nguyên liệu luôn chất lượng và ổn định. Để làm được điều này, bạn cần giao tiếp rõ ràng, minh bạch về yêu cầu nguyên liệu, số lượng và thời gian giao hàng.
Hãy thỏa thuận về giá cả ngay từ đầu để làm việc lâu dài, tránh bất đồng về sau. Bạn nên thanh toán đúng hạn và duy trì mối quan hệ thân thiện, tôn trọng nhà cung cấp. Điều này có thể giúp bạn linh hoạt hơn khi có nhu cầu nhập hàng đột xuất như thay đổi thực đơn hoặc thay đổi số lượng nguyên liệu.
Ngoài ra, quản lý thông tin nhà cung cấp một cách chuyên nghiệp sẽ giúp bạn theo dõi hợp đồng, thanh toán và các điều khoản giao hàng dễ dàng, từ đó nâng cao sự minh bạch và tạo dựng niềm tin lâu dài với đối tác cung cấp.
3.4. Sử dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp
Quản lý nguyên vật liệu thủ công rất tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót. Thử tưởng tượng:
- Nhà hàng của bạn mở rộng quy mô
- Lượng khách tăng đột biến vào dịp cao điểm
- Nguyên liệu nhập hàng trăm kg
- Làm việc với 2-3 nhà cung cấp một lúc
Lúc này bạn sẽ gặp khó khăn lớn khi phải cáng đáng toàn bộ công việc, dễ dẫn đến tình trạng quá tải, sai sót, gây ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm khách hàng. Để giải quyết triệt để vấn đề này, bạn có thể sử dụng giải pháp MISA CukCuk. Cụ thể phần mềm giúp bạn:
- Quản lý tồn kho tự động: Theo dõi chính xác số nguyên liệu còn lại trong kho, tự động cảnh báo khi nguyên liệu sắp hết.
- Dự báo nhu cầu chính xác: Phân tích dữ liệu bán hàng để đưa ra dự báo chính xác về số nguyên liệu cần mua.
 |
 |
 |
- Thẩm định chất lượng nhà cung cấp: MISA CukCuk lưu thông tin của nhà cung cấp từ giá cả, số lượng nguyên vật liệu, công nợ… giúp bạn nhận định được chất lượng và uy tín của mỗi bên.
- Định sẵn mức nguyên liệu chuẩn: Bạn chỉ cần thiết lập một lần lượng nguyên liệu cho mỗi món, phần mềm sẽ tự động trừ kho sau mỗi lần bán.
- Xem báo cáo từ xa: Xem báo cáo chi tiết tình hình nhập – xuất kho, chi phí nguyên liệu mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị.
3.5. Xây dựng quy trình kiểm tra – kiểm kê định kỳ
Bạn cần đặt lịch kiểm kê hàng tháng, hàng tuần, thậm chí là hàng ngày tùy theo nhu cầu và quy mô nhà hàng. Trước khi kiểm kê, hãy chuẩn bị danh sách toàn bộ nguyên liệu trong kho với đầy đủ thông tin như tên, số lượng, đơn vị đo lường.
Khi tiến hành, hãy so sánh số liệu thực tế với dữ liệu ghi nhận trên hệ thống hoặc sổ sách để phát hiện sự chênh lệch, đồng thời ghi lại những vấn đề phát sinh như nguyên liệu có bị hỏng không, gần hết hạn chưa.
Sau đó, bạn tổng hợp kết quả vào một báo cáo để lên kế hoạch nhập hàng hoặc điều chỉnh nguyên liệu hợp lý. Làm tốt việc này không chỉ giúp nhà hàng tiết kiệm chi phí mà còn giúp bạn cảm thấy an tâm vì mọi thứ đều trong tầm kiểm soát.
3.6. Lưu trữ nguyên liệu theo quy tắc
Để nguyên liệu luôn đảm bảo chất lượng, bạn cần áp dụng quy tắc lưu trữ khoa học. Một trong những nguyên tắc quan trọng nhất là FIFO (First In, First Out) – nhập trước dùng trước. Với nguyên tắc này, bạn sắp xếp nguyên liệu theo thứ tự nhập kho, đảm bảo nguyên liệu cũ được sử dụng trước, tránh tình trạng để quên dẫn đến hết hạn hoặc hư hỏng.
Ngoài ra, bạn cần phân loại nguyên liệu rõ ràng: thực phẩm tươi sống như thịt, cá nên bảo quản ở kho đông lạnh; rau củ quả để trong ngăn mát; gia vị, đồ khô lưu trữ nơi khô ráo, thoáng mát. Đừng quên ghi nhãn ngày nhập kho và hạn sử dụng trên từng lô hàng để tiện theo dõi.
Khi lưu trữ có tổ chức và tuân theo quy tắc, bạn sẽ tiết kiệm chi phí và luôn sẵn sàng phục vụ món ăn chất lượng cho khách hàng.
4. Tạm kết
Trên đây MISA CukCuk đã chia sẻ cách quản lý nguyên vật liệu nhà hàng chuyên nghiệp, chi tiết. Hy vọng những thông tin trên sẽ hỗ trợ bạn tối ưu quy trình quản lý nguyên vật liệu, tiết kiệm chi phí và vận hành nhà hàng hiệu quả hơn. Chúc bạn kinh doanh thành công!
Nếu bạn cần hỗ trợ trong quá trình vận hành, MISA CukCuk luôn sẵn sàng đồng hành – Phần mềm cung cấp giải pháp quản lý F&B chuyên nghiệp, tối ưu quy trình từ gọi món, thanh toán đến quản lý chi phí nguyên vật liệu, tồn kho chính xác, báo cáo doanh thu tự động mọi lúc mọi nơi!
