Ngày nay, việc sử dụng phần mềm trong quản lý không còn quá xa lạ đối với chủ quán, quản lý nhà hàng, nhu cầu tìm hiểu và mua những phần mềm này vì vậy mà không ngừng gia tăng.

Tuy nhiên, liệu các chủ nhà hàng đã thực sự biết nhà hàng của mình cần sử dụng một phần mềm hỗ trợ như thế nào, cụ thể có những tính năng gì. Nếu nhà hàng của bạn còn băn khoăn có nên sử dụng phần mềm hay không hoặc việc hay chăng, quán nhỏ nên dùng phần mềm miễn phí để giảm thiểu chi phí, bài viết sau sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cơ bản về tính năng cần có của một phần mềm.

>>> Quản lý nguyên vật liệu nhà hàng không sai một li
>>> Kinh nghiệm chọn mua phần mềm tính tiền quán cafe, nhà hàng
>>> Quầy thu ngân được kiểm soát chặt chẽ hơn nhờ sự quản lý của phần mềm tính tiền

Chia theo chức năng, nhiệm vụ và những bộ phận thường có của một nhà hàng, một phần mềm cơ bản sẽ cần có những tính năng như sau:

1. Bộ phận lễ tân, phục vụ

Yếu tố vô cùng cần thiết đối với bộ phận này là nhanh chóng, chính xác đòi hỏi các phần mềm ngoài việc có giao diện thân thiện, dễ dùng còn cần có thêm yếu tố định lượng thành phần, ghi chú thêm dành cho những khách hàng có nhu cầu riêng, hoặc mong muốn món ăn của mình lược bỏ hoặc thêm những nguyên vật liệu khác. Trình bày rõ ràng, kiểm đồ, chuyển yêu cầu thanh toán,tạm tính nhanh chóng ngay trên thiết bị.

Đối với một số phần mềm phát triển thêm tính năng điều chuyển hóa đơn đến bộ phận chế biến, thu ngân cùng lúc giúp giảm được thời gian di chuyển của nhân viên, thay vì phục vụ 1 thực khách như khi trước, cùng thời gian nhân viên có thể ghi nhận đến 3 – 4 khách trong khoảng thời gian trên.

Việc theo dõi tình hình chế biến, trả món. Đối với những nhà hàng có quy mô rộng, thường quá tải vào giờ cao điểm, tính năng ghi nhận tình trạng bàn, sắp xếp lịch đặt chỗ hàng ngày, để chủ quán lên kế hoạch thuận tiện, nhanh chóng và có đủ nguồn lực để phục vụ được tốt hơn

2. Bộ phận thu ngân

Nhiều nhà hàng, quán cafe, trà sữa theo mô hình phục vụ nhanh thường kết hợp bộ phận order cùng thu ngân, việc này làm giảm thời gian phục vụ và nhân sự được giảm thiểu một nửa.

Yêu cầu cơ bản của 1 phần mềm quản lý đảm bảo được thông tin hóa đơn rõ ràng, chính xác, thực hiện nhanh chóng, thanh toán được với nhiều loại hình như tiền mặt, voucher, ATM, thẻ ghi nợ (VISA, Master Card…) và như hiện nay là những hình thức thanh toán di động (mPOS).

Ngoài ra việc tổng hợp, thống kê giao dịch trong ca, giúp việc nhầm lẫn tiền, thất thoát.

Điểm mới với những phần mềm quản lý nhà hàng, nằm ở việc ghi nhận thêm thông tin của khách hàng, có thể tự động áp dụng khuyến mãi.

Khi khách hàng chuẩn bị thanh toán, nhân viên phục vụ chỉ cần yêu cầu, sẽ có thông báo tại máy cho đơn hàng chuẩn bị thanh toán, không bị ứ đọng đơn trong quá trình thanh toán, làm tăng năng suất cho bộ phận phục vụ cũng như thu ngân.

Với CUKCUK.VN, tính năng này được kết hợp cùng nghiệp vụ chuyển bar, bếp phục vụ món của nhà hàng. Mọi thay đổi về món, thành phần, số lượng đều được đồng bộ hóa, thay vì trước đây cần phải xác nhận nhiều lần, tại nhiều khâu.

3. Bộ phận bếp bar

Tùy thuộc vào mô hình phục vụ hoặc tần suất phục vụ khách và khả năng của quầy chế biến mà nhà hàng quyết định có sử dụng thêm tính năng này hay không. Nếu nhà hàng trong tình trạng quá tải, bộ phận chế biến của bạn thường xuyên rơi vào tình trạng nhầm đơn, sai đơn.

Chủ quán có thể áp dụng phần mềm quản lý nhà hàng trong chính bar, bếp hỗ trợ việc tiếp nhận đơn, tổng hợp những món cần chế biến cùng thời điểm tiết kiệm nguyên liệu cũng như thời gian. Tức thời thông báo món nào hết, món nào còn để nhân viên order kịp thời thông báo đến thực khách.

4. Bộ phận quản lý

Đây được xem là điểm yếu của các phần mềm quản lý nhà hàng hiện tại, những nghiệp vụ phát triển cho bộ phận thu ngân, phục vụ được đánh giá rất tốt nhưng đi sâu vào phần mềm hỗ trợ trực tiếp cho công việc quản lý lại là một dấu hỏi lớn.

Một vài phần mềm quản lý nhà hàng có thêm định lượng món ăn, kết hợp thêm tính năng nguyên vật liệu tự động trừ trong kho khi có hoạt động bán ra tuy nhiên vẫn còn hạn chế ở mức độ chính xác.

>>> Quản lý quán cafe nhỏ bằng phần mềm, tại sao không?
>>> 5 lý do bạn nên dừng thanh toán thủ công đế sử dụng phần mềm tính tiền quán cà phê

Với nhu cầu di chuyển, đặc biệt là quản lý từ xa, cập nhật thông tin theo giờ thay vì đến cuối tháng mới nắm bắt được tình hình doanh thu, lãi lỗ, ảnh hưởng đến việc ra quyết định điều chỉnh không kịp thời.

Đối với những nhà hàng,quán ăn mới, việc quay vòng vốn cũng như theo dõi được dòng tiền vô cùng quan trọng, Đó là lý do vì chủ quán cần một quyển sổ thu chi điện tử, nắm bắt mọi giao dịch thu chi trong lòng bàn tay.